Einleitung
Dieser Artikel soll dir eine klare Anleitung geben, wie du in der Famly App die notwendigen Voreinstellungen vornimmst, damit das Zusatzmodul Dienstplanung & Arbeitszeitverwaltung in Kombination mit der Zeiterfassung reibungslos funktioniert. So wird das Modul zu einem hilfreichen und entlastenden Tool für dich.
Wenn du eine umfassende Übersicht über die Funktionen der Dienstplanung suchst, wirf einen Blick in unseren separaten Artikel zur Dienstplanung.
Rollen- und Berechtigungen einstellen
Es gibt zwei Zugriffsarten und somit Ansichten auf den Dienstplan. Je nach Rolle kannst du definieren, ob Mitarbeiter:innen Lese- oder Bearbeitungsberechtigungen haben sollen. Dies kannst du unter Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Rollen/Berechtigungen konfigurieren.
Dienstplanung - anzeigen - Möglichkeit, alle veröffentlichten Schichten für alle Mitarbeiter:innen und Gruppen in der Einrichtung anzuzeigen, jedoch ohne Einblick in den Betreuungsschlüssel oder die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen.
Dienstplanung - bearbeiten - Möglichkeit, Änderungen an Schichten vorzunehmen, den Betreuungsschlüssel anzuzeigen, um die richtige Anzahl von Mitarbeiter:innen pro Tag auf der Grundlage der erwarteten Anwesenheit zuzuweisen und Schichten für Mitarbeiter:innen zu veröffentlichen.
Ist keine dieser Berechtigungen vergeben, können Mitarbeitende ihren eigenen Dienstplan in ihrem Profil einsehen.
Weitere Informationen zu möglichen Berechtigungen findest du in folgendem Artikel:
Vertragliche Arbeitszeit definieren
Zunächst musst du im Profil der Mitarbeitenden im Reiter Vertrag die jeweilige Wochenarbeitszeit festlegen. Dies kannst du pro Mitarbeiter:in hinterlegen. Du kannst auch Anpassungen bei der Wochenarbeitszeit für die Zukunft einplanen und anpassen. Mehr dazu hier:
Verfügbarkeit des Mitarbeitenden definieren
Für jede:n Mitarbeiter:in kannst du auch die Tage und Zeitspannen festlegen, an denen die Mitarbeiter:innen arbeiten können. Dies ist ein hilfreicher Anhaltspunkt bei der Erstellung des Dienstplans. Legst du eine Schicht außerhalb der Verfügbarkeit eines Mitarbeitenden, so wird dir direkt eine Warnung angezeigt.
Die Verfügbarkeit wird ebenfalls im Reiter Vertrag im Profil des jeweiligen Mitarbeitenden festgelegt.
Die Angabe der genauen Tage der Verfügbarkeit pro Mitarbeiter:in ist auch wichtig, damit das System die korrekten Vertragsstunden innerhalb eines Zeitraums (z. B. Woche, Monat oder Lohnperiode) berechnen kann, wobei abgewählte Tage bei der Berechnung nicht berücksichtigt werden. Wenn die Mitarbeiter:innen beispielsweise vier Tage pro Woche von Montag bis Donnerstag zur Verfügung stehen und die vertraglich vereinbarten Stunden auf 40 Stunden pro Woche festgelegt sind, wird das System 10 vertraglich vereinbarte Stunden pro Tag abziehen.
Stundenkonto
Im Reiter Vertrag im Profil eines Mitarbeitenden kann das Stundenkonto hinterlegt werden. Gebe hier die Plus- oder Minus-Stunden eines Mitarbeitenden ein, den die Person zum Stichtag/Beginn der Nutzung der Dienstplanung in Famly hat.
Mehr Infos zum Stundenkonto findest du in folgendem Artikel:
Einrichtung einer Möglichkeit zur Zeiterfassung
Wenn du die Anwesenheit deines Personals bereits in Famly erfasst, kannst du diesen Schritt überspringen.
Damit du später den Vergleich zwischen der geplanten Arbeitszeit, den vertraglichen Wochenstunden und der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden hast, ist es wichtig, die Anwesenheit in Famly zu erfassen. In folgendem Artikel geben wir dir einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten der Zeiterfassung, die Famly bietet:
Abwesenheitsunterkategorien
Eine wichtige Voraussetzung für die Korrekte Erfassung von Über- bzw. Minusstunden ist die Erstellung von Abwesenheitsunterkategorien. Diese werden in Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Personalabwesenheit einmalig hinterlegt. Du kannst dort bspw. definieren, dass es als Unterkategorie „Bezahlten Urlaub“ gibt, der auch als bezahlte Zeit in die Berechnung einfließt. Wir empfehlen ebenfalls für Feiertage eine Unterkategorie zu erstellen.
Falls keine bezahlten Unterkategorien hinterlegt wurden, werden Abwesenheiten im Bericht Arbeitszeitverwaltung von den wöchentlichen Stunden abgezogen. Mehr dazu hier:
Schichtarten anlegen und nutzen
Mit den Schichtarten hast du nun die Möglichkeit, deine Schichten farblich und mit einem individuellen Code zu kategorisieren. Du kannst dann z. B. die Vorbereitungszeit gelb markieren, die Arbeit mit dem Kind blau. Du siehst dann sowohl im Dienstplan, als auch später bei der Arbeitszeitverwaltung und um Export, sofern du die Arbeitsarten hinzugefügt hast, welche:r Mitarbeiter:in zu welcher Zeit in einer bestimmten Schicht zugeordnet ist oder war sowie, ob diese Person auch in dieser Schicht gearbeitet hat, oder doch anderen Tätigkeiten nachgegangen ist. Mehr dazu hier:
Zusätzliche Grundeinstellungen
Die zusätzlichen Grundeinstellungen können vorgenommen werden, wenn du du dich auf dem Kommunikations+/Belegungspaket, Plus- oder Premium-Paket befindest.
Der Dienstplan verfügt über eine Funktion, die es dir anhand eines Smiley-Symbols erlaubt zu erkennen, ob dein Betreuungsschlüssel für den entsprechenden Tag eingehalten wird und du genügend Personal in der Gruppe eingeplant hast. Hierfür gibt es zwei zusätzliche Grundeinstellungen, die du vornehmen musst:
Betreuungspakete für Kinder hinterlegen
Jedem Kind muss ein Betreuungsplan hinterlegt werden. Hierbei handelt es sich um die wöchentlich/täglich geplante Anwesenheit . Diese erwartete Betreuungszeit fließt in die Berechnung des Schlüssels mit ein. Mehr Informationen über das Anlegen und Zuordnen von Betreuungsplänen findest du hier:
Betreuungsschlüssel für Altersgruppen definieren
Als zweiter Punkt fließt der hinterlegte Betreuungsschlüssel der Altersgruppen in die Berechnung mit ein. Dies macht vor allem Sinn, wenn du auch mit Altersgemischten Gruppen arbeitest.
Der Betreuungsschlüssel für Altersgruppen kann unter Einstellungen → Kinder → Altersgruppe hinterlegt und bearbeitet werden.
