Dieser Artikel soll dir eine klare Anleitung geben, wie du in der Famly App die notwendigen Voreinstellungen vornimmst, damit das Zusatzmodul Dienstplanung & Arbeitszeitverwaltung in Kombination mit der Zeiterfassung reibungslos funktioniert. So wird das Modul zu einem hilfreichen und entlastenden Tool für dich.

Der Artikel behandelt im ersten Teil alle grundsätzlichen Voreinstellungen, im zweiten Teil die praktische Umsetzung und Nutzung.

Wenn du eine umfassende Übersicht über die Funktionen der Dienstplanung suchst, wirf einen Blick in unseren separaten Artikel zur Dienstplanung.

Es gibt mehrere Zugriffsarten und somit Ansichten auf den Dienstplan. Je nach Rolle kannst du definieren, ob Mitarbeiter:innen Lese- oder Bearbeitungsberechtigungen haben sollen. Dies kannst du unter Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Rollen/Berechtigungen konfigurieren.

Ist keine dieser Berechtigungen vergeben, können Mitarbeitende ihren eigenen Dienstplan in ihrem Profil einsehen. Weitere Informationen zu möglichen Berechtigungen findest du in folgendem Artikel:

Zunächst musst du im Profil der Mitarbeitenden im Reiter Vertrag die jeweilige Wochenarbeitszeit festlegen. Dies kannst du pro Mitarbeiter:in hinterlegen. Du kannst auch Anpassungen bei der Wochenarbeitszeit für die Zukunft einplanen und anpassen. Mehr dazu hier:

Für jede:n Mitarbeiter:in kannst du auch die Tage und Zeitspannen festlegen, an denen die Mitarbeiter:innen arbeiten können. Dies ist ein hilfreicher Anhaltspunkt bei der Erstellung des Dienstplans. Legst du eine Schicht außerhalb der Verfügbarkeit eines Mitarbeitenden, so wird dir direkt eine Warnung angezeigt.

Die Verfügbarkeit wird ebenfalls im Reiter Vertrag im Profil des jeweiligen Mitarbeitenden festgelegt.

Die Angabe der genauen Tage der Verfügbarkeit pro Mitarbeiter:in ist auch wichtig, damit das System die korrekten Vertragsstunden innerhalb eines Zeitraums (z. B. Woche, Monat oder Lohnperiode) berechnen kann, wobei abgewählte Tage bei der Berechnung nicht berücksichtigt werden. Wenn die Mitarbeiter:innen beispielsweise vier Tage pro Woche von Montag bis Donnerstag zur Verfügung stehen und die vertraglich vereinbarten Stunden auf 40 Stunden pro Woche festgelegt sind, wird das System 10 vertraglich vereinbarte Stunden pro Tag abziehen.

Im Reiter Vertrag im Profil eines Mitarbeitenden kann das Stundenkonto hinterlegt werden. Gebe hier die Plus- oder Minus-Stunden eines Mitarbeitenden ein, den die Person zum Stichtag/Beginn der Nutzung der Dienstplanung in Famly hat.

Mehr Infos zum Stundenkonto findest du in folgendem Artikel:

Vorbereitend für das Management von Personalabwesenheiten empfiehlt es sich zudem, dass dudie durchschnittliche, tägliche Arbeitszeit sowie den grundsätzlichen, jährlichen Urlaubsanspruch von Mitarbeitenden definierst. Diese Einstellungen wirken sich bei Abwesenheiten wie z.B. Urlaub oder Krankheit automatisch auf den Bereich der Arbeitszeitverwaltung aus.

Wenn du die Anwesenheit deines Personals bereits in Famly erfasst, kannst du diesen Schritt überspringen.

Damit du später den Vergleich zwischen der geplanten Arbeitszeit, den vertraglichen Wochenstunden und der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden hast, ist es wichtig, die Anwesenheit in Famly zu erfassen. In folgendem Artikel geben wir dir einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten der Zeiterfassung, die Famly bietet:

Eine wichtige Voraussetzung für die Korrekte Erfassung von Über- bzw. Minusstunden ist die Erstellung von Abwesenheitsunterkategorien. Diese werden in Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Abwesenheitsverwaltung einmalig hinterlegt. Du kannst dort bspw. definieren, dass es als Unterkategorie „Bezahlten Urlaub“ gibt, der auch als bezahlte Zeit in die Berechnung einfließt. Wir empfehlen ebenfalls für Feiertage eine Unterkategorie zu erstellen.

Falls keine bezahlten Unterkategorien hinterlegt wurden, werden Abwesenheiten im Bericht Arbeitszeitverwaltung von den wöchentlichen Stunden abgezogen. Mehr dazu hier:

Mit den Schichtarten hast du nun die Möglichkeit, deine Schichten farblich und mit einem individuellen Code zu kategorisieren. Du kannst dann z. B. die Vorbereitungszeit gelb markieren, die Arbeit mit dem Kind blau. Du siehst dann sowohl im Dienstplan, als auch später bei der Arbeitszeitverwaltung und um Export, sofern du die Arbeitsarten hinzugefügt hast, welche:r Mitarbeiter:in zu welcher Zeit in einer bestimmten Schicht zugeordnet ist oder war sowie, ob diese Person auch in dieser Schicht gearbeitet hat, oder doch anderen Tätigkeiten nachgegangen ist. Mehr dazu hier:

Der Dienstplan verfügt über eine Funktion, die es dir anhand eines Smiley-Symbols erlaubt zu erkennen, ob dein Betreuungsschlüssel für den entsprechenden Tag eingehalten wird und du genügend Personal in der Gruppe eingeplant hast. Hierfür gibt es zwei zusätzliche Grundeinstellungen, die du vornehmen musst:

Jedem Kind muss ein Betreuungsplan hinterlegt werden. Hierbei handelt es sich um die wöchentlich/täglich geplante Anwesenheit . Diese erwartete Betreuungszeit fließt in die Berechnung des Schlüssels mit ein. Mehr Informationen über das Anlegen und Zuordnen von Betreuungsplänen findest du hier:

Als zweiter Punkt fließt der hinterlegte Betreuungsschlüssel der Altersgruppen in die Berechnung mit ein. Dies macht vor allem Sinn, wenn du auch mit Altersgemischten Gruppen arbeitest.

Der Betreuungsschlüssel für Altersgruppen kann unter Einstellungen → Kinder → Altersgruppe hinterlegt und bearbeitet werden.

Diese Funktion hilft dir, Grundeinstellungen bei der Funktion vorab zu hinterlegen, wie Grundvergütung oder auch der Umgang mit Überstunden. Du findest diese Funktion unter Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Arbeitszeitverwaltung → Stundenfreigabe und kannst so festlegen, wie die Standardberechnungen erfolgen.

Dieser Abschnitt behandelt alle weiteren Funktionen rund im die Arbeitszeitverwaltung. Du solltest an dieser Stelle alle relevanten Voreinstellungen vorgenommen haben, um dann z.B. wöchentlich oder monatlich die Abwesenheiten und Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden zu überprüfen und die Stundenfreigaben dann für die Lohnbuchhaltung bzw. Gehaltsabrechnung vorzubereiten.

Im ersten Schritt verschaffst du dir einen Überblick, ob alle Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten und auch Abwesenheiten (z. B. Krankheitstage) für den Zeitraum hinterlegt haben, den du betrachtest. Du kannst hier Anpassungen vornehmen, Zeiten anpassen oder auch Abwesenheiten ergänzen. Symbole werden dich darauf hinweisen, wenn es Abweichungen oder Unklarheiten gibt. Tägliche und wöchentliche Summen werden dir zudem als Indikatoren helfen, um mögliche Fehler aufzudecken.

Wie vorab beschrieben kannst du Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden über die Arbeitszeitverwaltung hinzufügen. Zusätzlich steht eine Abwesenheitsverwaltung zur Verfügung. Jedes Mal, wenn Mitarbeitende Abwesenheiten hinzufügen bzw. beantragen erhältst du Benachrichtigungen, die dich zur Abwesenheitsverwaltung führen, wo du diese freigeben, ablehnen oder auch anpassen kannst.

Die Stundenfreigabe ist der finale Schritt, bei dem alle vorherigen Informationen zusammenkommen, um von dir freigegeben und gesperrt zu werden. Das bedeutet, dass du für den betrachteten Zeitraum die wöchentliche geplante Arbeitszeit laut Dienstplan der vertraglichen Arbeitszeit oder der tatsächlich gearbeiteten Zeit gegenüber stellst. Eine Übersichtsleiste hilft dir dabei die Summen zu berechnen und denn Soll- Ist-Abgleich zu vereinfachen. Du kannst mögliche Mehr- oder Minderzeiten dann auf ein Stundenkonto oder auf ein Überstundenvergütungskonto übertragen oder auch davon abziehen, je nachdem, wie dies in deiner Einrichtung gehandhabt wird. Nach Freigabe werden die Zeiten verbucht und der Zeitraum wird zur weiteren Bearbeitung gesperrt. Du kannst die Sperre aber auch wieder aufheben, um z. B. Korrekturen vorzunehmen. Die Sperre hilft dabei zu sehen, was bereits freigegeben wurde und was noch offen ist. Die Mitarbeitenden sehen alle Ergebnisse auf ihrem eigenen Profil in Famly, das sie jederzeit einsehen können.

Viele Einrichtungen und Träger arbeiten mit Personalverwaltungstools, die für die Abwesenheitsverwaltung und auch die Lohnabrechnung verwendet werden. Oftmals können diese Programme Dateien importieren. Famly stellt hierfür diverse Übersichten und Tabellen bereit, die eine Lohnbuchhaltung verwenden kann. Diese finden sich als Exporte wieder, die der Lohnbuchhaltung bereitgestellt werden können oder die diese sich selbstständig aus Famly ziehen.

Hier findest du alle Schulungs- und Hilfevideos zum Thema Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung an einem Ort, die du unterstützend abspielen kannst und parallel die Dienstplanung und Arbeitszeitverwaltung für deine Einrichtung vornimmst.