Bevor du Mitarbeiter:innen zur Nutzung der App einlädst, solltest du sicherstellen, dass du den verschiedenen Rollen bestimmte Zugangsberechtigungen zuweist.

Wenn du bei Mitarbeiter:innen eine Rolle entfernst, werden die Mitarbeiter:innen von allen Geräten abgemeldet und können sich nicht mehr anmelden.

Mit Rollen kann sichergestellt werden, dass jede:r Mitarbeiter:in Zugriff auf die Informationen hat, die für ihre/seine Rolle benötigt werden, während gleichzeitig die Privatsphäre der Mitarbeiter:innen und Kinder bestmöglich gewahrt wird. Normalerweise werden die Rollen und Zugangsberechtigungen von der Einrichtungsleitung oder dem Träger der Einrichtung festgelegt.

Wie erstelle ich Personalrollen?

So erstellst du eine Personalrolle:

Gehe auf Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Rollen & Berechtigungen
- In diesem Bereich siehst du bereits gespeicherte Rollen und kannst weitere Rollen hinzufügen
Klicke auf Neue Rolle
Optional: Wähle eine erforderliche Verifizierungsmethode, beispielsweise die Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Mitarbeitende mit dieser Rolle müssen sich dann bspw. zusätzlich zu ihren Zugangsdaten über eine Authentifizierungs-App verifizieren
Wähle die relevanten Zugangsberechtigungen aus und klicke auf Erstellen

Was sind Zugangsberechtigungen?

Mit Zugangsberechtigungen kannst du festlegen, auf welche Funktionen Mitarbeitende im Rahmen ihrer Rolle in Famly Zugriff haben. Diese erlauben oder beschränken den Zugriff auf verschiedene Bereiche der App und bestimmen, wie viel Kontrolle Mitarbeitende haben.

Zugangsberechtigungen vergleichen oder bearbeiten

Um die Zugangsberechtigungen verschiedener Personalrollen zu vergleichen oder zu bearbeiten, gehe wie folgt vor:

Gehe auf Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Rollen & Berechtigungen
Klicke anschließend auf Rollen vergleichen
Jetzt kannst du alle Rollen und Zugangsberechtigungen gleichzeitig miteinander vergleichen und anpassen
Falls du Änderungen an den Berechtigungen vornimmst, denke daran oben rechts auf Berechtigungen speichern zu klicken

💡 Die Standard Leitung/Manager Rolle kann nicht angepasst werden, da mindestens eine Person Zugriff auf alle Berechtigungen haben sollte.

Aufschlüsselung der Zugangsberechtigungen

Im Folgenden werden alle möglichen Zugangsberechtigungen für das Personal beschrieben, so dass du einen Überblick erhältst und entscheiden kannst, welche du für die Personalrollen in deiner Einrichtung vergeben kannst.

Wichtig: Solltest du nicht alle Zugangsberechtigungen in deiner Plattform sehen, die im folgenden Artikel beschrieben werden, dann kann dies zwei Gründe haben:

Du hast im Rahmen deiner Rolle nicht den Zugriff auf alle Bereiche der Famly App und musst dich für die Steuerung und Anpassung der Zugangsberechtigungen an deinen Admin wenden.
Die Zugangsberechtigungen sind mit anderen Paketen und Zusatzmodulen in Famly verknüpft. Z. B. hast du auf den Bereich Entwicklungsdokumentation nur Zugriff, wenn die Kindesentwicklung Teil deines gebuchten Pakets ist.

Kinder

Kinderinformationen anzeigen: Wenn diese Option aktiviert ist, kann das Personal auf die Registerkarte „Über mich“ und „Kontakte“ der Kinderprofile zugreifen, jedoch nicht auf Gesundheitsinformationen. Diese Berechtigung ist erforderlich, damit das Personal alle Teile der App sehen kann, in denen die Namen der Kinder erwähnt werden. Dies bedeutet, dass es z.B. auch den Zugriff auf den Belegungsplaner und die Anwesenheit der Kinder freigibt. Diese Berechtigung ermöglicht auch den Zugriff auf den Reiter „Dokumente“.
Sensible Kinderinformationen anzeigen: Mit dieser Berechtigung erhalten Mitarbeiter:innen Zugriff auf die Verträge im Kinderprofil.
Gesundheitsinformationen von Kindern verwalten: Ermöglicht es dem Personal, die Informationen im Abschnitt „Gesundheit“ des Kinderprofils zu sehen und zu bearbeiten (ohne den Abschnitt „Allergien“ und „Ernährung“).
Allergien und Ernährungsbedürfnisse verwalten
- Allergien und Ernährungshinweise anzeigen: Ermöglicht es dem Personal, Informationen in den Feldern für Allergien und Ernährungshinweise einzusehen.
- Allergien und Ernährungshinweise bearbeiten: Ermöglicht es dem Personal, Informationen in den Feldern für Allergien und Ernährungshinweise anzuzeigen und zu bearbeiten.
Kinder zwischen Einrichtungen übertragen: Ermöglicht es dem Personal, Kinder in eine andere Einrichtung der gleichen Organisation, die Famly nutzt, zu verschieben.
Kinder ein- und auschecken: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, kann das Personal die Kinder bei der Einrichtung an- und abmelden. Beachte, dass diese Berechtigung aktiviert sein muss, um die Anmelde-App einrichten zu können.
Kinderprofile erstellen: Diese Berechtigung schaltet den Zugriff auf den Abschnitt „Kinder“ in den Einstellungen frei und ermöglicht es Mitarbeiter:innen, neue Kinder anzulegen
Verknüpfung von Geschwistern verwalten: Diese Zugriffsberechtigung ist nur sichtbar, wenn die Funktion aktiviert wurde. Sie erlaubt das Verknüpfen eines Kinderprofils mit dem bereits bestehenden Profil eines Geschwisterkind.
Kontaktinformationen anzeigen: Mit dieser Berechtigung können die Mitarbeiter:innen erweiterte Informationen über den Kontakt zum Kind sehen, die über das grundlegende Profilbild, den vollständigen Namen, die Beziehung (z. B. Papa) und die Rolle des Kontakts hinausgehen.
Geschützte Adressen verwalten: Damit können Mitarbeiter:innen eine Adresse als geschützt markieren und bearbeiten. Geschützte Adressen können ohne diese Berechtigung nicht eingesehen werden und werden in der Regel nicht auf der gesamten Plattform angezeigt.

Mitarbeiter:innen

App aus der Ferne nutzen: Ermöglicht den Mitarbeiter:innen den Zugriff auf die App außerhalb der Einrichtung. Wenn diese Berechtigung nicht aktiviert ist, haben sie nur dann vollen Zugriff auf die App, wenn sie in ihrer Einrichtung angemeldet sind, entweder über die Anmelde-App oder über die Gruppenübersicht der Einrichtung. Ihr Zugang ist ohne diese Berechtigung zudem außerhalb der Öffnungszeiten auf -/+1 Stunde beschränkt.
Mitarbeiter:innen erstellen: Diese Berechtigung schaltet den Bereich Mitarbeiter:innen in den Einstellungen frei, so dass Mitarbeiter:innen weiteres Personal anlegen können. Damit die Berechtigung funktioniert, braucht der/die Mitarbeiter:in auch die Berechtigung Einrichtungseinstellungen konfigurieren. Wir empfehlen zusätzlich die Berechtigungen Mitarbeiter:innen-Logins verwalten und Rollenberechtigungen verwalten für volle Funktionalität
Personaldaten: Wenn das Kontrollkästchen für die Kategorie aktiviert ist, werden alle folgenden Berechtigungen aktiviert
- Profilinformationen der Mitarbeiter:innen anzeigen: Mit dieser Berechtigung können die Mitarbeiter:innen Informationen über andere Mitarbeiter:innen einsehen. Dazu gehören Name, Berufsbezeichnung, Rolle, Hauptgruppe, Spezielle Hinweise, Bezugskinder und Qualifikationen. Diese Berechtigung ermöglicht auch das Anzeigen und Zuordnen von Zusatzgruppen im Personal-Profil.
- Profilinformationen der Mitarbeiter:innen bearbeiten: Diese Berechtigung ermöglicht den Bearbeitungszugriff auf oben genannte Informationen in den Profilen anderer Mitarbeiter:innen. Erfordert, dass Profilinformationen der Mitarbeiter:innen anzeigen ebenfalls aktiviert ist.
- Profilbilder der Mitarbeiter:innen bearbeiten: Mit dieser Berechtigung können Mitarbeiter:innen die Profilbilder anderer Mitarbeiter:innen ändern. Erfordert, dass Profilinformationen der Mitarbeiter:innen anzeigen ebenfalls aktiviert ist.
- Kontaktdaten der Mitarbeiter:innen verwalten: Mit dieser Berechtigung kann der Name, das Geburtsdatum, die Adresse, E-Mail Adresse und die Telefonnummer von Mitarbeiter:innen eingesehen und bearbeitet werden. Diese Berechtigung ermöglicht auch die Einsicht und Bearbeitung der Kontakte der Mitarbeiter:innen (z. B. Familie, Notfallkontakt), einschließlich der persönlichen Daten. Für die Bearbeitung von E-Mail Adressen (es sei denn, es wurde kein Login für den/die Mitarbeiter:in festgelegt) ist die Berechtigung Mitarbeiter:innen-Logins verwalten erforderlich.
- Vertragsdaten der Mitarbeiter:innen anzeigen: Mit dieser Berechtigung können Mitarbeiter:innen den Abschnitt „Vertrag“ in den Profilen anderer Mitarbeiter:innen sehen.
- Vertragsdaten der Mitarbeiter:innen verwalten: Mit dieser Berechtigung können die Mitarbeiter:innen den Abschnitt „Vertrag“ in den Profilen anderer Mitarbeiter:innen sehen und bearbeiten.

Abwesenheiten der Mitarbeiter:innen verwalten: Durch Aktivieren des Kontrollkästchens für diese Kategorie werden alle folgenden Berechtigungen aktiviert
- Abwesenheitsstatus der Mitarbeiter:innen anzeigen: Wenn Personal diese Berechtigung nicht hat, kann es immer noch sehen, dass Mitarbeiter:innen abwesend sind (als abwesend angezeigt), aber es kann nicht sehen, um welche Art von Abwesenheit es sich handelt. Dies dient dazu, die Privatsphäre der Kolleg:innen zu schützen, es sei denn, eine bestimmte Rolle (z. B. Gruppen- oder Standortleitung) benötigt detailliertere Informationen über die Abwesenheit (dafür ist die Anzeige der Abwesenheitsdaten erforderlich). Die Mitarbeitenden können die Details ihrer eigenen Abwesenheit immer auf ihrer Profilseite einsehen.
- Abwesenheiten der Mitarbeiter:innen anzeigen: Mitarbeiter:innen mit dieser Berechtigung können die Abwesenheit anderer Mitarbeiter:innen einsehen, inklusive Datum, Uhrzeit, Abwesenheitsnotiz
- Abwesenheiten der Mitarbeiter:innen verwalten: Mitarbeiter:innen mit dieser Berechtigung können die Abwesenheitstage anderer Mitarbeiter:innen bearbeiten.
- Abwesenheitsanfragen von Mitarbeiter:innen genehmigen: Mitarbeiter:innen mit dieser Berechtigung können Abwesenheitsanfragen anderer Mitarbeitenden genehmigen oder ablehnen (In den Einstellungen der Platform kann diese Funktion aktiviert werden sowie die Abwesenheitstypen, die einer Genehmigung bedürfen eingestellt werden).
Anwesenheiten und Dienstplanung
- Eigenes Ein-/Auschecken verwalten: Diese Berechtigung ermöglicht es Mitarbeiter:innen, sich selbst über die Gruppenübersicht ein- und auszuchecken, ohne dass sie dies für andere Mitarbeitende tun können.
- Alle Dienstpläne anzeigen: Mit dieser Berechtigung kann die Dienstplanung aller Mitarbeitenden der Einrichtung eingesehen, aber nicht bearbeitet werden.
- Dienstpläne verwalten: Hiermit können Mitarbeitende die Dienstplanung der gesamten Einrichtung erstellen und bearbeiten.
- Eigene Anwesenheit bearbeiten: Ermöglicht das Bearbeiten und (nachträgliche) Erstellen eigener Anwesenheitszeiten über das eigene Profil.
- Anwesenheit aller Mitarbeiter:innen anzeigen: Hiermit kann die Anwesenheitserfassung (Ein- und Auscheckzeiten, ggf. Überstunden, etc.) für alle Mitarbeitenden der Einrichtung eingesehen werden.
- Anwesenheit aller Mitarbeiter:innen bearbeiten: Hiermit kann die Anwesenheitserfassung (Ein- und Auscheckzeiten, ggf. Überstunden, etc.) für alle Mitarbeitenden der Einrichtung eingesehen und bearbeitet werden. Es erlaubt zusätzlich das Hinzufügen und Einsehen von Managementnotizen in Anwesenheitszeiten
- Personalstunden genehmigen: Hiermit können registrierten Anwesenheitszeiten des Personals freigegeben werden. Durch die Freigabe werden sie für weitere Bearbeitungen gesperrt.
- Genehmigte Personalstunden entsperren: Hiermit können Stunden, die bereits freigegeben wurden, zur Nachbearbeitung entsperrt werden.

Kommunikation und Veranstaltungen

Dieser Bereich reguliert jede Kommunikation zwischen Einrichtung und Eltern sowie zwischen Einrichtung und Mitarbeiter:innen.

Famly-KI verwenden: Mitarbeiter:innen mit dieser Berechtigung, können die Famly-KI als Schreibhilfe nutzen, sofern ihr diese in eurer Einrichtung aktiviert habt.
Einrichtungskalender anzeigen: Diese Berechtigung ermöglicht es dem Personal, den Kalender, die Veranstaltungen und die Schließtage der Einrichtung zu sehen. Ohne diese Berechtigung könnten die Mitarbeiter:innen nur ihren eigenen Kalender sehen - also nur die Veranstaltungen die sie selbst erstellt haben oder zu denen sie eingeladen wurden.
Kalendertermine erstellen: Hiermit können Mitarbeiter:innen Veranstaltungen erstellen und Personal oder Eltern zu diesen Veranstaltungen einladen. Diese Veranstaltungen erscheinen in den Kalendern der Eingeladenen, sowie im allgemeinen Kalender.
Newsfeed anzeigen (alle): Damit hat das Personal Zugriff auf den Neuigkeitenbereich der Einrichtung und damit auf alle gesendeten Beiträge der Einrichtung, auch wenn man nicht zum Empfänger:innenkreis gehört.
Newsfeed-Beiträge senden: Hiermit können die Mitarbeiter:innen im eigenen Namen, im Namen ihrer Gruppe oder im Namen der gesamten Einrichtung Beiträge im Neuigkeitenbereich an Familien und Personal senden.
Beiträge aller Nutzer:innen bearbeiten: Dadurch können Mitarbeiter:innen Beiträge anderer Mitarbeiter:innen bearbeiten.
Beitrags-Fixierungen verwalten: Ermöglicht es einen Beitrag im Neuigkeitenbereich für alle oben anzupinnen.
Gruppennachrichten verwalten: Dies ermöglicht es dem Personal, Nachrichten an Eltern im „Gruppe“-Bereich zu sehen und zu schreiben. Andere Mitarbeiter:innen, die diese Gruppe „favorisiert“ haben, können die Nachrichten an die Eltern sehen und auch darauf antworten.
Private Nachrichten an Eltern senden: Mit dieser Berechtigung können Mitarbeitende einen privaten Nachrichtenverlauf mit Eltern starten. Dieser Nachrichtenverlauf kann nur von Sender:in und ausgewählten Empfänger:innenn eingesehen werden. Wenn du nicht möchtest, dass Eltern private Nachrichten an Mitarbeitende schicken können, entferne bei den Mitarbeitenden diese Berechtigung. Sie erscheinen bei den privaten Nachrichten dann nicht zur Auswahl für Eltern.
Mitarbeiter:innen-Chats beginnen: Mit dieser Berechtigung können Mitarbeitende einen privaten Nachrichtenverlauf mit ihren Kolleg:innen starten. Dieser Nachrichtenverlauf ist privat und kann nur von den beteiligten Personen eingesehen werden.
Nachrichten senden (organisationsweit): Dies gilt nur für Organisationen mit mehreren Einrichtungen, die ebenfalls Famly nutzen. Dies ermöglicht es Mitarbeiter:innen, Nachrichten an Mitarbeitende anderer Einrichtungen der gleichen Organisation zu senden.
Essenspläne verwalten: Mit dieser Berechtigung haben die Mitarbeiter:innen Zugriff auf den Bereich Essenspläne in der App. Hier können sie Essenspläne einsehen und erstellen, sowie veröffentlichen.
E-Mails über die öffentliche API senden: Falls die API für eure Einrichtung aktiviert wurde, ermöglicht das Versenden von E-Mails an Mitarbeiter:innen und Kontakte im Namen der Einrichtung über die öffentliche API.
Elterndokumente anzeigen: Mit dieser Berechtigung können Mitarbeitende Dokumente für Eltern erstellen und einsehen.

Sicherheitsförderung

Kinderanzahl konfigurieren: Mit dieser Berechtigung können die Mitarbeiter:innen eine Zählung der Kinder vornehmen.
- Kinderanzahl kreieren: Hiermit kann die Zählung nur erstellt werden.
- Kinderanzahl anzeigen: Hiermit wird die Zählung gelistet.
Medikamentenformulare:
- Medikamente bestätigen: Mitarbeiter:innen können mit dieser Berechtigung Medikamentenformulare und verabreichte Medikamente bestätigen.
  - Benachrichtigungen: Mitarbeiter:innen mit dieser Berechtigung erhalten eine Benachrichtigung, wenn ein neues Medikamentenformular erstellt wurde und wenn ein Medikament verabreicht wurde.
- Medikamentenformulare verwalten: Mitarbeiter:innen können neue Medikamentenformulare erstellen und alle damit verbundenen Aktionen durchführen.
  - Medikamentenformulare erstellen: Mitarbeiter:innen können neue Medikamentenformulare für Kinder erstellen
  - Medikamente verabreichen: Mitarbeiter:innen können das Verabreichen eines Medikaments in Famly dokumentieren
  - Aktuelle und ausstehende Medikamentenformulare anzeigen: Mitarbeiter:innen benötigen diese Berechtigung, um die Übersicht einzusehen und Medikamente zu verabreichen.
    (Hinweis: Dafür wird sowohl diese als auch die oben genannte Berechtigung benötigt.)
  - Archivierte Medikamentenformulare anzeigen: Mitarbeiter:innen mit dieser Berechtigung können archivierte Medikamentenformulare aus der Vergangenheit einsehen.
  - Medikamentenformulare archivieren: Mitarbeiter:innen mit dieser Berechtigung können Medikamentenformulare schließen, z. B. wenn sie veraltet sind oder auf Wunsch der Eltern. Archivierte Medikamentenformulare können nicht mehr verwendet bzw. bearbeitet werden.
Kinderschutzrelevante Vermerke erstellen: Wenn diese Berechtigung im Ganzen gegeben wird, können kinderschutzrelevante Vermerke für Kinder in deren Profil erstellt und eingesehen werden.
- Kinderschutzrelevante Vermerke anzeigen: Wenn nur bei dieser Berechtigung ein Haken gesetzt wird, können Mitarbeiter:innen die kinderschutzrelevanten Vermerke in den Kindeprofilen einsehen, jedoch nicht erstellen.
Unfallberichte
- Unfallberichte zur Überprüfung senden: Mitarbeiter:innen mit dieser Berechtigung können Unfall- und Vorfallberichte erstellen und müssen diese zur internen Prüfung senden
- Unfallberichte genehmigen: Mitarbeiter:innen mit dieser Berechtigung können Unfall- und Vorfallberichte erstellen und direkt an die Eltern senden. Sie können auch die zur Prüfung eingereichten Berichte anderer Mitarbeiter:innen prüfen und an Eltern senden.

Registrierung & Formulare

Formulare und Antworten anzeigen: Mit dieser Berechtigung können Mitarbeitende auf die Übersichtsseite für Formulare zugreifen, die Namen der einzelnen erstellten Formulare einsehen und URL-Links für Registrierungsformulare kopieren.
Formulare verwalten: Mit dieser Berechtigung können die Mitarbeitenden neue Formulare erstellen, Formulare bearbeiten und Formulare duplizieren.
Formulareinstellungen konfigurieren: Die Mitarbeitenden mit dieser Berechtigung können Formulare für andere Einrichtungen (der gleichen Organisation) freigeben, auf die sie Zugriff haben, Einstellungen für das Formular verwalten, das Formular veröffentlichen und wieder freigeben sowie das Formular löschen.
Verträge
- Vertragsvorlagen verwalten: Ermöglicht das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Vertragsvorlagen.
- Verträge verwalten: Mit dieser Berechtigung haben Mitarbeiter:innen vollen Zugriff auf den Bereich „Verträge“ und können diese einsehen sowie löschen.
- Verträge anzeigen: Mit dieser Berechtigung können Verträge nur eingesehen, aber nicht gelöscht werden.
- Verträge löschen

Entwicklungsdokumentation

Dieser Bereich reguliert den Zugang und die Verwaltung von Kindesentwicklungen. Hier können Beobachtungen und Wochenpläne verwaltet werden.

Beobachtungen erstellen: Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden, Beobachtungen für Kinder zu erstellen und auf den Entwicklungsbereich im Profil eines Kindes sowie auf den Abschnitt „Lernen“ in der App zuzugreifen. Wenn sie nur diese Berechtigung haben, werden die Beobachtungen an den Manager mit der Berechtigung zum Überprüfen und Senden gesendet.
- Beobachtungen anzeigen: Mit dieser Berechtigung können die Mitarbeitenden Beobachtungen einsehen, aber sie können sie nicht überprüfen und versenden.
Beobachtungen genehmigen
- Beobachtungen genehmigen: Mit dieser Berechtigung können die Mitarbeiter:innen Beobachtungen einsehen, die auf eine Überprüfung warten, und diese senden.
Lernaktivitäten-Bibliothek verwalten: Hiermit können Mitarbeiter:innen Aktivitäten in der Aktivitätenbibliothek erstellen und veröffentlichen.
Lernaktivitäten verwalten
- Lernaktivitäten anzeigen: Mit dieser Berechtigung können Mitarbeitende die Wochenpläne sehen, aber wenn dies die einzige Berechtigung ist, können sie diese nicht erarbeiten und veröffentlichen.

Finanzen

Dieser Zugriffsbereich bezieht sich auf den Zugang auf finanztechnische und betreuungsrelevante Informationen der Einrichtung.

Finanzeinstellungen konfigurieren: Hiermit erhält das Personal Zugang zu den Abrechnungsprofilen, der Preisgestaltung und Rechnungseinstellungen. Sie können dann Preisgruppen, Pakete, Einheiten und Rabatte/Förderungen erstellen. Außerdem können sie das Rechnungslayout formatieren. Die Mitarbeitenden können mit dieser Berechtigung keine Betreuungspläne für Kinder verwalten.
Betreuungspläne verwalten: Hierdurch können Mitarbeiter:innen Betreuungspläne für Kinder sowohl im Abschnitt Betreuungspläne und Eltern-Buchungen verwalten in den Einstellungen als auch im Bereich Buchungen im Profil jedes Kindes hinzufügen und bearbeiten. Sie können jedoch den Zugriff auf diese Funktion mit den unten aufgeführten Berechtigungen aufteilen:
- Betreuungspläne anzeigen: Mit dieser Erlaubnis kann das Personal die Betreuungspläne der Kinder einsehen, aber nicht ändern.
- Betreuungspläne verwalten (Basis): Mit dieser Erlaubnis kann das Personal die grundlegenden Elemente in Betreuungsplänen bearbeiten (Betreuungspaket/Einheit/Ergänzung sowie Zeitraum und Preisklasse des Plans).
- Ad-Hoc Käufe für Kinder verwalten: Mit dieser Berechtigung können Mitarbeitende Adhoc-Buchungen im Buchungsbereich eines Kindes hinzufügen.
- Abrechnungsprofil überschreiben: Mit dieser Berechtigung können Mitarbeitende den Anwesenheitsplan oder das Abrechnungsprofil im Betreuungsplan eines Kindes überschreiben.
- Förderungen für Kinder verwalten: Diese Berechtigung ermöglicht es Mitarbeitenden Förderungen im Profil eines Kindes zu hinterlegen oder zu bearbeiten.
- Rabatte für Kinder verwalten: Diese Berechtigung ermöglicht es Mitarbeitenden Rabatte zum Betreuungsplan eines Kindes hinzuzufügen oder zu bearbeiten.
- Aufpreise für Kinder verwalten: Diese Berechtigung ermöglicht es Mitarbeitenden Aufpreise zum Betreuungsplan eines Kindes hinzuzufügen oder zu bearbeiten.
Rechnungen verwalten: Mit dieser Berechtigung haben die Mitarbeitenden Zugriff auf die Registerkarte „Buchungen“ im Kinderprofil. Von hier aus können sie Rechnungen einsehen und Rechnungsdetails für Kinder aktualisieren. Der Zugriff auf diese Funktion kann jedoch wie folgt aufgeteilt werden:
- Rechnungen anzeigen: Erlaubt das Einsehen von Rechnungen für Kinder
- Rechnungen verwalten (Grundlagen): Erlaubt das Erstellen von Rechnungen sowie das Übertragen auf eine:n andere:n Rechnungszaher:in
- Rechnungen stornieren
- Rechnungsdetails bearbeiten: Erlaubt das bearbeiten der Rechnungsdetails von Kindern
Rechnungszahler:innen-Konten verwalten: Mit dieser Berechtigung können Mitarbeitende Zahlungen zu Rechnungszahler:innen-Konten hinzufügen oder bearbeiten. Mitarbeitende mit der Berechtigung „Rechnung für Kinder verwalten“ können standardmäßig Zahlungen für Rechnungszahler:innen verwalten. Die Berechtigung zum Verwalten von Zahler:innen-Konten kann wie folgt aufgeteilt werden:
- Zahlungen der Rechnungszahler:innen verwalten
- Aufpreise für Rechnungszahler:innen verwalten
- Guthaben für Rechnungszahler:innen verwalten
Zahler:innen-Tags: Um Zahler:innen mit einem Tag zu markieren und damit übersichtlich zu organisieren. (Tags helfen dabei, Rechnungszahler:innen nach ihrem Zahlungsstatus oder nach individuellen Vereinbarungen zu sortieren.)
- Zahler:innen-Tags verwalten: Ermöglicht das Erstellen und Löschen von Zahler:innen-Tags
- Zahler:innen-Tags zuweisen: Ermöglicht das Zuweisen von Zahler:innen-Tags
Auslastungsbericht anzeigen: Dies ermöglicht dem Personal den Zugriff auf den Auslastungsbericht, der die Belegung der gesamten Einrichtung auf der Grundlage von Buchungen und den von dir festgelegten Altersgruppen und Kapazitäten erfasst.
Finanzberichte anzeigen: Dadurch erhalten die Mitarbeitenden Zugriff auf den Bereich „Berichte“ im Finanzbereich der App, mit dem Sie die Einnahmen und öffentlichen Mittel überwachen, Rechnungen ausstellen und Forderungen einziehen können.
Sensible Rechnungszahler:innen-Information anzeigen: Mit dieser Berechtigung können Mitarbeitende die Sozialversicherungsnummer des Rechnungszahlers einsehen.

Verwaltung

Dieser Bereich reguliert den Zugang für Mitarbeiter:innen auf verwaltungsspezifische Bereiche und Prozesse innerhalb der Plattform.

Mitarbeiter:innen-Logins verwalten: Damit haben die Mitarbeiter:innen Zugriff auf den Bereich mit allen Mitarbeitenden und können neue Mitarbeiter:innen hinzufügen, zu Gruppen zuweisen und Mitarbeitenden-Logins versenden. Um Logins an Mitarbeiter:innen zu senden, benötigt ihr auch die Berechtigung „Kontaktdaten der Mitarbeitenden - Einsehen & Bearbeiten“.
Rollenberechtigungen verwalten: So können Mitarbeitende die Zugangsberechtigungen von Rollen bearbeiten, die für die Einrichtung erstellt worden sind.
Eltern-Logins konfigurieren: Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, Logins an Eltern zuzuweisen und diese zu entfernen.
Abteilungen und Gruppen verwalten: Mit dieser Berechtigung haben die Mitarbeitenden Zugriff auf den Bereich Gruppen in deinen Einstellungen und können Gruppen erstellen, bearbeiten oder löschen.
- Abteilungen verwalten: Ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, Abteilungen für Gruppen zu erstellen. Hierfür muss in der URL der Zusatz „newDepartment“ hinzugefügt werden.
- Gruppen erstellen: Hiermit können neue Gruppen erstellt werden.
- Gruppen löschen: Hiermit können bestehende Gruppen gelöscht werden.
- Gruppen bearbeiten: Hiermit können die Einstellungen von Gruppen bearbeitet werden.
Einrichtungseinstellungen konfigurieren: Durch diese Berechtigung können Mitarbeitende die Informationen der Einrichtung in der Plattform bearbeiten, erstellen und löschen. In Kombination mit der Berechtigung „Zugriff auf Kinderinformationen“ erhalten Mitarbeitende Zugriff auf die Kinder-Übersicht.
Zusatzgruppen bearbeiten: Diese Berechtigung ermöglicht Mitarbeiter:innen das Erstellen, Aktualisieren und Entfernen von Zusatzgruppen.
Funktionen konfigurieren: Diese Berechtigung wird benötigt um Funktionen in den Einstellungen verwalten zu können, wie z.B. das Einrichten der Anmelde-App.
Sicherheit
- Sicherheit konfigurieren: Hiermit können in den Einstellungen der Plattform der Bereich „Sicherheit“ eingesehen und bearbeitet werden.
Webhooks verwalten
Datenverwaltung
- Datenexporte verwalten: Mit dieser Berechtigung kann ein vollständiger Datenexport mit allen Daten zu einem Profil gezogen werden. Dies ist möglich in Profilen von Kindern, Mitarbeitenden oder Rechnungszahlenden.
- Personenbezogene Daten löschen: Mit dieser Berechtigung können Profile von Kindern, Mitarbeitenden oder Rechnungszahlenden komplett gelöscht werden. ACHTUNG: Eine Herstellung der gelöschten Daten ist nicht mehr möglich. Diese Berechtigung liegt bei den Mitarbeitenden einer Organisation (wenn vorhanden) oder den Managerrollen in den Einrichtungen.
Meldungen über unangemessene Inhalte verwalten: Wenn diese Berechtigung hinterlegt ist, erhalten die Mitarbeitenden eine Benachrichtigung, wenn unangemessene Inhalte gemeldet werden.
Famly-Abo verwalten: Diese Berechtigung gibt den Bereich „Rechnungen“ für Mitarbeitende frei, in dem die Rechnungen von Famly und Zahlungen an Famly einsehbar sind.
Essensbuchung
- Essensbuchungen verwalten: Ermöglicht es Mitarbeitenden Kinder für Mahlzeiten an- oder abzumelden
- Berichte zu Essensanmeldungen anzeigen: Ermöglicht es Mitarbeitenden eine Übersicht über An- bzw. Abmeldungen für Mahlzeiten aller Kinder einzusehen.

FAQ zu Zugangsberechtigungen

Warum kann ich keine Zugangsberechtigungen bearbeiten?

Wenn du keine Berechtigungen bearbeiten kannst, kann dies an folgenden Gründen liegen:

Vordefinierte Rolle
- Die Standardrolle „Leitung/Manager“ ist nicht anpassbar, da mindestens eine Person in der Einrichtung uneingeschränkten Zugriff auf alle Berechtigungen haben sollte.
Eine fehlende Berechtigung
- Um die Zugriffsrechte von Rollen bearbeiten zu können, benötigst du die Berechtigung „Rollenberechtigungen verwalten“ im Bereich Verwaltung.
- In der Regel besitzen Leitungspersonen diese Berechtigung. Gehört eure Einrichtung jedoch zu einem Träger, kann dieser festgelegt haben, dass nur Träger-Admins Rollen anpassen dürfen. Für Leitungen sind dann die Kontrollkästchen bei allen Rollen ausgegraut. Wende dich in diesem Fall bitte direkt an deinen Träger.
Zentrale Verwaltung
- Wenn du Träger-Admin bist und die Berechtigungen trotzdem nicht bearbeiten kannst, nutzt ihr womöglich das Rollenkonzept auf Trägerebene. In diesem Fall sind die Einstellungen auf Einrichtungsebene gesperrt und nur auf Trägerebene änderbar. Diese Anleitung zeigt dir, wie du Zugangsberechtigungen auf Trägerebene bearbeiten kannst.

Können wir es unterbinden, dass Mitarbeiter:innen die Anwesenheiten ihrer Kolleginnen und Kollegen einsehen können?

Ja. Entferne dazu die Berechtigung Anwesenheit aller Mitarbeiter:innen anzeigen.

Zu beachten: Die tagesaktuelle Anwesenheit der Kolleg:innen bleibt dabei weiter über die Gruppenübersicht sichtbar.

Ich möchte, dass das Team sehen kann, wer an einem Tag abwesend ist, aber ohne Details wie viele Krankheitstage die jeweilige Person bereits hatte

Die Berechtigung Abwesenheiten der Mitarbeiter:innen anzeigen ermöglicht es Mitarbeitenden die Abwesenheiten anderer im Dienstplan einzusehen und der Personalanwesenheit einzusehen (sofern sie darauf Zugriff haben) und ermöglicht es zudem die zusammengefassten Abwesenheitstage in den Personalprofilen zu sehen. Diese Berechtigung müsstest du daher entfernen, wenn sie diesen Zugriff nicht haben sollen.

Haben Mitarbeitende lediglich die Berechtigung Abwesenheitsstatus der Mitarbeiter:innen anzeigen, können sie in der Gruppenübersicht für den aktuellen Tag einsehen, wer aus welchem Grund fehlt. Die Berechtigung gibt keinen Zugriff auf die Übersicht der Abwesenheiten in den Personalprofilen. D.h. dass auch keine zukünftigen Urlaube/Abwesenheiten eingesehen werden können.

Warum kann mein:e Mitarbeiter:in trotz Berechtigung keine Kinderprofile bearbeiten?

Für das Bearbeiten der Stammdaten im Kinderprofil benötigen Mitarbeiter:innen die Berechtigung Zugriff auf Kinderinformationen.

Soll zusätzlich der/die Bezugserzieher:in im Kinderprofil angepasst werden, ist darüber hinaus die Berechtigung Profilinformationen der Mitarbeiter:innen bearbeiten erforderlich.

Trägt ein:e Mitarbeiter:in beim Ausfüllen der Stammdaten gleichzeitig eine:n Bezugserzieher:in ein, ohne diese zusätzliche Berechtigung zu besitzen, erscheint die Fehlermeldung „not authorised“.
Die Stammdaten können jedoch problemlos gespeichert werden, wenn das Feld „Bezugserzieher:in“ freigelassen wird.

Welche Berechtigungen muss ich einer Rolle geben, damit sich Mitarbeitende mit dieser Rolle über die Gruppenansicht krank melden können?

Um sich selbst über die Gruppenansicht abwesend melden zu können, benötigen Mitarbeitende die Berechtigung Abwesenheiten der Mitarbeiter:innen verwalten.

Ist diese Berechtigung nicht vergeben, können sie ihre Abwesenheit ganz einfach über ihr eigenes Personalprofil → Mehr → Abwesenheit eintragen.