Überblick über die Personalanwesenheit
Die Seite Personalanwesenheit bietet dir einen Wochenüberblick über die geplanten Arbeitszeiten und die tatsächliche Anwesenheit jedes Teammitglieds. Pausen werden automatisch abgezogen.
Du siehst die Differenz zwischen geplanten und tatsächlichen Zeiten sowohl pro Tag als auch für die gesamte Woche. Die Ansicht lässt sich nach Mitarbeitenden oder Gruppen filtern. Mit dem Datumswähler kannst du vergangene oder zukünftige Wochen anzeigen.
So greifst du auf die Seite „Personalanwesenheit“ zu:
Gehe in der lila Seitenleiste zu Anwesenheit
Unter Personal wähle Personalanwesenheit
Wenn dein Paket den Dienstplan enthält, basieren die geplanten Stunden auf veröffentlichten Schichten und sind mit blauen Uhrsymbolen gekennzeichnet. Die tatsächlichen Anwesenheitszeiten, die mit grünen Häkchen dargestellt werden, stammen aus den An- und Abmeldungen über die separate Anmelde-App oder die Famly App.
Abwesenheiten von Mitarbeitenden werden deutlich angezeigt, inklusive Abwesenheitsart und Gesamtdauer. Wenn jemand vergisst, sich abzumelden, wird eine automatische Abmeldung gesetzt, die mit einem roten Warnsymbol gekennzeichnet ist. Diese sollten überprüft und ggf. korrigiert werden, um die Daten korrekt zu halten.
💡 Die wöchentliche vertragliche Arbeitszeit des Personals erscheint unter dem Namen. Diese wird im Personalprofil unter Über mich → Vertrag hinterlegt.
Das Arbeitszeitprotokoll
Das Arbeitszeitprotokoll kannst du über das Personalprofil öffnen, indem du auf „Wöchentliche Details“ klickst. Alternativ kannst du es auch durch Klicken auf einen Eintrag in den Seiten Personalanwesenheit oder Arbeitszeitverwaltung öffnen.
Es bietet eine detaillierte Ansicht jeder Schicht, Abwesenheit sowie aller Ein- und Auscheckzeiten. Auch Gruppenwechsel innerhalb des Tages werden angezeigt.
Die Möglichkeit zur Ansicht oder Bearbeitung der Arbeitszeiterfassung hängt von deiner Rolle und deinen Zugangsberechtigungen ab. Die verschiedenen Berechtigungen für Personalstunden regeln, ob du Stunden für dich selbst oder für alle im Team ansehen, hinzufügen oder bearbeiten kannst.
In der Arbeitszeiterfassung können folgende Aktionen durchgeführt werden:
Anwesenheitsprotokolle (Ein-/Auscheckzeiten) können hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden, wenn du über die Berechtigung „Anwesenheitsbericht der Mitarbeitenden - Bearbeiten“ verfügst
In den Anwesenheitseinträgen kann bei Bedarf eine Managementnotiz hinzugefügt werden, bspw. wenn ein:e Mitarbeiter:in zusätzliche Zeit in Anspruch genommen hat
Nur Mitarbeitende mit der Berechtigung „Anwesenheitsbericht der Mitarbeiter:innen - Bearbeiten“ können Managementnotizen einsehen
Mitarbeitende können ihre eigene Anwesenheit bearbeiten, wenn sie die Berechtigung „Eigene Anwesenheit bearbeiten“ haben
Abwesenheiten können mit der Berechtigung „Abwesenheiten für alle Mitarbeitenden hinzufügen/bearbeiten/löschen“ verwaltet werden
Schichten sind sichtbar, sofern du die Berechtigung „Dienstplanung - Einsehen“ hast
💡 Fehlende Abmeldungen werden mit einem roten Warnsymbol markiert. Diese sollten korrigiert werden, um genaue Zeitaufzeichnungen sicherzustellen.
Pausen und Zeitberechnungen
Pausenzeiten werden sowohl von den geplanten als auch von den tatsächlichen Stunden abgezogen. Die Abzüge basieren auf den in den Schichten hinterlegten Pausenzeiten. Die Differenz zwischen geplanten und tatsächlich anwesenden Stunden wird täglich und wöchentlich als positive oder negative Zahl angezeigt. So kannst du leicht erkennen, wo Anpassungen nötig sein könnten.
Wöchentliche Übersicht der Anwesenheitssummen
Am unteren Ende der Arbeitszeitprotokolls findest du eine Zusammenfassung der Wochensummen, darunter:
Geplant: Gesamtdauer der geplanten Schichten abzüglich Pausen (nur in bestimmten Paketen verfügbar)
Anwesend: Gesamtdauer laut Ein- und Auscheckzeiten, ebenfalls abzüglich Pausen
Bezahlte Abwesenheit: Erfasste Zeit als bezahlter Urlaub, konfigurierbar unter Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Abwesenheitsverwaltung
Pause: Gesamtdauer der Pausen in der Woche, basierend auf den Schichtdaten
Gesamt: Summe aus anwesender Zeit und bezahlter Abwesenheit (Pausen sind bereits abgezogen)
Vertraglich: Vertraglich festgelegte Wochenstunden, festgelegt im Personalprofil
Differenz: Abweichung zwischen Gesamtzeit und vertraglicher Zeit in der Woche
Stundenkonto: Laufender Saldo für Freizeitausgleich, der manuell von der Leitung aktualisiert werden kann
Exportoptionen für Personalanwesenheit
Es gibt zwei Arten von Exporten für Anwesenheitsdaten. Klicke auf Exportieren auf der Seite Personalanwesenheit, um zwischen „Tagestotal“ und „Detaillierte Aufschlüsselung“ zu wählen.
Tagestotal
Zeigt eine Zusammenfassung der täglichen Gesamtstunden pro Mitarbeitenden. Enthalten sind:
Datum, Name des/der Mitarbeiter:in, Mitarbeiter:innen-ID, Berufsbezeichnung, Einrichtungsname, Hauptgruppe
Geplante Schichten und Pausen sowie die tägliche, gesamte geplante Arbeitszeit
Anwesende Zeit inkl. abgezogener Pausen
Abwesenheitsstunden nach Art (Urlaub, Krankheit, Abwesenheit, Kind krank)
Detaillierte Aufschlüsselung
Bietet eine vollständige Liste aller einzelnen Zeiteinträge. Enthalten sind:
Datum, Personaldaten und Hauptgruppe
Art der Stunden (geplant oder anwesend), Start- und Endzeit sowie Gesamtdauer
Abwesenheitsinformationen inkl. Art, Beginn und Ende, Grund, bezahlt/unbezahlt, und Abwesenheitscode