Die Funktion „Arbeitszeitverwaltung“ von Famly bietet eine klare, umfassende Übersicht darüber, wie viele Stunden jede:r Mitarbeiter:in in einem ausgewählten Zeitraum gearbeitet hat. Ob du Dienstpläne erstellst, Gehälter berechnest oder einen Überblick über Abwesenheiten suchst – dieses Tool bündelt alle relevanten Informationen an einem Ort.
Überblick über die Arbeitszeit
Die Seite Arbeitszeitverwaltung zeigt die Gesamtstunden je Mitarbeiter:in – entweder nach Kalenderwoche oder innerhalb eines benutzerdefinierten Zeitraums. Du kannst die Ansicht nach Mitarbeiter:in oder Gruppe filtern, um gezielte Einblicke zu erhalten.
Die angezeigten Spalten entsprechen denen aus dem Arbeitszeitprotokoll und hängen von deinem Famly-Abonnement ab. Mögliche Spalten sind:
Geplante Stunden (wenn deine Einrichtung das Dienstplanungsmodul nutzt)
Anwesend
Bezahlte Abwesenheit
Pause (je nach Abonnement)
Gesamt
Vertraglich
Differenz
Stundenkonto
Besondere Funktionen dieser Ansicht:
Ein Klick auf den Namen einer Person öffnet deren Arbeitszeitprotokoll zur Überprüfung oder Bearbeitung
Fehlende Auscheck-Zeiten werden in der Spalte „Anwesend“ hervorgehoben
Das Stundenkonto kann manuell angepasst werden, z. B. bei Überstunden oder Zeitausgleich
Ein Änderungsprotokoll dokumentiert relevante Anpassungen wie Änderungen an Vertragsstunden, Verfügbarkeiten und Stundenkonto
Alle Daten können für beliebige Zeiträume exportiert und zur Weiterverarbeitung in HR- oder Buchhaltungssysteme genutzt werden. Du hast zwei Exportoptionen:
Gesamtexport: Übersicht der Stunden pro Mitarbeiter:in und Kategorie im gewählten Zeitraum
Detaillierte Aufschlüsselung: Einzelne Zeiteinträge je Mitarbeiter:in mit Filtermöglichkeit nach Kategorie
Wofür wird die Stundenfreigabe genutzt?
🔒 Diese Funktion ist Teil des Plus- und Premium-Abonnements. Bei Fragen zu deinem Abonnement, wende dich gerne an support@famly.de.
Mit der Funktion „Stundenfreigabe“ erhalten Leitungspersonen mehr Kontrolle bei der Überprüfung von Arbeitsstunden und der Verwaltung von Überstunden.
Du kannst wöchentliche Stunden mit den vertraglich vereinbarten Zeiten vergleichen und Abweichungen entweder als Überstundenvergütung oder als Zeitausgleich zuweisen. Freigegebene Stunden werden anschließend gesperrt, um eine einheitliche Grundlage für die Lohnabrechnung zu gewährleisten.
Mit der Freigabe kannst du:
Wöchentliche Stunden nach Freigabe sperren, um spätere Änderungen zu verhindern
Über-/Minusstunden entweder als Überstundenvergütung oder Zeitausgleich zuweisen
Eine zentrale Übersichtstabelle nutzen, um Arbeitsstunden je Mitarbeiter:in zu prüfen und freizugeben
Einrichtung der Stundenfreigabe
Unter Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Arbeitszeitverwaltung → Stundenfreigabe legst du fest, wie die Standardberechnungen erfolgen:
Grundvergütung – Standardeinstellung:
Bestimme, ob die Grundvergütung standardmäßig aus den vertraglich vereinbarten Stunden oder aus der tatsächlichen Anwesenheit inkl. bezahlter Abwesenheiten berechnet wird.
Vertraglich vereinbart: Basis sind die laut Vertrag vereinbarten Wochenstunden. Überstunden werden separat ausgewiesen.
Anwesenheit & bezahlte Abwesenheit: Berechnet die Vergütung basierend auf der tatsächlichen Anwesenheit und bezahlten Abwesenheitsstunden. Wenn diese geringer sind als die vertraglich vereinbarten Stunden, wird keine Überstundenvergütung berechnet, es sei denn, festgelegte Schwellenwerte werden überschritten.
Überstunden – Standardeinstellung:
Lege fest, ob zusätzliche Stunden standardmäßig als bezahlte Überstunden oder als Zeitausgleich gutgeschrieben werden:
Überstundenvergütung: Mehrstunden werden ausgezahlt (optional mit verschiedenen Lohnarten).
Stundenkonto: Mehrstunden werden dem Stundenkonto gutgeschrieben.
Hinweis: Bei Berechnung auf Basis der Anwesenheit und bezahlten Abwesenheit können Minusstunden den Zeitausgleich verringern.
Der Reiter „Stundenfreigabe“
🔒 Sichtbar für Personen mit der Berechtigung „Kann die Arbeitszeiten des Personals freigeben und sperren“
Im Reiter Stundenfreigabe findest du die wöchentliche Summe der Stunden, die pro Mitarbeitende:n freigegeben werden können. Das System stellt automatisch Standardberechnungen auf Grundlage der Systemeinstellungen bereit – diese können jedoch vor der Freigabe angepasst werden. Folgendes wird angezeigt:
Spalte | Beschreibung |
Bezahlte Gesamtzeit | Anwesenheit + bezahlte Abwesenheit – Pausen. Fehlende Auscheck-Zeiten werden hervorgehoben. |
Vertrag | Vereinbarte Wochenstunden laut Vertrag. |
Differenz | Über-/Minusstunden im Vergleich zum Vertrag. Unstimmigkeiten zur Zuweisung werden hervorgehoben. |
Grundvergütung | Berechnet nach voreingestellter Methode (Vertrag oder Anwesenheit). |
Überstundenvergütung | Vergütung für Mehrstunden (laut Einstellungen). |
Zeitausgleich | Stunden, die dem Stundenkonto gutgeschrieben werden. |
Status | Offen, in Bearbeitung, freigegeben, freigegeben und nachträglich geändert. |
Du kannst nach Mitarbeiter:in, Gruppe und Freigabestatus filtern oder die Spalten sortieren, um schnell das Gewünschte zu finden.
So gibst du Stunden frei
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht mit:
Überprüfe die bezahlte Gesamtzeit, die vertraglich vereinbarten Stunden und alle Anpassungen
Öffne das vollständige Arbeitszeitprotokoll zur Bearbeitung
Passe die Stunden für Grundvergütung, Zeitausgleich und Überstundenvergütung nach Bedarf an
z. B. zusätzliche Stunden der Überstundenvergütung statt dem Zeitausgleich zuweisen
Speichere die Änderungen (Status wird auf „in Bearbeitung“ gesetzt) oder speichere und gebe sie direkt frei
Wichtig:
Stunden können nur für bereits begonnene Wochen freigegeben werden
Nach der Freigabe sind Stunden gesperrt
Dadurch wird auch das Loggen von weiteren Stunden über die Anmelde-App in diesem Zeitraum verhindert
Es ist bewährte Praxis, die Arbeitszeiten jeweils am Ende der abgeschlossenen Woche freizugeben
Mehrere Arbeitszeiten gleichzeitig freigeben
Wenn du die Arbeitszeiten mehrerer Mitarbeiter:innen gleichzeitig freigeben möchtest:
Nutze die Kontrollkästchen um bestimmte oder alle Mitarbeiter:innen auszuwählen
Klicke im Freigabefenster auf „Ausgewählte freigeben“, um die Stunden gesammelt zu sperren – entweder mit gespeicherten Anpassungen oder auf Basis der Standardberechnungen
☝️ Hinweis: Freigaben sind verbindlich. Um Änderungen vorzunehmen, müssen Stunden zunächst wieder entsperrt werden.
Freigegebene Stunden entsperren
Nur Personen mit der Berechtigung „Kann freigegebene Personalstunden entsperren“ können dies tun. Das bedeutet, dass du nach der Freigabe Anpassungen gezielt steuern und verschiedene Rollen für die einzelnen Prozessschritte vergeben kannst. Zum Beispiel kannst du Rollen festlegen für:
Stunden erfassen
Arbeitszeitprotokoll bearbeiten
Stunden freigeben
Stunden entsperren, falls Änderungen nach Freigabe benötigt werden
Diese Trennung schafft einen strukturierten und nachvollziehbaren Ablauf.
Export der Arbeitszeiten
Auch wenn die Freigaben wöchentlich erfolgen, kannst du Exporte für beliebige Zeiträume (bis zu 12 Monate) erstellen. Folgende Filtermöglichkeiten stehen zur Verfügung:
Zeitraum: beliebig im letzten Jahr
Status: nach Freigabestatus filtern – bei gemischten Einträgen erfolgt eine Aufschlüsselung
Mitarbeitende: alle oder ausgewählte Personen
Ungeprüfte Stunden: werden im Exportfenster gekennzeichnet
💡 Tipp: Du kannst diese Daten auch per Famly API direkt in HR- oder Lohnsysteme integrieren.