Dieser Artikel bietet einen Überblick über den Bereich „Vertrag“ im Profil deiner Mitarbeitenden sowie über die damit verbundenen Berechtigungen. Im Reiter „Vertrag“ legst du die grundlegenden Einstellungen für die optimale Nutzung des Dienstplanmoduls fest – einschließlich der Arbeitszeiterfassung und des Abgleichs mit dem Arbeitszeitkonto.

Um zum Bereich „Vertrag“ zu gelangen:

Das Feld „Mitarbeiter:innen-ID“ ist optional, kann aber hilfreich sein, um Daten mit IDs aus anderen Systemen (z. B. Lohnbuchhaltung oder HR-Software) abzugleichen. Die Mitarbeiter:innen-ID ist sowohl in CSV-Downloads als auch in der API enthalten, um den Datenaustausch und die Zuordnung von Datensätzen zu erleichtern.

Das Startdatum ist das Datum, ab dem das Personalprofil aktiv ist. Der/Die Mitarbeiter:in ist ab diesem Datum in der Personalanwesenheit sichtbar und kann ab diesem Datum im Dienstplan eingeplant werden.

Der letzte Tag, wird für den letzten Tag des/der Mitarbeitenden in der Einrichtung verwendet. Ab diesem Datum erscheint der/die Mitarbeiter:in nicht mehr unter den aktiven Mitarbeitenden.

Die vertraglich vereinbarten Wochenstunden können für Mitarbeiter:innen hinterlegt werden. Sie dienen als Zielvorgabe für die zu leistenden Stunden. Diese Angabe ist optional, kann aber als hilfreicher Referenzwert genutzt werden. Besonders nützlich ist sie, wenn das Zusatzmodul Dienstplanung verwendet wird – wie weiter unten erklärt wird.

Die wöchentlichen Arbeitsstunden können hinterlegt und bei Bedarf angepasst werden – Änderungen werden sofort wirksam angezeigt. Historische Veränderungen an den vertraglichen Arbeitsstunden sind nicht möglich.

Es ist aber möglich, eine Änderung der Wochenstunden zu einem zukünftigen Datum einzuplanen. Das ist besonders hilfreich, wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeitmodelle wechseln (z. B. von Vollzeit zu Teilzeit), sodass die geplanten Änderungen bei der Dienstplanung für kommende Wochen automatisch berücksichtigt werden.

Zu beachten ist, dass der Bericht „Personalanwesenheit“ die vertraglichen Stunden erst ab dem Datum anzeigt, an dem sie eingetragen wurden. Falls die vertraglichen Stunden in der Mitte der Woche eingetragen wurden, kann es daher in der ersten Woche zu einer abweichenden vertraglichen Zahl kommen, da diese anteilig ab dem Erstelldatum berechnet wird. Ab der nächsten Woche sind die vertraglichen Stunden dann vollständig aufgeführt.

Alle Änderungen an den vertraglich vereinbarten Stunden werden über das Änderungsprotokoll protokolliert, so dass es immer einen Bezugspunkt dafür gibt, was wann und von wem aktualisiert wurde.

Für jede:n Mitarbeiter:in kannst du festlegen, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten er oder sie grundsätzlich arbeiten kann. Diese Angaben dienen als hilfreiche Orientierung bei der Dienstplanung und unterstützen dich dabei, passende Schichten unter Berücksichtigung der individuellen Verfügbarkeiten zu erstellen.

Standardmäßig entsprechen die voreingestellten Arbeitstage und Zeiten den Öffnungszeiten der Einrichtung. Du kannst sie jedoch individuell anpassen – zum Beispiel, indem du den Freitag deaktivierst, wenn der/die Mitarbeiter:in nur von Montag bis Donnerstag arbeitet, oder die tägliche Endzeit verkürzt, wenn nur am Vormittag gearbeitet wird.

Die Angabe der genauen Tage der Verfügbarkeit pro Mitarbeitenden ist auch wichtig, damit das System die korrekten Vertragsstunden innerhalb eines Zeitraums (z. B. Woche, Monat oder Lohnperiode) berechnen kann, wobei abgewählte Tage bei der Berechnung nicht berücksichtigt werden. Wenn die Mitarbeiter:innen beispielsweise vier Tage pro Woche von Montag bis Donnerstag zur Verfügung stehen und die vertraglich vereinbarten Stunden auf 40 Stunden pro Woche festgelegt sind, wird das System 10 vertraglich vereinbarte Stunden pro Tag abziehen.

Änderungen an der Verfügbarkeit werden über das Änderungsprotokoll protokolliert, so dass es immer einen Bezugspunkt dafür gibt, was wann und von wem aktualisiert wurde.

Hier legst du fest, wie viele Stunden eine ganztägige Abwesenheit für eine:n Mitarbeiter:in umfasst. Wenn beispielsweise ein ganzer Urlaubstag eingetragen wird, wird diese festgelegte Stundenzahl automatisch als Urlaubszeit verbucht.

Alternativ kannst du beim Eintragen einer Abwesenheit auch eine individuelle Stundenanzahl angeben.
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Der Urlaubsanspruch legt fest, wie viele Stunden Urlaub ein:e Mitarbeiter:in pro Jahr zur Verfügung hat.

Im persönlichen Profil sehen Mitarbeitende eine Übersicht über bereits genommene und noch verfügbare Urlaubstage – basierend auf dem im Vertrag hinterlegten Urlaubsanspruch.

Das Stundenkonto kann im Abschnitt Vertrag angezeigt und bearbeitet werden, ist jedoch nur verfügbar, wenn das Dienstplanmodul aktiviert ist.

Das Stundenkonto dient dazu, Überstunden oder Minusstunden festzuhalten – entweder zur späteren Auszahlung oder für einen Freizeitausgleich. Das Stundenkonto kann sowohl positiv als auch negativ sein und wird manuell von der Einrichtung angepasst.

Eine hilfreiche Grundlage für die Korrektur des Stundenkontos bieten die Berichte „Personalanwesenheit“ und „Arbeitszeitverwaltung“, die die Differenz zwischen tatsächlich geleisteten Stunden und den vertraglich vereinbarten Wochenstunden aufzeigen.

Änderungen am Stundenkonto werden über das Änderungsprotokoll protokolliert, so dass es immer einen Anhaltspunkt dafür gibt, was wann und von wem dieses aktualisiert wurde.

Wie du das Stundenkonto in der Arbeitszeitverwaltung aktualisiert, zeigt dir auch dieses Video:

Um Vertragsinformationen einsehen oder bearbeiten zu können, benötigen Mitarbeitende die folgenden Berechtigungen:

Wenn das Dienstplanmodul aktiviert ist, bieten die hinterlegten Vertragszeiten und Verfügbarkeiten zusätzlichen Nutzen:

Du brauchst eine Schritt-für-Schritt Anleitung, die dir hilft, wie du die gesamte Dienstplanung sowie Arbeitszeitverwaltung umsetzen kannst und dir aufzeigt, welche (Vor-) Einstellungen nötig sind? Kein Problem, schau einfach hier vorbei: