Bei der Ersteinrichtung der Software ist vor allem die Reihenfolge der Einrichtung wichtig, damit am Ende alles gut funktionieren kann. Aus diesem Grund findest du hier eine chronologische Schritt-für-Schritt Anleitung. Gib als erstes alle Daten zum Träger ein.
Träger
Zur Eingabe, Änderung oder Korrektur aller Daten, die den Träger betreffen, gelangst
du über das Zahnrad oben, rechts im Bild.
Träger Stammdaten
Durch Klicken auf das Zahnrad öffnet sich ein Menü mit drei Auswahlmöglichkeiten
Um die Trägerdaten einzugeben, wähle Trägerdaten aus
Es öffnet sich das Fenster, in dem du alle Trägerdaten hinterlegen kannst
Gib bei „Trägerbezeichnung“ den exakten Namen des Trägers ein
Die Trägernummer ist optional und sofern es eine gibt, kann sie dort hinterlegt werden oder es kann eine frei vergeben werden.
Berater- und Mandatnummer sind die Daten des Steuerberaters - Seine Beraternummer und die Nummer deines Mandats bei ihm
Wähle beim „Destatis-Typ“ den Typ deines Trägers aus
Wähle bei der „Rechtsform“ die Rechtsform des Trägers aus
Dann tragen deine Gläubiger ID-Nummer ein
Das Hinterlegen der Gläubiger ID-Nummer ist Voraussetzung für die Erstellung der SEPA-Lastschrift Datei
Bei „Integrations“ kannst du zusätzlich zu den vorhandenen Schnittstellen, eine weitere auswählen, sofern sie benötigt wird
Gib unter „Verantwortlichkeiten“ die verantwortlichen Ansprechpartner:innen mit Namen und Kontaktdaten (Telefon und Mail) an
Sind alle Eingaben erledigt, klicke ganz unten im Fenster den blauen, waagrechten Balken Änderungen speichern
Benutzer:innen
Als nächstes lege die Benutzer:innen an.
Klicke erneut auf das Zahnrad oben rechts und dort auf den untersten Menüpunkt Benutzer
Um neue Benutzer anzulegen, klicke im Fenster, das jetzt zu sehen ist, oben rechts auf + Benutzer hinzufügen
Gib nun die Email-Adresse und das Passwort des Nutzers/der Nutzerin an und und bestimme, ob der/die Nutzer:in Admin-Rechte oder Mitarbeiter:innen-Berechtigungen bekommt.
Admins können auf alle Module zugreifen. Möchtest du, dass ein/e Mitarbeiter:in nur eingeschränkten Zugang hat, wähle bei den Berechtigungen Mitarbeiter aus. Unter „Berechtigte Module“ legst du dann fest, auf welches oder welche Module der/die Mitarbeiter:in zugreifen darf.
Wähle in „Berechtigte Einrichtungen“ die Einrichtung(en) aus, für die der/die Mitarbeiter:in auf die ausgewählten Module zugreifen können soll
Die Angabe des vollständigen Namens und der Telefonnummer des Benutzers/der Benutzerin ist optional und von uns angeraten
Sind alle Daten eingegeben, klicke unten rechts im Fenster auf Benutzer hinzufügen
Der/die Benutzer:in ist nun angelegt und erhält automatisch eine Mail mit den Zugangsdaten an die hinterlegte Adresse.
Sind alle gewünschten Benutzer:innen angelegt, ist damit der erste Schritt getan.
Kontenplan
Zum Kontenplan gelangst du, wenn du in der Spalte links, oben im Trägermenü,
„Kontenplan“ anklickst. Im oberen Teil der sich dann öffnenden Ansicht siehst du deine
Konten. Wenn du runterscrollst, siehst du unterhalb des Kontenplans alle deine Debitoren.
Konten
Im Kontenplan sind alle möglichen Buchungskonten hinterlegt. Das muss so sein, damit später in der Buchhaltung jeder Vorgang korrekt gebucht werden kann. Es lohnt sich also, diesen Schritt möglichst genau und umfassend zu gehen. Der vorhandene Kontenplan entspricht dem SKR49-Kontenplan, der für gemeinnützige Vereine und gGmbHs vorgesehen ist und kann genau deinen Bedürfnissen entsprechend angepasst werden. Dazu ist zunächst nötig zu prüfen, ob und inwieweit der im System hinterlegte Kontenplan deine Bedürfnisse bereits abdeckt.
Der Kontenplan zeigt in der Spalte links alle Buchungskonten für Einnahmen und in der
Spalte rechts diejenigen für Ausgaben. Prüfe, ob alle für dich notwendigen Konten
vorhanden sind und, falls nicht, welche konkret an welcher Stelle fehlen. In den einzelnen Buchungsbereichen lassen sich jeweils beliebig Konten hinzufügen oder entfernen.
Vorhandene Konten können beliebig umbenannt werden, siehe unten. Klicke für das Hinzufügen eines Kontos in einem Bereich, im entsprechenden Bereich unter den Konten „+ neu“.
Du hast jetzt die Möglichkeit eine Kontonummer zu vergeben und das Konto zu
benennen. Üblicherweise nimmt man die Kontonummer, die auf die letzte in diesem Block folgt. Möchtest du deine Eingabe speichern, so klicke auf das weiße Häkchen auf
grünem Grund. Möchtest du deine Eingabe verwerfen, so klicke auf das weiße „x“ auf
rotem Grund.
In der Zeile eines Kontos findest du hinter jedem Konto zwei Symbole: Ein Stift in einem
Kästchen und ein „x“ in einem Kreis. Der Klick auf den Stift in dem Kästchen erlaubt dir den Namen und die Nummer des Kontos zu ändern.
Der Klick auf das „x“ im Kreis löscht das zugehörige Konto. Bevor es tatsächlich gelöscht wird, muss der/die Nutzer:in die Löschung bestätigen, sodass versehentliches Löschen ausgeschlossen ist.
Debitoren
Unter dem Kontenplan findest du deine Debitoren. Werden die Daten eines Kindes neu
gespeichert, so erscheint der Name des Kindes zusammen mit seiner Debitorennummer
automatisch in der Liste der Debitoren. Die Debitorennummer wird automatisch vom System vergeben.
Möchtest du die Debitorennummer verändern, klicke das Kästchen mit Stift am Ende der Zeile hinter dem entsprechenden Debitor.
Das Feld öffnet sich dann und erlaubt die Änderung der Debitorennummer. Diese
speicherst du durch Klick auf das weiße Häkchen auf grünem Grund oder verwerfe sie
durch Klick auf das weiße „x“ auf rotem Grund.
Buchhaltung
Gehe links im Trägermenü zum Menüpunkt Buchhaltung und klicke darauf
Hier kannst du entweder:
Eine neue Bankverbindung anlegen oder
Zu deiner bereits angelegten Bankverbindung gelangen.
Für das Anlegen einer neuen Bankverbindung klicke oben rechts auf + Bank
hinzufügen.
Es öffnet sich ein Fenster, indem du festlegen kannst, ab welchem Zeitpunkt in der
Vergangenheit du den Inhalt deines Kontos sehen möchten. Gib dort das gewünschte Startdatum manuell oder mit Hilfe unseres Kalenders ein und klicke Änderung speichern.
💡 Du kannst das Startdatum bis zu einem Jahr rückwirkend angeben.
Du wirst zu unserem Partner BANKSapi Technology GmbH weitergeleitet, der eine Banklizenz hat und über den wir die Bankanbindung realisieren. Gib hier den Namen der Bank, die Bankleitzahl (BLZ) oder die BIC ein. Wenn du den
Namen eingibst, wähle deine Bank aus der dann erscheinenden Liste aus.
Wenn du deine Bank ausgewählt hast, kommst du automatisch zur Seite, auf der du deine Login-Daten zu deiner Bank eingeben kannst. Klicke zudem Speicherung Ihrer Login-Daten erlauben an und dann auf Weiter.
Dein Bankkonto ist nun angebunden. Du siehst nun deine Bank im Reiter Buchhaltung mit der Schaltfläche „Bank besuchen“. Klickst du auf diese Schaltfläche, so gelangst du
zu diesem Konto bei deiner Bank.
Wichtiger Hinweis: Deine Konten sind durch die Bankanbindung in Kitabuli gespiegelt. Durch Kitabuli werden keinerlei Änderungen an deinem Konto vorgenommen. Die Spiegelung der Kontobewegungen erlaubt lediglich das saubere Buchen aller Bewegungen.
Einrichtungen
Du bist nun bereit deine Einrichtungen anzulegen. Alle von
Dir angelegten Einrichtungen erscheinen auf dem Startbildschirm deiner Software.
Ansonsten gelangst du durch Klicken auf Einrichtungen im Trägermenü oben links zur Übersicht über deine Einrichtungen.
Um eine neue Einrichtung anzulegen:
Klicke auf Einrichtungen → + Einrichtung hinzufügen
Es öffnet sich eine neue Ansicht in der du den Namen der Einrichtung angeben kannst
Sofern vorhanden und gewünscht, kannst du deine Einrichtungs-ID und die Kostenstelle dieser Einrichtung angeben
Weiter unten findest du die 4 Tabs: Kontaktdaten, Vertragsdaten, Gruppen und Betreuungsmodelle. Diese werden im folgenden genauer erläutert
Kontaktdaten
Unter „Kontaktdaten“ sind zunächst die üblichen Kontaktdaten gefragt, die um die Angaben der Notfallnummer und des Giftnotrufs erweitert werden können
Unter „Logo“ besteht die Möglichkeit das Logo deiner Einrichtung ins System hochzuladen
Klicke dazu auf die Schaltfläche Upload unter „Logo“ und wählen die Datei deines Logos aus. Das hier hinterlegte Logo erscheint auf allen vom System für diese Einrichtung erzeugten Drucksachen.
Lege die/den Verantwortliche:n innerhalb der Einrichtung und unsere/n Ansprechpartner:in an.
Lege unseren Ansprechpartner bzw. unsere Ansprechpartnerin bitte immer an erster Stelle bei den Verantwortlichen an
Du kannst die Funktion, den Namen, die Mailadresse und die Telefonnummer von Verantwortlichen eingeben
Lege bei Bedarf weitere Verantwortlichen an, indem du auf + weitere Verantwortliche hinzufügen klickst
Klicke auf Speichern und weiterbearbeiten
Klicke oben in den nächsten Reiter Vertragsdaten
Vertragsdaten
Trage die Art deiner Einrichtung ein, z.B. „Gemeinnütziger Verein“
Fülle die regelmäßige Wochenarbeitszeit aus
In der zweiten Zeile zunächst die Identifikationsnummer laut Statistikbogen eintragen und die Anzahl der Betreuungsplätze gemäß deiner Betriebserlaubnis
Außerdem besteht die Möglichkeit, die Betriebserlaubnis einer jeden Einrichtung im System zu hinterlegen, indem du unter „Betriebserlaubnis“ auf die Schaltfläche Upload klickst und die Datei deiner Betriebserlaubnis auswählst
Klicke im unteren Teil des Reiters „Vertragsdaten“ auf + weitere Verträge hinzufügen um Verträge, die die Einrichtung betreffenden, (Miete, Telefon, Wasser, Strom, etc.) zu hinterlegen
Es öffnet sich eine neue Zeile, in der bestehende Verträge (Name, Pflichtfeld), der Vertragspartner und das Vertragsdatum hinterlegt werden können
Am Ende der Zeile eines jeden Vertrages besteht die Möglichkeit den zugehörigen Vertrag über die Schaltfläche Upload unter „Vertrag hochladen“ ins System zu laden
Klicke auf Speichern und weiterbearbeiten
Klicke oben in den nächsten Reiter Gruppen
Gruppen
Hier werden alle Gruppen, die es in der Einrichtung gibt, angelegt. Um eine Gruppe anzulegen:
Klicke auf + weitere Gruppen hinzufügen und fülle die Daten der Gruppe aus
Die Angabe des Gruppennamens, zum Beispiel „Bärchen“, der maximalen Belegung und der Alterspanne der Gruppenmitglieder ist obligatorisch.
Optional kannst du die Gruppenform, zum Beispiel „U3“ oder „Ü3“, und die Gruppennummer angeben.
Hast du aus Versehen eine Gruppe zu viel angegeben oder eine weitere Eingabezeile erzeugt, so kannst du diese durch Klicken auf das „x“ im Kreis am Ende der entsprechenden Zeile löschen.
Vor dem Löschen wirst du um die Bestätigung der Löschung gebeten, sodass versehentliches Löschen ausgeschlossen ist. Hinweis:
Wurden in einer Gruppe Kinder abgerechnet, kann diese Gruppe nicht mehr gelöscht werden.
Klicke auf Speichern und weiterbearbeiten
Klicke oben in den nächsten Reiter Betreuungsmodelle
Betreuungsmodelle
Im letzten Reiter bei den Daten der Einrichtungen werden die Betreuungsmodelle
hinterlegt. Um ein neues Betreuungsmodell anzulegen:
Klicke auf + weiteres Betreuungsmodell hinzufügen
Gib dem Betreuungsmodell einen Namen und trage die Uhrzeiten (von – bis) der täglichen Betreuungszeit an jedem Tag dieses Betreuungsmodells ein
Die Gesamtbetreuungszeit je Tag und Woche wird automatisch berechnet
Diesem Betreuungsmodell müssen nun noch die Leistungsarten und Grundgebühren
sowie die Ermäßigungen und Elternzuschüsse zugewiesen werden. Dabei ist wichtig, dass alle in diesem Betreuungsmodell möglichen Leistungsarten, Gebühren, Ermäßigungen und Elternzuschüsse hinterlegt werden.
Für das Anlegen von Leistungsarten und Grundgebühren:
Klicke auf + weitere Leistungsart hinzufügen
Wähle die gewünschte Leistungsart aus der im Kontenplan hinterlegten Liste aus
Im Feld Bemerkung / gültig bis kannst du eine Bemerkung hinterlegen (z.B. wenn die Leistungsart ein Ablaufdatum hat)
Die Kontonummer wird automatisch gemäß der der Leistungsart zugehörigen Buchungskontonummer aus dem Kontenplan übernommen
Als Letztes trage die Gebühr, die in dieser Einrichtung für diese Leistungsart erhoben wird, ein
Nach Eingabe aller Daten zum Betreuungsmodell klicke auf Speichern und
weiterbearbeiten
Entsprechend dieser Vorgehensweise trage alle – wirklich alle – in diesem
Betreuungsmodell möglichen Leistungsarten und Gebühren und die Ermäßigungen und
Elternzuschüsse ein.
Die Beträge der einzelnen Leistungen werden einrichtungsintern angelegt, weil sie von
Einrichtung zu Einrichtung eines Trägers unterschiedlich sein können.
Wenn du alle Betreuungsmodelle mit allen Leistungsarten und Grundgebühren und allen
Ermäßigungen und Zuschüssen angelegt hast, klicke beim letzten Betreuungsmodell
Änderungen speichern und du gelangst zur Übersicht über die Einrichtungen. Füge
dort nach vorgenannter Vorgehensweise alle Einrichtungen hinzu, die du mit der Software verwalten möchtest. Wenn du alle Einrichtungen angelegt hast, kommst du zum nächsten Schritt.
Lohnnebenkosten
Du kannst nun jeder Einrichtung die Höhe der Lohnnebenkosten zuweisen. Die Lohnnebenkosten berechnest du Sie, indem du das
Arbeitgeberbrutto, also alle Beträge, die du als Arbeitgeber für den Mitarbeitenden monatlich bezahlst (Bruttolohn, Beiträge zu KV, PV, RV, ALV, Umlagen, etc.), ins Verhältnis zum Bruttolohn des Mitarbeitenden setzt: Arbeitgeberbrutto durch Bruttolohn, minus eins, mal hundert = Lohnnebenkosten in % oder mathematischer:
((Arbeitgeberbrutto : Bruttolohn) – 1) x 100 = Lohnnebenkosten %.
Die Lohnnebenkosten können von Einrichtung zu Einrichtung unterschiedlich sein,
insbesondere, wenn sich die Einrichtungen in unterschiedlichen Bundesländern befinden.
Hast du die Nebenkosten für alle Ihre Einrichtungen ermittelt, klicke auf das
Zahnrad oben links, das auch zu den Trägerdaten führt, und wählen den zweiten
Menüpunkt im dann erscheinenden Drop-down-Menü „Einstellungen Einrichtungen“ aus.
Du gelangst zu einer Liste deiner Einrichtungen, die erlaubt für jede deiner Einrichtungen die Jahreseinstellungen vorzunehmen. Die Schaltfläche Jahreseinstellungen zur Einrichtung findest du am Ende jeder Zeile.
Klickst du auf die Schaltfläche „Jahreseinstellungen“ einer Einrichtung, kannst du für
diese Einrichtung für das aktuelle und das kommende Jahr die Arbeitgeberbelastung in % hinterlegen. Benötigt wird die Angabe unter anderem für Gesamtauswertungen und
Rentabilitätsrechnungen. Gib die Lohnnebenkosten in % ein und klicke
Änderungen speichern. So gehst du für alle Einrichtungen vor.
Ist die Eingabe der Daten zu allen Einrichtungen abgeschlossen, kannst du die
Einrichtungen mit Leben füllen. Gehe dafür auf die Übersicht der Einrichtungen. (Klicke oben links im Trägermenü „Einrichtungen“)
Dort wählst du die Einrichtung aus, deren Daten zu Kindern oder Personal du eingeben
willst, und klickst unten links in der Anzeige der Einrichtung auf die Schaltfläche
Einrichtung öffnen.
Du gelangst zur Übersicht über diese Einrichtung, dem sogenannten Dashboard. Du siehst in der Menüspalte auf der linken Seite, dass weitere Punkte hinzugekommen sind.
Zusätzlich zum Trägermenü oben links siehst du nun auch das Menü für die Einrichtung mit den Menüpunkten „Dashboard“, „Kinder“, Personal“, „Auswertungen und „Kasse“ darunter.
Kinder
Um zur Übersicht der Kinder zu gelangen und Kinder anzulegen:
Klicke auf Kinder im Menü der Einrichtung (linke Spalte) oder
Klicke im Dashboard der Einrichtung oben unter „Status“ auf das Feld Kinder
Für die Eingabe von Daten zu Kindern stehen dir unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:
1) Du kannst die Daten in unsere Excel-Vorlage eintragen/hineinkopieren und sie gesammelt ins System hochladen:
Die Excel-Vorlage findest du wenn du oben auf die Schaltfläche Excel-Import klickst.
Es öffnet sich ein Drop-down-Menü mit zwei Auswahlmöglichkeiten:
Der Klick auf „Download Vorlage Blanko“ lädt unsere Vorlage in deinem Download-Ordner herunter
Fülle die Vorlage aus
Klicke auf Excel-Import → Import und wähle die ausgefüllte Datei aus um sie hochzuladen
2) Du kannst die Daten einzelner Kinder händisch anlegen
Klicke oben rechts + Kind hinzufügen
Trage in der oberen Zeile Vorname, Nachname und Geburtstag des Kindes ein
Die Debitorennummer kommt automatisch aus dem System
Unter der obersten Zeile gibt es 4 Reiter (ähnlich wie bei den Einrichtungen)
Bei den Kindern heißen sie „Stammdaten“, „Bezugspersonen“, „Vertragsdaten“ und „Abholberechtigungen“
Stammdaten
Dieser Reiter ist als Standard definiert und immer direkt zu sehen, wenn du die Daten eines Kindes eingibst oder bearbeitest.
Hier kannst du zudem Besonderheiten zur Ernährung, zu Allergien, Medikamenten und sonstige Besonderheiten eintragen. In den Drop-down-Menüs zu Ernährung und
Besonderheiten sind einige Ernährungsvarianten und Besonderheiten voreingestellt. Davon Abweichende kannst du unter „Sonstige“ mit einer Bemerkung im zugehörigen Bemerkfeld erfassen.
💡Tipp: Sind nach Rücksprache mit den Sorgeberechtigten keine Besonderheiten jedweder Art zu erfassen, wähle im Drop-down-Menü unter „Besonderheiten“ Sonstige aus und schreibe ins zugehörige Feld „keine“. So ist klar, dass das Thema mit den
Sorgeberechtigten besprochen wurde und zu Recht kein Eintrag erfolgt ist.
Sind die wesentlichen Daten zum Kind erfasst, klicke Speichern und weiterbearbeiten.
Klicke auf Bezugspersonen um zum nächsten Reiter zu gelangen.
Bezugspersonen
Klicke + weitere hinzufügen um eine neuen Bezugsperson einzugeben
Gib den/die Rechnungsempfänger:in als erste Bezugsperson ein
Hier hast du auch die Möglichkeit eine Arbeitgeberbescheinigung der Bezugsperson hochzuladen.
Die beiden Felder „Freifeld 1“ und „Freifeld 2“ erlauben den Eintrag zusätzlicher Angaben. Auch wenn nur Vorname und Nachname der Bezugsperson Pflichtangaben sind, empfiehlt es sich auch die weiteren Daten anzugeben, insbesondere die Adressdaten für die Belege und Rechnungen.
Hast du deine Eingabe beendet und möchtest eine weitere Bezugsperson anlegen, klicke auf Speichern und weiterbearbeiten
Jede weitere Bezugsperson wird nach derselben Vorgehensweise angelegt
Hast du alle Bezugspersonen angelegt, klicke auf den Reiter Vertragsdaten.
Vertragsdaten
Wir raten, alle Felder bestmöglich auszufüllen, auch wenn nur die Angabe des Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin Pflicht ist.
Der/die Rechnungsempfänger:in wird aus den Bezugspersonen ausgewählt.
Wähle die gewünschte Bezahlart aus
Wählst du bei der Bezahlart SEPA-Lastschriftmandat aus, erscheinen weitere Felder, welche erlauben die Bankverbindung, die Mandatsnummer und das Mandatsdatum zu erfassen. Diese müssen vollständig ausgefüllt werden, soll der Eintrag erfolgreich gespeichert werden.
Liegen die SEPA-Daten nicht vor, speichere diesen Datensatz vorübergehend mit anderer Zahlweise und ändern dies ab, wenn die SEPA-Daten vorliegen.
Für die Bankverbindung des Rechnungsempfängers/ der Rechnungsempfängerin wird nur die IBAN-Nummer benötigt
Die BIC und das Kreditinstitut gibt die Software automatisch an
Unter den Eingabefeldern gibt es die Möglichkeit die datenschutzrechtliche Einverständniserklärung, die du unterschrieben von den Sorgeberechtigten benötigst herunterzuladen und direkt auszudrucken. Klicke unter „Erklärung Datenschutz“ auf Download und das Dokument ist in deinem Download-Ordner
Es wird parallel geöffnet und du hast die Möglichkeit es direkt auszudrucken
Ist das Dokument von einem Sorgeberechtigten unterschrieben, kannst du es mittels der Schaltfläche Upload im System hinterlegen
Genauso verhält es sich mit dem SEPA-Lastschriftmandat. Klicke auf die Schaltfläche „Download“ unter SEPA, um das vorausgefüllte Dokument herunterzuladen, dass dem/der Rechnungsempfänger:in ermöglicht, dir das Mandat für den SEPA-Lastschrifteinzug zu erteilen
Hat der/die Rechnungsempfänger:in das Mandat ausgefüllt und unterschrieben, kannst du es unter „SEPA“ durch Klicken auf „Upload“ ins System hochladen
Außerdem kann an dieser Stelle der gescannte Betreuungsvertrag ins System hochgeladen werden
Klicke im Feld rechts neben der Möglichkeit, den Betreuungsvertrag hochzuladen auf + weitere hinzufügen um alle Dokumente zu hinterlegen, die das Kind betreffen (bspw. weitere Verträge für den Singkurs und das Essensgeld, Schreiben bezüglich Bezuschussung vom Amt oder ein ärztliches Attest)
Sind alle Eingabe in „Vertragsdaten“ gemacht, klicke auf Speichern und weiterbearbeiten
Klicke in den nächsten Reiter Abholberechtigungen
Abholberechtigungen
Hier kannst du alle Personen anlegen, die für das Kind abholberechtigt sind.
Klicke + weitere hinzufügen und gib den vollständigen Namen, den Bezug zum Kind sowie die Kontaktmöglichkeiten an
Im Bemerkfeld kannst du eine Notiz hinterlegen
Sind alle Abholberechtigten angelegt, klicke auf Speichern und weiterbearbeiten
Unter den Abholberechtigten siesht du „unterschriebene Abholberechtigungen“ und die
beiden Schaltflächen „Download“ und „Upload“. Klicken auf „Download“ lädt die
vorausgefüllte Abholberechtigung zur Unterschrift für die Sorgeberechtigten direkt auf deinem Rechner zum Ausdruck.
Scanne das unterschriebene Formular und lade es über Upload im System hoch um es beim Kind zu hinterlegen.
Sind alle Angaben gemacht, geht es weiter mit dem nächsten Schritt, der Einrichtung der Beiträge der Kinder. Zunächst aber noch ein wichtiger Hinweis zur Listenansicht.
Hinweis: Listenansicht Aktiv/Inaktiv
Hast du alle Kinder (oder Personal) im System angelegt und klickst im Einrichtungsmenü auf Kinder (bzw. „Personal“), so erscheint zunächst eine leere Liste.
Wechsle die Listenansicht oben links von Aktiv zu Inaktiv um die neu angelegten Kinder (bzw. Mitarbeiter:innen) zu sehen.
Der Status der Listenansicht ist blau hinterlegt. So weißt du, welche Liste du gerade ansiehst.
Kinder (und Personal) werden automatisch aktiv, wenn bei Einzelnen ein Beitrag (bzw. ein Gehalt) hinterlegt und im aktuellen Monat zu zahlen ist. Das bringt dich
zum Thema Beiträge.
Beiträge
Um bei einem Kind einen Beitrag zu hinterlegen:
Klicken im Einrichtungsmenü auf Kinder
Ist für das Kind noch kein Beitrag hinterlegt, wechsle die Listenansicht von „Aktiv“ auf „Inaktiv“
Finde das Kind und klicke auf Beiträge
In der neuen Ansicht hast du die Möglichkeit monatliche Gebühren und sonstige Gebühren für jedes Kind individuell zu hinterlegen. Beginne mit der monatlichen Gebühr und klicke dort auf + neu
Zunächst gib an, in welcher Gruppe und in welchem Betreuungsmodell das Kind ist
Dann gib unter „Beginn“ den Beginn der Zahlungspflicht und, sofern bekannt, das Ende derselben an.
Der Beginn der Zahlungspflicht ist erforderlich, damit du die Liste zur Auswahl der Gebühren darunter sehen kannst
Klicke in der dritten Zeile unter „Monatliche Gebühr“ das Feld Wählen
Wähle die Gebühr oder den Beitrag aus, den dieses Kind zahlen muss, z.B. Betreuungsgebühren, Essenpauschale, Mitgliedsbeitrag, etc.
Sind außer einer Gebühr weitere fällig, so ergänze alle für dieses Kind zutreffenden Gebühren durch Klicken auf „+ weitere hinzufügen“
Hast du alle bei diesem Kind erforderlichen monatlichen Beiträge angegeben, so klicke unten, rechts auf Änderungen speichern
Sind einmalige Gebühren fällig, wie bspw. für Ausflüge oder ein Grillfest, so lassen sich diese dem Kind unter Beiträge → Sonstige Gebühren → + neu zuweisen:
Oben sind wieder die Gruppe und das Betreuungsmodell auszuwählen und der Zeitraum, für den die Gebühr gelten soll
Wähle unter Sonstige die Gebühr aus oder lege sie dort mittels Klick auf + Neue Gebühr hinzufügen neu an
Füge über + weitere hinzufügen alle sonstigen Gebühren hinzu bis alle zu leistenden Zahlungen erfasst sind
Klicke auf Änderungen speichern
Sind für das Kind im aktuellen Monat Beiträge zu leisten, so erscheint das Kind in der
„Aktiv“-Liste.
Ist die Hinterlegung von Beiträgen bei allen Kindern abgeschlossen, geht es mit dem nächsten und letzten Schritt der Ersteinrichtung weiter. Klicke dazu unten in der linken Spalte in der Einrichtungsverwaltung auf Personal.
Personal
Noch ist kein Personal angelegt, weshalb du, wie bei den Kindern zunächst auch, keine
Einträge in der Liste siehst. Die Möglichkeiten, die Daten deiner Mitarbeiter:innen ins System einzugeben, sind dieselben, wie bei den Kindern. Auch hier findest du die Vorlage für den Upload von Daten über der Liste durch Klicken auf die Schaltfläche Excel Import.
Oder du gibst die Daten deiner Mitarbeiter:innen händisch ein. Klicke dazu oben rechts über der Liste auf + neuer Mitarbeiter.
Stammdaten
Trage in der obersten Zeile zunächst Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Funktion ein
Diese Zeile bleibt zu sehen und darunter findest du die vier Reiter: „Stammdaten“, „Vertragsdaten“, Entgeltgruppe“ und „Bescheinigungen“.
Fülle im Reiter Stammdaten die Pflichtfelder „Vorname“, „Nachname“, „Anrede“ und „Konfession“ aus
Sind alle Eingaben gemacht, klicke unten Speichern und weiterbearbeiten
Gehe zum nächsten Reiter: Vertragsdaten
Vertragsdaten
Gib als erstes das Eintrittsdatum des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin ein
Sofern bekannt oder im weiteren Verlauf kann das Austrittsdatum und der Austrittsgrund hinterlegt werden
Wähle in der zweiten Zeile jeweils aus dem Drop-down-Menü das Beschäftigungsverhältnis, die Beschäftigungsart, die Berufsanstellung und die Regelgruppe aus
Gib die Bankverbindung des Personals in der dritten Zeile ein
Die Angabe der IBAN ist ausreichend - „BIC/SWIFT“ und „Bank“ füllt die Software aus
Falls es eine/n abweichende/n Kontoinhaber:in gibt, kannst du auch diese/n hinterlegen
Darunter kannst du Angaben zu den Arbeitsbereichen und den Wochenstunden des Personals machen
Ist z.B. ein:e Mitarbeiter:in sowohl als Erzieher:in als auch in der Verwaltung beschäftigt, kannst du hier den ersten und zweiten Arbeitsbereich und die jeweiligen Wochenstunden in den einzelnen Bereichen definieren
Zu guter Letzt kannst du den höchsten Berufsausbildungsabschluss aus dem Drop-down-Menü auswählen
Klicke Speichern und weiterbearbeiten
Gehe zum Reiter Entgeltgruppe
Entgeltgruppe
Wenn du nach TvöD zahlst, klicke oben im Reiter auf „Entgeltgruppe“.
In der Drop-Down-Liste wählst du die Entgeltgruppe des/der Mitarbeitenden aus
Gib in „Berufserfahrung“ die relevante Berufserfahrung des/der Mitarbeiter:in ein
Du kannst für jeden Betrieb, für den der/die Mitarbeiter:in zuvor tätig war, den Namen und die Dauer der Tätigkeit hinterlegen
Aus der hinterlegten Berufserfahrung errechnet die Software die Gehaltsstufe, die dann automatisch angezeigt wird
Ebenso wird automatisch angezeigt, wann der Wechsel in die nächste Gehaltsstufe ansteht
Möchtest du einen Eintrag in der Liste der Berufserfahrungen löschen, klicke das „x“ im Kreis hinter dem Eintrag
Für den Fall, dass du die Gehaltsstufe nach TvöD selbst nachsehen möchtest, findest du den Link dazu unterhalb der Eingabe der Berufserfahrung
Klicke Speichern und weiterbearbeiten
Gehe zum Reiter Bescheinigungen
Bescheinigungen
Unter „Bescheinigungen“ kannst du jeweils das Datum der Vorlage einzelner
Bescheinigungen dokumentieren. Zunächst kannst du erfassen, wann der Impf- oder
Immunstatus nachgewiesen wurde und wie der Impfstatus bezüglich Covid19 ist.
In Weitere Informationen kannst du Bemerkungen zu Impf- oder Immunstatus
hinterlassen.
Die in den nächsten drei Zeilen zu hinterlegenden Daten haben ein Gültigkeits- oder
Ablaufdatum. Das gilt für das Führungszeugnis, die Erste Hilfe Unterweisung und das
Gesundheitszeugnis. Erfasse für diese drei Dinge, wann sie vorgelegt wurden und wie
lange sie gültig sind.
Die letzten 4 Einträge betreffen jährliche Unterweisungen. Trage hier jeweils das
Datum ein, an dem der/die Mitarbeiter:in die jeweilige Unterweisung erhalten hat.
Damit sind die Angaben zum/zur Mitarbeiter:in komplett und du kannst dich der Eingabe der Gehaltsdaten widmen. Klicken „Änderungen speichern“ um zur Listenansicht der Mitarbeiter:innen zu gelangen.
Klicke oben, rechts auf „Inaktiv“ und finde den/die neu angelegte Mitarbeiter:in in
dieser Liste.
Klicke hinter dem Namen in derselben Zeile auf die Schaltfläche Gehalt, rechts neben dem Kalendersymbol auf gelbem Grund.
Gehalt
Hier kannst du oben das Grundgehalt und unten weitere Gehaltsbestandteile
angeben. Um für eine/n Mitarbeiter:in ein Grundgehalt anzulegen, klicke links, oben unter „Grundgehalt“ auf + neu.
Trage die Wochenarbeitszeit in Stunden und das Startdatum ein, ab dem das Gehalt gezahlt werden soll
Handelt es sich um einen befristeten Arbeitsvertrag kannst du im nächsten Feld angeben, bis wann das Gehalt gezahlt werden soll.
Wenn du nun eine Zeile tiefer Wählen unter „Anerkennung“ anklickst, kannst du angeben, ob die Berufsausbildung des/der Mitarbeitenden bei uns anerkannt ist – nach TvöD oder außertariflich, die Anerkennung beantragt ist oder keine Anerkennung vorliegt
Zahlst du nach TvöD, die Berufsausbildung des Mitarbeiters ist nach TvöD anerkannt und du hast die Berufserfahrung des Personals erfasst, wird das Gehalt automatisch angezeigt
Zahlst du nicht nach TvöD und hast individuelle Vereinbarungen mit deinen Mitarbeiter:innen, kannst du das Gehalt in der zweiten Zeile rechts unter „Grundgehalt - Vollzeit“ selbst hinterlegen
Ist das Gehalt eingegeben, wird die Arbeitgeberbelastung automatisch angezeigt
Ist das Grundgehalt hinterlegt, klicke Änderungen speichern um zur Gehaltsübersicht zu gelangen
Klicke links unten, unter „weitere Gehaltsbestandteile“ auf + weitere um weitere Gehaltbestandteile, z.B. Weihnachtsgeld, hinzuzufügen
Gib die Bezeichnung des Gehaltsbestandteils an, z.B. „Home-Office Pauschale“
Als nächstes gib den Betrag ein und die Arbeitgeberbelastung wird automatisch berechnet
Zuletzt gib ein, von wann bis wann dieser Gehaltsbestandteil zu zahlen ist
Ist die Zahlung einmalig im Jahr, gib für die Dauer den Monat an, in dem du die Zahlung leistest
Über + weitere hinzufügen kannst du im Bedarfsfall beliebig viele Gehaltsbestandteile ergänzen
Klicke Änderungen speichern
Klicke in der „Einrichtungsverwaltung“ auf Personal um zur Übersicht der Mitarbeiter:innen zu gelangen
Wenn du die Gehälter für alle Mitarbeiter:innen eingetragen hast, geht es mit dem nächsten Schritt weiter.
Hinter dem Namen der Mitarbeiter:innen findest du in derselben Zeile die Taste „Bearbeiten“, ein Kalendersymbol und „Gehalt“. Klicke auf das gelb hinterlegte Kalendersymbol.
Kalender
Im Kalender können sämtliche Fehlzeiten, Urlaube, Krankheiten, Fortbildungen, etc. erfasst werden. (Auch halbe Tage)
Ebenso gewährt er einen Überblick über den Resturlaub und verhindert mehr Urlaub einzutragen, als der/die Mitarbeiter:in hat.
Oben, links im Fenster siehst du die beiden Reiter „Fehlzeiten“ und „Resturlaub“
Möchtest du eine neue Fehlzeit, z.B. einen Urlaub, eintragen, klicke oben, rechts auf + hinzufügen
Im folgenden Fenster hast du die Möglichkeit die Dauer der Fehlzeit sowie deren Grund nebst einer Notiz dazu zu hinterlassen
Die möglichen Gründe einer Fehlzeit sind voreingestellt, du wählst diese aus dem Drop-down-Menü aus
In der rechten Spalte findest du den Farbcode, mit dessen Hilfe du auf einen Blick nicht nur die Dauer, sondern auch den Grund einer Abwesenheit im Kalender sehen kannst
Klicke oben links auf den Reiter Resturlaub um auf einen Blick zu sehen, wieviel Tage Resturlaub vom Vorjahr mitgenommen wurden, wieviel Tage dieses Jahr bereits genommen wurden und wieviel Tage Urlaub der/die Mitarbeiter:in noch nehmen kann
Dies siehst du allerdings erst, wenn der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin dort hinterlegt ist. Klicke dafür in das Feld Urlaubsanspruch Aktuelles Jahr, gib die Anzahl der Urlaubstage ein und speichere die Änderung
Ändert sich etwas am Urlaubsanspruch des Personals, so kannst du über diesen Weg auch eine Änderung vornehmen
Nachdem du die Urlaubstage aller Mitarbeiter:innen eingetragen hast, ist die Ersteinrichtung abgeschlossen. Nun kannst du die vielseitigen Vorteile von Kitabuli voll ausschöpfen.