Der Dienstplan ist ein übersichtliches und leicht zu bedienendes Tool für die Personalplanung. Mit ihm kannst du mühelos Dienstpläne erstellen, die dem Betreuungsschlüssel entsprechen und gleichzeitig eine zuverlässige Übersicht über die geplanten Ressourcen für die kommenden Tage, Wochen und Monate bieten. Die Dienstplanung in Famly ermöglicht es dir, mit nur wenigen Klicks einen vollständigen Dienstplan zu erstellen. Im Folgenden stellen wir dir die umfangreichen Funktionen für eine effiziente Planung vor.

Möchtest du direkt mit der Dienstplanung starten? Dann wirf einen Blick in unsere separate Anleitung zur Einrichtung.

Die Standardansicht des Dienstplanes ist ein wöchentliches Raster (entweder fünf oder sieben Tage, je nach deiner Konfiguration).

Durch Klicken auf das Datum kannst du eine beliebige Woche auswählen.

Falls du einen einzelnen Tag anzeigen lassen möchtest, klicke auf die Leiste oberhalb der Schichten.

Dir wird dann die folgende Ansicht angezeigt, in der du ebenfalls direkt neue Schichten anlegen kannst:

Es sind zwei Hauptansichten verfügbar, die oben ausgewählt werden können:

Um eine Schicht hinzuzufügen, kannst du oben auf der Seite auf + Neue Schicht oder auf eine beliebige Zelle im Dienstplan klicken. Wenn die Zelle leer ist, wird eine blaue Markierung und ein Pluszeichen angezeigt. Wenn bereits eine Schicht zugewiesen ist, klicke außerhalb der bestehenden Schicht auf die Zelle um eine neue Schicht zu erstellen.

Wenn du eine Schicht durch Klicken auf eine Zelle erstellst, werden die neuen Informationen hinzugefügt. Um weitere Schichten mit ähnlichen Informationen zu erstellen (z. B. Start- und Endzeit, Pause, Raum, MitarbeiterIn), kannst du auf Weitere Schicht hinzufügen klicken. Die gleichen Informationen werden dann dupliziert, so dass du vor dem Speichern Aktualisierungen vornehmen kannst (z. B. das Datum ändern).

Mit der Funktion Wiederkehrende Schichten kannst du festlegen, dass eine Schicht an bestimmten Tagen (z. B. jeden Tag oder nur an einem Tag in der Woche) wiederholt wird, und du kannst die Anzahl der Wochen festlegen, in denen sich ein Schichtmuster wiederholen soll (jede Woche, alle zwei Wochen - das liegt ganz bei dir!). Du kannst auch ein Enddatum für die wiederkehrende Serie festlegen. Sobald du einen wiederkehrende Schicht erstellt hast, kannst du immer noch eine einzelne Schicht in einer Serie bearbeiten (z. B. neu zuweisen oder die Schichtzeit, das Schichtart ändern oder löschen). Und natürlich hast du die Möglichkeit, wiederkehrende Schichten Woche für Woche oder alle zukünftigen Schichten im Plan zu veröffentlichen.

Wiederkehrende Schichten werden in deinem Dienstplan mit einem eingedrehten Pfeilsymbol gekennzeichnet:

Wenn sich eure Schichtpläne Woche für Woche wiederholen, hast du neben den wiederkehrenden Schichten auch die Möglichkeit, Schichten aus einer Woche zu kopieren und in andere Wochen einzufügen.

Füge dazu eine Woche mit Schichten hinzu, klicke oben im Dienstplan auf Optionen → Schichten kopieren und wähle die Räume und Wochen aus, die du in eine andere Wochen einfügen möchtest.

Eine wichtige Funktion des Dienstplanes ist das Konzept der Offenen Schichten.

Dies sind Schichten, denen keine MitarbeiterInnen zugewiesen sind. Dies ist hilfreich, wenn man die für eine Gruppe benötigten Schichten betrachtet, bevor man sie den MitarbeiterInnen auf der Grundlage der Verfügbarkeit zuweist - und auch, wenn es eine Änderung gibt und eine MitarbeiterIn die Schicht nicht mehr übernehmen kann.

Offene Schichten können einfach MitarbeiterInnen zugewiesen werden, indem du auf die Schichtkarte klickst und den/die MitarbeiterIn aus der Dropdown-Liste auswählst (in alphabetischer Reihenfolge). Ebenso können Schichten, die neu zugewiesen werden müssen, einfach durch Auswahl eines Mitarbeitenden aus der Dropdown-Liste dem entsprechenden Person zugewiesen werden. Sobald die Schicht gespeichert ist, wird sie dem/der neuen MitarbeiterIn zugewiesen.

Alle bestehenden Gruppen, die in Famly konfiguriert sind, stehen auch für die Zuweisung von Schichten zur Verfügung. Darüber hinaus gibt es einen Ort, der Büro genannt wird. Dieser ist für alle Schichten gedacht, denen keine Gruppe zugewiesen ist oder die außerhalb der Betreuung von Kindern stattfinden.

Genau wie bei der Zuweisung und Neuzuweisung von MitarbeiterInnen können Gruppen geändert werden, indem du auf die Schicht im Dienstplan klickst, einen neuen Ort auswählst und die Änderung speicherst.

Durch das Erstellen von Schichtarten kannst du die verschiedenen Arten von Schichten kategorisieren. Diese Informationen werden in die Export- und API-Daten aufgenommen. Du möchtest deinem Personal z. B. mitteilen, dass bestimmte Zeiträume für "Arbeit mit dem Kind", "Vorbereitung" und "Schulung" vorgesehen sind, und dies bei Bedarf in die Anwesenheitsliste aufnehmen.

Um Schichtarten einzurichten, musst du über die Berechtigung zum Verwalten von Funktionen verfügen und navigierst zu Einstellungen → MitarbeiterInnen → Arbeitszeitverwaltung. Dort kannst du:

Wähle für jede Schicht eine Start- und Endzeit für den Tag aus. Es können mehrere Schichten für eine MitarbeiterIn pro Tag erstellt werden. Dies kann genutzt werden, um Gruppenwechsel zu bestimmten Zeiten anzuzeigen. Schichtzeiten können sich überschneiden, was du bei der Planung des Zeitplans berücksichtigen solltest.

Es gibt derzeit mehrere Wege, die Pausenzeiten in Famly zu erfassen.

Wichtig ist, dass du dich zunächst zwischen (a) einem automatischen Abzug der Pausenzeit bei der Dienstplanung und (b) einer manuellen Erfassung der Pausenzeit durch Aus- und wieder Einchecken entscheidest. Im Moment können wir dir, je nach Vorgehen in deiner Einrichtung, folgendes Empfehlen:

(a) Wenn die Pausenzeiten deiner MitarbeiterInnen innerhalb der geplanten Dienste immer gleich lang sind und automatisch abgezogen werden sollen:
In diesem Fall kannst du die Pause in der entsprechenden Schicht im Dienstplan einplanen, so dass diese Zeit bereits bei der Planung automatisch von der Soll-Zeit abgezogen wird.

Wenn du eine Pause präzise zu einem bestimmten Zeitpunkt einplanen möchtest, empfehlen wir dir, eine eigene Schicht hierfür anzulegen und die gesamte Zeit als Pause zu wählen.

Es kann eine beliebige Anzahl von Minuten für die Pause ausgewählt werden. Dieser Betrag wird von der angegebenen Gesamtarbeitszeit abgezogen und als Minusstunden in der CSV-Datei zur Dienstplanung angezeigt, die du herunterladen kannst.

(b) In deiner Einrichtung soll die Pausenzeit genau erfasst werden: In diesem Fall müssen sich die Mitarbeitenden für ihre Pausen in Famly aus- und wieder einchecken, beispielsweise über die Gruppenübersicht oder die separate Anmelde-App.

Wenn du diese Methode verwendest, plane keine Pausenzeit direkt in die Schicht ein, da sie sonst doppelt abgezogen wird.
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In Einrichtungen, die Altersgruppen verwenden, wird für den jeweiligen Tag angezeigt, wenn der Betreuungschlüssel nicht eingehalten wurde (rotes Smiley-Gesicht). Wenn der Schlüssel nicht stimmt, kannst du jederzeit Anpassungen vornehmen, die auf dem Schlüssel und der Verfügbarkeit von MitarbeiterInnen basieren, um das rote Smiley-Gesicht verschwinden zu lassen.

Um genauere Informationen darüber zu erhalten, wann die Gruppe im Laufe des Tages außerhalb des Verhältnisses liegt, kann die oberste Zeile der Tabelle angeklickt werden, um zur Tagesansicht zu gelangen. Das Diagramm zeigt die Zeiten des Tages rot an, in denen der Betreuungschlüssel aufgrund der erwarteten Anwesenheit der Kinder und der zugewiesenen MitarbeiterInnen nicht stimmt. Es können neue Schichten erstellt und zugewiesen werden, um sicherzustellen, dass das Verhältnis eingehalten wird.

Wenn du mit dem Mauszeiger über das Diagramm fährst, werden dir weitere Details über das Verhältnis angezeigt.
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Sobald du mit den erstellten Schichten und dem Zeitplan zufrieden bist, kann der Zeitplan veröffentlicht werden, d. h. die Schichten werden für alle MitarbeiterInnen sichtbar. Du kannst die Schichten für die aktuelle Woche oder alle kommenden Wochen veröffentlichen.

In-App-Benachrichtigungen werden nach der Veröffentlichung von Schichten an MitarbeiterInnen gesendet, die den hinzugefügten, bearbeiteten oder gelöschten Schichten zugewiesen sind. Diese Benachrichtigungen können von jedem Nutzer unter Mein Account → Benachrichtigungen und Nachrichten → Aktualisierung des Schichtplans für sich ein- oder ausgeschaltet werden.
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In-App-Benachrichtigungen über Verschiebungen werden in etwa wie folgt aussehen:

Du hast einen Fehler gemacht? Kein Problem! Du kannst Schichten in großen Mengen löschen.

Klicke einfach auf Optionen → Schichten löschen, wähle die Gruppe und den Datumsbereich aus, für die du die Schichten entfernen möchtest, und bestätige dies.

Du kannst Schichten für die ganze Woche, für mehrere Gruppen, für einen ganzen Tag oder für einzelne MitarbeiterInnen auswählen.

Um den Dienstplan zu drucken, gehe auf den Dienstplan und klicke Optionen. Wähle dann die Möglichkeit Drucken aus. Je nach Ansicht hast du die Möglichkeit den Dienstplan für die betrachtete Woche entweder nach Gruppe sortiert oder nach MitarbeiterInnen sortiert auszudrucken.

Die zugewiesenen Schichten werden an den folgenden Stellen in der App angezeigt: