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Durch das Erstellen von Schichtarten kannst du die verschiedenen Arten von Schichten kategorisieren. Diese Informationen werden in die Export- und API-Daten aufgenommen. Du kannst deinem Personal z. B. mitteilen, dass bestimmte Zeiträume für "Arbeit mit dem Kind", "Vorbereitung" und "Schulung" vorgesehen sind, und dies bei Bedarf in die Anwesenheitsliste aufnehmen.
Erstellen von Schichtarten
Um Schichtarten einzurichten, musst du über die Berechtigung zum Verwalten von Funktionen verfügen und navigierst zu Einstellungen → MitarbeiterInnen → Arbeitszeitverwaltung. Dort kannst du:
Du kannst den Namen, die Farbe und den eindeutigen Code (für den Datenabgleich mit anderen Systemen) auswählen und festlegen, ob eine dieser Kennzeichnungen als Standard für neue Schichten gelten soll.
Arten können zu Schichten im Dienstplan hinzugefügt werden, wo sie zur Verdeutlichung farblich gekennzeichnet werden.
Arten können rückwirkend zu bereits geleisteten Stunden hinzugefügt werden.
Arten werden in CSV-Exporten und API für Dienstplanung und Personalanwesenheit angezeigt, um die Lohnbuchhaltung zu informieren.
Nutzung von Schichtarten
Du kannst deine angelegten Schichtarten an verschiedenen Stellen nutzen. Einerseits im Dienstplan, um für deine Planung die benötigten Dienste/Schichten einzuplanen, aber auch für die Personalanwesenheit, um zu dokumentieren, wann eine Mitarbeitenden welcher Art von Tätigkeit nachgegangen sind.
Im Dienstplan (Planung)
Bei der Erstellung neuer Schichten kannst du ganz einfach eine Schichtart hinzufügen. Im Drop-Down werden dir alle konfigurierten Schichtarten angezeigt, wobei deine Standard-Schicht immer zuerst vorausgewählt ist. Dies kann z. B. die "Gruppenarbeit" sein, da dies die am häufigsten erstellte Schicht ist.
Sobald die Schichtart ausgewählt ist und die Schicht erstellt wurde, wir dir diese bei der jeweiligen Person mit der entsprechenden Farbgebung angezeigt.
Für Personalanwesenheit (Arbeitszeit)
Um für deine Nachweise und die Lohnbuchhaltung ein noch genaueres Bild darüber zu haben, ob Mitarbeitende auch tatsächlich der Tätigkeit nachgekommen sind, für die sie eingeplant waren, kannst du Schichtarten auch nachträglich hinzufügen.
Dies kann du über über den Bereich Personalanwesenheit bzw. das Arbeitszeitprotokoll machen. Hier kannst du nun die Schichtart ergänzen.
Vorteile von Schichtarten
Für die Lohnbuchhaltung
Im CSV-Download kannst du sehen, wie viele Schichten von jedem Tag hinzugefügt wurden (weil Schichten nach ihrem Tag gruppiert sind). Viele Kitas berechnen die Schichtarten unterschiedlich, so dass es für sie in Bezug auf die Gehaltsabrechnung für das Personal klarer wird. Wenn z.B. eine Ausbildungsschicht höher bezahlt wird als eine reguläre Schicht, ist die Zuordnung des Gehalts nach dem Tag etwas einfacher.
Für den Betreuungschlüssel
Durch die farbliche Kennzeichnung von Schichten können Leitungen leichter erkennen, wie viele MitarbeiterInnen über den Tag verteilt benötigt werden. Wenn du z. B. Früh- und Spätschichten unterschiedlich einfärbst, kannst du sehen, wie viele dieser Schichten an einem Tag hinzukommen, und du kannst den Betreuungsschlüssel leichter einhalten, wenn du weißt, dass du eine bestimmte Anzahl von Früh- und Spätschichten pro Tag benötigst.