🔒 Um Kinder und Mitarbeitende in der App permanent zu löschen, müssen beide Berechtigungen für die Datenverwaltung aktiviert sein.

Bitte beachte dass eine dauerhafte Löschung nur dann vorgenommen werden sollte, wenn die Eltern darum gebeten haben oder wenn dies durch staatliche Richtlinien vorgeschrieben ist. Sobald die Löschung bestätigt ist, gibt es keine Möglichkeit mehr, diese Daten zurückzubekommen, und auch Famly kann sie nicht wiederherstellen.

Zugriff auf die Registerkarte Datenverwaltung

Berechtigung: Datenverwaltung

Die Registerkarte Datenverwaltung in Famly ermöglicht berechtigten Nutzer:innen das Exportieren und Löschen von Daten zu Kindern, Mitarbeitenden und Rechnungszahler:innen. Der Zugriff ist eingeschränkt und hängt von deiner Rolle und der Art der Einrichtung ab, in der du arbeitest.

Wer kann auf die Registerkarte Datenverwaltung zugreifen?

Zugriff wird nicht automatisch allen Mitarbeitenden gewährt. So funktioniert es je nach Einrichtung:

1. Für Organisationen (mehrere verbundene Einrichtungen)

Nur Träger-Administratoren haben standardmäßig Zugriff auf die Datenverwaltung
Die Berechtigung kann nur auf Organisationsebene weiteren Personen zugewiesen werden
Dafür kann eine neue Rolle erstellt werden (z. B. „Datenmanager:in“)
Diese neue Rolle benötigt nur die Berechtigung „Datenverwaltung“ und wird zusätzlich zur bereits bestehenden Rollen vergeben

💡 Innerhalb einer Organisation können nur Rollen auf Organisationsebene die Registerkarte Datenverwaltung sehen.
Manager:innen und Mitarbeitende auf Einrichtungsebene innerhalb einer Organisation haben keinen Zugriff auf diese Registerkarte und müssen das Löschen von Kinder- oder Personaldaten von einem Träger-Account durchführen lassen.

2. Für einzelne Einrichtungen (nicht Teil einer Organisation)

Nur die Einrichtungsleitung/ Manager:in erhält standardmäßig Zugriff auf die Datenverwaltung
Die Leitung kann die Berechtigung „Datenverwaltung“ auch anderen Mitarbeitenden der Einrichtung zuweisen.
Die Berechtigung kann unter Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Rollen & Berechtigungen → Rollen vergleichen im Bereich „Verwaltung“ angepasst werden

So prüfst du, ob du Zugriff auf die Registerkarte Datenverwaltung hast

Gründe, warum du den Reiter „Datenverwaltung“ nicht sehen kannst:

Dir fehlen möglicherweise die erforderlichen Berechtigungen
Du hast eventuell nur eine Rolle auf Standortebene innerhalb einer Organisation. In diesem Fall wende dich zur Löschung von Profilen bitte an einen Träger-Admin.

So prüfst du deine Rolle:

Öffne dein Profil in Famly
Sieh dir deine zugewiesene Rolle an:
- Für einzelne Einrichtungen: Du musst entweder Manager:in/Leitung sein oder eine Rolle mit aktivierter Datenverwaltungsberechtigung haben
- Für Organisationen: Du musst eine Rolle auf Organisationsebene mit der Berechtigung „Datenverwaltung“ haben

Unsicher, ob deine Rolle auf Standort- oder Organisationsebene ist? Frag deine Leitung oder einen Träger-Admin zur Klärung oder wende dich an den Famly Support.

Wenn du Zugriff zum Reiter Datenverwaltung hast:

Diese Berechtigung aktiviert eine neue Registerkarte im Profil eines Kindes oder Mitarbeitenden mit dem Titel „Datenverwaltung“.
Dort kannst du auswählen, ob du Daten exportieren oder Daten von Kindern bzw. Mitarbeitenden löschen möchtest.

Daten dauerhaft löschen

Kinderdaten dauerhaft löschen

Klicke auf das Kinderprofil → Über mich → Datenverwaltung → Lösche die Daten des Kindes

Falls du über den Reiter Kinder → Übersicht auf ein Kinderprofil klickst, musst du zunächst auf Zum Profil wechseln klicken, bevor der Reiter „Datenverwaltung“ sichtbar wird.

Durch klicken auf Lösche die Daten des Kindes erscheint ein Pop-up Fenster. Lese die Informationen gewissenhaft und klicke dann auf Weiter

Bestätige die Löschung, indem du LÖSCHEN in das entsprechende Feld eingibst und erneut auf löschen klickst

Du erhältst eine Benachrichtigung über die Löschung:

Personaldaten dauerhaft löschen

Klicke auf das Personalprofil → Über mich → Datenverwaltung → Lösche die Daten des/der Mitarbeitenden

Es erscheint ein Pop-up Fenster. Lese die Informationen gewissenhaft und klicke dann auf Weiter

Bestätige die Löschung, indem du LÖSCHEN in das entsprechende Feld eingibst und erneut auf löschen klickst
Du erhältst eine Benachrichtigung in der Famly App über die erfolgreiche Löschung

Daten von Kindern oder Mitarbeitenden exportieren

Zum Exportieren eines Kinderprofils, gehe auf das Kinderprofil → Über mich → Datenverwaltung → Daten exportieren

Nun wird ein Pop-up-Fenster mit einer Beschreibung des Exportvorgangs angezeigt
Um den Export zu starten, klicke auf die Schaltfläche Export anfordern
Im Reiter Datenverwaltung wird dir nun angezeigt, dass ein Export ausstehend ist

Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn das Datenpaket zum Export bereit steht und du im Reiter Datenverwaltung darauf zugreifen kannst.

Klicke auf die Benachrichtigung oder gehe über das Kinderprofil zum Reiter Datenverwaltung und klicke auf Herunterladen
- Das Datenpaket läuft nach einem bestimmten Zeitraum ab (im Beispiel nach 30 Tagen)

Was das Datenpaket eines Kindes beinhaltet

Beim Datenpaket handelt es sich um eine .zip-Datei, die eine Reihe an CSV-Dateien enthält. Bitte beachte, dass die Daten im Datenpaket verschlüsselt sind. Das bedeutet, dass keine Namen sichtbar sind, sondern nur die entsprechenden IDs.

Im Folgenden Beispiel siehst du eine Datei mit den Abwesenheitstagen eines Kindes:

Das Datenpaket kann dann nützlich sein, wenn du bspw. nachvollziehen möchtest, wer wann einen Eintrag in Famly gemacht hat. Um herauszufinden, zu wem die entsprechenden IDs gehören, kannst du sie in der Suchfunktion in Famly eingeben oder unser Support-Team fragen.

Für eine gut lesbare Übersicht von Daten, eignen sich in der Regel die entsprechenden Berichte wie bspw. der Anwesenheitsbericht oder Belegungsplaner und unsere Listenfunktion.

Das Datenpaket beinhaltet:

Einen „Media“-Ordner. Dieser enthält:
- Dokumente, die über den Reiter Vermerke im Kindesprofil geteilt wurden (einschl. bereits gelöschter Vermerke)
- Bilder, die von Eltern im Profil gespeichert wurden
- Bilder, die zu Beobachtungen für das entsprechende Kind hinzugefügt wurden (einschl. bereits gelöschter Beobachtungen)
- Profilbilder des Profils
Verschlüsselte Informationen zu:
- Abwesenheitsdaten
- Rückmeldungen zu Veranstaltungen
- Ad-hoc Käufen und Betreuungsplänen
- Kautionen
- Geplante Abmeldezeiten
- Elterlichen Genehmigungen
- Kindesspezifischen Vermerken
- Unfall-/Vorfall-Berichten
- Medikamentenformularen
- Ferienrückmeldungen
- Beobachtungen (einschl. Beobachtungsentwürfen, gelöschten Entwürfen und gelöschten Beobachtungen)
- Gruppenwechsel
- Ein- und Auscheckzeiten
- Essensbuchungen
- Codewörter

Was das Datenpaket eines/einer Mitarbeitenden beinhaltet

Im Folgenden Beispiel siehst du eine Datei mit den Abwesenheitsanfragen eines/einer Mitarbeitenden:

Für eine übersichtliche Darstellung von Daten eignen sich die Berichte, die du direkt aus den jeweiligen Bereichen exportieren kannst – zum Beispiel der Bericht zur Personalanwesenheit oder unsere Listenfunktion.

Das Datenpaket beinhaltet:

Einen „Media“-Ordner. Dieser enthält:
- Profilbilder des/der Mitarbeitenden
Verschlüsselte Informationen zu:
- Rollenvergabe (einschl. wann und von wem ein Login entfernt/hinzugefügt wurde)
- Eincheck-Zeiten
- Abwesenheiten (einschl. Erstelldatum und – falls zutreffend – Löschdatum)
- Abwesenheitsanfragen (einschl. Datum; Art der Abwesenheit; ob und wann diese gelöscht wurden; von wem diese zuletzt bearbeitet wurden)
- Änderungen an vertraglichen Zeiten und der Verfügbarkeit
- Änderungen am Stundenkonto
- Änderungen am Urlaubsanspruch
- Schichten im Dienstplan
- Antworten zu Veranstaltungen mit Rückmeldung
- Ereignissen an denen der/die Mitarbeiter:in Zeuge eines Unfalls/Vorfalls war
- Bezugskindern (welche Kinder Bezugskinder sind; Datum der Verknüpfung in Famly)
- Zusatzgruppen