Bitte beachte dass eine dauerhafte Löschung nur dann vorgenommen werden sollte, wenn die Eltern darum gebeten haben oder wenn dies durch staatliche Richtlinien vorgeschrieben ist. Sobald die Löschung bestätigt ist, gibt es keine Möglichkeit mehr, diese Daten zurückzubekommen, und auch Famly kann sie nicht wiederherstellen.
Erforderliche Berechtigungen
Bevor diese Funktion für alle relevanten Mitarbeiter:innen aktiviert wird, erhält zunächst nur die Person mit der höchsten Berechtigungsstufe die Berechtigungen.
In einer Organisation ist dies z. B. nur der/die Träger-Administrator:in, und für eine einzelne Einrichtungen ist es nur die Leitung/Manager:in.
Wenn du diese Funktion für eine Organisation aktivieren möchtest, kannst du diese Berechtigung nur in den Rollen auf Organisationsebene hinzufügen. Von hier aus musst du eine neue Rolle mit dem Namen "Datenmanager:in" (zum Beispiel) erstellen, wo du diese Rolle zusätzlich zu den bestehenden Rollen hinzufügen kannst.
Einstellungsmanager:innen haben die Berechtigung, sowohl Kinder-, Personal- und Rechnungszahler:innendaten zu exportieren als auch Kinder-, Personal- und Rechnungszahler:innendaten zu löschen. Diese Berechtigung ist im Abschnitt Verwaltung unter Datenverwaltung zu finden.
Diese Berechtigung aktiviert eine neue Registerkarte im Profil eines Kindes oder Mitarbeitenden mit dem Titel Datenverwaltung. Auf dieser Registerkarte kann man auswählen, ob man die Daten exportieren oder Daten von Kindern oder Mitarbeitenden löschen möchte.
Daten von Kindern oder Mitarbeitenden löschen
Gehe in das Kinderprofil und klicke auf Über mich. Gehe dann zum Reiter Datenverwaltung und klicke auf Lösche die Daten des Kindes.
Wenn man auf diese Schaltfläche geklickt hat, dann erscheint ein Pop-up Fenster. Lese die Informationen gewissenhaft und klicke dann auf Weiter.
Man muss die Löschung dann bestätigen, indem man LÖSCHEN in das entsprechende Feld eingibt und erneut auf löschen klickt.
Der Status "Dauerhaft gelöscht" wird nun angezeigt:
Eine Benachrichtigung erscheint:
Daten von Kindern oder Mitarbeitenden exportieren
Wenn man auf die Schaltfläche "Daten exportieren" klickt, wird ein Pop-up-Fenster mit einer Beschreibung des Exportvorgangs angezeigt:
Um den Export zu starten, klicke auf die Schaltfläche "Export anfordern".
Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn der Export abgeschlossen ist und du auf der Registerkarte Datenverwaltung darauf zugreifen kannst.
Klicke auf die Schaltfläche "Herunterladen", um das Datenpaket auf deinen Computer herunterzuladen. Das Datenpaket läuft nach einem bestimmten Zeitraum ab (im Beispiel nach 30 Tagen).