Bitte beachte dass eine dauerhafte Löschung nur dann vorgenommen werden sollte, wenn die Eltern darum gebeten haben oder wenn dies durch staatliche Richtlinien vorgeschrieben ist. Sobald die Löschung bestätigt ist, gibt es keine Möglichkeit mehr, diese Daten zurückzubekommen, und auch Famly kann sie nicht wiederherstellen.
Erforderliche Berechtigungen
Bevor diese Funktion für alle relevanten Mitarbeiter:innen aktiviert wird, erhält zunächst nur die Person mit der höchsten Berechtigungsstufe die Berechtigungen.
In einer Organisation ist dies z. B. nur der/die Träger-Administrator:in, und für eine einzelne Einrichtungen ist es nur die Leitung/Manager:in.
Wenn du diese Funktion für eine Organisation aktivieren möchtest, kannst du diese Berechtigung nur in den Rollen auf Organisationsebene hinzufügen. Von hier aus musst du eine neue Rolle mit dem Namen "Datenmanager:in" (zum Beispiel) erstellen, wo du diese Rolle zusätzlich zu den bestehenden Rollen hinzufügen kannst.
Einstellungsmanager:innen haben die Berechtigung, sowohl Kinder-, Personal- und Rechnungszahler:innendaten zu exportieren als auch Kinder-, Personal- und Rechnungszahler:innendaten zu löschen. Diese Berechtigung ist im Abschnitt Verwaltung unter Datenverwaltung zu finden.
Diese Berechtigung aktiviert eine neue Registerkarte im Profil eines Kindes oder Mitarbeitenden mit dem Titel Datenverwaltung. Auf dieser Registerkarte kann man auswählen, ob man die Daten exportieren oder Daten von Kindern oder Mitarbeitenden löschen möchte.
Daten dauerhaft löschen
Kinderdaten dauerhaft löschen
Klicke auf das Kinderprofil → Über mich → Datenverwaltung → Lösche die Daten des Kindes
Falls du über den Reiter Kinder → Übersicht auf ein Kinderprofil klickst, musst du zunächst auf Zum Profil wechseln klicken, bevor der Reiter Datenverwaltung sichtbar wird.
Durch klicken auf Lösche die Daten des Kindes erscheint ein Pop-up Fenster. Lese die Informationen gewissenhaft und klicke dann auf Weiter
Bestätige die Löschung, indem du LÖSCHEN in das entsprechende Feld eingibst und erneut auf löschen klickst
Du erhältst eine Benachrichtigung über die Löschung:
Personaldaten dauerhaft löschen
Klicke auf das Personalprofil → Über mich → Datenverwaltung → Lösche die Daten des/der Mitarbeitenden
Es erscheint ein Pop-up Fenster. Lese die Informationen gewissenhaft und klicke dann auf Weiter
Bestätige die Löschung, indem du LÖSCHEN in das entsprechende Feld eingibst und erneut auf löschen klickst
Du erhältst eine Benachrichtigung in der Famly App über die erfolgreiche Löschung
Daten von Kindern oder Mitarbeitenden exportieren
Zum Exportieren eines Kinderprofils, gehe auf das Kinderprofil → Über mich → Datenverwaltung → Daten exportieren
Nun wird ein Pop-up-Fenster mit einer Beschreibung des Exportvorgangs angezeigt
Um den Export zu starten, klicke auf die Schaltfläche Export anfordern
Im Reiter Datenverwaltung wird dir nun angezeigt, dass ein Export ausstehend ist
Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn das Datenpaket zum Export bereit steht und du im Reiter Datenverwaltung darauf zugreifen kannst.
Klicke auf die Benachrichtigung oder gehe über das Kinderprofil zum Reiter Datenverwaltung und klicke auf Herunterladen
Das Datenpaket läuft nach einem bestimmten Zeitraum ab (im Beispiel nach 30 Tagen)
Was das Datenpaket eines Kindes beinhaltet
Beim Datenpaket handelt es sich um eine .zip-Datei, die eine Reihe an CSV-Dateien enthält. Bitte beachte, dass die Daten im Datenpaket verschlüsselt sind. Das bedeutet, dass keine Namen sichtbar sind, sondern nur die entsprechenden IDs.
Im Folgenden Beispiel siehst du eine Datei mit den Abwesenheitstagen eines Kindes:
Das Datenpaket kann dann nützlich sein, wenn du bspw. nachvollziehen möchtest, wer wann einen Eintrag in Famly gemacht hat. Um herauszufinden, zu wem die entsprechenden IDs gehören, kannst du sie in der Suchfunktion in Famly eingeben oder unser Support-Team fragen.
Für eine gut lesbare Übersicht von Daten, eignen sich in der Regel die entsprechenden Berichte wie bspw. der Anwesenheitsbericht oder Belegungsplaner und unsere Listenfunktion.
Das Datenpaket beinhaltet:
Einen „Media“-Ordner. Dieser enthält:
Dokumente, die über den Reiter Vermerke im Kindesprofil geteilt wurden (inklusive bereits gelöschter Vermerke)
Bilder, die von Eltern im Profil gespeichert wurden
Bilder, die zu Beobachtungen für das entsprechende Kind hinzugefügt wurden (inklusive bereits gelöschter Beobachtungen)
Profilbilder des Profils
Verschlüsselte Informationen zu:
Abwesenheitsdaten
Rückmeldungen zu Veranstaltungen
Ad-hoc Käufen und Betreuungsplänen
Kautionen
Geplante Abmeldezeiten
Elterlichen Genehmigungen
Kindesspezifischen Vermerken
Unfall-/Vorfall-Berichten
Medikamentenformularen
Ferienrückmeldungen
Beobachtungen (inkl. Beobachtungsentwürfen, gelöschten Entwürfen und gelöschten Beobachtungen)
Gruppenwechsel
Ein- und Auscheckzeiten
Essensbuchungen
Codewörter