Einleitung
Die Berichte zur Personalanwesenheit und dem Arbeitszeitkonto enthalten mehrere Funktionen, die zusammenarbeiten, um eine genaue Verfolgung der Personalstunden zu ermöglichen - einschließlich geplanter Stunden, Anwesenheitsstunden, bezahlter Urlaub, Pausenabzüge, vertraglich vereinbarte Stunden, Periodenunterschied und Arbeitszeitsaldo - um die Gehaltsabrechnung zu informieren.
Personalanwesenheit
Eine Übersicht über Personalanwesenheit findest du in Anwesenheit → Personal → Personalanwesenheit
Die Seite zeigt eine wöchentliche Übersicht über die Gesamtzahl der Soll und Ist Stunden (nach Abzug der Pausen) und hebt die Differenz zwischen diesen Gesamtzahlen auf Tages- und Wochenbasis hervor. Die Seite kann nach MitarbeiterInnen und Gruppe gefiltert werden und kann über die Datumsauswahl in der Vergangenheit oder in der Zukunft angezeigt werden.
Die geplanten Zeiten (mit blauen Uhrensymbolen) ergeben sich aus den über den Dienstplan veröffentlichten Schichten. Die Ist-Stunden (mit grünen Häkchen) werden durch die Check-In- und Check-Out-Daten über die Anmelde-App oder über die Gruppenübersicht in der Famly-App bestimmt.
Die Abwesenheit der MitarbeiterInnen wird auf der Seite ebenfalls hervorgehoben, und es werden spezifische Zeitbeträge angezeigt, wenn die Präzise Urlaubserfassung aktiviert ist (über Einstellungen → MitarbeiterInnen → Personalabwesenheit).
Wenn ein/e MitarbeiterIn vergessen hat, sich am Ende des Tages abzumelden, wird die automatische Abmeldung mit einem roten Warnsymbol gekennzeichnet. Diese Aufzeichnungen sollten aktualisiert werden, um genaue Anwesenheitsdaten des Personals zu gewährleisten.
Die Gesamtzahl der vertraglich vereinbarten Wochenstunden wird unter dem Namen der MitarbeiterIn angezeigt und über das MitarbeiterInnenprofil → Über mich → Vertrag eingestellt. Informationen darüber, wie dies funktioniert, findest du hier.
Wöchentliches detailliertes Anwesenheitsprotokoll
Wenn du auf eine beliebige Zelle auf der Seite Personalanwesenheit klicken, wird die detaillierte Anwesenheitsansicht für die Mitarbeiter:in geöffnet. Mit den entsprechenden Berechtigungen kannst du die Zeiten und Abwesenheiten für die Woche anzeigen oder anzeigen und bearbeiten. In dieser Ansicht werden alle einzelnen Schichten und Check-ins angezeigt, einschließlich aller Gruppenwechsel, die während des Tages stattfinden.
Einzelne Schichten und Anwesenheitsprotokolle können von dieser Seite aus mit den Berechtigungen Dienstplanung - Bearbeiten und Anwesenheitsbericht der Mitarbeiter:innen - Bearbeiten hinzugefügt, bearbeitet bzw. gelöscht werden.
Du kannst auch auf Managementnotiz hinzufügen klicken, um zusätzliche Details zur Anwesenheit hinzuzufügen, bspw. wenn ein:e Mitarbeiter:in zusätzliche Zeit in Anspruch genommen hat. Alle Notizen, die wichtigen Kontext für die Genehmigung von Stunden für die Gehaltsabrechnung liefern, können hier eingetragen werden.
💡 Nur Mitarbeitende mit der Berechtigung Anwesenheitsbericht der Mitarbeiter:innen - Bearbeiten können Managementnotizen einsehen
Abwesenheiten können auch von dieser Seite aus eingesehen und hinzugefügt werden, indem man am entsprechenden Tag auf + Hinzufügen klickt, wenn man die Berechtigung Abwesenheitstage für Mitarbeiter:innen - Einsehen bzw. Abwesenheitstage für Mitarbeiter:innen - Bearbeiten besitzt.
Alle Check-ins, bei denen die Abmeldezeit fehlt, werden mit einer roten Warnung gekennzeichnet und sollten für eine genaue Zeiterfassung aktualisiert werden.
Die gesamten Pausenabzüge pro Tag werden durch Addition der Pausenzeiten zu den Schichten berechnet. Der Gesamtpausenbetrag wird sowohl von der gesamten geplanten Zeit pro Tag und Woche als auch von der gesamten anwesenden Zeit pro Tag und Woche abgezogen.
Die Differenz zwischen der geplanten und der geleisteten Gesamtzeit wird pro Tag und Woche mit einer positiven oder negativen Zahl hervorgehoben. Dies kann als Anhaltspunkt dienen, um Anpassungen in der Woche vorzunehmen, um Überstunden zu vermeiden und sicherzustellen, dass die geplanten Stunden erfüllt werden.
Am Ende der Seite befindet sich eine wöchentliche Zusammenfassung mit folgenden Zahlen
Geplant - Gesamtzeit aller Sollstunden pro Woche abzüglich aller Pausen
Anwesend - Gesamtzeit aller Iststunden pro Woche abzüglich aller Pausen
Bezahlte Abwesenheit - Gesamtabwesenheit pro Woche, der als "bezahlt" angegeben wurde (erfordert “Präzise Urlaubserfassung” und “Abwesenheitsunterkategorien” Funktionen aktiviert)
Pause - Summe der Pausenzeiten, die zu den geplanten Schichten pro Woche hinzugeführt wurden
Gesamt - Der wöchentliche Gesamtbetrag von Anwesend + Bezahlte Abwesenheit (Pausen werden abgezogen von "Anwesend")
Vertraglich - Die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit für diese MitarbeiterIn in der betreffenden Woche (konfiguriert über MitarbeiterInnenprofil > Über Mich > Vertrag)
Differenz - Das Total minus "Vertraglich" für diese Woche
Arbeitszeitkonto - Das aktuellen Arbeitszeitkontosaldo, der von Leitungen auf der Grundlage von geleisteten Überstunden oder genommener Freizeit manuell aktualisiert werden kann.
Es gibt zwei Exportoptionen:
Tagestotal, welche Folgendes umfasst:
Das Datum
Der Name der MitarbeiterIn, MitarbeiterInnen ID, Berufsbezeichnung, Einrichtungsname und zugewiesene Gruppe
Geplanten Schichten und Pausen und die insgesamt geplanten Stunden.
Insgesamt eingecheckte Stunden, die abgezogenen Pausen und die insgesamt anwesenden Stunden
Sowie die Gesamtstundenzahl der Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, Abwesenheit oder Kind krank)
Detaillierte Aufschlüsselung, welche folgendes umfasst:
Das Datum
Der Name der MitarbeiterIn, MitarbeiterInnen ID, Berufsbezeichnung, Einrichtungsname und zugewiesene Gruppe
Die Art der Stunden (ob Soll oder Ist)
Die Anfangs- und Endzeiten sowie die Gesamtzahl der Iststunden
Abwesenheitstyp (Urlaub, Krankheit, Abwesenheit oder Kind krank), das Datum des Beginns und des Endes der Abwesenheit sowie den Abwesenheitsgrund, die Abwesenheitsunterkategorie, ob es sich um einen bezahlte oder unbezahlte Abwesenheit handelt und den Code der Abwesenheitsunterkategorie
Arbeitszeitverwaltung
Die Seite Arbeitszeitverwaltung bietet eine Zusammenfassung der Gesamtstunden pro MitarbeiterIn über einen ausgewählten Zeitraum. Die Seite kann nach MitarbeiterInnen oder Gruppe sortiert werden und zeigt dieselben Gesamtzahlen wie das detaillierte wöchentliche Anwesenheitsprotokoll, jedoch für den ausgewählten Zeitraum (wöchentlich oder benutzerdefinierter Zeitraum).
Wenn du auf die MitarbeiterInnen klickst, öffnet sich das detaillierte wöchentliche Anwesenheitsprotokoll, in das du weitere Einblicke erhältst oder das du bearbeiten kannst.
Die Gesamtbeträge pro MitarbeiterInnen sind:
Geplant - Gesamtzeit aller Sollstunden pro Woche abzüglich aller Pausen
Anwesend - Gesamtzeit aller Iststunden pro Woche abzüglich aller Pausen
Bezahlte Abwesenheit - Gesamtabwesenheit pro Woche, der als "bezahlt" angegeben wurde (erfordert “Präzise Urlaubserfassung” und “Abwesenheitsunterkategorien” Funktionen aktiviert)
Pause - Summe der Pausenzeiten, die zu den geplanten Schichten pro Woche hinzugeführt wurden
Zeitraum gesamt - Der wöchentliche Gesamtbetrag von Anwesend + Bezahlte Abwesenheit (Pausen werden abgezogen von "Anwesend")
Vertraglich - Die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit für diese MitarbeiterIn in der betreffenden Woche (konfiguriert über MitarbeiterInnenprofil > Über Mich > Vertrag)
Differenz - Das Total minus "Vertraglich" für diese Woche
Stundenkonto - Das aktuellen Arbeitszeitkontosaldo, der von Leitungen auf der Grundlage von geleisteten Überstunden oder genommener Freizeit manuell aktualisiert werden kann.
Alle diese Summen können innerhalb eines beliebigen Zeitraums exportiert und in ein HR- oder Buchhaltungsprogramm hochgeladen werden, um die Gehaltsabrechnung zu informieren.
Videoanleitung zur Personalanwesenheit & Arbeitszeitverwaltung
Weitere Hilfe
Du brauchst eine Schritt-für-Schritt Anleitung, die dir hilft, wie du die gesamte Dienstplanung sowie Arbeitszeitverwaltung umsetzen kannst und dir aufzeigt, welche (Vor-) Einstellungen nötig sind? Kein Problem, schau doch hier vorbei: