🔒 Diese Funktion ist Teil des Plus- und Premium-Abos. Der Artikel befasst sich ausschließlich mit der Behebung von Fehlern. Falls du einen Artikel mit generellen Infos suchst, schaue gerne hier vorbei: Arbeitszeitverwaltung und Stundenfreigabe
Das Stundenkonto zeigt dir auf einen Blick, wie viele Über- oder Minusstunden ein:e Mitarbeiter:in aktuell angesammelt hat. Es füllt sich automatisch, sobald du eine Woche in der Stundenfreigabe freigibst - sofern du dies in deinen Einstellungen eingerichtet hast.
Manchmal passt der Kontostand aber nicht zu dem, was du erwartest – zum Beispiel, weil eine Änderung nicht übernommen wurde oder weil sich der Betrag nach einer nachträglichen Korrektur nicht angepasst hat. Dieser Artikel hilft dir, die häufigsten Ursachen einzugrenzen und selbst zu beheben.
Warum wurde eine Änderung nicht aufs Stundenkonto übertragen?
Je nachdem wie eure Ausgangssituation ist, eignet sich ein anderer Weg zur Fehlersuche: Wurde eine bereits freigegebene Woche nachträglich entsperrt und die Anwesenheit geändert? Oder wurde die Woche gerade erst frisch freigegeben?
1) Eine bereits freigegebene Woche wurde entsperrt und die Anwesenheit geändert
Wenn du nach dem Entsperren einer bereits freigegebenen Woche Änderungen an der Anwesenheit vornimmst, passt sich das Stundenkonto leider nicht automatisch an. In diesem Fall musst du den Übertrag manuell korrigieren:
Gehe zum Reiter Stundenfreigabe
Schau in die Spalte Differenz beim betreffenden Teammitglied – das ist die aktuelle Anzahl an Über- oder Minusstunden
Klicke auf die Spalte und wähle Entsperre um zu bearbeiten
Passe den Stundenkonto-Übertrag an, falls er nicht mit der Gesamtdifferenz übereinstimmt
Klicke auf Speichern – das Überstundenkonto zeigt jetzt den richtigen Betrag
2): Die Woche wurde erstmalig freigegeben
Gab es kürzlich Abwesenheiten oder Schließtage?
Falls es in eurer Einrichtung kürzlich Schließtage gab, oder das betroffene Teammitglied Abwesend gemeldet war, überprüfe zunächst, ob die Schließtage und Abwesenheiten korrekt hinterlegt sind.
Abwesenheiten: Prüfe, ob diese als bezahlte Abwesenheit hinterlegt wurden
Schließtage: Prüfe, ob die Schließtage auch als bezahlte Abwesenheit hinterlegt wurden
Aktuell muss für Feiertage und Schließtage noch eine bezahlte Unterkategorie angelegt werden, damit durch diese Tage keine Minusstunden entstehen.
Die Unterkategorien werden in Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Abwesenheitsverwaltung verwaltet
Die Grundeinstellungen überprüfen
Gab es nach der Stundenfreigabe keine Änderungen an Anwesenheit oder Stundenkonto und lagen kürzlich keine Schließtage oder Abwesenheiten vor, lohnt es sich einen Blick auf die Grundeinstellungen zu werfen:
Gehe zu Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Arbeitszeitverwaltung
Prüfe, ob im Bereich „Überstunden“ auch das Überstundenkonto ausgewählt ist. Nur so werden Überstunden automatisch auf das Überstundenkonto übertragen
Sollen auch Minusstunden mit dem Stundenkonto verrechnet werden, muss der entsprechende Haken zusätzlich gesetzt sein
Der Betrag im Überstundenkonto stimmt nicht
Bei größeren, unerwarteten Sprüngen im Stundenkonto hilft dir das Änderungsprotokoll, den Ursprung nachzuvollziehen:
Gehe zu Anwesenheit → Arbeitszeitverwaltung → Änderungsprotokoll anzeigen
Wähle das betreffende Teammitglied aus
Du siehst jetzt genau, welche Änderungen vorgenommen wurden. Das Datum zeigt dir, wann die Änderung vorgenommen wurde (nicht für welches Datum)
Prüfe zunächst, ob sich hier ein Tippfehler eingeschlichen hat.
💡 Es lohnt sich auch den ersten Wert im Stundenkontos über das Änderungsprotokoll anzusehen.
Findest du dort keinen Fehler, gehe die Wochen chronologisch durch, um zu sehen, ob die einzelnen Änderungen stimmig sind.
Zeigt mir das Stundenkonto den Stand von damals oder von heute?
☝️ Wenn du in der Stundenfreigabe zu einer alten Woche navigierst, bleibt das Stundenkonto gleich – es zeigt dir immer den heutigen Stand aus dem Personalprofil, nicht, wie der Kontostand an einem bestimmten Datum in der Vergangenheit aussah.
Möchtest du nachvollziehen, wie sich das Stundenkonto über die Zeit verändert hat, nutze stattdessen das Änderungsprotokoll (siehe oben).