Abwesenheiten der MitarbeiterInnen

Erfahre, u.a. wie MitarbeiterInnen Urlaub beantragen und wie die Kitaleitung ihn genehmigt oder wie man ihn wieder löschen kann

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Verfasst von Julia Schwarz
Vor über einer Woche aktualisiert


Die Abwesenheiten der MitarbeiterInnen

Es gibt vier Arten von Abwesenheiten, die von MitarbeiterInnen beantragt werden können:

  • Krank

  • Urlaub

  • Kind krank

  • ​(andere) Abwesenheit

Man kann die Abwesenheit von MitarbeiterInnen über das Profil eines Mitarbeitenden, die Gruppenübersicht oder über die Personalanwesenheit erfassen. Die erfassten Abwesenheiten werden auf allen Anwesenheitsseiten angezeigt, z. B. auf der Raumübersicht und den Personalseiten. Hier die Ansicht im MitarbeiterInnenprofil:


Erforderliche Berechtigungen

Es gibt eine Reihe von Berechtigungen, die mit der Anzeige und Bearbeitung der Abwesenheiten von MitarbeiterInnen verbunden sind. Du kannst MitarbeiterInnen vollen Zugriff auf die Urlaubsverwaltung geben, indem du die Berechtigung MitarbeiterInnen-Anwesenheitseinträge verwalten aktivierst. Du kannst jedoch auch einen individuelleren Zugang für verschiedene Rollen konfigurieren, indem du die einzelnen Berechtigungen in diesem Abschnitt überprüfst.

Diese Berechtigungen werden im Folgenden näher erläutert:

  • Genaue Abwesenheitsart der MitarbeiterInnen anzeigen: Wenn eine BenutzerIn diese Berechtigung nicht hat, kann sie immer noch sehen, dass eine KollegIn abwesend ist (als abwesend angezeigt), aber er kann nicht sehen, um welche Art von Abwesenheit es sich handelt. Dies dient dazu, die Privatsphäre der KollegInnen zu schützen, es sei denn, eine bestimmte Rolle (z. B. die Gruppen- oder StandortleiterInnen) benötigen detailliertere Informationen über die Abwesenheit einer MitarbeiterIn (dafür ist die Anzeige der Abwesenheiten erforderlich). Die MitarbeiteInnen können die Details ihrer eigenen Abwesenheit immer auf ihrer Profilseite unter Urlaubsdetails einsehen.

  • Ferien- und Krankentage für MitarbeiterIn bearbeiten: Diese Berechtigung ist für den Zugriff auf die Registerkarte Anwesenheit (Übersicht und Personalplan) erforderlich.

  • Ferien- und Krankentage für MitarbeiterIn einsehen: Wenn diese Berechtigung vergeben ist, können die MitarbeiterInnen die Abwesenheit auf ihrer Famlyübersicht und ihren Profilseiten sehen, aber nicht hinzufügen oder bearbeiten. Sie haben keinen Zugriff auf die Registerkarte "Personal".

    • Wenn sowohl Einsehen als auch Bearbeiten aktiviert sind, können die MitarbeiterInnen Abwesenheiten anzeigen und hinzufügen und auf die Personalverwaltung zugreifen. Wenn die Urlaubsgenehmigung deaktiviert ist (oder in deinem Paket nicht verfügbar ist), wird der hinzugefügte Urlaub sofort in der App angezeigt.

  • Urlaub genehmigen/ablehnen: Wenn MitarbeiterInnen die Urlaubsdaten von MitarbeiterInnen einsehen können, diese Berechtigung aber nicht aktiviert ist, können diese den Urlaub von MitarbeiterInnen weder genehmigen noch ablehnen. Auf diese Weise können einige MitarbeiterInnen Urlaub für alle MitarbeiterInnen hinzufügen, aber nur bestimmte MitarbeiterInnen können ihn genehmigen.

  • Abwesenheitsunterkategorien an Abwesenheitsanträge anhängen: wie oben, kann diese Berechtigung so konfiguriert werden, dass nur bestimmte Rollen dies tun können.

Möchtest du mehr über das Thema Rollen und Zugangsberechtigungen erfahren? Im folgenden Artikel findest du eine detaillierte Aufschlüsselung:


Abwesenheit beantragen - für MitarbeiterInnen

Je nachdem, wie in der Einrichtung die Abwesenheiten gesteuert werden, kann ich mich als MitarbeiterIn über die Famly App abwesend melden, z. B. wenn ich krank bin. Hier eine Schritt-für-Schritt Anleitung:

1. Navigiere zuerst zum MitarbeiterInnenprofil der Einrichtung, indem du auf das Profilbild oben rechts klickst.

2. Ich kann mich nun über die entsprechenden Felder abwesend melden:

3. Nun werden die nötigen Informationen ausgefüllt und die Meldung als Anfrage abgeschickt:

4. Zuletzt erhältst du über die Benachrichtigungsglocke eine Bestätigung oder Ablehnung des Antrags.



Urlaubsanfragen aktivieren sowie genehmigen - für Leitungen

Die Möglichkeit, Urlaubsanfragen genehmigen zu müssen, kann von der Leitung unter Einstellungen → MitarbeiterInnen → Personalabwesenheit aktiviert werden. Des Weiteren kann man einstellen, welche Art von Urlaubsanfragen (Urlaub und/oder Abwesenheit) einer Genehmigung bedürfen.

Bei Krankheit oder Kinderkrankheit werden diese als letzte Aktivität im MitarbeiterInnenprofil erfasst, ohne dass eine Genehmigung erforderlich ist. Die Leitung erhält eine Benachrichtigung, wenn eine Urlaubsanfrage vorliegt:

Diese Anfragen können genehmigt werden, indem man auf das Anwesenheitssymbol navigiert und auf "Personal" klickt. Gehe dann zu "Abwesenheiten". Hier kann man die Details des Antrags einsehen und entscheiden, ob man ihn genehmigen oder ablehnen möchte:

Wird der Urlaubsantrag genehmigt, erhält der bzw. die Mitarbeitende eine Benachrichtigung, und der Urlaub wird in das Profil aufgenommen. Wird der Urlaubsantrag abgelehnt, erhält der bzw. die Mitarbeitende eine Benachrichtigung mit einem Vermerk zur Begründung.

Beim Ablehnen gibt es zusätzlich zum Vermerk-Feld die Option eine "Management-Notiz" zu hinterlegen. Diese Notiz ist für alle Mitarbeitenden sichtbar, die die Personalberechtigung haben um Ferien- und Krankentage zu bearbeiten, sowie Abwesenheits-Anträge genehmigen können.


Einzelheiten zum Urlaub können im Abschnitt Urlaubsübersicht des Profils eingesehen werden:



Spezifizierungen für Abwesenheiten

Es ist möglich, Spezifizierungen bzw. Untertypen für die Abwesenheit von Mitarbeitenden festzulegen, um bestimmte Gründe für die Abwesenheit anzugeben, z.B. Mutterschaftsurlaub, Jahresurlaub oder Fortbildungen.

Beachte bitte, dass diese Funktion nicht in jedem Paket enthalten ist. Bei Fragen wende dich bitte an support@famly.de.

Eine Spezifizierung hinzufügen - für Leitungen

Um Urlaubsunterkategorien einzurichten, gehe zu den Einstellungen und dann zu MitarbeiterInnen und Abwesenheiten. Hier siehst du die Option zum Einschalten von Spezifizierungen von Urlauben bzw. Abwesenheiten.

Sobald die Option aktiviert ist, erscheint eine Schaltfläche für einen neuen Untertyp, wie unten dargestellt. Klicke hier, um eine Unterkategorie einzurichten, indem du die entsprechende Urlaubsart auswählst und dann deine Unterkategorie benennst. Du kannst auch einen optionalen Code hinzufügen, wenn du einen solchen in deinem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem verwendest.

Diese können für Dinge wie Mutterschaftsurlaub, unbezahlten Urlaub oder Jahresurlaub verwendet werden, die unter eine bestehende Urlaubsart fallen.

Mit den Kontrollkästchen in der Spalte "Bezahlt" kannst du außerdem angeben, ob eine Urlaubsunterkategorie bezahlt oder unbezahlt ist.

Urlaubssubtypen werden in Urlaubsanträgen mit einem Währungssymbol gekennzeichnet, um anzuzeigen, ob der jeweilige Urlaubsunterkategorie bezahlt oder unbezahlt ist:

Nach dem Hinzufügen erscheinen die Untertypen in der Anwesenheitsübersicht auf den Mitarbeitendenprofilen sowie im CSV-Download, der auf der Seite "Übersicht" beim Personalreiter verfügbar ist.​


Eine Spezifizierung hinzufügen - für MitarbeiterInnen

Du kannst eine Spezifizierung hinzufügen, wenn du einen Urlaub/Abwesenheit hinzufügst. Gehe dazu in dein Profil und wähle auf der linken Seite eine Urlaubsart aus. In dem sich öffnenden Fenster sehen Sie die Option zum Hinzufügen eines Spezifizierung:


Wenn Du die Berechtigung hast, den "Urlaub von MitarbeiterInnen anzuzeigen und zu bearbeiten", kannst du auch Untertypen für andere Personen hinzufügen (wenn du dir nicht sicher bist, ob du dazu berechtigt bist, spreche mit deinem Vorgesetzten).
Um einen Untertyp hinzuzufügen, gehe zu Anwesenheit → Personal→ Abwesenheiten und klicke auf 'Untertyp hinzufügen'.


Präzise Urlaubserfassung

Mit der präzisesen Urlaubserfassung kannst du halbtägige Abwesenheiten von MitarbeiterInnen erfassen und erhältst so mehr Flexibilität bei der Erfassung von Änderungen im Dienstplan und einen detaillierteren Überblick über vergangene Abwesenheiten.

Beachte, dass diese extra Funktion nur für das Kommunikationspaket plus Dienstplanungsmodul, dem Kommunikationspaket+ und dem Premiumpaket zur Verfügung steht.

Freischaltung der präzisen Urlaubsverfolgung

Um diese Funktion zu aktivieren, gehe zu Einstellungen → MitarbeiterInnen→ Personalabwesenheit. Bitte lese den nachstehenden Haftungsausschluss, bevor du diese Funktion für deine Einrichtung aktivierst.


Abwesenheitsliste/CSV-Datei der Mitarbeitenden herunterladen

Wenn du eine CSV-Datei über Abwesenheiten herunterladen möchten, kannst du dies tun, indem du auf Anwesenheit → Personal → Abwesenheiten → CSV exportieren klickst.

Du kannst nun den Zeitraum für den Export auswählen.


Eingabe von Abwesenheiten/Urlaub an Schließungstagen

Urlaub/Abwesenheiten, der an Schließtagen erfasst wurde, wird in den Salden/Statistik der MitarbeiterInnen in Famly mitgezählt. Das bedeutet, dass wenn ein Urlaub/Abwesenheit für ein Mitglied des Personals an einem eingetragenen Schließtag, Feiertag oder Schulungstag eingetragen wird, wird der Urlaub/Abwesenheit des Personals an diesem Tag gezählt.

Wochenenden werden in den Urlaubseintragungen nicht berücksichtigt, es sei denn, die Kindertagesstätte wurde so eingerichtet, dass die Wochenendunterstützung als Konfiguration enthalten ist (bitte wende dich an support@famly.de, wenn du daran interessiert bist, dies zu aktivieren).

Wenn du nicht möchtest, dass der Urlaub an einem Schließtag gezählt wird, bitte die MitarbeiterInnen, diesen Tag nicht in ihren Anträgen anzugeben, oder lösche den Urlaub und gebe ihn erneut mit den korrekten Tagen ein, aber ohne den Schließtag/Feiertag.


Wie kann man Urlaub löschen?

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen bestehenden Urlaub in Famly zu löschen. Über den Kalender und über die Seite "Abwesenheiten" unter Personal.

Wenn du bestimmte Urlaubseinträge entfernen möchtest, die an Schließtagen eingetragen wurden, empfiehlt sich der Personalkalender, da das genaue Datum entfernt werden kann, ohne den gesamten Eintrag zu löschen. Außerdem kannst du im Kalender sehen, welche Tage "Schließtage" sind.

  1. Über den Kalender:

  • Urlaub kann von jedem Bediensteten mit den erforderlichen Rechten bearbeitet werden

    • Urlaubseintrag einsehen und

    • Urlaubseinträge von MitarbeiterInnen bearbeiten

  • Gehe zum Profil eines Mitarbeitenden und klicke auf Kalender

  • Navigiere zum Datum des Urlaubs, den du löschen möchtest

  • Klicke auf Entfernen und bestätige die Löschung des Urlaubseintrags.

  • Der Urlaub wird nicht mehr im Urlaubssaldo oder in den Bereichen Anwesenheit und Zeitplan angezeigt

Beachte, dass man im Kalender nur Urlaube löschen kann und keine "Abwesenheiten".

2. Auf der Seite "Abwesenheiten":

  • Gehe zu Anwesenheit → Personal → Abwesenheiten

  • Verwende die Ordnungsfunktion (den Pfeil neben Personal) und den Datumsfilter, um den Urlaub zu finden

  • Klicke auf "..." und drücke auf Löschen

  • Der Urlaub wird nicht mehr im Urlaubssaldo oder in den Bereichen Anwesenheit und Zeitplan angezeigt.

  • Wenn die Urlaubsdaten geändert werden müssen, kannst du jetzt zur Profilseite des Mitarbeitenden gehen und einen neuen Urlaub mit den richtigen Informationen hinzufügen


Zeitraum des Urlaubes/Abwesenheit

Wenn du einen anderen Zeitraum für den Urlaub als den 1. September bis 31. August benötigst, dann wende dich bitte an support@famly.de. Wir können dir andere Urlaubszeiträume freischalten:

1. Januar - 31. Dezember

1. April - 31. März

1. Mai - 30. April


Videoanleitung zur Einstellung und Nutzung




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