Die Abwesenheitsverwaltung (Beta) hilft dir, Abwesenheiten und Urlaubsansprüche deines Teams effizient zu verwalten. Diese neue, optionale Funktion ersetzt das alte System für Abwesenheiten, übernimmt aber alle bisherigen Einträge. Mit verbesserten Funktionen und mehr Flexibilität sorgt das neue System für eine klarere und effizientere Verwaltung von Abwesenheiten.
Videoanleitung
Was du mit der Abwesenheitsverwaltung (Beta) machen kannst
Bessere Übersicht über Urlaubsansprüche
Sieh dir jederzeit an, wie viel Urlaub jedem Teammitglied zusteht, wie viel bereits genommen wurde und wie viel noch verfügbar ist. Die Anzeige ist immer aktuell, sodass du den Überblick behältst.
Flexible Abwesenheitsdauer
Erfasse Abwesenheiten für ganze Tage, halbe Tage oder individuelle Zeiträume bis auf die Minute genau. So kannst du auch kurze Fehlzeiten genau dokumentieren.
Automatische Schichtanpassungen
Sobald eine Abwesenheit bestätigt wird, werden überlappende Schichten automatisch freigegeben. So erkennst du sofort, wo Lücken im Dienstplan entstehen.
Einfache Änderungen und Anpassungen
Bestehende Abwesenheiten lassen sich schnell und unkompliziert bearbeiten oder korrigieren.
Individuelle Abwesenheitsarten
Lege eigene Abwesenheitsarten (z. B. bezahlt oder unbezahlt) und Unterkategorien ganz nach deinen Bedürfnissen an. Du kannst zudem festlegen, ob bestimmte Abwesenheiten genehmigt werden müssen.
So aktivierst du die Abwesenheitsverwaltung (Beta)
Die Funktion ist optional und kann in den Einstellungen aktiviert werden:
Gehe zu Einstellungen → Spielplatz
Aktiviere den Schalter
Nach der Aktivierung werden alle Abwesenheiten in Stunden und Minuten angezeigt. Du kannst jederzeit Anpassungen vornehmen.
Wichtige Hinweise:
Alle bisherigen Abwesenheitseinstellungen (wie bspw. Abwesenheitsanfragen) bleiben erhalten
Du kannst die Funktion jederzeit wieder in den Einstellungen deaktivieren
Änderungen, die während der Beta-Phase vorgenommen wurden, bleiben bestehen
Abwesenheitskategorien mit der Einstellung Bezahlt werden beim Wechsel zum alten System nicht übernommen und als Unbezahlt gezählt. Verwende im alten System Unterkategorien mit dem Status Bezahlt.
💜 Dein Feedback ist wichtig! Du kannst deine Vorschläge und Rückmeldungen direkt über die Abwesenheitsseite an uns senden.
Einstellungen & Konfigurationen für die Abwesenheitsverwaltung
Du kannst deine Abwesenheitsverwaltungs-Einstellungen anpassen, indem du auf Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Abwesenheitsverwaltung klickst.
Folgende Einstellungen stehen dir zur Verfügung:
1. Ganztägige Abwesenheit (Standard)
Lege fest, wie viele Stunden ein ganzer Abwesenheitstag in deiner Einrichtung standardmäßig umfasst. Dies dient als Grundlage für die Berechnung der gesamten Abwesenheitsstunden. Der Wert kann für jede Person individuell angepasst werden.
So änderst du den Wert für eine Person:
Gehe zum relevanten Personalprofil
Scrolle nach unten zum Abschnitt Über mich
Klicke auf Vertrag und passe den Wert für die ganztägige Abwesenheit an
🔒 Du benötigst die Berechtigung Vertragsdaten der Mitarbeiter:innen - Bearbeiten, um diese Änderung vorzunehmen.
2. Urlaubsanspruch (Standard)
Lege einen standardmäßigen jährlichen Urlaubsanspruch fest. Dieser Wert wird automatisch zur Berechnung des Urlaubsstands verwendet. Genau wie bei der „ganztägigen Abwesenheit“ kann der Urlaubsanspruch auch individuell für jede Person angepasst werden.
So änderst du den Wert für eine Person:
Gehe zum relevanten Personalprofil
Scrolle nach unten zum Abschnitt Über mich
Klicke auf Vertrag und passe den Urlaubsanspruch an
Das System berechnet die Gesamtstunden des Urlaubsanspruchs, indem es die Anzahl der Urlaubstage mit dem Stundenwert für einen ganzen Tag multipliziert.
Der gesamte Urlaubsanspruch sowie bereits genommene und verbleibende Urlaubstage werden im Abwesenheitsmodal und in den Personalprofilen angezeigt.
Der Zeitraum für den Urlaubsanspruch wird durch den Jährlichen Datumsbereich in den Einstellungen für Personalabwesenheiten festgelegt.
3. Abwesenheitszeitraum
Wenn du einen anderen Zeitraum für Urlaub/Abwesenheiten als den 1. September bis 31. August benötigst, kannst du dies in Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Abwesenheitsverwaltung bearbeiten.
Dein jährlicher Datumsbereich kann in einem beliebigen Monat starten.
4. Detailliertere Abwesenheitsanfragen
Du kannst festlegen, welche Abwesenheitsarten eine Genehmigung benötigen. Wenn keine Genehmigung erforderlich ist, wird die Abwesenheit direkt übernommen.
In der neuen Beta Version erhalten Leitungen zusätzliche Informationen, wenn sie Abwesenheiten überprüfen. Bspw. wird bei der Überprüfung direkt angezeigt welche anderen Teammitglieder gleichzeitig fehlen oder ob es Überschneidungen mit Schichten gibt.
Folgende Einstellungen stehen zusätzlich zur Verfügung, um dir mehr Kontrolle darüber zu geben, wie Abwesenheiten erfasst und verwaltet werden.
Unterkategorie erforderlich: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, muss für jede Abwesenheit eine Unterkategorie ausgewählt werden, bevor sie genehmigt oder abgelehnt werden kann.
Auswahl der Unterkategorie einschränken: Nur Nutzer:innen mit der Berechtigung Abwesenheitstage für Mitarbeiter:innen - Bearbeiten können neue Unterkategorien hinzufügen oder ändern.
5. Abwesenheitsarten und -unterkategorien
Definiere Abwesenheitsarten und -unterkategorien als bezahlt oder unbezahlt.
Zu den vier vorgegebenen Abwesenheitsarten kannst du eigene Unterkategorien hinzufügen und für jede Kategorie festlegen, ob sie bezahlt oder unbezahlt ist.
Beispiele für Unterkategorien sind Mutterschaftsurlaub, Überstundenabbau oder Fortbildungen.
Unterkategorien werden in Abwesenheitsanträgen mit einem Währungssymbol gekennzeichnet, um anzuzeigen, ob die jeweilige Unterkategorie bezahlt oder unbezahlt ist.
Nach dem Hinzufügen erscheinen die Unterkategorien in der Anwesenheitsübersicht in den Personalprofilen sowie im CSV-Download der Abwesenheitsverwaltung
Bezahlte Abwesenheitsarten/-unterkategorien werden in den gesamten Urlaubsanspruch eingerechnet.
Nur bezahlte Abwesenheiten erscheinen in der Wochenübersicht der Arbeitsstunden.
💡Unbezahlter Urlaub wird im System weiterhin zur Übersicht und Verfügbarkeit erfasst.
So fügst du eine Personalabwesenheit hinzu
Für Leitungen:
Die Beta-Version macht das Erfassen von Abwesenheiten einfacher und präziser. Jede Abwesenheit wird jetzt mit einem Zeitwert (Stunden/Minuten) gespeichert.
Du kannst Abwesenheiten im Personalprofil, in der Gruppenübersicht oder über Anwesenheit → Personal → Abwesenheiten hinzufügen.
Wenn du die Abwesenheit über die Übersicht der Abwesenheiten hinzufügst, gehe wie folgt vor:
Mitarbeiter:in auswählen: Der Urlaubsanspruch wird automatisch aus dem Profil übernommen.
Abwesenheitsart wählen: Wähle eine Abwesenheitsart (z.B. Urlaub, Krankheit, Abwesenheit) und füge gegebenenfalls eine Unterkategorie hinzu.
Zeitraum festlegen: Wähle einen einzelnen Tag oder einen Zeitraum – Wenn in deiner Einrichtung Wochenend-Öffnungszeiten aktiviert sind, werden Abwesenheiten für den gesamten Zeitraum einschließlich der Wochenenden erfasst.
Dauer wählen: Du hast die Wahl zwischen den folgenden drei Optionen:
Ganzer Tag: Automatische Berechnung basierend auf dem im Personalprofil hinterlegten Tageswert.
Halber Tag: 50 % des Tageswerts.
Individuell: Eigene Stunden-/Minutenangabe.
Notiz hinzufügen: Zusätzliche Infos können eingetragen und später bearbeitet werden. Mit der Berechtigung Abwesenheitstage für Mitarbeiter:innen - Bearbeiten kannst du die Notiz auch später noch bearbeiten.
Erweiterte Übersicht:
Mitarbeitende mit der Berechtigung Abwesenheitstage für Mitarbeiter:innen - Bearbeiten sehen zusätzliche Informationen:
Andere abwesende Mitarbeiter:innen: Zeigt Überschneidungen mit anderen Abwesenheiten.
Bestehende Schichten: Wenn der/die Mitarbeiter:in überlappende Schichten hat, werden diese automatisch freigegeben, sobald die Abwesenheit gespeichert oder genehmigt wird. Die Schichten bleiben als offene Schichten bestehen und können einem anderen Teammitglied zugewiesen werden.
Für Mitarbeiter:innen:
Mitarbeiter:innen können, unabhängig von ihren Berechtigungen, immer eine Abwesenheit über ihr Profil erfassen, indem sie auf Abwesenheit hinzufügen klicken.
Im nächsten Schritt können sie die genauen Daten für die Abwesenheit eingeben:
Abwesenheitsart: Wähle zwischen Urlaub, Krank, Krankes Kind, Abwesenheit
Unterkategorie: Bspw. Überstundenabbau
Die Einrichtung kann Unterkategorien in ihren Einstellungen angelegen und bearbeiten
Neben der Kategorie wird angezeigt ob diese bezahlt (
) oder unbezahlt (
) ist
Dauer: Wähle zwischen „Ganztags“, „Halber Tag“ und „Benutzerdefiniert“
Vermerk: Füge bei Bedarf einen Vermerk hinzu
Abhängig von den Einstellungen der Einrichtung zu Abwesenheitsanfragen und den Personalberechtigungen, sehen Mitarbeitende entweder die Option die Abwesenheit zu speichern oder anzufragen
Die erfassten Abwesenheiten werden in der Gruppenübersicht, dem Personalprofil und den Personalseiten für Mitarbeitende mit entsprechenden Berechtigungen angezeigt.
Eingabe von Abwesenheiten/Urlaub an Schließungstagen
Abwesenheiten, die an Schließtagen erfasst werden, werden in den Abwesenheitssalden der Mitarbeiter:innen in Famly mitgezählt. Das bedeutet: Wenn ein Urlaub oder eine andere Abwesenheit an einem eingetragenen Schließtag, Feiertag oder Schulungstag eingetragen wird, wird dieser Tag als genutzter Urlaubstag gezählt.
Wenn du nicht möchtest, dass Urlaub an einem Schließtag angerechnet wird, bitte die Mitarbeiter:innen, diesen Tag nicht in ihren Urlaubsanträgen anzugeben. Alternativ kannst du den Antrag nachträglich bearbeiten und die betroffenen Tage ohne den Schließtag oder Feiertag neu eintragen.
Wochenendtage werden in den Berechnungen der Abwesenheitssalden nicht berücksichtigt – es sei denn, deine Einrichtung hat in den Einstellungen → Allgemein → Öffnungszeiten ausdrücklich Wochenendöffnungszeiten hinterlegt.
Eine Übersicht der Abwesenheiten
Die Abwesenheitsverwaltung (Anwesenheit → Personal → Abwesenheitsverwaltung) ist deine zentrale Verwaltungsstelle für alle Abwesenheiten. Hier kannst du Einträge einsehen, bearbeiten und genehmigen oder ablehnen.
Reiter Übersicht: Sieh dir eine Liste aller Abwesenheiten an und nutze die Filter, um deine Suche einzugrenzen. Außerdem kannst du eine CSV-Datei mit Abwesenheitsdaten exportieren.
Reiter Ausstehend: Wenn du die Funktion „Abwesenheitsanfragen“ aktiviert hast, werden hier alle ausstehenden Anfragen angezeigt. Du kannst Anfragen direkt in diesem Reiter genehmigen oder ablehnen und bei Bedarf bearbeiten.
Reiter Abwesenheitssummen: Diese neue Funktion bietet einen Überblick über alle Abwesenheiten in deiner Einrichtung, einschließlich bezahlter und unbezahlter Abwesenheiten. Du kannst die Daten filtern und eine CSV-Zusammenfassung oder einen detaillierten Bericht exportieren.
Abwesenheitsanfragen genehmigen bzw. ablehnen
Die Mitarbeitende, die Abwesenheitsanfragen genehmigen dürfen, erhalten eine Benachrichtigung, wenn eine Abwesenheitsanfrage vorliegt.
Um die Anfragen zu bearbeiten, gehe auf Anwesenheit → Personal → Abwesenheitsverwaltung und klicke auf den Reiter Ausstehend.
Hier kannst du die Details des Antrags einsehen und entscheiden, ob du ihn genehmigen oder ablehnen möchtest.
💡 Um eine Anfrage zu bearbeiten und bspw. eine Unterkategorie hinzuzufügen, bestätige zunächst die Anfrage. Wechsle dann zum Reiter „Übersicht“ und bearbeite dort die Abwesenheit.
Wird die Anfrage genehmigt, erhält der bzw. die Mitarbeitende eine Benachrichtigung, und die Abwesenheit wird in das Profil aufgenommen. Wird die Anfrage abgelehnt, erhält der bzw. die Mitarbeitende eine Benachrichtigung mit einem Vermerk zur Begründung.
Abwesenheitsübersicht im Personalprofil
Jedes Personalprofil enthält nun eine vollständige Abwesenheitsübersicht.
Der gesamte Urlaubsanspruch wird in Tagen und Stunden angezeigt. (Berechnet mittels Tageswert als Grundlage)
🔒 Mitarbeiter:innen sehen ihre eigene Abwesenheitshistorie, aber nur diejenigen mit der Berechtigung Abwesenheitstage für Mitarbeiter:innen - Bearbeiten können Änderungen vornehmen.
Abwesenheitsliste/CSV-Datei der Mitarbeitenden herunterladen
Wenn du eine CSV-Datei über Abwesenheiten herunterladen möchten, kannst du dies tun, indem du auf Anwesenheit → Personal → Abwesenheitsverwaltung → CSV exportieren klickst.
Du kannst dann den Zeitraum für den Export auswählen und den Export weiter eingrenzen. So kannst du die Abwesenheiten für einzelne Mitarbeitende, bestimmte Gruppen oder Unterkategorien herunterladen.
Erforderliche Berechtigungen
Es gibt eine Reihe von Berechtigungen, die mit der Anzeige und Bearbeitung der Abwesenheiten von Mitarbeiter:innen verbunden sind. Du kannst Mitarbeiter:innen vollen Zugriff auf die Urlaubsverwaltung geben, indem du die Berechtigung Abwesenheiten von Mitarbeitenden aktivierst. Du kannst jedoch auch einen individuelleren Zugang für verschiedene Rollen konfigurieren, indem du die einzelnen Berechtigungen in diesem Abschnitt überprüfst.
Diese Berechtigungen werden im Folgenden näher erläutert:
Genaue Abwesenheitsart der Mitarbeitenden anzeigen: Wenn ein:e Benutzer:in diese Berechtigung nicht hat, kann er/sie sehen, dass ein:e Mitarbeiter:in abwesend ist, aber kann nicht sehen, um welche Art von Abwesenheit es sich handelt.
Dies dient dazu, die Privatsphäre der Kolleg:innen zu schützen, es sei denn, eine bestimmte Rolle (z. B. die Gruppen- oder Standortleiter:in) benötigt detailliertere Informationen über die Abwesenheit von einem/einer Mitarbeiter:in. Die Mitarbeiter:innen können die Details ihrer eigenen Abwesenheit immer auf ihrer Profilseite einsehen.
Abwesenheitstage von Mitarbeitenden - Einsehen: Wenn diese Berechtigung vergeben ist, können Mitarbeiter:innen Abwesenheiten sehen, aber nicht hinzufügen oder bearbeiten. Ausgenommen davon ist das Eintragen eigener Abwesenheiten.
Abwesenheitstage von Mitarbeitenden - Bearbeiten: Mit dieser Berechtigung können Mitarbeitende sowohl ihre eigenen Abwesenheiten als auch die ihrer Kolleg:innen bearbeiten.
Abwesenheitsanfragen genehmigen/ablehnen: Erlaubt Mitarbeitenden das Genehmigen/Ablehnen von Abwesenheitsanfragen. Wenn Mitarbeitende mit dieser Berechtigung eine Abwesenheit eintragen, ist diese automatisch genehmigt.
Möchtest du mehr über das Thema Rollen und Zugangsberechtigungen erfahren? Im folgenden Artikel findest du eine detaillierte Aufschlüsselung:
Dein Feedback ist gefragt!
Danke, dass du die Personalabwesenheitsverwaltung (Beta) testest! Teile gerne deine Gedanken und Vorschläge über das Feedback-Formular auf der Abwesenheitsseite mit uns.
Nach der Beta-Phase wird das neue System zur Standardlösung. Wir halten dich mit Updates und Benachrichtigungen über die Umstellung auf dem Laufenden.
Wir bedanken uns für deine Unterstützung!