Dieser Artikel gibt einen Überblick über den Bereich "Vertrag" im Profil deiner MitarbeiterInnen sowie die damit zusammenhängenden Berechtigungen. Außerdem bietet der Bereich eine der Grundlagen für eine optimale Nutzung des Dienstplanmoduls sowie dem Abgleich der Arbeitszeiterfassung und dem Arbeitszeitkonto.
In diesem Artikel: |
1. Vertragsdaten im Profil
In den MitarbeiterInnenprofilen, gibt es einen Reiter der Vertrag heißt. Gehe dazu zum Profil einer MitarbeiterIn → Über mich → Vertrag. In diesem Abschnitt findest du hilfreiche Informationen zur Personalverwaltung, darunter:
Benutzerdefinierte MitarbeiterInnen ID
Anfangs- und Enddatum
Wöchentlich vereinbarte Stunden
Arbeitsverfügbarkeit und
Arbeitszeitkonto (Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die Beta-Version der Dienstplanung über Einstellungen → Spielplatz aktiviert wurde).
2. MitarbeiterInnen ID, Startdatum & Letzter Tag
MitarbeiterInnen ID
Das Feld für die MitarbeiterInnen ID ist optional, kann aber für den Abgleich mit der in anderen Systemen (z. B. Lohnbuchhaltung, HR-Systeme) verwendeten ID hilfreich sein. Das Feld "MitarbeiterInne ID" ist in CSV-Downloads und in der API enthalten, um den Abgleich von Datensätzen bei der Datenübertragung zu erleichtern.
Startdatum & Letzter Tag
Das "Startdatum" ist das Datum, ab dem das MitarbeiterInnenprofil aktiv ist, die MitarbeiterIn erscheint in der App und ist berechtigt auf Famly mit einem Zugang zuzugreifen.
Der letzte Tag, wird für den letzten Tag der MitarbeiterIn in der Einrichtung verwendet. Ab diesem Datum erscheint die MitarbeiterIn nicht mehr unter den aktiven MitarbeiterInnen und kann auch nicht mehr auf Famly zugreifen.
3. Vertragliche Arbeitsstunden (Woche)
Die "Wöchentlich vertraglich vereinbarten Stunden" können für MitarbeiterInnen festgelegt werden, um eine Zielvorgabe für die Stunden zu machen, die die MitarbeiterIn vertraglich zu leisten hat oder um eine maximal vorgesehene Gesamtzahl pro Woche anzugeben. Diese Information ist optional, kann aber einen hilfreichen Bezugspunkt auf der Grundlage des abgeschlossenen Vertrags darstellen. Wie du weiter unten sehen wirst, haben die vertraglich vereinbarten Stunden einen zusätzlichen Wert, wenn die Funktion "Dienstplanung(Beta)" aktiviert ist.
Die wöchentlichen Arbeitsstunden können gespeichert und bei Bedarf bearbeitet werden, wobei Aktualisierungen sofort live sind. Historische Veränderungen an den vertraglichen Arbeitsstunden sind nicht möglich.
Es besteht jedoch die Möglichkeit, eine Aktualisierung der wöchentlichen vertraglichen Stunden für ein Datum in der Zukunft zu planen. Diese Option kann hilfreich sein, wenn Mitarbeiterinnen ihre Arbeitszeiten ändern (z. B. Vollzeit, Teilzeit usw.), damit diese Änderungen bei der Planung der Arbeitszeiten für künftige Wochen berücksichtigt werden.
Zu beachten ist, dass der Bericht "Personalanwesenheit" die vertraglichen Stunden erst ab dem Datum anzeigt, an dem sie eingetragen wurden. Falls die vertraglichen Stunden in der Mitte der Woche eingetragen wurden, kann es daher in der ersten Woche zu einer abweichenden vertraglichen Zahl kommen, da diese anteilig ab dem Erstelldatum berechnet wird. Ab der nächsten Woche sind die vertraglichen Stunden dann vollständig aufgeführt.
Änderungsprotokoll
Alle Änderungen an den vertraglich vereinbarten Stunden werden über das Änderungsprotokoll nachverfolgt, so dass es immer einen Bezugspunkt dafür gibt, was wann und von wem aktualisiert wurde.
4. Verfügbarkeit
Für jede MitarbeiterIn kannst du auch die Tage und Zeitspannen festlegen, an denen die MitarbeiterIn arbeiten kann. Dies ist ein hilfreicher Anhaltspunkt und bietet bei der Verwendung der neuen Dienstplanung (Beta) hilfreiche Richtlinien dafür, wer wann für eine Schicht zur Verfügung steht.
Die voreingestellten Tage und Uhrzeiten entsprechen den Öffnungszeiten der Einrichtung, können aber so bearbeitet werden, dass sie die von den einzelnen Mitarbeitern festgelegte Arbeitseinteilung widerspiegeln. Deaktiviere z. B. die Auswahl des Freitags, wenn die MitarbeiterIn nur von Montag bis Donnerstag arbeitet oder reduziere die Endzeit pro Tag, wenn sie nur vormittags arbeitet.
Die Angabe der genauen Tage der Verfügbarkeit pro MitarbeiterIn ist auch wichtig, damit das System die korrekten Vertragsstunden innerhalb eines Zeitraums (z. B. Woche, Monat oder Lohnperiode) berechnen kann, wobei abgewählte Tage bei der Berechnung nicht berücksichtigt werden. Wenn die MitarbeiterInnen beispielsweise vier Tage pro Woche von Montag bis Donnerstag zur Verfügung stehen und die vertraglich vereinbarten Stunden auf 40 Stunden pro Woche festgelegt sind, wird das System 10 vertraglich vereinbarte Stunden pro Tag abziehen.
Änderungen an der Verfügbarkeit werden über das Änderungsprotokoll nachverfolgt, so dass es immer einen Bezugspunkt dafür gibt, was wann und von wem aktualisiert wurde.
5. Saldo (Arbeitszeitkonto)
Das Arbeitszeitkonto kann im Abschnitt Vertrag angezeigt und bearbeitet werden, ist jedoch nur verfügbar, wenn das Dienstplanmodul (Beta) aktiviert ist.
Der Saldo des Arbeitszeitkontos ist als Feld gedacht, um Überstunden oder Abzüge zu erfassen - entweder durch Freizeitausgleich oder Auszahlung. Die Zahl kann positiv oder negativ sein und wird manuell auf der Grundlage der Richtlinien der Einrichtung bearbeitet. Anhand der Seiten "Personalanwesenheit" und "Arbeitsstunden", die Aufschluss über die Differenz zwischen den Gesamtstunden und den vertraglich vereinbarten Stunden geben, kann der Saldo entsprechend angepasst werden.
Außerdem kann der Kontostand über die Seite "Personalstunden" aktualisiert werden und ist auf der Seite "Anwesenheit des Personals" (Beta) als Referenz sichtbar. Änderungen am Stundensaldo werden über das Änderungsprotokoll nachverfolgt, so dass es immer einen Anhaltspunkt dafür gibt, was wann und von wem aktualisiert wurde.
6. Berechtigungen: Vertrag Einsehen und Bearbeiten
Um Vertragsinformationen einsehen oder bearbeiten zu können, benötigen MitarbeiterInnen die folgenden Berechtigungen:
Vertragsdaten der MitarbeiterInnen - Einsehen Diese Berechtigung ermöglicht den Zugriff auf die Vertragsinformationen der MitarbeiterInnen - ein Unterabschnitt von "Über mich" in den MitarbeiterInnenprofilen, einschließlich ihrer eigenen.
Vertragsdaten der MitarbeiterInnen - Bearbeiten Diese Berechtigung ermöglicht das bearbeiten der Vertragsinformationen der MitarbeiterInnen - ein Unterabschnitt von "Über mich" in den MitarbeiterInnenprofilen, einschließlich ihrer eigenen.
7. Nutzen in Kombination mit Dienstplanmodul (Beta)
Es gibt zusätzliche Vorteile bei der Festlegung von Vertragszeiten und der Verfügbarkeit, wenn das Dienstplanmodul (Beta) aktiviert ist (über Einstellungen → Spielplatz):
Die vertraglich vereinbarten Wochenstunden werden auf dem Dienstplan ausgewiesen, um eine Zielvorgabe für die Gesamtzahl der Wochenstunden zu erhalten.
Geplante Aktualisierungen der vertraglich vereinbarten Stunden werden in den Dienstplan für die zukünftige Planung aufgenommen.
Warnungen werden im Schichtplan hervorgehoben, wenn eine Schicht zu einer Zeit zugewiesen wird, zu der die MitarbeiterIn nicht verfügbar ist.
Die vertraglich vereinbarten Stunden werden auf der neuen Seite "Personalanwesenheit" angezeigt, um eine Erinnerung an die geplanten Stunden pro Woche und MitarbeiterIn zu geben..
Die Differenz zwischen den Gesamtstunden (Anwesenheit + bezahlte Abwesenheit, abzüglich Pausen) und den vertraglich vereinbarten Stunden wird auf der neuen Seite "Personalanwesenheit" und der neuen Seite "Personalstunden" angezeigt, um zu verdeutlichen, wann eine MitarbeiterIn über oder unter dem vertraglich vereinbarten Stundenziel liegt.
Die Gesamtzahl der vertraglich vereinbarten Stunden ist über die CSV-Exporte und die API verfügbar, wenn die Gesamtzahl der täglichen Personalstunden berechnet wird (über den Export der neuen Seite Anwesenheit) oder für einen benutzerdefinierten Zeitraum (über den Export der neuen Seite Personalstunden).
8. Videoanleitung zur Nutzung des MitarbeiterInnenvertrags
Weitere Hilfe
Du brauchst eine Schritt-für-Schritt Anleitung, die dir hilft, wie du die gesamte Dienstplanung sowie Arbeitszeitverwaltung umsetzen kannst und dir aufzeigt, welche (Vor-) Einstellungen nötig sind? Kein Problem, schau doch hier vorbei: