🔒 Um Vertragsinformationen einzusehen oder zu bearbeiten, benötigen Mitarbeiter:innen die Berechtigung Vertragsdaten der Mitarbeiter:innen anzeigen oder Vertragsdaten der Mitarbeiter:innen verwalten.
Der Bereich Vertrag im jeweiligen Personalprofil ist der Ort, an dem du die wichtigsten Details zum Beschäftigungsverhältnis einer Person festhältst. Das sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Dienstplan und der Stundenfreigabe.
Wo finde ich die Vertragsdaten des Personals?
Um zum Bereich „Vertrag“ zu gelangen:
Gehe auf das relevante Personalprofil → Über mich → Vertrag
Hier kannst du Folgendes verwalten:
Benutzerdefinierte Mitarbeiter:innen-ID
Start- und Enddatum des Vertrags
Wöchentlich vereinbarte Stunden
Standard-Tageslänge
Urlaubsanspruch
Stundenkonto
Die Vertragsdaten im Einzelnen
Mitarbeiter:innen-ID
Das Feld „Mitarbeiter:innen-ID“ ist optional, kann aber hilfreich sein, um Daten mit IDs aus anderen Systemen (z. B. Lohnbuchhaltung oder HR-Software) abzugleichen. Die Mitarbeiter:innen-ID ist sowohl in CSV-Downloads als auch in der API enthalten, was den Datenabgleich zwischen verschiedenen Systemen erleichtert.
Startdatum & Letzter Tag
Das Startdatum ist das Datum, ab dem das Personalprofil aktiv ist. Der/Die Mitarbeiter:in ist ab diesem Datum in der Personalanwesenheit sichtbar und kann ab diesem Datum im Dienstplan eingeplant werden.
Der letzte Tag markiert den letzten Arbeitstag eines Teammitglieds in der Einrichtung. Ab diesem Datum erscheint die Person nicht mehr in deiner aktiven Personalliste und verliert den Zugriff auf Famly.
Vertragliche Arbeitsstunden
Die vertraglichen Arbeitsstunden dienen als Referenzwert für die Wochenstunden, die ein Teammitglied voraussichtlich leisten soll. Angabe ist optional, aber sehr nützlich für die Dienstplanung, die Stundenerfassung und präzise Abwesenheitsberechnungen.
So trägst du die vertraglichen Arbeitsstunden ein:
Öffne das Profil der Person aus deiner Personalliste oder über die Suchfunktion
Scrolle nach unten zum Bereich Über mich
Klicke auf Vertrag und anschließend auf Bearbeiten
Gültig-ab-Datum
Jeder Eintrag zu den Vertragsstunden hat ein Gültig-ab-Datum. So kannst du Vertragsänderungen genau dokumentieren – egal ob für die Vergangenheit, ab sofort oder für die Zukunft.
Beispiel: Wenn sich die Stunden einer Person im März geändert haben, dies aber erst im Mai in Famly eingetragen wird, kannst du das Datum rückdatieren, damit die Historie stimmt.
Jede Vertragsversion gilt ab ihrem Gültig-ab-Datum bis zum Tag vor dem Beginn der nächsten Version. Alle früheren Versionen werden gespeichert und sind im Vertragsverlauf einsehbar. So hast du immer das vollständige Bild darüber, wie sich die Arbeitszeit im Laufe der Zeit verändert hat.
Stunden pro Tag
Statt nur eine wöchentliche Gesamtzahl festzulegen, die gleichmäßig auf alle Arbeitstage verteilt wird, kannst du konkrete Stunden für jeden einzelnen Wochentag definieren (z. B. Montag 8 Std., Mittwoch 7 Std., Freitag 5 Std. 30 Min.). Das ist besonders praktisch für Personal mit unregelmäßigen Arbeitszeiten, da Abwesenheitsabzüge so auf Basis der tatsächlichen Tagesstunden statt eines Durchschnitts berechnet werden.
Beim erstmaligen Hinzufügen entsprechen die vorgeschlagenen Stunden den Öffnungszeiten der Einrichtung
Zukünftige Änderungen planen
Wenn du weißt, dass sich die Stunden eines Teammitglieds in Zukunft ändern, kannst du dies im Voraus einstellen: Klicke einfach auf Änderung planen und erstelle einen neuen Eintrag mit einem zukünftigen Gültig-ab-Datum. Du musst am Stichtag an nichts mehr denken.
💡 Wichtig: Wenn du versuchst, vertragliche Arbeitsstunden zu bearbeiten, die in einen bereits genehmigten oder gesperrten Zeitraum fallen, wird eine Warnung angezeigt und die Bearbeitung blockiert. Dies dient dem Schutz deiner Datenintegrität.
Änderungsprotokoll
Alle Änderungen an den vertraglich vereinbarten Stunden werden über das Änderungsprotokoll protokolliert, so dass es immer einen Bezugspunkt dafür gibt, was wann und von wem aktualisiert wurde.
Standard-Tageslänge
Hier legst du fest, wie viele Stunden eine ganztägige Abwesenheit für eine:n Mitarbeiter:in umfasst. Wenn beispielsweise ein ganzer Urlaubstag eingetragen wird, wird diese festgelegte Stundenzahl automatisch als Urlaubszeit verbucht.
Alternativ kannst du beim Eintragen einer Abwesenheit auch eine individuelle Stundenanzahl angeben.
Demnächst verfügbar: Wir arbeiten aktuell daran, dass Abwesenheiten automatisch auf Basis der vertraglich vereinbarten Tagesstunden berechnet werden können.
Urlaubsanspruch
Der Urlaubsanspruch legt fest, wie viele Stunden Urlaub ein:e Mitarbeiter:in pro Jahr zur Verfügung hat.
Im persönlichen Profil sehen Mitarbeitende eine Übersicht über bereits genommene und noch verfügbare Urlaubstage – basierend auf dem im Vertrag hinterlegten Urlaubsanspruch.
Stundenkonto
Das Stundenkonto ist teil des Premium- und Plus-Abos. Es kann über die Stundenfreigabe oder im Abschnitt Vertrag angezeigt und bearbeitet werden.
Das Stundenkonto dient dazu, Überstunden oder Minusstunden festzuhalten – entweder zur späteren Auszahlung oder für einen Freizeitausgleich. Das Stundenkonto kann sowohl positiv als auch negativ sein und wird von der Einrichtung entweder manuell im Personalprofil angepasst oder durch die Freigabe von Stunden aktualisiert.
Die Berichte „Personalanwesenheit“ und „Arbeitszeitverwaltung“ zeigen dir die Differenz zwischen tatsächlich geleisteten Stunden und den vertraglich vereinbarten Wochenstunden. Über die Stundenfreigabe in der Arbeitszeitverwaltung kannst du dann mit einem Klick die Differenz zum Stundenkonto übertragen.
Mehr Infos zur Stundenfreigabe findest du hier.
Änderungen am Stundenkonto werden über das Änderungsprotokoll protokolliert, so dass es immer einen Anhaltspunkt dafür gibt, was wann und von wem dieses aktualisiert wurde.
Wie du das Stundenkonto in der Arbeitszeitverwaltung aktualisiert, zeigt dir auch dieses Video:
Berechtigungen: Vertrag einsehen und bearbeiten
Um Vertragsinformationen einsehen oder bearbeiten zu können, benötigen Mitarbeitende die folgenden Berechtigungen:
Vertragsdaten der Mitarbeiter:innen anzeigen Diese Berechtigung ermöglicht den Zugriff auf die Vertragsinformationen der Mitarbeiter:innen - ein Unterabschnitt von „Über mich“ in den Personalprofilen, einschließlich ihrer eigenen.
Vertragsdaten der Mitarbeiter:innen verwalten Diese Berechtigung ermöglicht das bearbeiten der Vertragsinformationen der Mitarbeiter:innen - ein Unterabschnitt von „Über mich“ in den Personalprofilen, einschließlich ihrer eigenen.
Vorteile bei der Nutzung mit dem Dienstplanmodul
Wenn das Dienstplanmodul aktiviert ist, bieten die hinterlegten Vertragszeiten zusätzlichen Nutzen:
Soll-Stunden im Dienstplan: Die wöchentlichen Vertragsstunden werden im Dienstplan als Zielwert angezeigt. So siehst du sofort, ob die eingeteilten Schichten die vereinbarte Zeit abdecken.
Automatische Updates: Geplante Vertragsänderungen werden automatisch im Dienstplan berücksichtigt – so bleibt auch die Zukunftsplanung exakt.
Schneller Soll-Ist-Abgleich: Die Seiten Personalanwesenheit und Arbeiszeitverwaltung zeigen die Vertragsstunden direkt neben den tatsächlich gearbeiteten Gesamtwochenstunden an. Die Differenz wird hervorgehoben, damit du Über- oder Unterstunden sofort erkennst.
Bereit für die Lohnbuchhaltung: Vertragsstunden sind in CSV-Exporten und über die API enthalten – ideal für die Gehaltsabrechnung und individuelle Berichte.
Weitere Hilfe
Du brauchst eine Schritt-für-Schritt Anleitung, die dir hilft, wie du die gesamte Dienstplanung sowie Arbeitszeitverwaltung umsetzen kannst und dir aufzeigt, welche (Vor-) Einstellungen nötig sind?
👉 Schau einfach hier vorbei: Anleitung zur Einrichtung von Dienstplan, Zeiterfassung und Arbeitszeitkonto