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Erstelle den Betreuungsplan eines Kindes
Im Betreuungsplan steht, an welchen Tagen das Kind jede Woche betreut wird.
Einen Betreuungsplan für jedes Kind zu erstellen ist wichtig, um den Belegungsplaner zu sehen, den Personalbedarf zu planen und Rechnungen für die Eltern zu erstellen. Außerdem werden damit Berichte über Umsatz und Auslastung erstellt.
Basierend auf den Einheiten, Ergänzungen und Paketen, die du in der Preisgestaltung eingerichtet hast, kannst du diese jetzt zu den Plänen der Kinder hinzufügen.
💡 Hinweis: Zum Erstellen von Betreuungsplänen, benötigst du die Berechtigung „Pläne für Kinder verwalten“.
Um einen Plan zu erstellen:
Rufe das Profil des entsprechenden Kindes auf und klicke auf den Reiter Buchungen und anschließend auf Betreuungsplan hinzufügen. Wenn das Kind bereits einen Plan hat, den du bearbeiten oder ändern möchtest, klicke im Reiter Buchungen auf den entsprechenden Plan.
Ein neues Fenster öffnet sich, indem du die folgenden Daten ausfüllen kannst:
Den Zeitraum (weitere Infos zum Zeitraum findest du im nächsten Absatz)
Die Preisklasse (weitere Infos zur Preisklasse findest du im nächsten Absatz)
Anwesenheit: üblicherweise Ganzjährig
Anschließend kannst du den Plan gestalten indem du oben rechts ein Betreuungspaket für die gesamte Woche auswählst, oder einzelne Einheiten und Ergänzungen bei den jeweiligen Tagen über die Hinzufügen/Bearbeiten Taste hinzufügst
Über die Hinzufügen/Bearbeiten Taste, werden dir die Einheiten und Ergänzungen angezeigt, die in deiner Preisgestaltung erstellt wurden und die in der ausgewählten Preisklasse verfügbar sind. Um Ergänzungen wie bspw. Verpflegungen hinzuzufügen, wähle oben zunächst Ergänzungen aus:
Auf der rechten Seite des Betreuungsplans kannst du zudem Rabatte und Aufpreise hinzufügen:
Bist du mit dem Erstellen des Plans fertig, klicke oben auf Änderungen speichern
Zeitraum
Wähle den Starttag des Plans aus. Wenn es sich um ein neues Kind handelt, sollte dies der erste Tag sein, an dem das Kind in die Einrichtung kommt. Das Startdatum kann nicht vor dem Datum der Registrierung (im Kinderprofil → Über mich → Anmeldung und Gruppenwechsel) liegen.
Du musst kein Enddatum hinzufügen. Wenn ein Kind deine Einrichtung verlässt, und du einen letzten Tag im Kinderprofil im Reiter „Über mich“ einträgst, so erscheint das Kind nach dem Austrittsdatum automatisch nicht mehr im Belegungsplaner, der Gruppenübersicht und weiteren Berichten.
Preisklasse
Das Auswählen einer Preisklasse ist notwendig, um die richtigen Preise für die passenden Einheiten/Pakete zu finden. Auch wenn du keine Rechnungen über Famly erstellst, und deine Einheiten/Pakete mit einem Preis von 0€ angelegt hast, muss eine Preisklasse ausgewählt werden um den Betreuungsplan speichern zu können.
Wenn du automatische Regeln zur Verschiebung von Preisklassen eingerichtet hast, wähle einfach „Automatisch“ aus.
Abrechnungsprofil
Wähle das richtige Abrechnungsprofil aus, um sicherzustellen, dass dieses Kind im passenden Anwesenheitszeitraum (Schulzeit, Ferienbetreuung, ganzes Jahr usw.) und mit der richtigen Abrechnungsart eingetragen ist. Hier kannst du mehr über die Einrichtung von Abrechnungsprofilen erfahren.
Mehrere Betreuungspläne gleichzeitig erstellen
Falls du bei mehreren Kindern der gleichen Preisklasse einen Betreuungsplan mit dem selben Betreuungsmuster hinterlegen möchtest, gehe wie folgt vor:
Klicke auf Finanzen → Übersicht → Betreuung und wähle die entsprechenden Kinder aus
Klicke oben rechts auf Aktion → Verwalten
Ein neues Fenster öffnet sich, indem du Neue Betreuungspläne hinzufügen auswählst
Klicke auf Weiter und fülle Zeitraum, Preisklasse, Abrechnungsprofil und Betreuungsmuster wie hier beschrieben aus
Klicke auf Vorschau → Betreuungspläne hinzufügen