Wenn du bisher mit Kitabuli gearbeitet hast, bist du es gewohnt, deine Finanzstruktur über Trägerstammdaten, einen festen Kontenplan und einrichtungsinterne Betreuungsmodelle mit Leistungsarten aufzubauen.
In Famly funktioniert das Prinzip ganz ähnlich. Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, wie du deine gewohnten Finanzdaten aus Kitabuli in Famly übertragen und einrichten kannst.
Schritt 1: Buchhaltung & DATEV-Schnittstelle (Dein Kontenplan)
In Kitabuli hattest du einen festen Kontenplan im Trägermenü, bei dem du Leistungsarten direkt Kontonummern zugewiesen hast. In Famly verknüpfst du deine Sachkonten direkt mit der DATEV-Schnittstelle, weshalb wir mit diesem Fundament starten.
Hauptkontenplan erstellen: Unter Einstellungen ➔ Finanzen ➔ Rechnungen ➔ Buchhaltung fügst du deine Sachkonten (Konto-IDs) hinzu, die exakt mit deinem DATEV-Kontenplan übereinstimmen.
Exporteinstellungen: Unter Einstellungen ➔ Integrationen ➔ DATEV hinterlegst du Berater- und Mandantennummer (die Daten, die du in Kitabuli in den Trägerstammdaten eingetragen hast).
Sachkonten zuordnen: Verknüpfe nun deine Betreuungspakete, Ergänzungen und Rabatte im Menü mit dem jeweils korrekten Sachkonto.
Referenznummern: Stelle sicher, dass jede:r Rechnungszahler:in im System eine „Zahler:innen Ref. Nr.“ (Debitorennummer) besitzt.
👉 Zur vollständigen DATEV-Anleitung: Export von Rechnungen und Rechnungszahler:innen im DATEV-Format
Schritt 2: Preisklassen und automatische Regeln erstellen
In Kitabuli hast du Gebühren und Ermäßigungen oft direkt im Betreuungsmodell pro Einrichtung hinterlegt. Famly nutzt hierfür ein flexibleres System: Preisklassen. Damit kannst du Preise (z. B. für U3 und Ü3) zentral steuern.
So gehst du vor:
Navigiere zu Einstellungen → Finanzen → Preisgestaltung → Preisklassen
Erstelle deine Preisklassen (z. B. „0-24 Monate“ und „24+ Monate“)
Gibt es nur Einheitsbeiträge, nenne die Klasse einfach „Alle Kinder“
Optional: Unter Regeln für Preisklassen kannst du festlegen, dass Kinder an ihrem Geburtstag automatisch die Preisklasse wechseln – das spart den manuellen Aufwand, den du aus Kitabuli kennst!
👉 Mehr dazu: Erstelle Preisklassen für Kinder unterschiedlichen Alters
Schritt 3: Betreuungspakete und Ergänzungen anlegen
Was in Kitabuli unter „Betreuungsmodelle“ und „Leistungsarten / Grundgebühren“ lief, wird in Famly in Betreuungspakete und Ergänzungen unterteilt.
Betreuungspakete (Deine Grundgebühren):
Gehe auf Einstellungen ➔ Finanzen ➔ Preisgestaltung ➔ Preisgestaltung
Klicke auf Neues Betreuungspaket
Trage den Namen des Modells, die Betreuungszeiten und die Preise (passend zu den zuvor definierten Preisklassen) ein.
Ergänzungen (Zusatzleistungen wie Essensgeld oder Spätbetreuung):
Gehe auf Einstellungen ➔ Finanzen ➔ Preisgestaltung ➔ Preisgestaltung
Klicke auf Neue Ergänzung
Benenne die Leistung (z. B. „Mittagessen“) und hinterlege den Preis.
👉 Mehr dazu: Finanzen einrichten (Neue Version)
Schritt 4: Rabatte und Förderungen (Zuschüsse) einrichten
In Kitabuli hast du Ermäßigungen und Elternzuschüsse direkt im Betreuungsmodell zugewiesen. In Famly legst du diese flexibel an:
Rabatte (z. B. Geschwister- oder Personalrabatte):
Erstelle diese zentral unter dem Reiter Rabatte
Förderungen (Öffentliche Zuschüsse, z. B. von der Stadt):
Gehe zu Einstellungen ➔ Finanzen ➔ Förderungen
Klicke auf Neue Förderung
Gib den Namen, die Kontoinformationen und den festen Zahler (z. B. Jugendamt / Stadt) an. Dieser Betrag wird später automatisch auf der Rechnung der Eltern abgezogen.
Schritt 5: SEPA-Lastschriften vorbereiten
Damit Famly – genau wie Kitabuli über die Gläubiger-ID – SEPA-Lastschriftdateien für deine Bank generieren kann, musst du deine Bankdaten hinterlegen.
Gehe zu Einstellungen ➔ Finanzen ➔ SEPA
Trage deine Träger- und Bankinformationen (Gläubiger-ID, IBAN etc.) ein
👉 Mehr dazu: Lastschriftverfahren (SEPA)
Schritt 6: Betreuungspläne zuweisen und starten
Sobald die gesamte Struktur im Hintergrund steht, kannst du – ähnlich wie beim manuellen Anlegen oder dem Excel-Import in Kitabuli – den Kindern ihre Verträge (Betreuungspläne) zuweisen.
Gehe auf Finanzen ➔ Übersicht
Wähle die gewünschten Kinder aus und klicke auf Pläne hinzufügen
Setze das Startdatum fest, wähle die Preisklasse sowie das passende Betreuungspaket aus und füge eventuelle Ergänzungen (z. B. Essensgeld) hinzu
Du brauchst Hilfe beim Umzug?
Falls du einen Abgleich zu deiner alten Kitabuli-Struktur suchst, kannst du jederzeit den alten Einrichtungsleitfaden heranziehen: Kitabuli - Ersteinrichtung.
Bei spezifischen Fragen zum Einrichten oder Verwalten deiner DATEV- und Finanzdaten in Famly erreichst du das Support-Team auch direkt über den In-App Chat oder per E-Mail an support@famly.de.