Diese Funktion ist Teil des Premium-Abos. Bei Fragen zu deinem Abo wende dich gerne an support@famly.de.

Um den DATEV-Export nutzen zu können, benötigen Mitarbeitende die Berechtigungen Rechnungen für Kinder verwalten und Einstellungen zu Finanzen und Belegung bearbeiten.

Weitere Informationen zu den Berechtigungen findest du hier.

Videoanleitung

Einrichten

☝️ Das Einrichten der DATEV-Daten sollte mit einer Person vorgenommen werden, die DATEV nutzt.

Wenn ihr Hilfe mit dem Einrichten benötigt, kontaktiert uns gerne über den In-App Chat oder per E-Mail an support@famly.de.

1. Sachkonten erstellen

Sachkonten werden bestimmten Finanzkategorien zugeordnet – so sieht man später genau, wofür Geld ein- oder ausgegangen ist. In DATEV können diese Informationen dann passend zugeordnet und ausgewertet werden.

Um Sachkonten in deinem Hauptkontenplan zu erstellen:

Gehe auf Einstellungen → Finanzen → Rechnungen → Buchhaltung
Klicke Neues Konto hinzufügen
- Wenn du ein neues Konto hinzufügst, benötigst du eine Konto-ID. Diese sollte mit der Konto-ID in DATEV übereinstimmen
- Den unteren Bereich „Rechnungsposten“ kannst du ignorieren

Die erstellten Konten kannst du später den relevanten Betreuungseinheiten und Ergänzungen zuordnen. Mehr dazu weiter unten.

Als nächstes konfiguriere den Ersatzkontenplan. Dieser wird genutzt, wenn du bei Finanzkategorien (bspw. einer bestimmten Einheit oder Ergänzungen) kein Konto auswählst und das Feld stattdessen leer lässt.

Wenn du noch keine DATEV-Daten in Famly eingerichtet hast:

Gehe auf Einstellungen → Integrationen → DATEV
Klicke auf „Mit dem Einrichten beginnen“
Im nächsten Fenster haben wir bereits drei Testkonten für dich ausgefüllt. So kannst du dich mit dem DATEV-Export vertraut machen - auch wenn du noch nicht alle Daten zur Hand hast
Setze die Einrichtung entweder mit den drei Testkonten fort oder überschreibe die Konten mit deinen Daten
- Bitte beachte: In diesem Fenster siehst du nur den Ersatzkontenplan. Weiter oben findest du eine Erklärung zum Hauptkontenplan.
- Trägst du bereits deine Daten ein, sollte die Konto-ID mit der Konto-ID in DATEV übereinstimmen
Über + Weiteres Konto hinzufügen kannst du noch weitere Konten erstellen

Wenn du bereits DATEV-Daten in Famly eingerichtet hast:

Wenn du die Testkonten von Famly genutzt hast um dich mit DATEV vertraut zu machen, oder wenn du bereits deine Daten eingetragen hast, sieht die Oberfläche der DATEV-Einstellungen etwas anders aus.

Zum Einrichten der Sachkonten, die automatisch zu Finanzkategorien (bspw. bestimmten Einheiten oder Ergänzungen) ohne individuelles Sachkonto zugewiesen werden sollen:

Gehe auf Einstellungen → Integrationen → DATEV → Zum Kontenplan

Hier kannst du weitere Konten hinzufügen
Bereiche, die mit „Unvollständig“ markiert sind, benötigen noch die Zuordnung eines Kontos - du musst jedoch nicht alle Felder ausfüllen, wenn diese nicht relevant für dich sind
Wenn du ein neues Konto hinzufügst, benötigst du eine Konto-ID. Diese sollte mit der Konto-ID in DATEV übereinstimmen

2. Exporteinstellungen konfigurieren

Trage unter Einstellungen → Integrationen → DATEV → DATEV Details folgende Informationen ein:

Berater:innennummer
Mandant:innennummer
Sachkontenlänge
Gegenkonto
Genauigkeit des Exports: Rechnung, Rechnungszeile, Rechnungszeile mit Gruppierung oder Rechnungsposten
- Rechnung: Listet die Gesamtsummen von Rechnungen auf, z. B.:
  - September-Rechnung 100€
- Rechnungszeile: Gebühren sind aufgegliedert nach Betreuungsplan, Förderungen, Kautionen und Ad-hoc-Käufe, z. B.:
  - Betreuungsplan 80€, Ad-hoc-Käufe 20 €
- Rechnungszeile mit Gruppierung: Gebühren sind aufgegliedert nach gruppierten Elementen, z.B.:
  - Vormittagbetreuung 20€, Nachmittagbetreuung 40€, Mittagessen 10€, Ad-hoc-Käufe 20€
- Rechnungsposten: Tägliche Gebühren sind aufgegliedert nach jeweiligen Einheiten, Ergänzungen, Paketen, Förderungen, Kautionen, etc., z. B.:
  - Vormittagbetreuung 20€, Nachmittagbetreuung 20 €, Nachmittagbetreuung 20 €, Mittagessen 10€, Ad-hoc-Betreuung 20 €

💡Die DATEV-Daten sollten mit einer Person ausgefüllt werden, die DATEV nutzt. Bei Bedarf können sie auch von dem/der Steuerberater:in angefragt werden.

3. Rechnungszahler:innen Referenznummern überprüfen

Bevor du den DATEV-Export erstellst, stelle bitte sicher, dass die Rechnungszahler:innen mit einer Zahler:innen Ref. Nr. eingetragen sind.

Eine Übersicht der Rechnungszahler:innen und den bereits eingetragenen Rechnungszahler:innen Referenznummern findest du im Bericht Rechnungszahler:innen. Klicke dazu in der lila Seitenleiste auf Berichte, wähle die Kategorie Finanzen aus und klicke auf Rechnungszahler:innen.

Fehlende Rechnungszahler:innen Referenznummern

Wenn in der Spalte „Zahler:innen Ref. Nr.“ die Referenznummer fehlt:

Klicke auf den Namen des Rechnungszahlers bzw. der Rechnungszahlerin
Klicke dann auf Bearbeiten
Fülle hier die Rechnungszahler:innen Referenznummer aus
- Falls deine Rechnungszahler:innen in DATEV bereits mit einer Referenznummer hinterlegt wurden, gleiche diese in Famly an

4. Sachkonten zuordnen

Hinterlege für all deine Einheiten, Ergänzungen, Pakete, Rabatte und Förderungen das relevante Sachkonto.

Deine Einheiten, Ergänzungen und Pakete findest du in Einstellungen → Finanzen → Preisgestaltung → Preisgestaltung
Klicke auf die jeweiligen Einheiten, Ergänzungen oder Pakete
Wähle aus dem Drop-Down-Menü das relevante Sachkonto aus
- Das Menü ist erst nach Freischaltung der DATEV-Funktion sichtbar

Zu deinen Rabatt-Einstellungen gelangst du über Einstellungen → Finanzen → Preisgestaltung → Preisgestaltung
Klicke dann auf Rabatt-Einstellungen

Wähle nun das Konto rechts neben den Rabatten aus

Zu den Förderungen gelangst du über Einstellungen → Finanzen → Förderungen
Bereits genutzte Förderungen können nicht bearbeitet werden. Erstelle stattdessen eine neue Förderung und wähle dabei das Konto aus

5. Kostenstelle ausfüllen

Um eine Kostenstelle zu hinterlegen, die im DATEV-Export erscheint, gehe wie folgt vor:

Gehe auf Einstellungen → Finanzen → Rechnungen → Rechnungseinstellungen
Klicke auf Erweiterte Rechnungseinstellungen anzeigen
Fülle die Kostenstelle aus
Klicke auf Änderungen speichern

Rechnungszahler:innen im DATEV-Format exportieren

Die DATEV-Datei kann nach jedem Rechnungslauf aus Famly exportiert und in DATEV importiert werden.

Gehe auf Berichte → Finanzen → Rechnungszahler:innen
Klicke auf Filter und wähle den relevanten Datumsbereich aus
Klicke CSV exportieren und wähle DATEV CSV aus
Warte, bis der Button CSV-Datei herunterladen links daneben bereit ist und klicke auf ihn, um den Export herunterzuladen

Rechnungen exportieren

Gehe auf Berichte → Finanzen → Rechnungen
Klicke CSV exportieren und wähle DATEV CSV aus
Wähle den gewünschten Zeitraum aus und klicke auf Exportieren
Warte, bis der Export erstellt wurde und klicke dann Herunterladen

FAQ

Wie lösche oder bearbeite ich ein Sachkonto?

Um ein Sachkonto zu bearbeiten oder zu löschen:

Gehe auf Einstellungen → Finanzen → Rechnungen → Buchhaltung
Überschreibe die Daten eines Kontos oder klicke auf „x“ um ein Konto zu löschen
Klicke auf Speichern

Wie lege ich fehlende Rechnungszahler:innen an?

Um fehlende Rechnungszahler:innen zu hinterlegen:

Gehe auf das jeweilige Kindesprofil
Klicke auf Buchungen → Rechnungszahler:in hinzufügen

Es öffnet sich ein neues Fenster
Klicke auf Zahler:in hinzufügen
Im nächsten Schritt kannst du entweder einen neuen Zahler/ eine neue Zahlerin hinzufügen, oder eine existierende Kontaktperson auswählen (z.B. die Eltern)
Klicke abschließend auf Speichern