Einrichtungen nutzen neben der regulären Banküberweisung auch das Lastschriftverfahren zum Begleichen der Rechnungen. Falls deine Einrichtung diese Zahlungsmethode auch anbieten möchte, kann man in Famly ganz einfach Zahlungen hinterlegen und eine Datei mit allen erforderlichen Details erstellen, die dann bei der Bank im Online-Verfahren hochgeladen und verarbeitet werden kann.
Übersicht über die Schritte des Lastschriftverfahrens
Fülle einmalig die SEPA Lastschrift-Details in deinen Einstellungen aus
Markiere die Rechnungszahler:innen, die per Lastschriftverfahren bezahlen fülle die Details der Rechnungszahler:innen aus
Rechnungen in Famly erstellen
Die Konto-Details und Kontostand der Zahler:innen werden in einer CSV oder XML-Datei zusammengefasst
Vor dem Erstellen der Tabelle kannst du einstellen, dass Famly automatisch eine Zahlung für den einzuziehenden Betrag vermerkt
1. Einmalig die SEPA Lastschrift-Details ausfüllen
Zunächst fülle die SEPA Lastschrift-Details aus, indem du zu Einstellungen → Finanzen → SEPA gehst.
Das Präfix kann beliebig gewählt werden. Du kannst hierfür z.B. eine Kürzel der Einrichtung eingeben.
2. Zahler:innen im Reiter „Buchungen“ für das Lastschriftverfahren markieren
Gehe auf das Kinderprofil → Buchungen
Klicke auf den Namen des Rechnungszahlers/der Rechnungszahlerin
Klicke dann auf Bearbeiten
Scrolle runter und klicke auf Bankverbindung um das Fenster zu erweitern
Fülle die Daten zur Bankverbindung aus
Dabei ist wichtig, dass das Unterzeichnungsdatum das Format JJJJ-MM-TT hat und keine Leerzeichen zwischen den einzelnen Zahlen der IBAN und des BIC stehen.
IBAN, BIC und Mandate ID sind Pflichtfelder und notwendig, damit die Lastschrift-Datei bei der Bank akzeptiert wird.
💡 Ein gründliches Überprüfen dieser Details bei der Eingabe kann verhindern, dass es an späterer Stelle, z.B. beim Hochladen der Datei im Online-Verfahren, Probleme gibt.
Aktiviere die Option, um die Person in den SEPA-Lastschriftexport einzuschließen.
Klicke auf Speichern
3. Rechnungen erstellen
Um die Beträge einziehen zu können, muss zunächst eine Rechnungsstellung erfolgen. Gehe dafür auf Finanzen → Rechnungen.
Trage die benötigten Informationen wie Zeitraum und Fälligkeitsdatum ein und erstelle die Rechnungen.
4. Lastschrift-Datei generieren
Gehe auf Berichte → Lastschrift
Klicke oben rechts auf Lastschrift-Datei generieren
5. Automatische Zahlung hinzufügen
Trage ein Zahlungsdatum ein und markiere die kleine Box, damit Famly die Zahlung als erhalten markiert. Klicke auf Erstellen.
Diese Option ist notwendig, wenn du die Datei für den Import in deiner Bank benötigst
Nun kannst du die erstellte Datei herunterladen und deiner Bank zusenden bzw. die Datei im Online-Verfahren hochladen
Neben dem Namen der Rechnungszahler:innen erscheint ein kleines schwarz-weißes Symbol, wenn die Rechnungszahler:innen per Lastschriftverfahren bezahlen.
FAQ
Ich muss eine neue SEPA-Datei erstellen. Erscheinen Zahlungen doppelt, wenn ich erneut die Option „Soll eine Zahlung automatisch zu allen in dieser Datei enthaltenen Rechnungszahler:innen hinzugefügt werden?“ auswähle?
Ich muss eine neue SEPA-Datei erstellen. Erscheinen Zahlungen doppelt, wenn ich erneut die Option „Soll eine Zahlung automatisch zu allen in dieser Datei enthaltenen Rechnungszahler:innen hinzugefügt werden?“ auswähle?
Zahlungen werden nur erfasst, wenn bei den Zahler:innen ein offener Saldo besteht. Wurde dieser durch das Erstellen einer Lastschrift-Datei bereits auf 0 gesetzt, erfolgt keine weitere Buchung.
⚠️ Hinweis für den Bank-Import:
Wenn du eine Lastschrift-Datei nach Datenänderungen neu erstellen musst, lösche bitte zuerst die alten Zahlungen. Andernfalls kann die neue Datei nicht korrekt für den Import bei der Bank generiert werden.