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Preisänderungen durchführen
Es ist möglich, eine Preisänderung in den Buchungsplänen für mehrere Kinder auf einmal zu aktualisieren.
Wichtiges vor der Aktualisierung
Es ist wichtig, dass du die Änderungen an deinen Einheiten korrekt vornimmst, bevor du die Pläne für mehrere Kinder auf einmal aktualisierst. Im folgenden Artikel wird erläutert, wie du Änderungen an Betreuungseinheiten, Betreuungsergänzungen und Betreuungspaketen vornehmen kannst.
Checkliste
Überprüfe die folgenden Punkte, bevor du eine Betreuungseinheit, -ergänzung oder ein Paket für mehrere Kinder auf einmal veränderst:
Vergewissere dich, dass du das richtige Änderungsdatum ausgewählt hast, insbesondere das Jahr
Wenn du Jahrespläne verwendest, verwende den 1. eines Monats als Änderungsdatum
Wenn du automatische Preisänderungsregeln verwendest, vergewissere dich, dass in jedem Preisgruppenfeld ein Preis steht
Auch wenn er 0€ beträgt, solltest du eine 0 eingeben
Stelle sicher, dass die richtigen Kontrollkästchen (Finanzierung, flexibel, Schließtage, Krankheitstage) markiert sind.
Archiviere die Betreuungseinheiten nicht, sondern aktualisiere den neuen Preis in der selben Betreuungseinheit
Wenn du die Betreuungseinheiten archivierst und eine neue erstellst, musst du die Pläne der Kinder, die diese Einheiten nutzen, manuell ändern.
Aktualisiere Betreuungspläne gesammelt mit den neuen Preisen
Sobald du die oben genannten Schritte durchgeführt hast, kannst du die Betreuungspläne mehrerer Kinder auf einmal aktualisieren. Gehe wie folgt vor:
Gehe auf Finanzen → Übersicht → Betreuung
Wähle mit einem Klick alle Kinder aus oder wähle einzelne Kinder aus
Klicke auf Aktion → Verwalten
Im nächsten Fenster, wähle Betreuungspläne aktualisieren aus
Wähle das Datum, ab dem die Änderung in kraft treten soll
Wähle auch das Feld „Planänderungen für dieses Datum einplanen“ aus, damit bereits bestehende Betreuungspläne ab dem gewünschten Datum aktualisiert werden
Klicke auf Vorschau und aktualisiere die Pläne
Falls dir eine rote Fehlermeldung angezeigt wird, bspw. wenn ein Kind ausgewählt wurde, dass die Einrichtung vor dem Änderungsdatum verlässt, wähle dieses Kind zunächst ab und fahre dann mit der Aktualisierung fort.
Neue Betreuungspläne hinzufügen
Es ist möglich, identische Pläne für mehrere Kinder auf einmal zu erstellen. Diese Funktion wird häufig für Geschwisterkinder verwendet und wird genau so eingerichtet wie das Hinzufügen eines individuellen Plans.
Um mehrere Betreuungspläne gleichzeitig zu hinzuzufügen:
Gehe auf Finanzen → Übersicht → Betreuung
Wähle mit einem Klick alle Kinder aus oder wähle einzelne Kinder aus
Klicke auf Aktion → Verwalten
Im nächsten Fenster, wähle Neue Betreuungspläne hinzufügen aus
Fülle das Betreuungsmuster aus
Klicke auf Vorschau und füge nach Prüfung die Betreuungspläne hinzu
Unterscheide:
Kinder ohne Pläne: Es werden neue unbefristete Pläne ab dem gewählten Datum erstellt
Kinder mit unbefristeten Plänen: Beendet die unbefristeten Pläne und erstellt neue Pläne ab dem gewählten Datum
Kinder mit aktuellen Plänen und zukünftigen Plänen: Erstellt einen neuen Plan ab dem gewählten Datum, der dann mit dem Startdatum des zukünftigen Plans endet. Der zukünftige Plan bleibt davon unberührt.
Kinder mit Plänen, die in der Vergangenheit endeten und keine aktuellen Pläne haben: Erstellt einen neuen Plan ab dem gewählten Datum. Der alte Plan wird bis zum Datum des neuen Plans verlängert.
Warnung: Speichern nicht möglich
Bei der Massenaktualisierung von Plänen kann es vorkommen, dass bei einigen Plänen eine Warnung in roter Schrift erscheint, die besagt, dass sie nicht gespeichert werden können. Dies kann verschiedene Gründe haben:
Die Kinder verlassen die Einrichtung vor dem Änderungsdatum
Die Kinder beginnen nicht vor dem Änderungsdatum
Eine Betreuungseinheit auf dem aktuellen Plan des Kindes wurde eingestellt und kann nicht aktualisiert werden (nicht verfügbar)
Für eine Einheit im aktuellen Plan des Kindes gibt es in der relevanten Preisklasse keinen Preis (nicht verfügbar)
Der Plan wurde für dieses Datum bereits in Rechnung gestellt (storniere die Rechnung, um das Problem zu lösen)
Das Abrechnungsprofil für den aktuellen Plan wurde gelöscht
Diese Pläne werden bei der Massenaktualisierung nicht aktualisiert. Stattdessen müssen diese Pläne manuell überprüft und aktualisiert werden, indem man das Profil des Kindes aufruft und dann auf der Registerkarte Buchungen auf Zeitplanänderung klickt. Sobald du das Änderungsdatum ausgewählt hast, sollte der Plan anzeigen, was falsch ist. Wenn du feststellst, dass die meisten deiner Pläne eine Warnung enthalten, breche die Massenaktualisierung ab/schließen sie. Nehme dann die erforderlichen Änderungen vor, bevor du die Massenaktualisierung erneut versuchst.
💡Es empfiehlt sich, keine Enddaten für deine Pläne anzugeben, wenn zukünftige Änderungen geplant sind. Zukünftige Pläne beenden automatisch die Pläne, die du hinzufügst.
Rabatt hinzufügen/entfernen
*Hinweis: Dies sollte nur bei der Verwendung der tatsächlichen Rechnungsstellung erfolgen! Verwende diese Funktion nicht bei der annualisierten Rechnungsstellung. Dies kann dazu führen, dass bei Änderungen in der Monatsmitte die Abrechnung vorübergehend auf „tatsächlich“ umgestellt wird, wodurch die Gefahr besteht, dass Kindern derselbe oder ein höherer Betrag als üblich in Rechnung gestellt wird, je nachdem, wie deine Preisgestaltung aussieht.
Damit kannst du den Plänen einen Rabatt hinzufügen, z.B. einen Rabatt für Geschwister oder Mitarbeiter:innen. Du kannst wählen, wann der Rabatt in Kraft tritt, und kannst auch unerwünschte Rabatte aus allen Plänen entfernen.
