Abrechnungsprofile legen fest, wie Rechnungen für Zahler:innen erstellt werden, während Anwesenheitspläne definieren, in welchen Zeiträumen Kinder in der Einrichtung erwartet werden (z. B. ganzjährig oder nur für das Sommer-Camp).
In Famly können Rechnungen entweder annualisiert werden – also jeden Monat mit dem gleichen Betrag – oder basierend auf der tatsächlich gebuchten Betreuung pro Monat berechnet werden.
Im Folgenden erfährst du alle Details zu Abrechnungsprofilen und Anwesenheitsplänen.
Anwesenheitsplan anlegen
Bevor du ein Abrechnungsprofil erstellen kannst, muss im ersten Schritt zunächst ein Anwesenheitsplan angelegt werden.
In Famly sind die Betreuungspläne der Kinder immer mit einem Anwesenheitsplan verknüpft. Das bedeutet, dass Kinder nur an den Tagen in der Einrichtung erwartet werden, die im Anwesenheitsplan festgelegt sind. So kannst du bestimmte Zeiträume im Jahr ganz einfach ausschließen, ohne den Betreuungsplan manuell anpassen zu müssen.
Um einen Anwesenheitsplan zu erstellen:
Klicke in der linken Seitenleiste auf Erste Schritte → Abrechnungsprofile
Klicke auf Anwesenheitspläne → Neu um einen neuen Anwesenheitsplan zu erstellen
Gib einen Titel ein (bspw. Ganzjährig)
Wähle ob dieser Zeitplan für das ganze Jahr oder für bestimmte Termine, z.B. Sommer-Camp oder Ferienclub, gelten soll
Bei ganzjähriger Anwesenheit muss keine weitere Eingabe getätigt werden
Bei genauer Zeitangabe wird ein Kalender angezeigt, in dem durch Klicken auf das Start- und Enddatum der Zeitraum für diesen Plan markiert wird
Du kannst mehrere und unterschiedliche Anwesenheitspläne erstellen.
💡 Du kannst deine bestehenden Anwesenheitspläne immer wieder verlängern. Klicke oben auf das Datum um ein neues Jahr auszuwählen und fülle den Kalender weiter aus.
Abrechnungsprofil anlegen
Im zweiten Schritt kannst du das Abrechnungsprofil erstellen. Der genaue Ablauf hängt davon ab, wie dein Onboarding-Spezialist die Plattform für dich eingerichtet hat.
1. Wenn deine Einrichtung ausschließlich mit einem monatlich festgelegten Preis abrechnet
Klicke in der linken Seitenleiste auf Erste Schritte → Abrechnungsprofile
Klicke auf Übersicht → Neu
Wähle einen deiner erstellten Anwesenheitspläne aus (siehe vorheriger Schritt zum Erstellen von Plänen)
Gib deinem Abrechnungsprofil bei Bedarf einen benutzerdefinierten Titel
2. Wenn einige Kinder zu einem festen monatlichen Preis abgerechnet werden und andere basierend auf ihrer tatsächlichen Anwesenheit
Klicke in der linken Seitenleiste auf Erste Schritte → Abrechnungsprofile
Klicke auf Übersicht → Neu
Wähle einen deiner zuvor erstellten Anwesenheitspläne aus (siehe vorheriger Schritt)
Entscheide dich beim Abrechnungsschema zwischen Annualisiert oder Tatsächlich/e
Falls du nicht die Auswahlmöglichkeit zwischen annualisiert/tatsächlich/e hast, kontaktiere bitte support@famly.de oder nutze den In-App-Chat für Unterstützung.
So funktioniert die annualisierte Abrechnung:
Die Rechnung wird berechnet als:
(Preis der wöchentlichen Betreuung × Anzahl der Wochen) ÷ Anzahl der Rechnungen pro JahrDu legst sowohl die Anzahl der Wochen als auch die Anzahl der Rechnungen im Jahr fest
Wichtig: Bei dieser Methode werden weder Schließtage noch der Anwesenheitsplan zur Kalkulation berücksichtigt. Falls Monate mit Schließtagen günstiger sind, füge in diesen Monaten eine Gutschrift zum Kinderprofil hinzu.
So funktioniert die tatsächliche Abrechnung:
Der Rechnungsbetrag basiert auf der geplanten Anwesenheit je Monat
Diese wird durch den Anwesenheitsplan und dem individuellen Betreuungsplan eines Kindes festgelegt
Nur die von dir markierten Tage im Anwesenheitsplan werden abgerechnet
Wenn du später Betreuungseinheiten erstellst, kannst du entscheiden ob Schließtage berechnet werden und ob Krankheitstage und Abwesenheiten trotzdem in Rechnung gestellt werden
Nach dem Anlegen der Anwesenheitspläne und Abrechnungsprofile können diese in den Betreuungsplänen der individuellen Kinder hinzugefügt werden und/oder es kann zwischen unterschiedlichen Abrechnungsprofilen und Anwesenheitsplänen gewechselt werden.
Du kannst dir jederzeit einen Überblick über alle Betreuungspläne und die dazu gehörigen Anwesenheitspläne bzw. Abrechnungsprofile machen, indem du auf Finanzen → Übersicht → Betreuung gehst.
