Was sind Ad-hoc-Käufe
Oft benötigen Eltern eine Extra-Stunde oder Zusatz-Betreuung, die nicht im regulären Buchungsplan enthalten ist. Diese kannst du ganz einfach mit Hilfe der Ad-hoc-Käufe dazu buchen.
So kann beispielsweise eine Gebühr für späte Abholung oder irreguläre Betreuung während der Ferien in Rechnung gestellt werden.
Einheiten, die als Ad-hoc-Kauf hinzugebucht werden, aktualisieren automatisch auch den Belegungsplaner.
Einen Ad-hoc-Kauf erstellen
Bitte beachte: Eine Einheit oder Ergänzung hat erscheint bei Ad-hoc-Käufen nur zur Auswahl, wenn der Ad-hoc-Preis in den Einstellungen der Einheit/Ergänzung ausgefüllt wurde. Mehr Infos zu den Einstellungen für Einheiten/Ergänzungen findest du hier.
Um den Ad-hoc-Kauf zu einem Profil hinzuzufügen, gehe wie folgt vor:
Gehe zum Profil des entsprechenden Kindes
Klick auf Buchungen und unter Ad-hoc-Käufe auf Hinzufügen
Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem die Betreuung hinzugefügt werden kann.
Wähle das geplante Datum, die Altersgruppe und die Betreuung/Ergänzung aus
Klicke auf Hinzufügen
Falls die Ad-hoc-Buchung rabattiert werden soll, kannst du den Rabatt direkt beim Erstellen auf der rechten Seite hinzufügen.
Anschließend siehst du die Ad-hoc-Buchung im Profil des Kindes sowie unter Finanzen → Übersicht → Ad-hoc-Käufe.
Hinweis: Wählst du beim Erstellen eines Ad-hoc-Kaufs mehrere Einheiten und/oder Ergänzungen aus, werden diese als ein Kauf gebündelt.
Wir empfehlen, keine Einheiten/Ergänzungen aus zwei verschiedenen Monaten im selben Bündel zu erstellen, da sonst das gesamte Bündel in der nächsten Rechnung erscheint.
Trennst du die Bündel nach den entsprechenden Monaten, erscheinen die Bündel auf der Rechnung des relevanten Monats.
Ad-hoc-Käufe für mehrere Kinder gesammelt hinzufügen
Um Ad-hoc-Käufe in einem Schlag für mehrere Kinder hinzuzufügen, gehe auf Finanzen und wähle den Reiter Übersicht aus.
Wähle dann alle Kinder aus, zu denen du einen Ad-hoc-Kauf hinzufügen möchtest und klicke auf Ad-hoc-Käufe hinzufügen.
Im nächsten Schritt öffnet sich eine Maske, in der du die entsprechenden Ergänzungen/Einheiten auswählen kannst. Du kannst hierbei auch einen Rabatt sowie einen Vermerk hinzufügen.
Wichtig ist, dass bei diesem Vorgang nur Kinder der selben Preisklasse gebündelt werden sollten, da beim Hinzufügen des Ad-hoc-Kaufes eine Preisklasse ausgewählt werden muss.
Einen Ad-hoc-Kauf löschen
Solange die Ad-hoc-Käufe nicht in Rechnung gestellt wurden (erkennbar an einem grünen Häkchen), kannst du sie löschen.
Um einen bereits in Rechnung gestellten Ad-hoc-Kauf zu löschen, musst du zuerst die entsprechende Rechnung stornieren und dann den Ad-hoc-Kauf löschen. Nachdem du ihn entfernt hast, kannst du die Rechnung neu ausstellen.
Einzelne Elemente eines Kaufs kannst du entfernen, indem du in das Bündel der Käufe klickst und auf der rechten Seite auf Löschen klickst.
Um ein ganzes Bündel zu löschen, klicke in das Bündel, dann auf das Eimer-Symbol neben dem „Aktualisieren“ Button.
Ad-hoc-Käufe in Rechnung stellen
Ad-hoc-Käufe erscheinen zusammen mit dem Buchungsplan auf einer Rechnung.
Solltest du einen Ad-hoc-Kauf in einem Monat nicht abgerechnet haben, würde dieser auf der nächst möglichen Rechnung auftauchen.
Es ist nur möglich eine separate Rechnung für Ad-hoc-Käufe zu erstellen, wenn du zuerst eine Rechnung für den Buchungsplan erstellst und erst im Anschluss die Ad-hoc-Käufe hinzufügst. Du kannst dann eine zweite Rechnung für den gleichen Monat erstellen, die nur noch die Ad-hoc-Käufe beinhaltet.