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Ad-hoc Käufe
Oft benötigen Eltern eine Extra-Stunde oder Zusatz-Betreuung, die nicht im regulären Buchungsplan enthalten ist. Diese kannst du ganz einfach mit Hilfe der Ad-hoc-Käufe dazu buchen.
So kann beispielsweise eine Gebühr für späte Abholung oder irreguläre Betreuung während der Ferien in Rechnung gestellt werden.
Einheiten, die als Ad-hoc Kauf hinzugebucht werden, aktualisieren automatisch auch den Belegungsplaner.
Einen Ad-hoc Kauf erstellen
Bitte beachte: Eine Einheit oder Ergänzung hat erscheint bei Ad-hoc Käufen nur zur Auswahl, wenn der Ad-hoc Preis in den Einstellungen der Einheit/Ergänzung ausgefüllt wurde. Mehr Infos zu den Einstellungen für Einheiten/Ergänzungen findest du hier.
Um den Ad-hoc Kauf zu einem Profil hinzuzufügen, gehe wie folgt vor:
Gehe zum Profil des entsprechenden Kindes
Klick auf 'Buchungen' und unter Ad-hoc Käufe auf 'Hinzufügen'
Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem die Betreuung hinzugefügt werden kann.
Wähle das geplante Datum, die Altersgruppe und die Betreuung/Ergänzung aus
Klicke auf Hinzufügen
Falls die Ad-hoc Buchung rabattiert werden soll, kannst du den Rabatt direkt beim Erstellen auf der rechten Seite hinzufügen.
Anschließend siehst du die Ad-hoc-Buchung im Profil des Kindes sowie unter Finanzen > Übersicht > Ad-hoc Käufe.
Hinweis: Wählst du beim Erstellen eines Ad-hoc Kaufs mehrere Einheiten und/oder Ergänzungen aus, werden diese als ein Kauf gebündelt.
Wir empfehlen, keine Einheiten/Ergänzungen aus zwei verschiedenen Monaten im selben Bündel zu erstellen, da sonst das gesamte Bündel in der nächsten Rechnung erscheint.
Trennst du die Bündel nach den entsprechenden Monaten, erscheinen die Bündel auf der Rechnung des relevanten Monats.
Ad-hoc Käufe für mehrere Kinder gesammelt hinzufügen
Um Ad-hoc Käufe in einem Schlag für mehrere Kinder hinzuzufügen, gehe auf Finanzen und wähle den Reiter Übersicht aus.
Wähle dann alle Kinder aus, zu denen du einen Ad-hoc Kauf hinzufügen möchtest und klicke auf Ad-hoc Käufe hinzufügen.
Im nächsten Schritt öffnet sich eine Maske, in der du die entsprechenden Ergänzungen/Einheiten auswählen kannst. Du kannst hierbei auch einen Rabatt sowie einen Vermerk hinzufügen.
Wichtig ist, dass bei diesem Vorgang nur Kinder der selben Preisklasse gebündelt werden sollten, da beim Hinzufügen des Ad-hoc Kaufes eine Preisklasse ausgewählt werden muss.
Einen Ad-hoc Kauf löschen
Solange die Ad-hoc-Käufe nicht in Rechnung gestellt wurden (erkennbar an einem grünen Häkchen), kannst du sie löschen.
Um eine bereits in Rechnung gestellte Ad-hoc zu löschen, musst du zuerst die entsprechende Rechnung stornieren und dann die Ad-hoc löschen. Nachdem du sie entfernt hast, kannst du die Rechnung neu ausstellen.
Einzelne Elemente eines Kaufs kannst du entfernen, indem du in das Bündel der Käufe klickst und auf der rechten Seite auf Löschen klickst.
Um ein ganzes Bündel zu löschen, klicke in das Bündel, dann auf das Eimer-Symbol neben dem "Aktualisieren" Button.
Ad-hoc Käufe in Rechnung stellen
Ad-hoc-Käufe erscheinen zusammen mit dem Buchungsplan auf einer Rechnung.
Solltest du einen Ad-hoc Kauf in einem Monat nicht abgerechnet haben, würde dieser auf der nächst möglichen Rechnung auftauchen.
Es ist nur möglich eine separate Rechnung für Ad-hoc Käufe zu erstellen, wenn du zuerst eine Rechnung für den Buchungsplan erstellst und erst im Anschluss die Ad-hoc Käufe hinzufügst. Du kannst dann eine zweite Rechnung für den gleichen Monat erstellen, die nur noch die Ad-hoc Käufe beinhaltet.