Bevor du in Famly Betreuungspläne erstellen oder Rechnungen verschicken kannst, musst du einige Voreinstellungen vornehmen.
Diese Voreinstellungen sind notwendig, auch wenn du keine Rechnungen über Famly verschickst, da sie für die Erstellung der Betreuungspläne erforderlich sind.
Grundlegende Finanzeinstellungen
Schau dir gerne unsere Videoanleitung an, oder scrolle runter für eine schriftliche Aneltung:
1. Abrechnungsprofile und Anwesenheitspläne
In Famly ist der Betreuungsplan eines Kindes immer mit einem Abrechnungsprofil und Anwesenheitsplan verbunden. Das heißt: Kinder werden nur an den Tagen erwartet, die im Anwesenheitsplan stehen. Du kannst einen Anwesenheitsplan für das ganze Jahr auswählen oder bestimmte Zeiten im Jahr einfach ausschließen, ohne den Betreuungsplan ändern zu müssen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von Abrechnungsprofilen und Anwesenheitsplänen findest du in folgendem Artikel:
2. Preisklassen
Als nächstes richtest du deine Preisklasse(n) ein, indem du auf Erste Schritte → Preisgestaltung → Preisklassen klickst.
💡 Wenn du nur eine Preisklasse benötigst oder nicht über Famly abrechnest, erstelle einfach eine Preisklasse und nenne sie „Alle Kinder“.
Du kannst Preisklassen basierend auf dem Alter der Kinder erstellen, zum Beispiel:
0–12 Monate
12–36 Monate
36+ Monate
Wenn die Kinder mit zunehmendem Alter in eine andere Preisklasse rutschen, kannst du Verschiebungsregeln festlegen, die den Wechsel automatisch steuern – zum Beispiel am Geburtstag oder zu Beginn des nächsten Monats.
Mehr über die automatischen Verschiebungsregeln erfährst du hier.
3. Betreuungseinheiten, -pakete und Ergänzungen
Richte nun unter Erste Schritte → Preisgestaltung deine Betreuungseinheiten, -pakete und Ergänzungen ein, die du zu den Betreuungsplänen hinzufügen möchtest.
So kannst du später deine Leistungen abrechnen und im Belegungsplaner sehen, wann welche Kinder deine Einrichtung voraussichtlich besuchen werden.
Wenn deine Einrichtung die Dienstplanung in Famly verwendet, kannst du dank der Betreuungspläne und Betreuungsschlüssel in Famly leicht erkennen, wann und wie viel Personal in welcher Gruppe benötigt wird.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du hier:
4. Optional: Förderungen erstellen
☝️ Diesen Schritt brauchst du nur, wenn du Rechnungen über Famly verschickst und Förderungen abziehen möchtest.
Bei der Förderung wird ein fester Betrag jeden Monat von der Rechnung abgezogen. Die Eltern sehen den Abzug auf der Rechnung, ähnlich wie bei einem Rabatt.
Wenn du die Förderung nutzen möchtest, schreibe uns einfach an support@famly.de. Wir schalten die Funktion für dich frei, und du kannst dann die Einrichtung wie unten beschrieben vornehmen.
Um eine oder verschiedene Förderungen zu erstellen:
Gehe zu Einstellungen → Finanzen → Förderungen
Klicke auf Neue Förderung und gib folgende Details ein:
Name der Förderung
Kontoinformationen
Art: Wähle hier „monatlich wiederkehrende Förderung“ aus
Füge eine:n Rechnungszahler:in hinzu, z.B. die Stadt Augsburg
Klicke auf Speichern
Betreuungspläne erstellen
Nachdem du die grundlegenden Finanzeinstellungen ausgefüllt hast, kannst du mit dem Erstellen der Betreuungspläne beginnen. Du kannst Pläne für einzelne Kinder erstellen oder gesammelt für mehrere Kinder hinzufügen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen der Pläne findest du hier:
FAQ
Ich habe bereits Betreuungspakete erstellt. Warum sehe ich sie nicht, wenn ich einen Betreuungsplan erstelle?
Ich habe bereits Betreuungspakete erstellt. Warum sehe ich sie nicht, wenn ich einen Betreuungsplan erstelle?
Die meisten Einrichtungen nutzen ein monatliches Abrechnungsprofil. In diesem Fall muss für Betreuungseinheiten oder -pakete einen monatlicher Preis festgelegt werden, damit diese beim Erstellen eines Betreuungsplans als Option erscheinen.
Gehe auf Erste Schritte → Preisgestaltung und klicke auf deine Einheit oder dein Paket. Überprüfe dann, ob ein monatlicher Preis ausgewählt wurde.
Falls kein monatlicher Preis ausgewählt wurde, archiviere die Betreuungseinheit oder das Paket und erstelle ein neues, bei dem du den monatlichen Preis auswählst.
Ich habe einen Betreuungsplan hinterlegt. Warum erscheint das Kind nicht im Belegungsplaner?
Ich habe einen Betreuungsplan hinterlegt. Warum erscheint das Kind nicht im Belegungsplaner?
Wenn das Kind trotz Betreuungsplan nicht im Belegungsplaner erscheint, überprüfe die folgenden Kriterien:
Anwesenheitsplan
Gehe auf Erste Schritte → Abrechnungsprofile → Anwesenheitspläne
Klicke auf den Anwesenheitsplan des Kindes und überprüfe ob alle notwendigen Daten lila markiert wurden. Falls du die Option „Ganzjährige Anwesenheit“ nutzt, ist dieser Schritt nicht notwendig.
Startdatum des Betreuungsplans
Gehe auf das Profil des Kindes und klicke auf den Reiter Buchung
Überprüfe hier das Startdatum des Betreuungsplans
Startdatum im Kinderprofil
Gehe auf das Profil des Kindes und klicke auf den Reiter
Klicke auf Anmeldung und Gruppenwechsel und überprüfe hier das Startdatum
Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere uns gerne per In-App-Chat oder E-Mail an support@famly.de.