Dieser Artikel wird dir einen Überblick über das Thema Dienstplanung & Arbeitszeitverwaltung geben. Wir versuchen, die Komplexität rund um Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung sowie Abgleich von Soll-Ist-Zeiten und Arbeitszeitkonto runter zu brechen und es für dich so verständlich wie möglich darzustellen. Ziel dieses Artikels ist es, eine Anleitung zu schaffen, wie du in der Famly App vorgehen musst, um alle (Vor-)Einstellungen vorzunehmen, damit das Zusatzmodul Dienstplanung & Arbeitszeitverwaltung in Kombination mit der Zeiterfassung richtig funktioniert und ein entlastendes Tool für dich darstellt.

Hast du die Berechtigungen korrekt eingestellt, dass MitarbeiterInnen nicht selbst ihre Vertragsdaten und Stundenkonten bearbeiten können? Mehr dazu hier:

Zunächst musst du definieren, wie die Wochenarbeitszeit deines Personals ist. Dies kannst du pro MitarbeiterIn hinterlegen. Du kannst auch Anpassungen bei der Wochenarbeitszeit für die Zukunft einplanen und anpassen. Mehr dazu hier:

Gibt es Tage, an denen bestimmte MitarbeiterInnen nicht arbeiten, weil sie z. B. nicht Vollzeit tätig sind? Dies kannst du individuell definieren:

Gebe den Saldo ein, also die Plus- oder Minus-Stunden deines Mitarbeitenden, den die Person zum Stichtag/Beginn der Nutzung hat, z. B. am 1. Januar 2024. Diesen Saldo kannst du als Startwert nutzen. Der Saldo passt sich später bei der Nutzung laufend an und kann von MitarbeiterInnen selbst jederzeit eingesehen, aber nicht bearbeitet werden, wenn die Berechtigung "Einsehen" vergeben ist. Mehr dazu hier:

Damit du später den Vergleich zwischen der geplanten Zeit aus dem Dienstplan und vor allem die vertragliche Arbeitszeit mit der tatsächlich gearbeiteten Zeit deiner Mitarbeitenden vergleichen kannst, musst du diese natürlich auch erfassen. Im folgenden Artikel geben wir dir einen Überblick, welche Optionen der Zeiterfassung mithilfe von Famly möglich sind:

Eine wichtige Voraussetzung, damit bei der Erfassung von Arbeitszeiten auch die Krankheitstage sowie Urlaubstage korrekt in die Gesamtberechnung des Saldos (Arbeitszeitkontos) einfließen, ist die Spezifizierung von diesen Abwesenheiten. Du kannst z. B. definieren, dass es als Unterkategorie "Bezahlten Urlaub" gibt, der auch als bezahlte Zeit in die Berechnung einfließt. Auch kannst du so Feiertage hinterlegen. Wir empfehlen dies vorab einzustellen, da eine nachträgliche Anpassung nicht möglich ist und die Berechnung durcheinanderbringt. Mehr dazu hier:

Du kannst den gesamten Prozess der von Urlaubsanfragen sowie Eintragung von Krankheitstagen durch Mitarbeitende selbst automatisieren. Diesen Prozess in Famly abzubilden erlaubt es dir, diesen zu digitalisieren und Abwesenheiten sofort an den notwendigen Stellen in der Famly App zu erkennen. Du kannst die verschiedenen Abwesenheiten wie Urlaub und Krank mithilfe der folgenden Anleitung für den Anfrage-Prozess aktivieren:

Es gibt derzeit mehrere Wege, die Pausenzeiten in Famly zu regeln und zu erfassen. zusätzlich wird es im Rahmen der Beta-Version in Kürze auch ein Pausenzeiten-Management geben. Dieses wird es dir erlauben, je nach tatsächlich geleisteter Arbeitszeit, Pausenzeiten automatisch im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben abzuziehen.

Wichtig ist, dass du dich zunächst zwischen (a) einem automatischen Abzug der Pausenzeit bei der Dienstplanung und (b) einer manuellen Erfassung der Pausenzeit durch Aus- und Einchecken entscheidest. Im Moment können wir dir, je nach Vorgehen in deiner Einrichtung, folgendes Empfehlen:

(a) Die Pausenzeiten deiner MitarbeiterInnen sind innerhalb der geplanten Dienste immer gleich lang und sollen automatisch abgezogen werden:
In diesem Fall kannst du die Pause im entsprechenden Dienst einplanen, so dass diese Zeit bereits bei der Planung automatisch von der Soll-Zeit abgezogen wird. Wenn du eine Pause präzise zu einem bestimmten Zeitpunkt einplanen möchtest, empfehlen wir dir, eine eigene Schicht hierfür anzulegen und die gesamte Zeit als Pause zu wählen.

(b) In deiner Einrichtung soll die Pausenzeit genau erfasst werden:
In diesem Fall solltest du unseren Punkt 5. befolgen und eine manuelle Möglichkeit schaffen, dass MitarbeiterInnen sich für die Pausenzeit auschecken und bei Aufnahme ihrer Arbeit wieder einchecken können. Hierbei planst du keine Pausenzeit in der Schicht ein.

Die genaue Umsetzung der empfohlenen Wege wird im folgenden Abschnitt dieser Anleitung genauer erläutert.

Mit den Schichtarten hast du nun die Möglichkeit, deine Schichten farblich und mit einem individuellen Code zu kategorisieren. Du kannst dann z. B. die Vorbereitungszeit gelb markieren, die Arbeit mit dem Kind blau. Du siehst dann sowohl im Dienstplan, als auch später bei der Arbeitszeitverwaltung und um Export, sofern du die Arbeitsarten hinzugefügt hast, welcher Mitarbeiter/welche Mitarbeiterin zu welcher Zeit in einer bestimmten Schicht zugeordnet ist oder war sowie, ob diese Person auch in dieser Schicht gearbeitet hat, oder doch anderen Tätigkeiten nachgegangen ist. Mehr dazu hier:

Der Dienstplan verfügt über eine Funktion, die es dir anhand eines Smiley-Symbols erlaubt zu erkennen, ob dein Betreuungsschlüssel für den entsprechenden Tag eingehalten wird und du genügend Personal in der Gruppe eingeplant hast. Hierfür gibt es zwei zusätzliche Grundeinstellungen, die du vornehmen musst:

Jedem Kind muss ein sogenanntes Betreuungspaket (auch Gutschein genannt) hinterlegt werden. Hierbei handelt es sich um die wöchentliche/tägliche Anwesenheitszeit. Diese erwartete Betreuungszeit fließt in die Berechnung des Schlüssels mit ein. Mehr Informationen über das Anlegen und Zuordnen von Betreuungspaketen findest du hier:

Als zweiter Punkt fließt der hinterlegte Betreuungsschlüssel der Altersgruppen in die Berechnung mit ein. Dies macht vor allem Sinn, wenn du auch mit Altersgemischten Gruppen arbeitest. Mehr Informationen zur Berechnung findest du hier:

Alle Informationen rund um die Einrichtung von Altersgruppen findest du hier:

Nachdem du die Grundeinstellungen vorgenommen hast, kannst du nun mit der erstmaligen Nutzung beginnen. Im Folgenden zeigen wir dir mit Video-Erklärungen, wie die verschiedenen Funktionen zusammenhängen und genutzt werden können.

folgt in Kürze