Der neue Dienstplan von Famly ist das neue Werkzeug zur Planung von Schichten, das die bisherige Planungsfunktionalität ersetzt und mehrere stark nachgefragte Funktionen bietet.

Der Dienstplan ist ein aufschlussreiches und einfach zu verwaltendes Personalplanungstool für die Erstellung von Dienstplänen, die dem Betreuungsschlüssel entsprechen und gleichzeitig die Quelle der Wahrheit für die kommenden Tage/Wochen/Monate, um die geplanten Ressuorcen darzustellen. Die Dienstplanung in Famly ist daher ein einfach zu verwendendes Tool, mit dem du einfach und mit wenigen Klicks deinen Dienstplan erstellen kannst. Im Folgenden zeigen wir dir die umfangreichen Funktionen für die Planung.

Es gibt zwei Zugriffsarten und somit Ansichten auf den Dienstplan. Je nach Rolle kannst du definieren, ob MitarbeiterInnen Lese- oder Bearbeitungsberechtigungen haben sollen. Dies kannst du unter Einstellungen → MitarbeiterInnen → Rollen/Berechtigungen konfigurieren.

Ist keine dieser Berechtigungen vergeben, können Mitarbeitende ihren eigenen Dienstplan in ihrem Profil einsehen.

Die Standardansicht des Dienstplanes ist ein wöchentliches, kalenderartiges Raster (entweder fünf oder sieben Tage, je nach deiner Konfiguration) mit der Möglichkeit, einen einzelnen Tag anzuzeigen, indem du auf ein beliebiges Datum in der oberen Zeile des Rasters klickst. Du kannst in den Wochen vorwärts und rückwärts gehen, indem du auf die Datumsauswahl am oberen Rand der Seite klickst.

Es sind zwei Hauptansichten verfügbar, die oben ausgewählt werden können:

Um eine Schicht hinzuzufügen, kannst du oben auf der Seite auf (1) + Neue Schicht klicken oder auf eine beliebige Zelle im Dienstplan klicken. Wenn die Zelle leer ist (d.h. es wurden noch keine Schichten hinzugefügt), wird (2) eine blaue Markierung und ein Pluszeichen angezeigt. Wenn bereits eine Schicht zugewiesen ist, klicke auf (2) die blaue Markierung um die Schichtkarte herum.

(1) Über + Neue Schicht

(2) Über das blaue Pluszeichen

(3) Über die blaue Markierung um die Schichtkarte

Wenn du eine Schicht durch Klicken auf eine Zelle erstellst, werden die neuen Informationen hinzugefügt, einschließlich des Datums und der zugewiesenen MitarbeiterInnen. Um weitere Schichten mit ähnlichen Informationen zu erstellen (z. B. Start- und Endzeit, Pause, Raum, MitarbeiterIn), kannst du auf Weitere Schicht hinzufügen klicken. Die gleichen Informationen werden dann dupliziert, so dass du vor dem Speichern Aktualisierungen vornehmen kannst (z. B. das Datum ändern).

Im Folgenden stellen wir dir weitere Funktionen und Einstellungen rund um das Hinzufügen von Schichten vor.

Mit der Funktion Wiederkehrende Schichten kannst du festlegen, dass eine Schicht an bestimmten Tagen (z. B. jeden Tag oder nur an einem Tag in der Woche) wiederholt wird, und du kannst die Anzahl der Wochen festlegen, in denen sich ein Schichtmuster wiederholen soll (jede Woche, alle zwei Wochen - das liegt ganz bei dir!). Du kannst auch ein Enddatum für die wiederkehrende Serie festlegen. Sobald du einen wiederkehrende Schicht erstellt hast, kannst du immer noch eine einzelne Schicht in einer Serie bearbeiten (z. B. neu zuweisen oder die Schichtzeit, das Schichtart ändern oder löschen). Und natürlich hast du die Möglichkeit, wiederkehrende Schichten Woche für Woche oder alle zukünftigen Schichten im Plan zu veröffentlichen.

Wiederkehrende Schichten werden in deinem Dienstplan mit einem eingedrehten Pfeilsymbol gekennzeichnet:

Wenn sich eure Schichtpläne Woche für Woche wiederholen, hast du neben den wiederkehrenden Schichten auch die Möglichkeit, Schichten aus einer Woche zu kopieren und in andere Wochen einzufügen.

Füge dazu eine Woche mit Schichten hinzu, klicke oben auf der Seite auf Schichten kopieren und wähle die Räume und Wochen aus, die du in eine andere Wochen einfügen möchtest.

Eine wichtige Funktion des Dienstplanes ist das Konzept der Offenen Schichten.

Dies sind Schichten, denen keine MitarbeiterInnen zugewiesen sind. Dies ist hilfreich, wenn man die für eine Gruppe benötigten Schichten betrachtet, bevor man sie den MitarbeiterInnen auf der Grundlage der Verfügbarkeit zuweist - und auch, wenn es eine Änderung gibt und eine MitarbeiterIn die Schicht nicht mehr übernehmen kann.

Offene Schichten können einfach MitarbeiterInnen zugewiesen werden, indem du auf die Schichtkarte klickst und den/die MitarbeiterIn aus der Dropdown-Liste auswählst (in alphabetischer Reihenfolge). Ebenso können Schichten, die neu zugewiesen werden müssen, einfach durch Auswahl eines Mitarbeitenden aus der Dropdown-Liste dem entsprechenden Person zugewiesen werden. Sobald die Schicht gespeichert ist, wird sie dem/der neuen MitarbeiterIn zugewiesen.

Alle bestehenden Gruppen, die in Famly konfiguriert sind, stehen auch für die Zuweisung von Schichten zur Verfügung. Darüber hinaus gibt es einen Ort, der Büro genannt wird. Dieser ist für alle Schichten gedacht, denen kein Raum zugewiesen ist oder die außerhalb des Unterrichts mit Kindern stattfinden.

Genau wie bei der Zuweisung und Neuzuweisung von MitarbeiterInnen können Gruppen geändert werden, indem du auf die Schichtkarte klickst, einen neuen Ort auswählst und die Änderung speicherst.

Durch das Erstellen von Schichtarten kannst du die verschiedenen Arten von Schichten kategorisieren. Diese Informationen werden in die Export- und API-Daten aufgenommen. Du möchtest deinem Personal z. B. mitteilen, dass bestimmte Zeiträume für "Arbeit mit dem Kind", "Vorbereitung" und "Schulung" vorgesehen sind, und dies bei Bedarf in die Anwesenheitsliste aufnehmen.

Um Schichtarten einzurichten, musst du über die Berechtigung zum Verwalten von Funktionen verfügen und navigierst zu Einstellungen → MitarbeiterInnen → Arbeitszeitverwaltung. Dort kannst du:

Wähle für jede Schicht eine Start- und Endzeit für den Tag aus. Es können mehrere Schichten für eine MitarbeiterIn pro Tag erstellt werden. Dies kann genutzt werden, um Raumwechsel zu bestimmten Zeiten anzuzeigen. Schichtzeiten können sich überschneiden, was du bei der Planung des Zeitplans berücksichtigen solltest.

Das Hinzufügen von Pausenzeiten ist optional und kann über das Schichtmodul ausgewählt werden. Es kann eine beliebige Anzahl von Minuten ausgewählt werden. Dieser Betrag wird von der angegebenen Gesamtarbeitszeit abgezogen und als Minusstunden in der CSV-Datei angezeigt, die Sie von der Seite Dienstplanung herunterladen können.
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In Einrichtung, die Altersgruppen verwenden, wird für den jeweiligen Tag angezeigt, wenn der Betreuungschlüssel nicht eingehalten wurde (rotes Smiley-Gesicht). Wenn der Schlüssel nicht stimmt, kannstdu jederzeit Anpassungen vornehmen, die auf dem Schlüssel und der Verfügbarkeit von MitarbeiterInnen basieren, um das rote Smiley-Gesicht verschwinden zu lassen.

Um genauere Informationen darüber zu erhalten, wann der Raum im Laufe des Tages außerhalb des Verhältnisses liegt, kann die oberste Zeile der Tabelle angeklickt werden, um die einzelnen Tagesansichten anzuzeigen. Das Diagramm zeigt die Zeiten des Tages rot an, in denen der Betreuungschlüssel aufgrund der erwarteten Anwesenheit der Kinder und des dem Raum zugewiesenen MitarbeiterInnen nicht stimmt. Es können neue Schichten erstellt und zugewiesen werden, um sicherzustellen, dass das Verhältnis eingehalten wird. Wenn du mit dem Mauszeiger über das Diagramm fährst, kannst du weitere Details über das Verhältnis anzeigen.
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Sobald die Benutzer mit Bearbeitungsberechtigung mit den für Ihre Kindertagesstätte erstellten Schichten und dem Zeitplan zufrieden sind, kann der Zeitplan veröffentlicht werden, d. h. die Schichten werden für alle MitarbeiterInnen sichtbar. Sie können die Schichten für die aktuelle Woche oder alle kommenden Wochen veröffentlichen.

In-App-Benachrichtigungen werden nach der Veröffentlichung von Schichten an MitarbeiterInnen gesendet, die den hinzugefügten, bearbeiteten oder gelöschten Schichten zugewiesen sind. Diese Benachrichtigungen können unter "Mein Account" → "Benachrichtigungen und Nachrichten" → "Aktualisierung des Schichtplans" ein- oder ausgeschaltet werden.
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In-App-Benachrichtigungen über Verschiebungen werden etwa so aussehen:

Du hast einen Fehler gemacht? Kein Problem! Du kannst Schichten in großen Mengen löschen, indem du die Schichten auswählst, die du entfernen möchtest, und alle auf einmal löschen. Du kannst Schichten für die ganze Woche, für mehrere Gruppen, für einen ganzen Tag oder für einen einzelne MitarbeiterInnen auswählen.

Klicke einfach auf die Schaltfläche Schichten löschen, wähle die Gruppe und den Datumsbereich aus, für die du die Schichten entfernen möchtest, und bestätigen dies.

In den Optionen im Bereich Dienstplanung findest du die Möglichkeit Drucken.Je nach Ansicht hast du die Möglichkeit den Dienstplan für die betrachtete Woche entweder nach Gruppe sortiert oder nach MitarbeiterInnen sortiert auszudrucken.

Die zugewiesenen Schichten werden an den folgenden Stellen in der App angezeigt:

Du brauchst eine Schritt-für-Schritt Anleitung, die dir hilft, wie du die gesamte Dienstplanung sowie Arbeitszeitverwaltung umsetzen kannst und dir aufzeigt, welche (Vor-) Einstellungen nötig sind? Kein Problem, schau doch hier vorbei: