Graphen in der Gruppenübersicht
In der Übersicht der Einrichtung werden diverse Graphen angezeigt:
Die farbigen Graphen zeigen in Echtzeit an, wie viele Kinder (grüner Graph), bzw. Mitarbeitende (roter Graph), sich momentan in der Einrichtung befinden
Der hellblaue Graph beschreibt die erwartete Anzahl der Kinder über den Tag verteilt
Der graue Graph zeigt den Personalschlüssel an, also das derzeitige Verhältnis von Kindern zu Mitarbeitenden
Bedeutung der Symbole unterhalb des Graphen
Unterhalb der Graphen in der Übersicht befindet sich ein Überblick darüber wie viele Kinder bzw. Mitarbeiter:innen in der Einrichtung angemeldet sind und wie viele sich davon derzeit in der Einrichtung befinden, wie viele Ferien oder Urlaub gemeldet haben und wie viele heute krank sind.
Mögliche Reiter sind:
Alle: Wie viele Kinder anwesend sind
Erwartet: Anzahl erwarteter Kinder laut ihres Betreuungsplans
Medikamente: Anzahl Kinder, für die ein Medikamentenformular bereit steht
Angemeldet: Anzahl Kinder, die eingecheckt sind
Schlafen: Anzahl Kinder, die schlafen gelegt wurden
Urlaub: Wie viele Kinder in den Ferien sind
Durch Klicken auf diesen Reiter, siehst du außerdem auch das Personal, das an diesem Tag in Urlaub ist
Krank: Anzahl Kinder, die krank gemeldet wurden
Durch Klicken auf diesen Reiter, siehst du außerdem auch das Personal, das an diesem Tag krank gemeldet ist
Abwesend: Anzahl Kinder, für die eine Abwesenheit eingetragen wurde
Durch Klicken auf diesen Reiter, siehst du außerdem auch das Personal, das an diesem Tag abwesend ist
Benutzerdefinierter Status: Wenn du einen benutzerdefinierten Status angewandt hast, siehst du in diesem Reiter die Anzahl Kinder, die mit diesem Status versehen wurden
Übersicht der Kinder und des Personals
Unter den Profilbildern der Kinder siehst du den Vorname des Kindes und ersten Buchstaben des Nachnamens, sowie die Eincheckzeit und voraussichtliche Anwesenheit laut Betreuungsplan. Diejenigen, die farbig sind, sind eingecheckt. Kinder mit ausgegrauten Profilbildern sind nicht (mehr) eingecheckt.
Zudem siehst du bei Kindern mit Allergien oder Ernährungshinweisen ein rotes bzw. blaues Symbol.
Unterhalb der Kinder findest du die Mitarbeitenden, die dieser Gruppe zugeteilt wurden. Die farbig markierten Mitarbeiter:innen sind eingecheckt, die ausgegrauten sind nicht (mehr) eingecheckt.
Aktionen, die in der Gruppenübersicht ausgeführt werden können
Kinder und Personal ein- und auschecken oder abwesend melden
Zum Ein- bzw. Auschecken:
Klicke auf ein oder mehrere Kinder, sodass eine dunkle Seitenleiste erscheint
Klicke auf Status → Einchecken
Der gleiche Vorgang kann auch für ein oder mehrere Mitarbeitende durchgeführt werden.
Um Kinder abwesend zu melden:
Klicke auf ein oder mehrere Kinder, sodass eine dunkle Seitenleiste erscheint
Klicke auf Status → Abwesend/Krank/Ferien
Um Personal abwesend zu melden:
Klicke auf ein oder mehrere Mitarbeitende, sodass eine dunkle Seitenleiste erscheint
Klicke auf Status → Abwesend/Krank melden/Ferien/Krankes Kind
Mahlzeiten, Windel/WC, Schlaf, Medikamente und mehr dokumentieren
In der Gruppenübersicht kannst du ganz einfach alltägliche Ereignisse festhalten. So funktioniert’s:
Wähle ein oder mehrere Kinderprofile aus
Tipp: Mit einem Klick auf „Alle Kinder auswählen“ kannst du einer ganzen Gruppe gleichzeitig eine Aktivität zuweisen
Klicke in der dunklen Seitenleiste auf Status
Wähle den passenden Status, z.B. Mahlzeit, Schlafen gelegt, Medikamente
Du hast außerdem die Möglichkeit, bis zu sieben eigene Status-Symbole zu erstellen, die dir dann ebenfalls zur Auswahl stehen. Eine Anleitung zum Erstellen eigener Status-Symbolen findest du hier
💡 Wichtig: Wenn du mehreren Kindern gleichzeitig eine Mahlzeit zuweist, kannst du nur eine gemeinsame Mengenangabe für das Essen festlegen. Diese wird dann für alle ausgewählten Kinder übernommen.
Personal oder Kinder temporär in eine andere Gruppe verschieben
Wenn Mitarbeitende oder Kinder für einen Tag in eine andere Gruppe gehen sollen, kannst du diese ganz einfach über die Gruppenübersicht verschieben. Sie erscheinen am nächsten Tag automatisch wieder in ihrer Hauptgruppe.
Eine Anleitung zum vorübergehenden Gruppenwechsel findest du hier.
Eine Gruppe favorisieren
Mitarbeitende können eine Gruppe durch Klick auf den Stern oben rechts in der Gruppenüberischt favorisieren. Sie erhalten dann Benachrichtigungen und Nachrichten für die Kinder dieser Gruppe.
Ein gelber Stern deutet auf eine favorisierte Gruppe hin. Ist der Stern grau, ist die Gruppe nicht favorisiert.
Codewörter ansehen
Falls deine Einrichtung Codewörter für eine sichere Abholung nutzt, können die Codewörter über das Codewort-Symbol 
in der Gruppenübersicht eingesehen werden.
Eine ausführliche Anleitung zu Codewörtern findest du hier.
Zählung durchführen
Mit dieser Funktion kannst du anhand der Gruppe oder des Status der Kinder eine Zählung durchführen. Die Zählungen werden gespeichert und können auch zu einem späteren Zeitpunkt von dir eingesehen werden. Um eine Zählung durchzuführen, klicke oben rechts auf Neue Zählung.
Eine ausführliche Anleitung zu den Zählungen findest du hier.
Private Nachrichten senden
Du kannst über die Gruppenübersicht auch private Nachrichten an Mitarbeitende oder Eltern senden.
Bei der Auswahl von Eltern werden jedoch immer alle Elternteile eines Kindes ausgewählt. Falls du einzelne Personen anschreiben möchtest, empfehlen wir dir, die Nachricht über das Postfach zu verschicken
Um in der Gruppenübersicht eine Nachricht zu schreiben:
Wähle ein oder mehrere Kinder bzw. ein oder mehrere Mitarbeitende aus
Klicke in der dunklen Seitenleiste auf Nachricht
Verfasse deine Nachricht und klicke auf Senden
Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn du allen Eltern oder Mitarbeitenden einer Gruppe eine Nachricht senden möchtest.
Mit nur einem Klick auf „Alle Kinder auswählen“ oder „Alle Mitarbeiter:innen auswählen“ kannst du ganz einfach die gewünschten Empfänger:innen markieren.
💡 Für Nachrichten gilt ein Limit von 50 Empfänger:innen.
Wenn du eine größere Zielgruppe erreichen möchtest, verfasse stattdessen einen Beitrag im Neuigkeitenbereich.