Wo finde ich eine Übersicht über potentielle Neuzugänge in meinen Einrichtung?
Du kannst die Warteliste nutzen, um potenzielle Neuzugänge, bereits angemeldete Kinder und geplante Vorstellungen im Blick zu behalten. Du findest sie unter Anwesenheit → Registrierung → Warteliste.
Anfragen können auf Standortebene oder, wenn du Teil einer Gruppe bist, auf Organisationsebene eingesehen werden.
Mögliche Ansichten für deine Warteliste
Mit der Warteliste in Famly arbeitest du so, wie es für dich am besten passt: Wähle zwischen Listen- und Tafelansicht, passe die Spalten nach deinen Bedürfnissen an und filtere gezielt nach den Infos, die gerade wichtig sind. Wie das geht, erfährst du hier:
Ganz oben auf deiner Wartelisten-Seite siehst du die wichtigsten Statistiken, darunter:
Anfragen Insgesamt
Wie viele Vorstellungen gebucht wurden
Anzahl an Kindern, die von der Warteliste angemeldet wurden
Anzahl abgesagter Anfragen
Filtermöglichkeiten
Um die Warteliste einzugrenzen, kannst du auf + Filter hinzufügen klicken. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
Erstellungsdatum
Startdatum
Dies ist das im Anfrageprofil des Kindes eingegebene erwartete Startdatum.
Status
Du kannst auswählen zwischen: bestätigt, kontaktiert, angemeldet, abgesagt, neu, gesehen, Warteliste
Altersgruppe
Gruppe
Priorität
Aktivität
Hier werden Aktionen angezeigt, die du unternommen hast, wie z. B. das Anrufen eines Elternteils, das Durchführen einer Vorstellung oder das Ändern des Anfragestatus
Quelle
💡 Zusätzlich kannst du die Suchleiste verwenden, um nach Informationen innerhalb jeder Anfrage zu suchen, z. B. nach Betreffzeilen oder Notizen.
Wechsel zwischen Listen- und Tabellenansicht
Klicke auf das Listen-/Tafelsymbol um zwischen den Ansichten zu wechseln.
In der Tafelansicht kannst du Kacheln per Drag-and-Drop ganz einfach von einer in die nächste Spalte ziehen - bspw. von „Kontaktiert“ zu „Bestätigt“.
Spalten festlegen
Entscheide über das Spaltensymbol
selbst, welche Spalten dir in der Liste oder in den Kacheln auf der Tafel angezeigt werden.
Wenn du Teil einer Organisation bist, kannst du deine Anfragen nach Organisation oder nach Standort anzeigen, indem du das Dropdown-Menü auf der linken Seite verwendest. Bitte beachte, die Tafelansicht ist nur auf Standortebene möglich.
💡 Wenn du deine Warteliste herunterladen möchtest, klicke auf Exportieren, um eine CSV-Datei mit allen Anfrageprofilen und deren Informationen zu erstellen.
Eine neue Anfrage manuell hinzufügen
Um eine einzelne neue Anfrage hinzuzufügen:
Klicke auf Neu → Anfrage
Füge die Informationen über das Kind in die relevanten Felder ein
Wenn du möchtest, buche einen Vorstellungstermin zur Vorstellung der Einrichtung
Du kannst die Uhrzeit für de Vorstellungstermin später noch bearbeiten, indem du die Anfrage öffnest und mit der Maus über den Vorstellungstermin fährst
Klicke Bestätigen und das Kind wird in die Warteliste aufgenommen
Anfragen gesammelt in Famly importieren
Wenn du deine Warteliste bisher außerhalb von Famly geführt hast, musst du sie nicht neu eintippen. Über den Import überträgst du alle bestehenden Anfragen auf einmal - mit Kontaktdaten, Wunschbeginn und den Angaben, die du für die Platzvergabe brauchst. So geht's:
Klicke auf Neu → Anfragen importieren
Lade eine Tabelle mit den Anfragen hoch, die du importieren möchtest
Wir unterstützen CSV- oder XLSX-Datei bis maximal 10MB
Ordne die Felder deiner Datei den Feldern in Famly zu
Famly versucht, deine Spaltenköpfe automatisch zu erkennen. Prüfe kurz, ob alle Spalten, die du importieren möchtest, einem Famly-Feld zugeordnet sind
Klicke auf Weiter um den Import abzuschließen
💡 Wenn du Teil einer Organisation bist, siehst du die Import-Option nur, wenn du die Warteliste auf Standortebene ansiehst. Achte also darauf, dass du nicht die gesamte Organisation in der Standortauswahl oben ausgewählt hast.
Kinderprofile in der Warteliste verwalten
Sobald du die Informationen ausgefüllt hast, wird ein Profil für das Kind erstellt. Du kannst dann auf das Kind in der Warteliste klicken und das Profil öffnet sich. Hier kannst du weitere Infos über das Kind und die Buchungsanfrage eingeben.
Du kannst auch ein Formular oder einen Vertrag über das Anfrageprofil eines Kindes versenden, damit Familien mehr Informationen über ihr Kind für dich eingeben. Öffne dazu das Anfrageprofil des Kindes, klicke auf den Reiter Dokumente und dann auf Formular senden bzw. Vertrag hinzufügen.
Wenn du dem Kind einen Platz in deiner Einrichtung anbieten kannst, musst du nur auf dem Profil des Kindes (durch Klicken in der Warteliste) auf Aufnahme bestätigen klicken. Du wirst dann nach dem Startdatum und der Gruppe gefragt.
Sobald ein Kind angemeldet ist, ändert sich der Status auf „angemeldet“ – dieser kann nicht mehr geändert werden, da das Kind nun ein aktives Profil hat.
Wenn du die Anfrage eines angemeldeten Kindes öffnest, kannst du im Abschnitt „Status“ auf den Button Zum Kinderprofil klicken, um zum aktiven Profil des Kindes zu gelangen.
Füge Wartelistenplätze über deine Webseite hinzu
Du kannst das Webseite Formular nutzen um interessierten Eltern die Möglichkeit zu geben ihre Informationen direkt von der Webseite der Einrichtung an die Warteliste zu senden. Dies erfordert die folgenden Schritte:
Klicke im Bereich Warteliste auf Webseite Formular
Es öffnet sich ein neues Fenster mit einem Link
Du kannst hier entweder
den Link kopieren und direkt mit interessierten Eltern teilen
den Link auf deine Webseite hinzufügen
Und das war's! Wenn Eltern auf den Link klicken, werden sie zu einem Formular weitergeleitet, in dem sie ihre Informationen eingeben können. Sobald sie das Formular absenden, wird es automatisch in deine Warteliste hochgeladen und du erhältst eine Benachrichtigung, dass du eine neue Anfrage erhalten hast.
💡 Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, dieses Formular auf deiner Website einzubetten. Bitte teile den Link stattdessen!
Eine Anfrage bearbeiten oder löschen
Du kannst im Nachhinein noch die Daten der Anfrage bearbeiten. Gehe dazu auf Anwesenheit → Registrierung → Warteliste und klicke auf das relevante Kind um bestehende Daten zu bearbeiten oder zu ergänzen.
💡 Bitte beachte: Das „Erstellt“-Datum kann im Nachhinein nicht mehr bearbeitet werden.
Du kannst die Anfrage an dieser Stelle auch in eine andere Einrichtung deiner Organisation verschieben. Dabei stehen nur dann andere Einrichtungen zur Auswahl, wenn du in diesen auch über die Berechtigung Kinderprofile erstellen verfügst.
Beim Verschieben werden die Kontakt- und Profildaten übertragen. Informationen wie Buchungspläne, Aktivitäten und Anmeldeformulare werden nicht übertragen.
Um eine Anfrage zu entfernen, klicke auf den Eintrag in der Warteliste und finde das „...“ oben rechts im Fenster. Wähle dort Löschen aus.
