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Was sind benutzerdefinierte Berichte?
Benutzerdefinierte Berichte sind tabellenbasierte Berichte, die du mit den Daten deiner Famly-Plattform anpassen kannst. Du kannst deinen ganz eigenen Datensatz zusammenstellen, indem du Filter und Spalten nach deinen Wünschen hinzufügst.
Benutzerdefinierte Berichte eignen sich hervorragend, um:
Auf bestehende Informationen in Famly auf Gruppen-, Einrichtungs- oder Organisationsebene zuzugreifen
IDs für Einrichtungen, Kinder und Gruppen zu sammeln, damit du diese Daten in Excel exportieren und basierend auf diesen IDs auswerten kannst
Informationen abzurufen, die du normalerweise nicht visualisieren könntest, wie z.B. Profilinformationen von Kindern oder die Systemeinstellungen, die für jeden Standort eingerichtet wurden
Was sind Standard- vs. benutzerdefinierte Berichte?
Standardberichte sind die traditionellen Berichte in Famly, die du nicht durch das Hinzufügen oder Entfernen von Spalten oder Filtern anpassen kannst. Denke zum Beispiel an den Auslastungsbericht oder Umsatzbericht.
Benutzerdefinierte Berichte sind tabellenbasierte Berichte, bei denen du den Datensatz, die Spalten und Filter selbst auswählen kannst.
Wenn du mehr über das Filtern in anpassbaren Berichten erfahren möchtest, schau dir den folgenden Artikel an:
Wie aktiviere/deaktiviere ich benutzerdefinierte Berichte?
Da die benutzerdefinierten Berichte eine brandneue Funktion sind, kannst du sie für deine Einrichtung ein- oder ausschalten, während du dich damit vertraut machst. So geht’s:
Gehe zu Einstellungen in der Seitenleiste → Spielplatz
Schalte die Funktion Benutzerdefinierte Berichte ein oder aus
Achte beim Aktivieren/Deaktivieren auf den Button rechts. Er gibt an, ob die Funktion aktiviert oder deaktiviert wird.
Dadurch werden die benutzerdefinierten Berichte für deine Einrichtung deaktiviert (nicht für die gesamte Organisation). Wir empfehlen, dies nur zu tun, wenn es große Bedenken oder Probleme mit den Berichten oder dem Zugriff von Mitarbeitenden auf bestimmte Informationen gibt.
Wie erstelle ich benutzerdefinierte Berichte?
Um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen:
Klicke auf Berichte in deiner linken Seitenleiste
Klicke auf Bericht erstellen
Wähle einen Datensatz aus
Füge bei Bedarf eine Beschreibung hinzu, indem du das Textfeld oberhalb der Tabelle überschreibst
Klicke auf Speichern
Ein neues Fenster taucht auf - Gib deinem Bericht nun einen Namen und klicke erneut auf Speichern
Jetzt ist es Zeit, deinen Bericht anzupassen. Du kannst Spalten hinzufügen und die Reihenfolge festlegen, in der sie angezeigt werden sollen. Außerdem kannst du Filter auswählen, die Beschreibung für den Bericht bearbeiten und ihn exportieren, wenn alles fertig ist.
⚠️ Hinweis: Einige Spalten und Wörter werden derzeit noch auf Englisch angezeigt (z. B. „Child – Age in years and months“). Unser Team ist bereits darüber informiert und arbeitet an einer Lösung. Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten und danken für dein Verständnis.
Um Spalten in deinem Bericht hinzuzufügen oder zu entfernen:
Klicke auf das Augen-Symbol, um die Spalten, die du anzeigen oder ausblenden möchtest, auszuwählen oder abzuwählen
Ziehe die Spalten per Drag-and-Drop in die gewünschte Reihenfolge – diese Reihenfolge wird auch im Export beibehalten
Klicke auf Speichern
Um Filter zu deinem Bericht hinzuzufügen:
Wenn du weitere Filter hinzufügen möchtest, klicke einfach auf die Filter
Taste oben rechtsWähle zunächst die Filterkategorie aus, bspw. „Personal - Erster Tag“
Wähle dann die Filterbedingungen aus, bspw. „Nach oder an“ und das relevante Datum
Klicke auf Anwenden und der Filter wird direkt angewandt
Speichere deine Änderungen, wenn du bereit bist, indem du oben auf die Schaltfläche Speichern klickst
Wenn du eine Filterangabe wechseln möchtest, bspw. möchtest du an Stelle der „Bären“-Gruppe, nach der „Hasen“-Gruppe filtern, gehe wie folgt vor:
Fahre mit der Maus über die Filter
Taste Scrolle im Pop-Up Fenster zum relevanten Filter
Klicke die drei Punkte → Edit
Bearbeite deinen Filter (wähle bspw. eine andere Gruppe aus)
Um die Beschreibung für deinen Bericht zu bearbeiten:
Beim Erstellen deines benutzerdefinierten Berichts hast du ihm einen Namen und eine Beschreibung gegeben. Wenn du die Beschreibung deines Berichts aktualisieren möchtest, kannst du das so machen:
Klicke auf die „...“-Schaltfläche neben deiner Beschreibung
Wähle Umbenennen (oder „Löschen“, um den Bericht vollständig zu entfernen)
Abschließend kannst du deinen Bericht exportieren und herunterladen, um ihn außerhalb von Famly anzusehen oder zu bearbeiten.
Benutzerdefinierte Berichte exportieren:
Sobald du deinen Bericht angepasst hast, kannst du ihn exportieren, indem du auf die „...“ in der Tabelle klickst und Download auswählst.
Hier kannst du dann das Format auswählen, in dem du deinen Bericht speichern möchtest. Zur Auswahl stehen JPG, PDF, Excel oder CSV.
Welche Datensätze stehen für benutzerdefinierte Berichte zur Verfügung?
Du kannst aus den folgenden Kategorien von Datensätzen wählen, um deinen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen:
Finanzen
Datensatz:
Rechnungszahler:innen
Kinder
Datensatz:
Kinder - Umfrangreich
Kinder - Vermerke
Sicherheitsförderung
Datensatz:
Kinder - Sensible Informationen (bspw. Allergien)
Mitarbeitende
Datensatz:
Mitarbeiter:in
Systemeinstellungen
Datensatz:
Basisinformationen zur Einrichtung