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Welche Arten von Daten gibt es in benutzerdefinierten Berichten?
Text — Dies bezieht sich auf Daten, die aus Wörtern oder Ausdrücken bestehen, wie Namen oder Beschreibungen.
Textbasierte Daten verwenden dieses Symbol:
Datum — Dies wird für Daten wie Geburtstage, Start- oder Enddaten oder Ereignisse an deinem Standort verwendet.
Datumsbasierte Daten verwenden immer dieses Symbol:
Numerisch — Beinhaltet Zahlen, wie Preise oder Kautionen.
Numerische Daten verwenden dieses Symbol:
Formel — Dieser Datentyp bezieht sich auf berechnete Werte, die auf anderen Daten basieren, wie Summen oder Durchschnitte. Zum Beispiel ist das Alter eines Kindes in Monaten eine Formel, da das Alter in Monaten aus den Geburtsdatensätzen des Kindes berechnet wird.
Formeln werden immer von diesem Symbol begleitet:
Segment — Gruppiert Daten in festgelegte Segmente, wie z. B. Altersgruppen.
Daten-Segmente werden mit diesem Symbol gekennzeichnet:
Filterbedingungen in benutzerdefinierten Berichten
Jeder der oben genannten Datentypen kann mit einer Reihe von Bedingungen gefiltert werden. Diese helfen dir, Berichte gezielt einzugrenzen.
Filterung von Textdaten
Bei Texten wie z. B. dem Vornamen eines Kindes, Adressen oder Vermerken kannst du verschiedene Filterbedingungen nutzen, um deinen Bericht einzugrenzen.
Schauen wir uns als Beispiel den Vornamen eines Kindes an:
Gleich:
Mit dieser Option wird genau der Eintrag angezeigt, der exakt mit dem eingegebenen Text übereinstimmt.Beispiel: Wenn du „Gleich“ auswählst, „Max Weber“ eingibst und den Filter anwendest, zeigt der Bericht nur die Kinder mit genau diesem Namen an.
Ungleich:
Im Gegensatz zu „Gleich“ zeigt diese Option alle Daten außer dem eingegebenen Text.Beispiel: Wenn du „Max Weber“ eingibst und den Filter anwendest, siehst du alle Kinder außer „Max Weber“.
Beginnt mit:
Zeigt Daten an, bei denen der Text mit den angegebenen Zeichen beginnt.Beispiel: Du erinnerst dich nur an den Anfang eines Namens, z. B. „Char“. Nach dem Anwenden des Filters zeigt der Bericht alle Namen, die mit „Char“ beginnen, z. B. „Charlotte“, „Charlie“ oder „Charlene“.
Beginnt nicht mit:
Zeigt alle Daten an, bei denen der Text nicht mit den angegebenen Zeichen beginnt.Beispiel: Gibst du „Char“ ein, entfernt der Filter alle Namen, die mit „Char“ beginnen, aus dem Bericht.
Enthält:
Zeigt Daten, die die angegebenen Zeichen irgendwo im Text enthalten.Beispiel: Filterst du nach „ie“, zeigt der Bericht Namen wie „Annie“, „Julie“ oder „Adrien“.
Enthält nicht:
Schließt alle Daten aus, die die angegebenen Zeichen irgendwo im Text enthalten.Beispiel: Bei der Eingabe von „ie“ werden alle Namen, die diese Zeichenfolge enthalten, ausgeblendet.
Endet mit:
Zeigt Daten an, bei denen der Text mit den angegebenen Zeichen endet.Beispiel: Du erinnerst dich nur an das Ende eines Namens, z. B. „ith“. Der Filter zeigt Namen wie „Meredith“ oder „Judith“.
Endet nicht mit:
Schließt Daten aus, bei denen der Text mit den angegebenen Zeichen endet.Beispiel: Wenn du „ith“ eingibst, entfernt der Filter alle Namen, die auf „ith“ enden.
💡 Wenn du von einer positiven Bedingung wie z. B. Enthält zu ihrer negativen Entsprechung Enthält nicht wechseln möchtest, vergiss nicht, die ursprüngliche Bedingung zuerst zu entfernen.
Filterung von datumsbasierten Daten
Du kannst deinen Bericht auch anhand von Datumsangaben filtern. Schauen wir uns das Beispiel Datum der Registrierung an, um zu sehen, wie die einzelnen Bedingungen funktionieren:
Gleich:
Zeigt nur die Kinder, die genau an dem von dir angegebenen Datum gestartet sind.Beispiel: Gibst du „01.09.2024“ ein, zeigt der Bericht nur die Kinder, die am 1. September 2024 in die Einrichtung gekommen sind. Praktisch, wenn du gezielt nach Kindern suchst, die an einem bestimmten Tag begonnen haben!
Ungleich:
Zeigt alle Kinder außer denen, die an dem von dir angegebenen Datum gestartet sind.Beispiel: Wählst du „Ungleich“ und gibst „15.07.2024“ ein, werden alle Kinder angezeigt, die an einem anderen Tag als dem 15. Juli 2024 begonnen haben. Ideal, um diese Gruppe von einem Bericht auszuschließen.
Vor:
Zeigt alle Kinder, die vor einem bestimmten Datum gestartet sind.Beispiel: Wenn du „Vor“ auswählst und „01.01.2024“ eingibst, siehst du nur die Kinder, die vor dem 1. Januar 2024 in die Einrichtung gekommen sind. Perfekt, um nach Kindern zu suchen, die schon länger angemeldet sind.
Nach:
Zeigt alle Kinder, die nach dem von dir angegebenen Datum gestartet sind.Beispiel: Filterst du nach „01.01.2024“ und wählst „Nach“, werden alle Kinder angezeigt, die nach dem 1. Januar 2024 angefangen haben. Praktisch, um die neueren Anmeldungen zu finden.
Vor oder an:
Zeigt alle Kinder, die an oder vor dem angegebenen Datum gestartet sind.Beispiel: Wenn du „05.04.2024“ eingibst und „Vor oder an“ auswählst, siehst du alle Kinder, die am 5. April 2024 oder früher gestartet sind. Das hilft dir, alle bis zu einem bestimmten Zeitpunkt angemeldeten Kinder zu finden.
Nach oder an:
Zeigt alle Kinder, die an oder nach dem angegebenen Datum gestartet sind.Beispiel: Gibst du „10.01.2024“ ein und filterst mit „Nach oder an“, werden alle Kinder angezeigt, die ab dem 10. Januar 2024 angefangen haben. Ideal, um dich auf neuere Anmeldungen zu konzentrieren.
Zwischen:
Ermöglicht es dir, einen Zeitraum anzugeben, um alle Kinder zu finden, die in diesem Zeitraum gestartet sind. Dabei werden die Start- und Enddaten eingeschlossen.Beispiel: Wählst du „Zwischen“ und gibst „01.01.2024“ und „30.06.2024“ ein, siehst du alle Kinder, die zwischen Januar und Juni 2024 gestartet sind. Perfekt, um Kinder zu finden, die in einem bestimmten Zeitraum angemeldet wurden.
Ist Null:
Zeigt alle Einträge, bei denen das Feld für das Datum der Registrierung leer ist oder nicht ausgefüllt wurde.Beispiel: Filterst du „Ist Null“ für das Datum der Registrierung, siehst du alle Kinder, die noch kein eingetragenes Registrierungsdatum haben. Praktisch, um unvollständige Datensätze zu identifizieren und fehlende Informationen zu finden.
Ist nicht Null:
Zeigt nur Einträge, bei denen das Feld für das Datum der Registrierung ausgefüllt ist.Beispiel: Wählst du „Ist nicht Null“ für das Datum der Registrierung, werden alle Kinder angezeigt, die bereits ein Startdatum haben. Das ist hilfreich, um sich auf Kinder zu konzentrieren, die bereits gestartet sind, und unvollständige Datensätze auszublenden.
Filterung von numerischen Daten
Mit benutzerdefinierten Berichten kannst du auch numerische Daten wie z. B. Kautionsbeträge von Zahler:innen filtern und organisieren. Hier siehst du, wie die Filterbedingungen dir helfen können, numerische Daten anzuzeigen:
Gleich:
Zeigt nur die Einträge, bei denen der Kautionsbetrag genau mit dem von dir eingegebenen Wert übereinstimmt.Beispiel: Wählst du „Gleich“ und gibst „100“ ein, siehst du nur die Kautionen mit einem Betrag von genau 100€.
Ungleich:
Zeigt alle Einträge außer denen, bei denen der Betrag mit dem angegebenen Wert übereinstimmt.Beispiel: Wählst du „Ungleich“ und gibst „50“ ein, werden alle Kautionen angezeigt, bei denen der Einzahlungsbetrag nicht 50€ beträgt.
Größer als:
Zeigt alle Einträge, bei denen der Betrag größer ist als der angegebene Wert.Beispiel: Gibst du „200“ ein und filterst nach „Größer als“, werden alle Kautionen über 200€ angezeigt. So kannst du dich auf größere Kautionen konzentrieren.
Kleiner als:
Zeigt nur die Einträge, bei denen der Betrag kleiner ist als der eingegebene Wert.Beispiel: Filterst du nach „Kleiner als“ und gibst „150“ ein, siehst du alle Kautionsbeträge unter 150€.
Größer als oder gleich:
Zeigt alle Einträge, bei denen der Betrag gleich oder größer ist als der angegebene Wert.Beispiel: Wählst du „Größer als oder gleich“ und gibst „100“ ein, enthält dein Bericht alle Kautionen von 100€ oder mehr.
Kleiner als oder gleich:
Zeigt alle Einträge, bei denen der Einzahlungsbetrag gleich oder kleiner ist als der eingegebene Wert.Beispiel: Filterst du nach „Kleiner als oder gleich“ und gibst „75“ ein, werden Kautionen in Höhe von 75€ oder weniger angezeigt.
Zwischen:
Mit diesem Filter kannst du einen Bereich festlegen, um alle Einträge mit Beträgen innerhalb dieses Bereichs anzuzeigen, einschließlich der Mindest- und Höchstwerte.Beispiel: Filterst du nach „Zwischen“ und gibst „50“ und „200“ ein, siehst du alle Kautionen zwischen 50€ und 200€.
Ist Null:
Zeigt alle Einträge, bei denen das Feld für bspw. Kautionen leer ist oder nicht ausgefüllt wurde.Beispiel: Wählst du „Ist Null“ und filterst nach „Kautionen“, siehst du alle Einträge, bei denen keine Kaution eingetragen wurde. Praktisch, um fehlende Informationen zu identifizieren.
Ist nicht Null:
Zeigt nur die Einträge, bei denen ein Einzahlungsbetrag eingetragen wurde.Beispiel: Filterst du nach „Ist nicht Null“ für Kautionen, werden alle Einträge angezeigt, bei denen ein Betrag eingetragen ist. So kannst du unvollständige Einträge ausblenden und dich auf vollständige Daten konzentrieren.
Filterung von Segmenten
Mit benutzerdefinierten Berichten kannst du auch Filterbedingungen für Segmente hinzufügen. Als Beispiel nehmen wir Altersgruppen. Stell dir vor, du hast Kinder in folgende Altersgruppen eingeteilt:
0–12 Monate
13–24 Monate
25–36 Monate
37+ Monate
Hier siehst du, wie die verschiedenen Filterbedingungen für diese Altersgruppen funktionieren:
Gleich:
Zeigt nur die Daten an, die genau in die von dir ausgewählte Altersgruppe fallen.Beispiel: Wählst du „Gleich“ und „13–24 Monate“, werden nur die Kinder angezeigt, die in die Altersgruppe 13 bis 24 Monate fallen. Das ist ideal, wenn du beispielsweise eine Aktivität speziell für Kleinkinder wie Sprachförderung planst.
Ungleich:
Zeigt alle Einträge außer denen, die in die angegebene Altersgruppe fallen.Beispiel: Wählst du „Ungleich“ und „0–12 Monate“, werden dir alle Kinder angezeigt, die älter als 12 Monate sind (13–24, 25–36 und 37+ Monate). Das ist praktisch, wenn du z. B. eine sportliche Aktivität für ältere Kinder planst, die für Säuglinge nicht geeignet ist.
Ist Null:
Zeigt Einträge an, bei denen keine Altersgruppe zugeordnet wurde, möglicherweise wegen fehlender oder unvollständiger Altersdaten.Beispiel: Wählst du „Ist Null“ für „Altersgruppe“, werden dir alle Kinder angezeigt, die keiner Altersgruppe zugeordnet sind, weil z. B. das Geburtsdatum fehlt. Diese Bedingung ist hilfreich, um unvollständige Einträge zu identifizieren und fehlende Angaben nachzutragen.
Ist nicht Null:
Zeigt nur Einträge, bei denen eine Altersgruppe zugeordnet wurde.Beispiel: Wählst du „Ist nicht Null“ für „Altersgruppe in Monaten“, werden dir alle Kinder angezeigt, die in eine der Altersgruppen (0–12, 13–24, 25–36 oder 37+ Monate) eingeteilt wurden. Damit kannst du unvollständige Daten ausblenden und dich auf vollständig kategorisierte Einträge konzentrieren.
Filterung von Formeln
Das Besondere an den Filterbedingungen für Formeln ist, dass die verfügbaren Optionen von der Art des Ergebnisses der Formel abhängen – also davon, ob das Ergebnis numerisch, textbasiert oder datumsbasiert ist.
Beispiel für ein numerisches Ergebnis:
Wenn eine Formel ein numerisches Ergebnis liefert, wie in einer Spalte „Gesamte fällige Zahlung“, kannst du die gleichen Filterbedingungen nutzen wie für numerische Daten.Beispiel für ein datumsbasiertes Ergebnis:
Wenn eine Formel ein datumsbasiertes Ergebnis liefert, wie „Letzter Anwesenheitstag“, stehen dir die Filteroptionen für Datumsfelder zur Verfügung.
Hilfreiche Tipps für benutzerdefinierte Berichte
1. Es ist leicht, den Überblick über angewendete Filter zu verlieren. Daher ist es hilfreich, eine Vorschau der gewählten Filter anzuzeigen und sie bei Bedarf zu löschen:
Bewege den Mauszeiger über die Schaltfläche „Filter“ oben rechts in der Tabelle
Ein Panel zeigt alle Filter an, die die Tabelle beeinflussen
Im Panel kannst du auf die Drei-Punkte-Option klicken, um jeden Filter zu bearbeiten oder zu entfernen
2. Wenn du Filter auf mehrere Spalten anwendest, müssen alle Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein, damit ein Ergebnis angezeigt wird.
Das bedeutet, es geht um ein „UND“-Szenario
Beispiel: Wenn du nach Alter = 3 und Registrierungsdatum nach dem 1. Januar 2023 filterst, werden nur Kinder angezeigt, die 3 Jahre alt sind und nach dem 1. Januar 2023 begonnen haben
3. Wenn du mehrere Filter auf dieselbe Spalte anwendest, muss nur eine der Bedingungen erfüllt sein, damit ein Ergebnis angezeigt wird.
Das ist ein „ODER“-Szenario
Beispiel: Wenn du Alter = 3 oder Alter = 4 in derselben Spalte einstellst, werden Kinder angezeigt, die entweder 3 oder 4 Jahre alt sind