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Kivan ist die zentrale Wartelisten-Software für Kitas in Frankfurt, Leipzig und vielen anderen Kommunen und wird genutzt um Anmeldungen und Platzvergaben zu verwalten.
Damit du die Daten aus Kivan schnell und unkompliziert in Famly übernehmen kannst, bietet Famly eine einfache Importfunktion.
Die Kinder und ihre zugehörigen Kontakte lassen sich mit wenigen Schritten über einen Export aus Kivan und einen anschließenden Import in Famly übertragen.
Famly unterstützt dich dabei bestmöglich und sorgt für eine reibungslose Datenübernahme, während du flexibel bleibst und die Zuordnung selbst überprüfen kannst. In diesem Artikel erfährst du, wie der Import funktioniert und worauf du dabei achten solltest.
Videoanleitung
Daten aus Kivan exportieren
Bevor du die Daten in Famly importieren kannst, musst du sie zuerst aus Kivan als Excel-Datei exportieren. Das geht ganz einfach:
Öffne das Management-Portal von Kivan
Melde dich an – danach landest du auf der Übersichtsseite
Klicke in der linken Seitenleiste auf Betreuung
Wähle dann Betreuungsverträge aus
Gehe entweder auf die Seite Entwurf oder Unterschrieben um die jeweiligen Kinder zu exportieren
⚠️ Falls du nicht nach Entwurf/Unterschrieben filtern kannst oder dir die Download-Funktion in KIVAN nicht zur Verfügung steht, wende dich bitte an deinen KIVAN System-Admin
Tipp: Verwende die Filterfunktion in Kivan, um z. B. nach Kindern mit einem bestimmten Startdatum zu filtern. So stellst du sicher, dass bereits manuell angelegte Kinderprofile nicht erneut importiert werden.
Klicke oben rechts auf Exportieren
Wähle Excel als Format
Jetzt ist deine Datei bereit für den Import in Famly!
Import in Famly
Bitte beachte: Diese Funktion ist nur auf einem Desktop-Gerät möglich. Der Import funktioniert nicht über ein Tablet oder Handy.
Führe folgende Schritte für den Import in Famly aus:
Gehe auf Kinder → Übersicht
Klicke auf Kivan-Import
Klicke auf Hochladen und wähle die Datei aus, die du aus Kivan exportiert hast (siehe vorheriger Abschnitt)
Es öffnet sich eine Vorschau, in der die Kinder aus der Kivan-Datei angezeigt werden
Wähle die Einrichtung aus dem Dropdown-Menü aus, in die die Kinder importiert werden sollen
Die Einrichtungen im Dropdown-Menü stammen aus dem Kivan-Export. Eine automatische Zuordnung zu den Einrichtungen in Famly ist nicht möglich, da die Namen manchmal leicht abweichen.
Jetzt ist ein guter Moment, um einen kurzen Abgleich mit der Kivan-Plattform zu machen und sicherzustellen, dass es sich um die richtigen Kinder für die gewünschte Einrichtung handelt.
💡 Falls versehentlich Kinder aus einer falschen Einrichtung importiert werden, müssen sie im Anschluss einzeln manuell gelöscht werden.
Unser System stellt sicher, dass bereits aus Kivan importierte Kinderprofile nicht doppelt importiert werden. In diesem Fall erhältst du eine Fehlermeldung und wirst aufgefordert, das Kind aus der Import-Auswahl zu entfernen.
Kinderprofile, die manuell oder über den Famly-Import hinzugefügt wurden, werden jedoch nicht automatisch erkannt. Wir empfehlen, die Filterfunktion in Kivan zu nutzen, um nur die relevanten Kinder zu exportieren, z. B. durch eine Filterung nach Startdatum.
Verwende die Checkboxen, um alle Kinder auszuwählen, die in eine bestimmte Gruppe aufgenommen werden sollen
Dadurch wird eine Sammelaktionsleiste am unteren Bildschirmrand eingeblendet
Du kannst im Dropdown-Menü entweder eine bestehende Gruppe auswählen oder die Option Neue Kivan-Gruppe erstellen wählen um die Kinder später in die richtige Gruppe zu verschieben
Wenn die zweite Option gewählt wird, wird eine Gruppe namens Kivan in der Einrichtung erstellt, und alle ausgewählten Kinder werden dort platziert
Klicke auf Kinder importieren
Es erscheint eine grüne Bestätigungsmeldung mit dem Text: „Daten für x Kinder wurden erfolgreich importiert“ und die importierten Kinder verschwinden aus der Vorschau-Liste.
Du kannst weiterhin Kinder Gruppen zuweisen, bis keine mehr in der Vorschau-Liste übrig sind.
Wichtig: Falls Eltern in Kivan für Betreuer:in 1 und Betreuer:in 2 die gleiche E-Mail-Adresse angeben, wird Famly die E-Mail nur dem ersten Kontakt zuweisen. Der zweite Kontakt erhält keine E-Mail, da Personal-Profile in Famly individuelle E-Mails benötigen. Falls dieser Fall eintritt, wirst du darüber mit einer Hinweismeldung informiert.