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Zusatzformulare helfen dir dabei, wichtige Informationen von Eltern schnell und zentral zu sammeln – ob für jährliche Datenaktualisierungen, Allergieabfragen oder zusätzliche Dokumente. Mit der Formularfunktion von Famly kannst du Formulare an einzelne Kinder oder gleich an mehrere Familien gleichzeitig senden. So sparst du Zeit und behältst alle Informationen übersichtlich und aktuell.
In diesem Artikel erfährst du, wie du Zusatzformulare an die richtigen Empfänger.innen sendest. Wenn du mehr darüber wissen möchtest, wie du Formulare erstellst und verwaltest, schaue dir den Artikel zu Registrierungs- und Zusatzformularen an:
Wofür kann ich Zusatzformulare nutzen?
Zusatzformulare helfen dir, Abläufe in deiner Einrichtung zu vereinfachen und alle Daten aktuell zu halten. Du kannst:
Zeit sparen
Schicke Formulare mit wenigen Klicks an ganze Gruppen oder alle Familien statt jede einzeln zu kontaktieren.Informationen aktuell halten
Erfasse Änderungen bei bspw. Allergien oder medizinischen Informationen zentral.Abläufe vereinheitlichen
Verwende einheitliche Vorlagen für wiederkehrende Anfragen – z. B. Einverständniserklärungen oder jährliche Aktualisierungen.
Typische Einsatzbereiche
Zusatzformulare kannst du für viele organisatorische Aufgaben nutzen, zum Beispiel:
Jährliche Datenprüfung: Eltern bestätigen oder aktualisieren Kinderdaten und können neue Kontaktdaten hinzufügen.
Hinweis: Es können nur neue Kontakte mit Zusatzformularen hinzugefügt werden. Bestehende Kontaktdaten werden nicht über die Zusatzformulare überschrieben.
Ernährungs- und Allergieinformationen: Abfrage aktueller Ernährungsbesonderheiten oder Allergien.
Ergänzende Unterlagen: Anforderung von Dokumenten wie Impfbescheinigungen oder Geburtsurkunden (falls in eurer Kommune nötig).
So sendest du ein Formular
Bevor du ein Formular senden kannst, stelle sicher, dass es veröffentlicht wurde. Mehr zum Erstellen und Verwalten findest du im Artikel „Registrierungs- und Zusatzformulare“.
Ein Formular an ein einzelnes Kind senden
Wenn du Informationen nur von einer Familie benötigst:
Öffne das Profil oder das Wartelisten-Profil des Kindes
Gehe auf Über mich → Anmeldung und Gruppenwechsel → Formular senden
Wähle das Formular aus, das du senden möchtest
Bestimme, welcher Eltern- oder Betreuungskontakt es erhalten soll
Klicke auf Senden
Der ausgewählte Kontakt erhält dann eine Benachrichtigung mit einem Link zum Ausfüllen des Formulars.
Formulare an mehrere Kinder gleichzeitig senden
Ideal, wenn du dieselben Informationen von mehreren Familien benötigst – z. B. für eine Gruppe oder die gesamte Einrichtung:
Gehe zu Anwesenheit → Registrierung → Formulare
Klicke auf den Pfeil neben dem Formular, das du senden möchtest
Wähle deine Empfänger:innen aus:
einzelne Kinder
einen ganze Gruppe oder
alle Kinder deiner Einrichtung
Klicke auf Formular senden
Alle ausgewählten Familien erhalten das Formular gleichzeitig. Du kannst die Antworten anschließend in der Übersicht der Formulare oder direkt im jeweiligen Kinderprofil einsehen und herunterladen.
Wichtige Hinweise zu Formular-Links
Das solltest du über die Funktionsweise der Formular-Links wissen:
Formulare, die an Kontakte gesendet werden, die sich noch nie in Famly eingeloggt haben, laufen nach 7 Tagen ab.
Wird das Formular in dieser Zeit nicht ausgefüllt, kannst du ganz einfach einen neuen Link senden.Bereits eingeloggte Eltern behalten so lange Zugriff auf das Formular in ihrer Famly-App, bis die Einrichtung die Veröffentlichung aufhebt – unabhängig von der 7-Tage-Frist.