🔒 Zusatzformulare sind im Premium-Abo verfügbar. Bei Fragen zu deinem Abo, wende dich gerne an support@famly.de.
Zusatzformulare helfen dir dabei, ergänzende oder aktualisierte Informationen von bestehenden Interessenten oder bereits angemeldeten Familien einzuholen. Sie sind ideal, um Daten aktuell zu halten – ohne Eltern wiederholt nach denselben Angaben zu fragen.
Wie du Zusatzformulare verwenden kannst
Ein Zusatzformular eignet sich z. B. für:
Neue Notfallkontakte
Unterschriebene Richtlinien oder aktualisierte Informationen zu Ernährung & Allergien
Zusätzliche Formulare nach der Registrierung
Ein Zusatzformular erstellen
Gehe auf Anwesenheit → Registrierung → Formulare
Klicke auf Neues Formular und wähle Zusatzformular aus
Entscheide dich für eine Vorlage (Registrierung, Anmeldung, Alles über mich) oder starte mit einem leeren Formular
Erstelle dein Formular, indem du relevante Elemente per Drag-and-Drop-ins Formular ziehst
Die verfügbaren Felder sind über die linke Spalte zugänglich, indem die Kategorien für Kind, Kontakte, Kinderarzt und Anmeldung geöffnet und geschlossen werden
Die verfügbaren Bereiche im Formular, zu denen das ausgewählte Feld hinzugefügt werden kann, sind durch lila Linien hervorgehoben
Bearbeite Abschnittsnamen und füge Beschreibungen über das Menü ••• hinzu
Klicke auf Abschnitte verschieben, um die Reihenfolge der Abschnitte anzupassen
Veröffentliche das Formular und sende es anschließend
direkt aus dem Profil einer Wartelisten-Anfrage oder eines angemeldeten Kindes
oder gesammelt über das Pfeil-Symbol in der Übersicht der Formulare
Mehr Infos zum Versenden der Formulare findest du hier
Zusatzformulare werden gezielt an einzelne Familien versendet und sind nicht über öffentliche Links verfügbar.
💡 Nicht authentifizierte Zusatzformular-Links verfallen nach 7 Tagen – du kannst aber jederzeit einen neuen Link versenden. Eltern, die eingeloggt sind, haben unbegrenzt Zugriff - es sei denn die Einrichtung zieht die Veröffentlichung des Formulars zurück.
Nachdem Eltern ihr ausgefülltes Formular absenden, werden die Informationen automatisch im Profil des Kindes übernommen.
Wichtige Funktionen von Zusatzformularen
Das abfragen, was wirklich nötig ist: Familien müssen keine Informationen erneut eingeben, die bereits in Famly vorhanden sind – z. B. Namen von Kindern oder Kontaktdaten.
Keine doppelten Daten: Formulare sind nur für bestehende Kontakte in deiner Famly-Plattform zugänglich. Das hilft, doppelte Profile oder widersprüchliche Angaben zu vermeiden.
Unterstützt den Anmeldeprozess: Zusatzformulare lassen sich während der Anmeldung einsetzen, um zusätzliche Informationen abzufragen – ohne Fragen aus dem ursprünglichen Registrierungsformular zu wiederholen.
Individuell anpassbare Felder: Du entscheidest, welche Felder in welchem Formular enthalten sind – und ob sie verpflichtend, optional oder ausgeblendet sein sollen.
💡 Tipp: Einige Einrichtungen nutzen Zusatzformulare um detaillierte Umfragen zu erstellen
Was passiert, wenn ein Formular ausgefüllt wurde?
Wenn ein Formular eingereicht wurde:
Erhalten Familien eine Bestätigung und können eine Kopie speichern oder ausdrucken
Die Angaben werden automatisch dem Wartelisten-Profil oder, falls bereits vorhanden, dem Kindesprofil hinzugefügt
Kontaktdaten werden aktualisiert
Abgleich per E-Mail: Famly versucht zuerst, die angegebene E-Mail-Adresse einem bestehenden Kontakt zuzuordnen.
Abgleich per vollständigem Namen: Wenn kein E-Mail-Treffer erzielt wird – weil entweder keine E-Mail angegeben wurde oder die E-Mail zu keinem Kontakt passt, versucht Famly den Abgleich über den vollständigen Namen. Hierbei muss der Name exakt übereinstimmen (Leerzeichen am Anfang/Ende sowie Groß- und Kleinschreibung werden ignoriert).
Neu erstellen: Wenn weder über die E-Mail-Adresse noch über den Namen ein Treffer gefunden wird, erstellt Famly einen neuen Kontakt.
💡 Formulare sind immer einem bestimmten Kind zugeordnet und zeigen an, welcher Kontakt das Formular eingereicht hat.
Formularverwaltung
In der Formularübersicht siehst du all deine veröffentlichten Formulare und Entwürfe. Von hier aus kannst du:
Ein Formular öffnen, um eine Vorschau anzusehen
Formulare senden
Das Formular bearbeiten, duplizieren oder Einstellungen wie die Erfolgsmeldung ändern
Wenn du auf ein Formular klickst, öffnet sich seitlich ein Fenster. Hier kannst du die Erfolgsmeldung bearbeiten und entscheiden ob das Formular öffentlich sein soll. Diese Einstellung lässt sich beliebig ein- und ausschalten.
Das Formular mit anderen Einrichtungen deiner Organisation teilen
Die Standorte, für die das Formular freigegeben werden kann, richten sich nach den Berechtigungen der Person, die auf diese Funktion zugreift. Wenn das Formular für Standorte freigegeben wird, für die ein:e Mitarbeiter:in in keine Berechtigung hat, sind die Funktionen zur Standortfreigabe und -verwaltung nur für Benutzer:innen verfügbar, die eine Berechtigung für alle Standorte haben, für die das Formular freigegeben wurde.
Das Formular deaktivieren (verbergen) oder löschen
Bitte beachte, dass alle Antworten auf das Formular weiterhin in den einzelnen Profilen aufgeführt werden, auch wenn das Formular gelöscht wird.
Gelöschte Formulare können nicht wiederhergestellt werden, bereits eingegangene Antworten bleiben aber im Profil des Kindes sichtbar. Wenn du das Formular behalten, aber keine neuen Einträge mehr erhalten möchtest, kannst du es einfach deaktivieren.
Du kannst die Antworten außerdem als CSV-Datei herunterladen und nach dem Eingabedatum filtern. Jede Formularversion ist gekennzeichnet, sodass du Änderungen im Laufe der Zeit nachvollziehen kannst.
Nutze die Sortier- und Filterfunktionen, um ein bestimmtes Formular schnell nach Name, letztem Bearbeitungsdatum oder Veröffentlichungsstatus zu finden.
Formularfelder
Profil- vs. benutzerdefinierte Abschnitte und Felder
Formulare sind in Abschnitte mit unterschiedlichen Feldern unterteilt. Es gibt zwei Arten von Abschnitten und Feldern: Profildefiniert und benutzerdefiniert.
Profildefiniert: Profildefinierte Felder und Abschnitte entsprechen den Bereichen im Profil eines Kindes oder auf der Warteliste. Werden die Informationen in einem Formular eingereicht, werden sie automatisch in die passenden Felder im Profil übernommen.
Profilfelder können nur in bestimmten, vorgegebenen Abschnitten verwendet werden.Benutzerdefiniert: Profildefinierte Felder und Abschnitte bieten mehr Flexibilität und ermöglichen es dir, zusätzliche Informationen zu erfassen, die nicht direkt mit dem Profil eines Kindes verknüpft sind. Antworten auf diese Felder sind nur im eingereichten Formular unter „Antworten“ oder im Profil des Kindes unter Über mich → Anmeldung & Gruppenwechsel sichtbar. Benutzerdefinierte Felder können sowohl in selbst erstellten als auch in vorgefertigten Abschnitten platziert und mehrfach verwendet werden.
Im Folgenden findest du eine Auflistung der möglichen Feldtypen:
Formulartext ist eine bearbeitbare Formularkomponente, die zu einem Formular hinzugefügt werden kann und dazu dient, Anweisungen und Informationen in Formularabschnitten bereitzustellen. Man kann ihn beispielsweise verwenden, um einen Abschnitt einzuleiten oder um zu erläutern, was die Eltern in Bezug auf die Antwortzeit und die nächsten Schritte nach dem Absenden eines Anmeldeformulars erwarten können.
Kontrollkästchen: Biete Eltern verschiedene Optionen an, die sie durch anklicken des Kontrollkästchens auswählen können.
Ja/Nein: Bitte die Eltern um eine Bestätigung über ein Ja/Nein-Feld. Benenne das Feld vorher um und lege fest, welche Antwortoption (Ja oder Nein) angezeigt werden soll.
Dokumente hinzufügen: Du kannst dem Formular auch Dokumente anhängen, die Eltern herunterladen, ausfüllen und zusammen mit dem Formular zurücksenden können Dabei kann es sich um zusätzliche Vertragsdokumente oder PDFs handeln, die ausgefüllt und als Teil der Formulareingabe übermittelt werden müssen.
Dokumente akzeptieren ist eine Formularkomponente, bei der Eltern Dokumente, wie ausgefüllte oder eingescannte PDFs beim Ausfüllen des Formulars anhängen können. Alle hinzugefügten Dokumente werden an den Formulareintrag angehängt und sind im Kinderprofil verfügbar.
Digitale Unterschrift: Die digitale Unterschrift enthält einen Zeitstempel, aus dem hervorgeht, wann und von wem sie eingereicht wurde, so dass eine verbindliche Vereinbarung vorliegt, auf die bei künftigen Problemen oder Meinungsverschiedenheiten zurückgegriffen werden kann.
Berechtigungen
Es gibt mehrere Berechtigungsoptionen für die benutzerdefinierten Formulare, die für Benutzer:innen und Rollen unter Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Rollen und Berechtigungen verwalten aktiviert werden können.
Formulare einsehen: Man kann auf die Übersichtsseite für Formulare zugreifen und erstellten Formulare sehen
Formulare bearbeiten: Man kann neue Formulare erstellen, Formulare bearbeiten und Formulare duplizieren
Formulare verwalten: Man kann Formulare für andere Einrichtungen freigeben, auf die der/die Benutzer:in Zugriff hat. Man kann Einstellungen für das Formular verwalten (z. B. Benachrichtigungen, Erfolgsmeldung), man kann das Formular veröffentlichen oder deaktivieren und man kann das Formular löschen.
💡 Mitarbeitende behalten nur dann Verwaltungs- oder Bearbeitungsrechte, wenn sie der jeweiligen Einrichtung zugeordnet sind.
Wird ein Formular mit einer Einrichtung geteilt, auf die sie keinen Zugriff haben, werden ihre Berechtigungen für dieses Formular automatisch entfernt.
Alle Formulare in der Organisation können durch Auswahl der Organisation in der Standortauswahl oben auf der Seite angezeigt werden. Die Standorte, für die das Formular freigegeben ist, werden für jedes Formular angezeigt. Die Antworten für jedes Formular sind in der CSV-Datei aufgeführt. Wenn das Formular für 100 Standorte freigegeben wurde, können alle Antworten für 100 Standorte auf diese Formularvorlage eingesehen werden - ebenso wie auf jedem der Kinderprofile im Reiter „Anmeldung und Gruppenwechsel“.
FAQ
Ich möchte eine ausführliche Zufriedenheitsabfrage über ein Zusatzformular erstellen. Kann ich diese anonymisieren?
Ich möchte eine ausführliche Zufriedenheitsabfrage über ein Zusatzformular erstellen. Kann ich diese anonymisieren?
Nein. Zusatzformulare sind immer mit einem bestimmten Kinderprofil verknüpft, das von der Einrichtung eingesehen werden kann.
Für eine anonyme Umfrage, kannst du hingegen unsere Umfragen-Funktion im Neuigkeitenbereich nutzen.
Gibt es eine Größenbeschränkung für das Formular?
Gibt es eine Größenbeschränkung für das Formular?
Nein, es gibt keine Größenbeschränkung für Formulare in Famly. Beim Erstellen sehr umfangreicher Formulare empfehlen wir jedoch, zwischendurch regelmäßig zu speichern.
Wenn ich ein Zusatzformular an zukünftige Kinder versende, benötigen die Eltern dafür bereits einen Login, um es auszufüllen?
Wenn ich ein Zusatzformular an zukünftige Kinder versende, benötigen die Eltern dafür bereits einen Login, um es auszufüllen?
Nein, die Eltern brauchen zum Ausfüllen von Zusatzformularen keinen Famly-Login. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Formular und können es direkt darüber ausfüllen.
Registrierungsformulare werden grundsätzlich über einen Link oder einen QR Code geteilt.
Können bereits ausgefüllte Formulare noch weiter von Eltern bearbeitet werden?
Können bereits ausgefüllte Formulare noch weiter von Eltern bearbeitet werden?
Nein. Sobald ein Elternteil ein Formular ausgefüllt und abgeschickt hat, sind die Einträge final.
Für Änderungen können die Eltern dem Einrichtungspersonal in diesem Fall eine Nachricht schreiben, sodass die Einrichtung die korrigierten Informationen entsprechend im Profil des Kindes hinterlegen kann.
Kann ich ein Zusatzformular auch an beide Eltern gleichzeitig senden?
Kann ich ein Zusatzformular auch an beide Eltern gleichzeitig senden?
Ja. Wenn du ein Formular aus dem Kinderprofil heraus versendest, kannst du dieses nur an einen Elternteil versenden.
Wenn du es jedoch über Anwesenheit → Registrierung → Formulare versendest, wird es an alle Elternkontakte des Kindes bzw. der ausgewählten Kinder geschickt.