Die Funktion ist im Premium Abonnement verfügbar. Bei Fragen zu deinem Abonnement, wende dich gerne an support@famly.de.
Anpassbare Formulare
Erstelle ein Formular, um Zeit zu sparen und Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden. Eltern können die benötigten Informationen direkt für ihr Kind eingeben. Diese Daten sind dann bei Anfragen sichtbar und bleiben erhalten, wenn das Kind in einer Einrichtung eingeschrieben wird. So wird das Kinderprofil in Famly automatisch aktualisiert.
So greifst du auf den Formular Baukasten zu:
Klicke auf Anwesenheit in deiner lila Seitenleiste
Klicke auf Registrierung → Formulare
In der Formularübersicht siehst du deine erstellten Formulare und kannst auch neue Formulare erstellen, indem du auf „Neues Formular“ klickst.
Berechtigungen
Es gibt mehrere Berechtigungsoptionen für die benutzerdefinierten Formulare, die für Benutzer:innen und Rollen unter Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Rollen und Berechtigungen verwalten aktiviert werden können.
Formulare einsehen: Man kann auf die Übersichtsseite für Formulare zugreifen, die Namen der erstellten Formulare sehen und den URL-Link für jedes Formular kopieren.
Formulare bearbeiten: Man kann neue Formulare erstellen, Formulare bearbeiten und Formulare duplizieren.
Formulare verwalten: Man kann Formulare für andere Webseiten freigeben, auf die der/die Benutzer:in Zugriff hat. Man kann Einstellungen für das Formular verwalten (z. B. Benachrichtigungen, Erfolgsmeldung), man kann das Formular veröffentlichen und wieder freigeben und man kann das Formular löschen.
Benutzer:innen können alle drei Berechtigungen für eine einzelne Einrichtung haben, aber sobald ein Formular mit einer Einrichtung geteilt wird, auf die man keinen Zugriff hat, hat man keine Bearbeitungs- oder Verwaltungsberechtigung mehr für dieses Formular.
Alle Formulare in der Organisation können durch Auswahl der Organisation in der Standortauswahl oben auf der Seite angezeigt werden. Die Standorte, für die das Formular freigegeben ist, werden für jedes Formular angezeigt. Die Antworten für jedes Formular sind in der CSV-Datei aufgeführt. Wenn das Formular für 100 Standorte freigegeben wurde, können alle Antworten für 100 Standorte auf diese Formularvorlage eingesehen werden - ebenso wie auf jedem der Kinderprofile im Reiter „Anmeldung und Gruppenwechsel“.
Ein Formular erstellen
So erstellst du ein neues Formular:
Klicke auf Anwesenheit → Registrierung → Formulare
Klicke auf Neues Formular
Wähle einen der vorgeschlagenen Formulartypen aus.
Du kannst zwischen einem Interessentenformular, einem Anmeldeformular oder einem Aufnahmeformular wählen. Jedes dieser Formulare kann individuell angepasst werden, indem neue Felder hinzugefügt oder entfernt werden. Es gibt jedoch einige Felder, die für die Erstellung eines Anfrageprofils obligatorisch sind und nicht aus dem Formular entfernt werden können
Alle Felder, die in den Anforderungsprofilen für Kinder sichtbar sind, können zu einem Formular hinzugefügt werden, ebenso wie einige neue Felder, die zur Erfassung der Zustimmung zu den Bedingungen der Einrichtung verwendet werden können.
Die verfügbaren Felder sind über die linke Spalte zugänglich, indem die Kategorien für Kind, Kontakte, Kinderarzt und Anmeldung geöffnet und geschlossen werden.
Um ein Feld hinzuzufügen, ziehe es per Drag & Drop von der linken Spalte in die rechte Spalte, die die Reihenfolge und die Informationen angibt, die von den Einsendern des Formulars ausgefüllt werden müssen. Die verfügbaren Bereiche im Formular, zu denen das ausgewählte Feld hinzugefügt werden kann, sind durch lila Linien hervorgehoben.
Felder und Abschnitte können im Formular neu angeordnet werden, indem man die doppelten Ellipsen auf der linken Seite auswählt und festhält und nach oben oder unten zieht und dann loslässt, wenn der richtige Bereich ausgewählt wurde.
Wenn mehr als ein Kontakt in dem Formular benötigt wird (z.B. ein zweiter Elternteil/Erziehungsberechtigter oder ein Notfallkontakt), kann dieser durch Klicken auf + Hinzufügen neben Kontakt oder durch Auswahl der Schaltfläche Abschnitt hinzufügen hinzugefügt werden.
Du kannst auch jeden einzelnen Abschnitt bearbeiten, indem du auf die Ellipse auf der rechten Seite klickst, um eine Beschreibung hinzuzufügen oder den Abschnitt umzubenennen (z. B. „Kind“ in „Informationen zum Kind“ ändern oder den Abschnitt löschen). Bitte beachte, dass eine Löschung nur möglich ist, wenn keines der Felder in dem Abschnitt erforderlich ist, was durch das rote Sternchen neben dem Feldnamen angezeigt wird
Für jeden Feldtyp können auch Beschreibungen hinzugefügt werden, um den Eltern, die das Formular einsehen Anleitungen und Hinweise zu geben. Zum Beispiel kann man für das Feld „Sprache“ eine Beschreibung hinzufügen, das die Eltern auffordert, alle Sprachen des Kindes in der Reihenfolge ihrer Beherrschung aufzulisten.
Speichere die Änderungen, um sicherzustellen, dass die Bearbeitungen des Formulars übernommen werden. Um zu sehen, wie das Formular für die Einsender aussieht, klicken Sie auf Formular anzeigen, um eine Vorschauversion des Formulars zu sehen.
Wenn du oben auf die Schaltfläche Verwalten klickst, kannst du den Titel des Formulars ändern, den Link zum Formular anzeigen und kopieren, das Formular veröffentlichen und wieder freigeben und sich über neue Antworten benachrichtigen lassen. Du kannst auch eine benutzerdefinierte Erfolgsmeldung eingeben, die den Einsendern des Formulars angezeigt wird, nachdem du deine Eingabe abgeschlossen hast.
Formularfelder
Profil- vs. benutzerdefinierte Abschnitte und Felder
Formulare sind in Abschnitte mit unterschiedlichen Feldern unterteilt. Es gibt zwei Arten von Abschnitten und Feldern: Profildefiniert und benutzerdefiniert.
Profildefiniert: Profildefinierte Felder und Abschnitte entsprechen den Bereichen im Profil eines Kindes oder auf der Warteliste. Werden die Informationen in einem Formular eingereicht, werden sie automatisch in die passenden Felder im Profil übernommen.
Profilfelder können nur in bestimmten, vorgegebenen Abschnitten verwendet werden.Benutzerdefiniert: Profildefinierte Felder und Abschnitte bieten mehr Flexibilität und ermöglichen es dir, zusätzliche Informationen zu erfassen, die nicht direkt mit dem Profil eines Kindes verknüpft sind. Antworten auf diese Felder sind nur im eingereichten Formular unter „Antworten“ oder im Profil des Kindes unter Über mich → Anmeldung & Gruppenwechsel sichtbar. Benutzerdefinierte Felder können sowohl in selbst erstellten als auch in vorgefertigten Abschnitten platziert und mehrfach verwendet werden.
Im Folgenden findest du eine Auflistung der möglichen Feldtypen:
Formulartext ist eine bearbeitbare Formularkomponente, die zu einem Formular hinzugefügt werden kann und dazu dient, Anweisungen und Informationen in Formularabschnitten bereitzustellen. Man kann ihn beispielsweise verwenden, um einen Abschnitt einzuleiten oder um zu erläutern, was die Eltern in Bezug auf die Antwortzeit und die nächsten Schritte nach dem Absenden eines Anmeldeformulars erwarten können.
Dokumente hinzufügen: Die Felder in der Kategorie Anmeldung enthalten mehrere hilfreiche Optionen für die Bereitstellung und den Erhalt zusätzlicher Informationen, die über die in Famly verfügbaren Anfragefelder hinausgehen. Man kann einem Formular Dokumente hinzufügen, die vom Einsender des Formulars heruntergeladen werden können. Dabei kann es sich um zusätzliche Vertragsdokumente oder PDFs handeln, die ausgefüllt und als Teil der Formulareingabe übermittelt werden müssen.
Dokumente akzeptieren ist eine Formularkomponente, bei der der Einreicher Dokumente wie ausgefüllte oder eingescannte PDFs zusammen mit dem Formular hochladen und anhängen kann. Alle hinzugefügten Dokumente werden an den Formulareintrag angehängt und sind im Registrierungsbereich des Kinderprofils verfügbar.
Bedingungen und Konditionen ist eine Formularkomponente, die verwendet werden kann, um spezifische Bedingungen für die Einrichtungen oder Formulare zu verfassen, denen die Eltern zustimmen müssen. Beim Hinzufügen dieses Abschnitts müssen die Einsender des Formulars ein Kontrollkästchen ankreuzen, das besagt, dass sie mit den Bedingungen einverstanden sind. Außerdem werden sie aufgefordert, eine digitale Unterschrift einzugeben, mit der sie die Authentizität der übermittelten Informationen bestätigen.
Eine digitale Unterschrift kann dem Formular auch dann hinzugefügt werden, wenn keine Bedingungen und Konditionen enthalten sind. Die digitale Unterschrift enthält einen Zeitstempel, aus dem hervorgeht, wann und von wem sie eingereicht wurde, so dass eine verbindliche Vereinbarung vorliegt, auf die bei künftigen Problemen oder Meinungsverschiedenheiten zurückgegriffen werden kann.
Formularverwaltung
Sobald dein Formular erstellt wurde, kannst du es über deine Formularverwaltungsseite aufrufen. Diese Seite zeigt alle erstellten Formulare, die Links, die benötigt werden, um die Familien zur Verwendung der Formulare anzuleiten, und Optionen, um Antworten zu sehen und das Formular und die Einstellungen zu aktualisieren.
Ein Formular mit Familien teilen
Die Formulare werden auf den Servern von Famly gehostet und sind öffentlich zugänglich, sobald sie veröffentlicht sind. Klicke auf „Antwortlink kopieren“, um die URL in deine Zwischenablage zu übernehmen.
Du kannst diesen Link dann auf deiner Website, in E-Mails oder in sozialen Medien teilen, um Familien direkt zum Registrierungsprozess zu führen. Jeder ausgefüllte Formular-Eintrag erstellt automatisch ein Kinderanfragenprofil für die Einrichtung, die das Formular erstellt oder geteilt hat.
Formulare bearbeiten, duplizieren oder für mehrere Standorte freigeben
Wenn du auf „...“ auf der rechten Seite eines Formulars klickst, hast du folgende Möglichkeiten:
Formular öffnen - Sehe das Formular so, wie es die Eltern sehen werden
Bearbeiten - den Formularmanager öffnen, um den Inhalt und die im Formular angeforderten Informationen zu ändern
Klicke anschließend auf den Button „Verwalten“ um den Titel und die Bestätigungsnachricht zu bearbeiten
Duplizieren - eine Kopie des Formulars erstellen
Einrichtungen - Freigabe des Formulars für andere Standorte in der Organisation.
Die Standorte, für die das Formular freigegeben werden kann, richten sich nach den Berechtigungen für das Benutzer:innenprofil, das auf diese Funktion zugreift. Wenn das Formular für Standorte freigegeben wird, für die ein:e Benutzer:in keine Berechtigung hat, sind die Funktionen zur Standortfreigabe und -verwaltung nur für Benutzer:innen verfügbar, die eine Berechtigung für alle Standorte haben, für die das Formular freigegeben wurde. Alle freigegebenen Standorte können angezeigt werden
Löschen - Du kannst das Formular aus der Formularsammlung löschen.
Bitte beachte, dass alle Antworten auf das Formular weiterhin in jedem einzelnen Anfrageprofil (im Reiter „Registrierung“) aufgeführt werden, auch wenn das Formular gelöscht wird.
Nach dem Löschen funktioniert die URL des Formulars nicht mehr, die CSV-Datei mit den Antworten ist nicht mehr zugänglich, und das Formular kann nicht wieder gelöscht werden.
Bestätigungsnachricht bearbeiten und Formular veröffentlichen oder deaktivieren
Wenn du auf ein Formular klickst, öffnet sich seitlich ein Fenster. Hier kannst du die Bestätigungsnachricht bearbeiten und entscheiden ob das Formular öffentlich sein soll. Diese Einstellung lässt sich beliebig ein- und ausschalten.
Formulare filtern
Um alle Formulare zu filtern, kannst du die Dropdown-Liste unter Sortieren nach verwenden, um die Formulare nach dem Zeitpunkt ihrer letzten Bearbeitung oder in alphabetischer Reihenfolge aufzulisten. Verwende das Kontrollkästchen, um festzulegen, ob du unveröffentlichte Formulare in deiner Übersicht anzeigen lassen möchtest.
Alle Formulare der Organisation kannst du anzeigen, indem du in der Standortauswahl oben auf der Seite die Organisation auswählst. Für jedes Formular werden die Standorte angezeigt, für die es freigegeben ist. Die Antworten zu den Formularen findest du in der jeweiligen CSV-Datei. Wenn ein Formular für 100 Standorte freigegeben wurde, sind die Antworten aller 100 Standorte sowohl über die Formularvorlage sichtbar als auch auf jedem Kinderprofil im Reiter „Anmeldung und Gruppenwechsel“.
Antworten herunterladen
Du kannst Antworten zu einem Formular als CSV-Datei herunterladen. Klicke dazu auf das Download-Symbol.
Es öffnet sich dann ein Pop-up-Fenster indem du den Datumsbereich auswählen kannst. Alle Aktualisierungen/Bearbeitungen des Formulars werden in der Versionsnummer des Formulars aufgeführt.
Übermittlung des Formulars
Wenn der/die Sender:in des Formulars seine/ihre Eingabe abgeschlossen hat, erhält er/sie eine Bestätigung, die auch die Erfolgsmeldung des Formulars enthält. Du kannst eine Kopie des Formulars ausdrucken oder speichern. Diese Information wird immer an das Formular angehängt, wobei alle angegebenen Informationen und Vereinbarungen akzeptiert werden.
Anfragen
Alle über die Formulare übermittelten Informationen werden in den jeweiligen Anfrageprofilen gespeichert. Im Abschnitt Registrierung werden alle eingereichten Formulare unter Anmeldeformular aufgelistet und können durch Klick auf Siehe Antworten einzeln überprüft werden.
In den Aktivitäten wird der Status mit dem ausgefüllten Formular aktualisiert.
Spezifische Formulare können als Folgeaufgaben für bestimmte Kinder gesendet werden. Wenn du auf „Formular senden“ klickst, kannst du den Typ des Folgeformulars und den Kontakt des Kindes auswählen, der die E-Mail zum Ausfüllen der Informationen erhalten soll.
Alle Informationen, die in den nachfolgenden Formularen aktualisiert werden, überschreiben die vorhandenen Informationen, so dass die Informationen über die verschiedenen Kontaktpunkte vom ersten Interesse bis zur endgültigen Information vor der Einschreibung aktualisiert und auf dem neuesten Stand gehalten werden können.
