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Registrierungsformulare richten sich an Familien, deren Kinder noch nicht bei dir angemeldet sind, die aber Interesse an einem Platz haben. Sie erfassen alle wichtigen Informationen und legen automatisch ein Profil für das Kind in der Warteliste in Famly an.
Meldet sich das Kind später bei dir an, werden die bereits eingegebenen Daten übernommen – das spart Zeit und doppelte Eingaben.
Das kannst du mit Registrierungsformularen machen
Diese Formulare sind darauf ausgelegt, alle relevanten Informationen von Familien vor der Anmeldung zu erfassen. Du kannst damit:
Zentrale Angaben abfragen – z. B. zu Kind, Erziehungsberechtigten, Arzt und Anmeldedetails
Eigene Felder hinzufügen – z. B. AGBs, ein Feld für digitale Unterschriften oder zum Hochladen von Dokumenten
Das Formular kann über einen Link geteilt werden – ideal um es auf deiner Website einzubinden oder per E-Mail zu versenden
Der Link für Registrierungsformulare ist unbegrenzt gültig, es sei denn die Einrichtung zieht die Veröffentlichung des Registrierungsformulars zurück
Ein Registrierungsformular erstellen
Um ein neues Registrierungsformular zu erstellen:
Klicke auf Anwesenheit → Registrierung → Formulare
Klicke auf Neues Formular → Registrierungsformular
Um ein Feld hinzuzufügen, ziehe es per Drag & Drop von der linken Spalte in die rechte Spalte.
Die verfügbaren Felder sind über die linke Spalte zugänglich, indem die Kategorien für Kind, Kontakte, Kinderarzt und Anmeldung geöffnet und geschlossen werden
Die verfügbaren Bereiche im Formular, zu denen das ausgewählte Feld hinzugefügt werden kann, sind durch lila Linien hervorgehoben
Bearbeite Abschnittsnamen und füge Beschreibungen über das Menü ••• hinzu
Klicke auf Abschnitte verschieben, um die Reihenfolge der Abschnitte anzupassen
Speichere deine Änderungen und veröffentliche anschließend das Formular, um einen teilbaren Link zu erhalten
Wichtige Funktionen von Registrierungsformularen
Standard-Formularfelder werden direkt in das Profil von Kind oder Kontaktperson zugeordnet
Selbst erstellte Felder ermöglichen das Erfassen zusätzlicher Daten – die Antworten findest du im Kinderprofil unter Über mich → Dokumente
Dateianhänge erlauben das Hinzufügen von Dokumenten zum Herunterladen (z. B. PDF-Dateien mit Richtlinien)
Die Dokumentensammlung ermöglicht Eltern das Hochladen gescannter Dateien (PDF oder JPEG, max. 200 MB); alle Dateien werden automatisch auf Viren geprüft
Die Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) können ein Pflicht-Häkchen, eine digitale Unterschrift und einen Zeitstempel enthalten
Registrierungsformulare verwalten
Teile das Formular per E-Mail oder über deine Website, indem du den Link kopierst
oder einen QR-Code abrufst
Klicke auf die drei Punkte neben dem Formular und nutze Formular bearbeiten, Duplizieren, Einrichtungen (zum Teilen mit anderen Einrichtungen) oder Löschen, um dein Formular zu verwalten
Bitte beachte, dass alle Antworten auf das Formular weiterhin in jedem einzelnen Anfrageprofil (im Reiter „Dokumente“) aufgeführt werden, auch wenn das Formular gelöscht wird
Nach dem Löschen funktioniert die URL des Registrierungsformulars nicht mehr und die CSV-Datei mit den Antworten ist nicht mehr zugänglich
Aus Versehen ein Zusatzformular als Registrierungsformular erstellt? Wandle es ganz einfach über Formular konvertieren um
Sieh dir die Rückmeldungen zu jedem Kind direkt an oder lade sie als CSV-Datei herunter (optional mit Datumsfilter)
Berechtigungen
Es gibt mehrere Berechtigungsoptionen für die benutzerdefinierten Formulare, die für Benutzer:innen und Rollen unter Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Rollen und Berechtigungen verwalten aktiviert werden können.
Formulare einsehen: Man kann auf die Übersichtsseite für Formulare zugreifen, die Namen der erstellten Formulare sehen und den URL-Link für jedes Formular kopieren.
Formulare bearbeiten: Man kann neue Formulare erstellen, Formulare bearbeiten und Formulare duplizieren.
Formulare verwalten: Man kann Formulare für andere Webseiten freigeben, auf die der/die Benutzer:in Zugriff hat. Man kann Einstellungen für das Formular verwalten (z. B. Benachrichtigungen, Erfolgsmeldung), man kann das Formular veröffentlichen und wieder freigeben und man kann das Formular löschen.
💡 Mitarbeitende behalten nur dann Verwaltungs- oder Bearbeitungsrechte, wenn sie der jeweiligen Einrichtung zugeordnet sind.
Wird ein Formular mit einer Einrichtung geteilt, auf die sie keinen Zugriff haben, werden ihre Berechtigungen für dieses Formular automatisch entfernt.
Alle Formulare in der Organisation können durch Auswahl der Organisation in der Standortauswahl oben auf der Seite angezeigt werden. Die Standorte, für die das Formular freigegeben ist, werden für jedes Formular angezeigt. Die Antworten für jedes Formular sind in der CSV-Datei aufgeführt. Wenn das Formular für 100 Standorte freigegeben wurde, können alle Antworten für 100 Standorte auf diese Formularvorlage eingesehen werden - ebenso wie auf jedem der Kinderprofile im Reiter „Anmeldung und Gruppenwechsel“.
Formularfelder
Profil- vs. benutzerdefinierte Abschnitte und Felder
Formulare sind in Abschnitte mit unterschiedlichen Feldern unterteilt. Es gibt zwei Arten von Abschnitten und Feldern: Profildefiniert und benutzerdefiniert.
Profildefiniert: Profildefinierte Felder und Abschnitte entsprechen den Bereichen im Profil eines Kindes oder auf der Warteliste. Werden die Informationen in einem Formular eingereicht, werden sie automatisch in die passenden Felder im Profil übernommen.
Profilfelder können nur in bestimmten, vorgegebenen Abschnitten verwendet werden.Benutzerdefiniert: Profildefinierte Felder und Abschnitte bieten mehr Flexibilität und ermöglichen es dir, zusätzliche Informationen zu erfassen, die nicht direkt mit dem Profil eines Kindes verknüpft sind. Antworten auf diese Felder sind nur im eingereichten Formular unter „Antworten“ oder im Profil des Kindes unter Über mich → Anmeldung & Gruppenwechsel sichtbar. Benutzerdefinierte Felder können sowohl in selbst erstellten als auch in vorgefertigten Abschnitten platziert und mehrfach verwendet werden.
Im Folgenden findest du eine Auflistung der möglichen Feldtypen:
Formulartext ist eine bearbeitbare Formularkomponente, die zu einem Formular hinzugefügt werden kann und dazu dient, Anweisungen und Informationen in Formularabschnitten bereitzustellen. Man kann ihn beispielsweise verwenden, um einen Abschnitt einzuleiten oder um zu erläutern, was die Eltern in Bezug auf die Antwortzeit und die nächsten Schritte nach dem Absenden eines Anmeldeformulars erwarten können.
Kontrollkästchen: Biete Eltern verschiedene Optionen an, die sie durch anklicken des Kontrollkästchens auswählen können.
Ja/Nein: Bitte die Eltern um eine Bestätigung über ein Ja/Nein-Feld. Benenne das Feld vorher um und lege fest, welche Antwortoption (Ja oder Nein) angezeigt werden soll.
Dokumente hinzufügen: Du kannst dem Formular auch Dokumente anhängen, die Eltern herunterladen, ausfüllen und zusammen mit dem Formular zurücksenden können Dabei kann es sich um zusätzliche Vertragsdokumente oder PDFs handeln, die ausgefüllt und als Teil der Formulareingabe übermittelt werden müssen.
Dokumente akzeptieren ist eine Formularkomponente, bei der Eltern Dokumente, wie ausgefüllte oder eingescannte PDFs beim Ausfüllen des Formulars anhängen können. Alle hinzugefügten Dokumente werden an den Formulareintrag angehängt und sind im Kinderprofil verfügbar.
Digitale Unterschrift: Die digitale Unterschrift enthält einen Zeitstempel, aus dem hervorgeht, wann und von wem sie eingereicht wurde, so dass eine verbindliche Vereinbarung vorliegt, auf die bei künftigen Problemen oder Meinungsverschiedenheiten zurückgegriffen werden kann.
Was passiert, wenn ein Formular eingereicht wird?
Wenn ein Formular eingereicht wurde:
Erhalten Familien eine Bestätigung und können eine Kopie speichern oder ausdrucken
Die Angaben werden automatisch dem Wartelisten-Profil oder, falls bereits vorhanden, dem Kindesprofil hinzugefügt
💡 Formulare sind immer einem bestimmten Kind zugeordnet und zeigen an, welcher Kontakt das Formular eingereicht hat.
Änderungen, die über Formulare eingehen, überschreiben die vorherigen Angaben – so bleibt die Interessentenakte vom ersten Kontakt bis zur Anmeldung vollständig und aktuell.
Unterschiede zwischen Registrierungs- und Zusatzformularen
| Zusatzformular | Registrierungsformular |
Zweck | Bestehende Daten aktualisieren | Neues Interesse registrieren |
Zielgruppe | Bestehende Kontakte | Interessierte Familien |
Zugriff | Eingeloggte Nutzer:innen oder E-Mail-Link | Öffentlicher Link |
Vermeidet doppelte Dateneingabe | Ja | Nein |