Eure Nachrichten findet ihr über das kleine Sprechblasen-Symbol in der App.
Die Nachrichtenfunktion eignet sich immer dann, wenn ihr einen Austausch, also ein Hin-und-Her an Nachrichten anstrebt. Für informative Kommunikation ohne Rückmeldung empfehlen wir den Neuigkeitenbereich.
Mitarbeiter:innen-Ansicht
Im Nachrichtenbereich finden Mitarbeiter:innen (je nach ihren Berechtigungen) drei Reiter:
Privat: Hier können Mitarbeiter:innen eine private Nachricht an Eltern oder andere MitarbeiterInnen schreiben - dieser Bereich ist privat, also nur die EmpfängerInnen können die Nachricht sehen. Man muss den Namen der EmpfängerInnen speziell auswählen, sodass ein grünes Kreuz neben dem Namen erscheint.
Gruppe: In diesem Bereich können Eltern alle Pädagog:innen erreichen, die in der Gruppe ihres Kindes tätig sind. Hier entsteht ein Chat von einem Elternteil und allen Mitarbeiter:innen, die die jeweilige Gruppe favorisiert haben. Man hat auch die Möglichkeit, Fotos hochzuladen oder Dokumente anzuhängen.
Alle: In diesem Bereich sehen Mitarbeiter:innen auch die Gruppen-Nachrichten der nicht-favorisierten Gruppen. Dies ist eine gute Möglichkeit, um sich z.B. bei Personalengpass zu informieren, ob es wichtige Nachrichten in anderen Gruppen gibt.
💡 Dieser Bereich bezieht sich ausschließlich auf die Gruppen-Nachrichten. Private Nachrichten werden hier nicht angezeigt.
Wenn Mitarbeiter:innen die Berechtigung Nachrichten direkt an Eltern senden (nicht über eine Gruppe) haben, können sie private Nachrichten an Eltern senden - und Eltern direkt an die Mitarbeiter:innen, ohne dass andere Mitarbeiter:innen die Nachricht sehen.
Wenn Mitarbeiter:innen die Berechtigung zum direkten Senden von Nachrichten an Eltern nicht aktiviert haben, können sie nur Nachrichten im Gruppenbereich senden, die andere Mitarbeiter:innen in dieser Gruppe ebenfalls sehen können.
Elternansicht
Für Eltern sieht der Nachrichtenbereich wie folgt aus:
Hier sehen Eltern Nachrichten, die innerhalb der Gruppe (Bären, Hasen, Eichhörnchen) ihres Kindes an sie geschrieben werden. Andere Eltern haben auf diese Gruppen-Nachrichten keinen Zugang.
Auch ist es möglich, mit den anderen Kontakten seiner Kinder zu schreiben (Meine Familie).
Eltern können des Weiteren Nachrichten an das Personal der Einrichtung (Leitung und Admins) senden. Dabei kann es sich z.B. um verwaltungstechnische oder private Anliegen handeln, die sie lieber nicht in einer Gruppennachricht mitteilen möchten.
💡 Hinweis: Es gibt keine Möglichkeit, diese Option für Eltern zu unterbinden. KollegInnen mit der Manager-Rolle werden hier immer angezeigt.
Nach Unterhaltungen suchen
Wenn du eine bestimmte Unterhaltung oder Nachricht suchst, kannst du die Suchfunktion im Nachrichtenbereich nutzen und dort nach:
Teilnehmer:innen der Unterhaltung suchen
Schlagwörtern in der Unterhaltung suchen
Du kannst auch die Suchfunktion der Plattform über das Lupensymbol (nur für Mitarbeiter:innen) nutzen und dort nach Schlagwörtern in Nachrichten suchen:
Unterhaltungen umbenennen
Du hast auch die Möglichkeit, Konversationen in deinem Posteingang zu benennen, was das Auffinden eines bestimmten Themas erleichtert. Die Namen der Unterhaltungen können auf die gleiche Weise wie die Empfänger:innen, über die Suchleiste in deinem Posteingang, gesucht werden.
Bitte beachte, dass das Umbenennen von Konversationen nur für Mitarbeiter:innen verfügbar ist.
So benennst du eine Unterhaltung um:
Navigiere zu deinem Posteingang
Klicke auf die Konversation, die du umbenennen möchtest
Klicke auf Aktionen und wähle in der Dropdown-Liste die Option Unterhaltung benennen.
Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in das du einen neuen Namen eingeben kannst.
Denke daran, auf Speichern zu klicken, um deine Änderungen zu aktualisieren!
Der neue Name wird in der Seitenleiste in deiner Konversationsübersicht angezeigt und ersetzt die Namen der EmpfängerInnen
Du kannst Unterhaltung erneut umbenennen, indem du diesen Vorgang wiederholst.
Wenn du einen Namen aus einer Unterhaltung entfernen möchtest, lösche einfach den Namen, den du im Pop-up-Fenster eingegeben hast, sodass das Feld leer ist, und speichere es - dadurch wird der vorherige Name entfernt.
Nachrichten archivieren oder löschen
Um einzelne Nachrichten zu löschen oder ganze Unterhaltungen zu archivieren, gehe zu deinem Posteingang und öffne deine privaten Nachrichten.
Archivieren
Wenn du eine Nachricht archivierst, wird diese nicht gelöscht, sondern lediglich archiviert und bleibt somit abrufbar.
Um eine Nachricht zu archivieren, gehe wie folgt vor:
Öffne die zu archivierende Unterhaltung und klicke auf Aktionen oben rechts
Wähle Unterhaltung archivieren aus der Liste aus
Jetzt befindet sich die Unterhaltung im Archiv, welches du links oben unter Posteingang findest
Du kannst die Unterhaltung jederzeit wieder in das normale Postfach verschieben, indem du auf die archivierte Nachricht klickst und rechts oben auf Aktionen klickst
Wähle dann In den Nachrichteneingang verschieben aus der Liste aus
Löschen
Nachrichten, die du selbst gesendet hast, kannst du auch komplett löschen. Bei diesem Vorgang wird die Nachricht immer auch im Postfach der Empfänger:innen gelöscht. Im Vergleich zu archivierten Nachrichten können gelöschte Nachrichten nicht wiederhergestellt werden.
Um eine Nachricht zu löschen, öffne die Nachricht und klicke oben rechts auf Aktionen
Klicke auf Nachricht/en löschen und wähle die Elemente aus, die du löschen möchtest
Klicke auf Ausgewählte Elemente löschen, um den Vorgang abzuschließen
Zusätzlich zum nachträglichen Archivieren einzelner Nachrichten kann man eine Unterhaltung auch bereits beim Abschicken mit der Funktion Senden & Archivieren archivieren. So kann ggf. viel Zeit gespart und dir dabei geholfen werden, den Nachrichteneingang übersichtlich zu halten.
