Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen
🔒 Um Mitarbeiter:innen hinzuzufügen, musst du über die Berechtigung Mitarbeiter:in erstellen verfügen. Zum Vergeben einer Rolle, benötigst du zudem die Berechtigung Mitarbeiter:in-Logins verwalten.
Dieser Artikel bezieht sich auf das Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen in einer einzelnen Einrichtung. Falls du Träger-Admin bist und Rollen auf Organisationseben erstellen möchtest, klicke hier.
Um mit der Erstellung des Profils zu beginnen, befolge folgende Schritte:
Logge dich in Famly ein
Klicke auf die Startseite
Wähle den Bereich Mitarbeiter:innen aus
Klicke auf Mitarbeiter:in hinzufügen und ein neues Fenster öffnet sich
Gib den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein (wir empfehlen eine Arbeits-E-Mail-Adresse)
Wähle aus, welche Art von Zugang diese Person in Famly hat, indem du eine Rolle vergibst
Dazu benötigst du die Berechtigung Mitarbeiter:in-Logins verwalten
Alternativ kannst du Mitarbeiter:innen zunächst anlegen, ohne sofort einen aktiven Login zu vergeben. Klicke dazu lediglich auf Hinzufügen, ohne eine Rolle zu vergeben.
Einstellen von Rolle und Berechtigungen
Jedem Mitarbeiter/jeder Mitarbeiterin in deiner Einrichtung können eine Rolle und verschiedene Berechtigungen zugewiesen werden. Du kannst deine eigenen Rollen in Famly erstellen und diesen Rollen dann verschiedene Zugangsberechtigungen zuweisen. Um mehr darüber zu erfahren, wie du dies einrichten kannst, schaue dir folgenden Artikel an:
FAQ
Kann ich einen Gruppenaccount erstellen?
Kann ich einen Gruppenaccount erstellen?
Wir empfehlen grundsätzlich, dass jede:r Mitarbeitende ein eigenes Profil in Famly hat.
Das hat den Vorteil, dass Anwesenheiten, Nachrichten und Aktivitäten individuell nachvollzogen werden können und keine Verwechslungen entstehen.
Wenn ihr euch jedoch entscheidet, nur einen Account pro Gruppe zu verwenden, könnt ihr stattdessen ein Personalprofil für die Gruppe anlegen.
Alle Mitarbeiter:innen der Gruppe nutzen dann diesen gemeinsamen Zugang
Dafür benötigt ihr nur eine E-Mail-Adresse und ein Passwort je Gruppe
Bitte beachtet: Mit einem geteilten Profil ist nicht sichtbar, welche einzelne Person gerade angemeldet ist oder bestimmte Aktionen durchgeführt hat
Kann ich eine alte E-Mail für jemand anderen wieder benutzen?
Kann ich eine alte E-Mail für jemand anderen wieder benutzen?
Wenn ihr eine Arbeits-E-Mail-Adresse für ein neues Teammitglied wiederverwenden möchtet, und die E-Mail in der Vergangenheit bereits von einem/einer Mitarbeiter:in genutzt wurde, beachtet bitte Folgendes:
Wenn das alte Personalprofil nur archiviert wurde, ist es weiterhin mit der E-Mail-Adresse in unserem System verknüpft
Legt ihr ein neues Profil mit derselben E-Mail an und verschickt einen Login, erhält die neue Person Zugriff auf die Nachrichten und Daten der vorherigen Person
Auch wird wahrscheinlich noch der Name der alten Person angezeigt, diesen könntet ihr durch Klick auf das Profilbild → Mein Account ändern.
So vermeidet ihr das Problem:
Löscht das alte Profil vollständig, bevor ihr die E-Mail-Adresse für eine neue Person verwendet
Wenn ein:e ehemalige:r Mitarbeiter:in wieder in die Einrichtung zurückkommt und das Profil archiviert wurde, könnt ihr das archivierte Profil ganz einfach reaktivieren, indem ihr den letzten Tag entfernt.
Ich erhalte eine Fehlermeldung, dass die E-Mail bereits genutzt wird
Ich erhalte eine Fehlermeldung, dass die E-Mail bereits genutzt wird
Eine E-Mail-Adresse kann in Famly pro Einrichtung nur einem einzigen Personalprofil zugeordnet werden.
Wenn du beim Erstellen eines Logins die Meldung erhältst, dass die E-Mail-Adresse bereits verwendet wird, gehe so vor:
Prüfe, ob es ein zweites Personalprofil mit derselben E-Mail-Adresse gibt.
Entferne den Login beim doppelten Profil.
Versuche anschließend erneut, den Login für das richtige Profil zu vergeben.
Wann dieselbe E-Mail-Adresse genutzt werden darf:
Personal- und Elternprofil: Eine E-Mail-Adresse kann sowohl in einem Personalprofil als auch in einem Elternprofil verwendet werden. Die Person kann dann in Famly ganz einfach zwischen den Profilen wechseln ohne sich ein- und ausloggen zu müssen.
Mehrere Einrichtungen: Mitarbeitende, die in mehreren Einrichtungen arbeiten, können dieselbe E-Mail-Adresse auch in mehreren Personalprofilen nutzen.