🔒 Die Dokumentenverwaltung ist im Plus- und Premium-Abo enthalten.
Um Dokumente für Mitarbeiter:innen einsehen zu können, benötigt das Personal die Berechtigung Interne Dokumente anzeigen.
In Famly speicherst und organisierst du wichtige Dateien für dein Team - zum Beispiel Richtlinien, Verfahrensanweisungen oder interne Leitfäden. Diese Dokumente sind nur für dein Team sichtbar und werden getrennt von den Elterndokumenten verwaltet.
So hast du wichtige Unterlagen immer griffbereit und kannst bei Bedarf sogar nachverfolgen, wer sie schon gelesen und bestätigt hat.
Auf interne Dokumente zugreifen
Um auf deine Dokumente zuzugreifen, gehe auf:
Startseite → Dokumente → Interne Dokumente
Interne Dokumente hinzufügen
Um ein Dokument hochzuladen:
Klicke auf Startseite → Dokumente → Interne Dokumente
Klicke auf Dokument hinzufügen
Gib deiner Datei einen Titel und ggf. eine Beschreibung
Wähle eine Datei von deinem Gerät aus
Fordere bei Bedarf eine Bestätigung an, dass das Dokument gelesen wurde
Mitarbeiter:innen um Bestätigung eines Dokuments bitten
Du kannst dein Team darum bitten, zu bestätigen, dass sie ein Dokument gelesen haben - bspw. eine Kinderschutzrichtlinie oder ein aktualisiertes Personalhandbuch.
Aktivierst du beim Erstellen einer Datei die Option Bestätigung der Mitarbeiter:innen erforderlich, bekommt dein Team eine In-App-Benachrichtigung, und du erhältst einen Nachweis mit Zeitstempel darüber, wer das Dokument bereits bestätigt hat und wer nicht.
Prüfen, wer ein internes Dokument bereits bestätigt hat
🔒Um die Bestätigungsliste zu öffnen, brauchst du die Berechtigungen Profilinformationen der Mitarbeiter:innen anzeigen und Dokumentenbestätigung der Mitarbeiter:innen verwalten.
Um zu prüfen, wer ein internes Dokument bereits bestätigt hat:
Klicke auf Startseite → Dokumente → Interne Dokumente
Klicke auf das Dokument um eine Seitenleiste mit mehr Details zu öffnen
In der Seitenleiste siehst du im jeweiligen Reiter:
Ausstehend: wer noch nicht bestätigt hat
Bestätigt: wer bestätigt hat, mit Datum und Uhrzeit der Bestätigung
Ohne die Berechtigung Dokumentenbestätigung der Mitarbeiter:innen verwalten können Mitarbeitende das Dokument trotzdem sehen und bestätigen — sie sehen nur nicht, wer es sonst noch bestätigt hat. Du kannst die Bestätigungspflicht jederzeit aus- und wieder einschalten, ohne dass dabei etwas verloren geht. Auch bereits erteilte Bestätigungen bleiben erhalten.
Wer wird um eine Bestätigung gebeten?
Alle Mitarbeiter:innen, die interne Dokumente einsehen können, werden um eine Bestätigung gebeten.
💡 Praxis-Tipp: Möchtest du beispielsweise einen Leitfaden zur Aufsichtspflicht mit dem pädagogischen Team teilen, für das Küchenpersonal ist dieser aber nicht relevant? Entferne bei der Rolle „Küche“ einfach die Berechtigung „Interne Dokumente anzeigen“. So erhalten die Kolleg:innen in der Küche keine Benachrichtigungen zu diesem Dokument.
Eine genaue Einschränkung auf eine bestimmte Gruppe oder das Senden unterschiedlicher Dokumente für unterschiedliche Rollen ist nicht möglich. Ein Teammitglied erscheint auf der Liste, wenn alle drei folgenden Punkte zutreffen:
Die Person arbeitet aktuell an der Einrichtung
Wer im nächsten Monat anfängt, erscheint am ersten Arbeitstag; wer die Einrichtung verlässt, verschwindet nach dem letzten Arbeitstag wieder von der Liste
Die Person hat einen Famly-Login
Die Person hat die Berechtigung „Interne Dokumente anzeigen“
Rollen auf Organisationsebene erscheinen nicht auf der Liste. Das ist so gewollt: Ein Träger-Admin, der mehrere Einrichtungen betreut, soll nicht bei jeder Richtlinie in jeder Einrichtung als ausstehend auftauchen. Die Liste enthält nur Mitarbeiter:innen, die direkt dieser Einrichtung zugeordnet sind und Famly hält sie automatisch aktuell.
💡Arbeitet jemand an mehreren Einrichtungen und hat an jeder davon direkten Zugriff auf die internen Dokumente, taucht die Person auch auf jeder dieser Einrichtungen einzeln in der Bestätigungsliste auf.
Ordner erstellen
Mit Ordnern organisierst du eure internen Dokumente in übersichtlichen Gruppen, damit ihr sie später leichter wiederfindet.
Um einen Ordner zu erstellen:
Klicke Ordner hinzufügen
Diese Option erscheint erst, nachdem mindestens ein Dokument hochgeladen wurde
Über das Pfeil Symbol neben einem Dokument, kannst du das Dokument in einen deiner Ordner verschieben
Interne Dokumente sind für alle Mitarbeiter:innen, nicht aber für die Eltern einsehbar.
Dokumente für Eltern
Im Reiter Dokumente für Eltern kannst du Dokumente hinterlegen und diese mit einer Gruppe, Zusatzgruppe oder Eltern einzelner Kinder teilen. Falls erwünscht, kannst du mit dieser Funktion auch um eine Bestätigung der Eltern bitten.
👉 Mehr dazu: Dokumente für Eltern