🔒Elterndokumente sind im Plus und Premium Abonnement enthalten. Bei Fragen zu deinem Abonnement, schreibe gerne eine E-Mail an support@famly.de.
Wofür können Elterndokumente verwendet werden?
Der Bereich Elterndokumente dient zum Versenden und Speichern von zwei Arten von Dokumenten:
Dokumente, die eine Bestätigung oder Unterschrift der Eltern erfordern, z. B. Richtlinien oder wichtige Updates wie Kostenänderungen.
Dokumente, die keine Bestätigung erfordern, aber jederzeit von den Eltern eingesehen werden können, z. B. Newsletter, Flyer oder Besprechungsprotokolle.
☝️ Wenn du Elterndokumente zur Speicherung personenbezogener Daten nutzt, bist du dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass sie nur mit den entsprechenden Empfänger:innen geteilt werden.
Um versehentliche Datenpannen zu vermeiden, empfehlen wir, stets sorgfältig zu prüfen, ob die Dokumente mit den richtigen Personen geteilt werden. Das versehentliche Teilen eines Dokuments mit der falschen Erziehungsberechtigten oder dem falschen Elternteil könnte zu unbefugtem Zugriff auf die Informationen eines anderen Kindes oder Elternteils führen.
Wo kann ich Dokumente für Eltern ansehen
Dokumente für Eltern verwalten
Um eine Übersicht für alle Elterndokumente zu erhalten:
Klicke in der Seitenleiste auf Startseite (Haus-Symbol)
Wähle Dokumente aus
Klicke oben auf den Reiter Elterndokumente
Hier siehst du alle hinzugefügten Elterndokumente. Auf einen Blick erkennst du: Den Titel des Dokuments, das Erstellungsdatum, Empfänger:innen des Dokuments sowie den Status (ob das Dokument bestätigt wurde oder noch aussteht)
Organisation deiner Elterndokumente
Momentan kannst du keine Ordner für Elterndokumente erstellen, wie du es bei Mitarbeiterdokumenten kannst. Wir empfehlen dir jedoch, einheitliche Namen für deine Dokumente zu verwenden, damit sie in der Liste gut sortiert bleiben.
Beispielsweise könntest du den Dokumentennamen mit einem Titel und dem Datum beginnen: Richtlinien 2024, Richtlinien 2025, Richtlinien 2026. Oder wenn du Updates zu bestimmten Terminen an die Eltern eines Kindes schickst, könntest du den Dokumentanlass und den Namen des Kindes verwenden, z. B. „Elterntreffen 2025_Alina Bell“.
Elterndokumente löschen
Du kannst Elterndokumente auch löschen (sogar solche, die bereits geteilt wurden), indem du auf das Mülleimer-Symbol in der Spalte Aktionen klickst.
Bitte beachte, dass du einzelne Kinder nicht mehr aus einer Empfänger:innenliste entfernen kannst, sobald ein Elterndokument gesendet wurde. Wenn du die Empfänger:innenliste ändern möchtest, musst du das Dokument löschen, neu hochladen und dabei nur die relevanten Kinder als Empfänger:innen hinzufügen.
💡 Wichtig: Vor dem Löschen eines Dokuments wirst du um eine Bestätigung gebeten. Gelöschte Dokumente können nicht wiederhergestellt werden.
Details zu einem Elterndokument ansehen
Du kannst auf jedes Elterndokument klicken, um es zu erweitern, Antworten zu verfolgen und weitere Details zu sehen. In dieser Ansicht kannst du sehen, an wen das Dokument gesendet wurde, ob die Eltern es bestätigt haben und welche Datei angehängt ist.
Wie füge ich ein Dokument für Eltern hinzu?
Um ein neues Elterndokument hinzuzufügen:
Klicke in der Seitenleiste auf Startseite (Haus-Symbol)
Klicke auf Dokumente
Gehe oben auf den Reiter Elterndokumente
Klicke auf Dokument hinzufügen
Fülle die folgenden Details aus:
Einen Namen für das Dokument
Die Empfänger:innen, mit denen du dieses Dokument teilen möchtest
Eine Beschreibung
Wähle aus, ob dieses Dokument von Eltern bestätigt werden muss
Füge deine Datei hinzu
Sobald du die Daten ausgefüllt hast, klicke auf Dokument hinzufügen
Richte ein Dokument ein, das automatisch an neue Kinder gesendet wird
Wenn du ein Dokument mit einer Gruppe, einer ganzen Einrichtung oder einer Zusatzgruppe teilst, wird das Dokument automatisch an alle neuen Kinder gesendet, die hinzukommen. Dies geschieht, bis das Dokument gelöscht wird.
💡 Bitte beachte: Wenn ein neues Kinderprofil in Famly angelegt wird, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die Dokumente im Profil sichtbar sind.
Wie Eltern neue Dokumente sehen können
Eltern erhalten eine Benachrichtigung in der Famly-App, wenn ein Dokument hinzugefügt wurde.
Sie können:
Das Dokument über das Glocken-Symbol in der Famly-App abrufen
Dokumente im Kinderprofil abrufen
Sie finden die Dokumente im Kinderprofil im Reiter Über mich → Dokumente
Dokumente bestätigen und herunterladen:
Sobald ein Elternteil im Reiter „Dokumente“ im Kinderprofil ist, kann es auf das neue Dokument klicken, um die Details zu erweitern, die Beschreibung zu lesen und auf Bestätigen zu klicken (oder „Ich werde es später tun“ wählen, um die Bestätigung zu verschieben).
Durch Tippen auf die angehängte Datei können Eltern diese direkt auf ihr Gerät herunterladen.
Behalte Überblick über bestätigte Dokumente
Wenn du ein Dokument hochgeladen hast, das eine Bestätigung erfordert, kannst du den Status der Bestätigungen auf 3 Arten einsehen:
1. Gehe zu Dokumente in deiner Seitenleiste → wähle Dokumente für Eltern:
In der Liste der Dokumente gibt es eine Spalte namens Status. Hier siehst du, wie viele Eltern das Dokument noch nicht bestätigt haben.
2. Gehe zu Dokumente in deiner Seitenleiste → wähle Dokumente für Eltern:
Wenn du auf ein Dokument in der Liste klickst, öffnet sich eine detailliertere Ansicht. Du siehst zwei Listen: eine mit Kindern, die das Dokument bestätigt haben, und eine mit Kindern, bei denen die Bestätigung noch aussteht. In der Bestätigungs-Liste wird angezeigt, welcher Elternteil das Dokument bestätigt hat, sowie das Datum und die Uhrzeit der Bestätigung.
3. Gehe zum Profil eines Kindes → Über mich → Dokumente:
Hier kannst du die einzelnen Dokumente sehen, die mit den Eltern des Kindes geteilt wurden. Du kannst auch den Status jedes Dokuments einsehen, ob es noch auf Bestätigung wartet oder bereits bestätigt wurde.
Rechtliche Aspekte und Wirksamkeit von Bestätigungen
Die Wirksamkeit des Bestätigungsabfrage hängt vom Inhalt des Dokuments und der Beschreibung ab, die du angibst. Wenn du zum Beispiel von den Eltern eine Bestätigung darüber benötigst, dass sie eine wichtige Richtlinie gelesen haben, kannst du diesen Schalter aktivieren und in der Beschreibung angeben: „Bitte bestätige, dass dz diese Richtlinie gelesen hast“.
☝️ Du trägst die Verantwortung für den Inhalt des hochgeladenen Dokuments, die angegebene Beschreibung und dafür, dass die Bestätigungsfunktion in einer Weise genutzt wird, die die rechtliche Gültigkeit der Bestätigung sicherstellt.
Wichtige Hinweise zur Bestätigung von Dokumenten durch Eltern:
Die Bestätigungsfunktion für Dokumente stellt keine rechtsgültige elektronische Unterschrift dar. Verwende diese Funktion nicht für Dokumente, die eine gesetzliche Unterschrift erfordern.
Die Bestätigungsfunktion dient nicht zur ausdrücklichen Zustimmung. Falls ein Dokument eine ausdrückliche Zustimmung der Eltern erfordert, nutze stattdessen die elterlichen Genehmigungen.