Wie erstelle ich eine Ferienrückmeldung?
Mit dieser Funktion kann man Eltern um Rückmeldung darüber bitten, ob ihr Kind in den Ferien in die Einrichtung kommt oder nicht.
Um eine Ferienrückmeldung zu erstellen:
Gehe auf Kinder → Ferienrückmeldung
Klicke auf Neu
Trage alle nötigen Angaben ein, u.a. an wen die Rückmeldung geschickt werden soll
Nutzt du die Option Eltern dazu auffordern, die Anwesenheitszeiten genau anzugeben, müssen Eltern für jeden Tag entweder einen Urlaubstag eintragen oder die genaue Uhrzeit angeben, wann ihr Kind kommt
⚠️ Bei dieser Option erhalten nur die Eltern eine Ferienrückmeldung, deren Kind einen Betreuungsplan in dem von dir gewählten Zeitraum hat
Bei der Rückmeldung mit genauen Zeiten ist automatisch die Zeit voreingetragen, die im Betreuungsplan des Kindes steht oder als Ad-hoc-Kauf gebucht wurde.
Wenn du alle Angaben ausgefüllt hast, klicke auf Erstellen und senden
Es ist leider nicht möglich, die Ferienrückmeldung zunächst als Entwurf zu speichern
Die Empfänger:innen erhalten eine E-Mail mit der Bitte sich zurückzumelden
Darüberhinaus werden automatisch Erinnerungen versendet, solange die Rückmeldung noch aussteht
Wenn du ein neues Kind in Famly erstellst, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die zuvor erstellen Ferienrückmeldungen im Kinderprofil sichtbar sind.
💡Übrigens: Viele Einrichtungen nutzen diese Funktion auch für die Planung kurzfristiger Notbetreuung bei Personalmangel.
Die Antworten der Eltern einsehen
Die Antworten auf die Ferienrückmeldung können im Anwesenheitsbericht und im Reiter Ferienrückmeldung eingesehen werden.
Im Reiter Ferienrückmeldung:
Klicke im Reiter Ferienrückmeldung auf deine erstellte Abfrage
Du erhältst dann eine Übersicht über alle ausstehenden und erhaltenen Antworten
Du kannst auf eine Antwort klicken, um die genauen Tage zu sehen und nachzuschauen, wann sie beantwortet wurde
Für einen schnellen Überblick darüber, wie viele Kinder an welchem Tag erscheinen, klicke auf den Abschnitt Tagesübersicht
Im Anwesenheitsbericht:
Auch im Reiter Anwesenheitsbericht erhältst du einen Überblick darüber, wer bereits geantwortet hat und welches Kind an spezifischen Tagen anwesend bzw. nicht anwesend sein wird.
Wenn Eltern noch keine Antwort erstellt haben, erscheint im Anwesenheitsbericht an den relevanten Tagen ein blaues Fragezeichen.
Wie antworten Eltern auf die Ferienrückmeldung?
Über die Benachrichtigung in ihrer App, gelangen Eltern zur Ferienrückmeldung.
Sie finden die Ferienrückmeldung auch über das Kinderprofil und können dort auf Antworten klicken.
Je nachdem, ob du eine Ferienrückmeldung mit genauer Abfrage genauer Anwesenheitszeiten erstellt hast, erhalten Eltern eine der folgenden zwei Ansichten zur Antwort:
Eine detaillierte Anleitung für Eltern findest du hier.