Mit Hilfe des Auslastungsberichts kannst du zukünftige Anwesenheiten voraussagen und der Belegungsplaner hilft dir die maximale Kapazität deiner Einrichtung zu erreichen.
Der Auslastungsbericht zeigt tägliche, wöchentliche und monatliche Auslastung in Prozent und die VZÄ (Vollzeitäquivalent) Details für jede Altersgruppe oder Gruppen an.
Die zukünftige Verfügbarkeit zeigt dir einen Überblick von freien Plätzen für Kinder an und ist aufgeteilt von Woche zu Woche und nach Altersgruppen oder Gruppen.
Der Auslastungsbericht
Der Auslastungsbericht gibt Aufschluss über die Auslastung der Einrichtung.
Die durchschnittliche Auslastung kann täglich, wöchentlich oder monatlich angeschaut werden. Der Auslastungsbericht bezieht sich auf die eingetragene maximale Kapazität von den Altersgruppen oder den Gruppen.
Gehe dazu auf Anwesenheit in der linken Seitenleiste, klicke auf Berichte und dann auf Auslastung.
Wenn auf eine bestimmte Gruppe geklickt wird, beispielsweise Bären oder Hasen, öffnet sich eine Liste mit allen Kindern die dieser Gruppe zugeordnet sind über den ausgewählten Zeitraum. Man kann zwischen Prozentzahlen und VZÄ (Vollzeitäquivalent) auswählen.
Die Auslastung ist mit den Öffnungszeiten der Einrichtung verbunden. Eine Einrichtung hat beispielsweise von 8 Uhr bis 18 Uhr geöffnet. Wenn ein Kind von 9 Uhr bis 17 Uhr in der Eirichtung ist, dann wird dies mit 0,8 VZÄ widergespiegelt. Wenn ein Kind von 8 Uhr bis 18 Uhr in der Einrichtung ist, dann wird dies mit 1 VZÄ widergespiegelt.
Wenn ein Kind außerhalb der Öffnungszeiten in der Einrichtung sind, beispielsweise schon um 7 Uhr morgens kommt und bis 19 Uhr bleibt, dann würde das mit 1,2 VZÄ widergespiegelt werden.
Auslastungsbericht auf Organisationsebene
Für Einrichtungen mit mehreren Standorten ist der Auslastungsbericht auch auf Organisationsebene verfügbar. Nutzer:innen mit der Berechtigung „Auslastungsbericht anzeigen“, können auf diese Funktion zugreifen. Die Daten werden auf zwei Ebenen anzeigt.
1) VZÄ-Zusammenfassung
Für die gesamte Organisation wird für jeden Standort die Gesamtsumme der Vollzeitäquivalente (VZÄ) und die Auslastungsquote für alle Standorte entweder wöchentlich oder monatlich dargestellt. Zudem zeigt der Bericht eine prozentuale Veränderung zur Vorwoche oder zum Vormonat, um die Entwicklung der Belegung – ob Anstieg oder Rückgang – zu veranschaulichen.
Die Berechnung basiert auf dem „tatsächlichen VZÄ“, das tagesgenau ermittelt wird und alle Abweichungen im Kalender berücksichtigt, wie Schließtage oder Gruppenwechsel, und auch Ad-hoc-Sitzungen mit einbezieht.
2) VZÄ-Faktoren
Durch das Erweitern des Berichts erhält man detaillierte Einblicke in die Faktoren, die Veränderungen beim VZÄ (Vollzeitäquivalent) beeinflussen. Dabei spielen vier Hauptfaktoren eine Rolle:
Neuzugänge: VZÄ steigt durch Kinder, die im ausgewählten Zeitraum neu in die Einrichtung kommen.
Abgänge: VZÄ sinkt durch Kinder, die im ausgewählten Zeitraum die Einrichtung verlassen.
Erhöhte Buchung: VZÄ steigt, wenn Kinder auf einen größeren Betreuungsplan wechseln (Ad-hoc-Sitzungen nicht eingeschlossen).
Reduzierte Buchung: VZÄ sinkt, wenn Kinder auf einen kleineren Betreuungsplan wechseln (Ad-hoc-Sitzungen nicht eingeschlossen).
Die Berechnung basiert auf dem „annualisierten VZÄ“, das den durchschnittlichen VZÄ eines Kindes anhand des aktuellen Buchungsplans darstellt. Diese Methode hilft, Trends und Entwicklungen zu erkennen, berücksichtigt jedoch nicht alle möglichen Einflüsse auf den Kalender, wie Schließtage, Gruppenverschiebungsregeln, Altersgruppenwechsel und Ad-hoc-Sitzungen.
Export (CSV-Datei)
Der Auslastungsbericht auf Organisationsebene bietet mehrere Exportoptionen:
Buchungen: Lade eine einzelne CSV-Datei herunter, die alle Buchungen innerhalb eines ausgewählten Datumsbereichs für einen oder mehrere Standorte enthält.
VZÄ-Zusammenfassung: Exportiere Daten zu VZÄ und Auslastungsquote auf Organisations-, Standort-, Gruppe- oder Kind-Ebene für einen oder mehrere Standorte. Du kannst wöchentliche oder monatliche Datumsbereiche auswählen und die Daten nach Gruppe oder Altersgruppe berechnen lassen.
Der Belegungsplaner
Den Belegungsplaner findest du indem du auf Anwesenheit und dann auf Belegungsplaner klickst. Er gibt dir Überblick darüber, wie viele und welche Kinder sich wann in welchen Gruppen befinden. Wenn du den Betreuungsschlüssel je Gruppe oder Altersgruppe ausgefüllt hast, siehst du zudem wie viel Personal an den jeweiligen Tagen benötigt wird.
Man kann nach Gruppen oder Wochentagen sortieren.
Die Zukünftige Verfügbarkeit
Die zukünftige Verfügbarkeit kann man einsehen, wenn man auf Anwesenheit, Registrierung und dann auf Verfügbarkeit klickt.
Die Zahl in den farbigen Feldern zeigt dir an, wie viele Plätze am VM (Vormittag) oder NM (Nachmittag) frei sind und gibt die Verfügbarkeit in den einzelnen Wochen an
Dunkelgrüne Felder: Viele Plätze verfügbar
hellgrüne Felder: relativ viele Plätze verfügbar
Gelbes Feld: Wenige Plätze verfügbar
Graues Feld: Keine Plätze verfügbar - Kapazität ist voll ausgeschöpft
Rotes Feld: Überbelegung
Der Plan verwendet die für jede Altersgruppe (Einstellungen -> Kinder -> Altersgruppen) oder Gruppe (Einstellungen -> Gruppen -> Einstellungen) eingegebene maximale Kapazitätsanzahl und vergleicht sie mit den eingetragenen Betreuungsplänen der Kinder, die der jeweiligen Altersgruppe oder der jeweiligen Gruppe zugeordnet sind.
Info: Wenn du den Plan ausdrucken möchtest, dann klicke auf Drucken oben rechts in der Ecke. Möchtest du noch weitere Zeitspannen laden, um noch weiter im Voraus zu planen, dann klicke ganz unten auf der Seite auf Mehr laden.