🔒 Diese BETA-Funktion ist für Einrichtungen im Plus- oder Premium-Abo verfügbar, die das Zusatzmodul Dienstplanung nutzen. Du hast Fragen zu deinem Abo? Unser Team unter support@famly.de hilft dir gerne weiter.
Famly erweitert die Betreuungsanforderungen um zwei neue Regeltypen: Qualifikationsregeln und Regeln zur Max. Kinderanzahl, sowie um eine neue graphische Darstellung und eine Warnliste im Dienstplan und in der Gruppenübersicht.
Die Funktion ist derzeit als BETA verfügbar und kann über deine Einstellungen aktiviert werden. Du kannst sie dort jederzeit ein- oder ausschalten.
Drei Säulen der Betreuungsqualität
Das Update unterstützt die drei Anforderungen, die die meisten Einrichtungen erfüllen müssen:
Regeltyp | Was wird geprüft? |
✅ Betreuungsschlüssel | Bereits in Famly verfügbar |
🆕 Qualifikationsregeln | Mindestanzahl qualifizierter Mitarbeiter:innen pro Gruppe (z. B. Fachkraft oder Assistenzkraft) |
🆕 Max. Kinderanzahl | Maximale Anzahl an Kindern pro Gruppe |
Zusätzlich zu den neuen Regeltypen siehst du mit den erweiterten Betreuungsanforderungen:
Eine neuen Tagesübersicht, die dir bereits im Voraus (über den Dienstplan) und tagesaktuell (über die Gruppenübersicht und die Startseite) zeigt, ob deine Gruppen die Betreuungsanforderungen einhalten
Eine gebündelte Warnliste, die Zeiträume mit denselben Problemen (z. B. unterbesetzt, unterqualifiziert, max. Kinderanzahl überschritten) zusammenfasst, damit du sie auf einen Blick erkennen und beheben kannst
Eine einheitliche Berechnung der Anforderungen über die Startseite, Gruppenübersicht, Belegungsplaner und Dienstplan - basierend auf den Betreuungsanforderungen, die du pro Altersgruppe oder über eigene Gruppierungen für bestimmte Gruppen festgelegt hast
Erweiterte Betreuungsanforderungen aktivieren
Um die erweiterten Betreuungsanforderungen zu aktivieren:
Gehe auf Einstellungen → Spielplatz
Suche nach Erweiterte Betreuungsanforderungen und klicke auf Aktivieren
Möchtest du die Funktion später wieder deaktivieren, kehrst du zum selben Bereich zurück und klickst auf „Deaktivieren“. Deine Einstellungen bleiben erhalten - du hast lediglich keinen Zugriff mehr auf die neue Tagesübersicht, die Warnliste sowie die Qualifikations- und Gruppengrößenregeln.
🔒 Damit die erweiterten Betreuungsanforderungen sinnvoll funktionieren, brauchst du Folgendes:
Erstellte Altersgruppen oder eigene Gruppierungen - oder beides. Altersgruppenregeln werden automatisch anhand des Alters der Kinder in einer Gruppe berechnet (auch in altersgemischten Gruppen).
Alternativ kannst du Regeln für bestimmte Gruppen über eigene Gruppierungen festlegen. Diese sind unabhängig vom genauen Alter der Kinder. Eigene Gruppierungen eignen sich auch für Sonderfälle wie Früh- und Spätdienst oder Kinder mit besonderem Förderbedarf.
Qualifikationen in Famly hinterlegen und Mitarbeiter:innen zuweisen
Qualifikationsregeln einrichten
Mit Qualifikationsregeln legst du fest, wie viele Mitarbeiter:innen mit einer bestimmten Qualifikation mindestens in einer Gruppe anwesend sein müssen.
Gehe zu Einstellungen → Betreuungsanforderungen
Wähle die Altersgruppe oder eigene Gruppierung aus, für die du eine Qualifikationsregel hinzufügen möchtest
Klicke unter „Qualifikationsregeln“ auf + Regel hinzufügen
Minimum: Lege die Mindestanzahl der Mitarbeiter:innen mit der geforderten Qualifikation fest
Wähle die Qualifikation oder Qualifikationen, die mindestens erforderlich sind (z.B. mindestens 1 Fachkraft)
Speichere deine Änderungen
Sobald Kinder in einer Gruppe erwartet oder anwesend sind, prüft Famly die Einhaltung dieser Regeln. Bei Abweichungen erscheint ein Hinweis im Dienstplan, in den Gruppenübersichten und auf der Startseite (z. B. „-1 Fachkraft").
💡 Gut zu wissen:
Du kannst einer Gruppe mehrere Qualifikationsregeln hinzufügen
z. B. mindestens 1 Fachkraft UND mindestens 1 Assistenzkraft.
Du kannst einer einzelnen Regel mehrere Qualifikationen zuordnen
z. B. mindestens 1 Fachkraft ODER Assistenzkraft
Wie bei allen Betreuungsanforderungen gilt: Gibt es unterschiedliche Regeln für verschiedene Altersgruppen und befinden sich Kinder unterschiedlichen Alters in einer Gruppe, werden zuerst die Regeln für die jüngste Gruppe geprüft, bevor die älteren Kinder berücksichtigt werden
Max. Kinderanzahl einrichten
Mit der max. Kinderanzahl legst du fest, wie viele Kinder sich höchstens gleichzeitig in einer Gruppe aufhalten dürfen.
Gehe zu Einstellungen → Betreuungsanforderungen
Wähle die Altersgruppe oder eigene Gruppierung, die du konfigurieren möchtest
Lege unter Max. Kinderanzahl die maximale Anzahl an Kindern fest (z. B. für Kinder unter 3 Jahren: nicht mehr als 12 Kinder pro Gruppe)
Falls du eine max. Kinderanzahl in den Altersgruppen und in deinen eigenen Gruppierungen hinterlegt hast, überschreibt die max. Anzahl in der Gruppierung die der Altersgruppen. So kannst du für bestimmte Gruppen Sonderregeln erstellen.
Speichere deine Änderungen
Max. Kinderanzahl vs. Max. Kapazität
Die Max. Kinderanzahl ist nicht dasselbe wie die maximale Kapazität der Einrichtung, die du in den Altersgruppen-Einstellungen hinterlegst. Die max. Kapazität dient der langfristigen Belegungs- und Auslastungsplanung deiner gesamten Einrichtung; die max. Kinderanzahl ist die tagesaktuelle Obergrenze pro Gruppe.
Wird die max. Kinderanzahl überschritten, musst du Kinder in andere Gruppen umverteilen - entweder dauerhaft oder für den Zeitraum, in dem die Grenze überschritten wird.
Betreuungsanforderungen im Dienstplan ansehen
Mit den erweiterten Betreuungsanforderungen erscheint oben im Dienstplan eine überarbeitete Leiste. Sie zeigt dir im Voraus, ob deine Gruppen die Betreuungsanforderungen im Tagesverlauf einhalten - basierend auf den geplanten Schichten und der erwarteten Anwesenheit der Kinder aus den Betreuungsplänen.
Die Leiste kennzeichnet drei Arten von Problemen:
Unterbesetzt: zu wenig Personal, um den Betreuungsschlüssel einzuhalten
Unterqualifiziert: zu wenig Personal mit der geforderten Qualifikation
Limit überschritten: mehr Kinder erwartet, als die Max. Kinderanzahl erlaubt
Klicke auf ein bunte Leiste, um die Details für den Tag zu sehen. Es wird hervorgehoben welches Problem konkret zu welchem Zeitraum vorliegt und wie groß die Abweichung ist (z. B. „-1 Personal", „-1 Qualifikation").
☝️ Die Betreuungsanforderungen können im Dienstplan nur dann geprüft werden, wenn für die Kinder eine erwartete Anwesenheit über Betreuungspläne hinterlegt ist.
Betreuungspläne können erstellt werden, unabhängig davon, ob du in Famly Rechnungen erstellst.
Betreuungsanforderungen in der Gruppenübersicht ansehen
Dieselbe Tagesübersicht und die dazugehörige Warnliste erscheinen auch in deinen Gruppenübersichten. Sie basieren dort auf einer Kombination aus Betreuungsplänen, Check-ins und tatsächlicher Anwesenheit. So siehst du den aktuellen Stand im Tagesverlauf - nicht nur, was ursprünglich geplant war.
Um Probleme zu beheben, kannst du über „Gruppe wechseln“ Kinder und Mitarbeiter:innen temporär zwischen Gruppen verschieben.
Die Warnliste verstehen
Probleme werden pro Gruppe gebündelt dargestellt, damit du auf einen Blick siehst, wo Handlungsbedarf besteht, ohne einzelne Meldungen durchgehen zu müssen.
Jeder Eintrag zeigt dir:
Die Art des Problems (unterbesetzt, unterqualifiziert oder max. Kinderanzahl überschritten)
Die Größe der Abweichung (z. B. 1 Mitarbeiter:in fehlt, 1 Qualifikation fehlt)
Fahre mit der Maus über den Warnhinweis um eine ausführliche Beschreibung zu sehen
Den Zeitraum in dem das Problem besteht
FAQ
Werden meine bestehenden Betreuungsanforderungen vom Aktivieren der erweiterten Betreuungsanforderungen beeinflusst?
Werden meine bestehenden Betreuungsanforderungen vom Aktivieren der erweiterten Betreuungsanforderungen beeinflusst?
Nein. Deine bestehenden Betreuungsschlüssel und die Einrichtung deiner Altersgruppen oder eigenen Gruppierungen bleiben unverändert.
Die neuen Regeltypen (Qualifikationsregeln und max. Kinderanzahl) sind Ergänzungen und stehen zusätzlich zu den bestehenden Betreuungsschlüsseln zur Verfügung.
Wenn du noch keine Altersgruppen oder eigenen Gruppierungen eingerichtet hast, findest du hier eine Anleitung: Betreuungsanforderungen und Betreuungsschlüssel
Was passiert, wenn ich die erweiterten Betreuungsanforderungen wieder deaktiviere?
Was passiert, wenn ich die erweiterten Betreuungsanforderungen wieder deaktiviere?
Die neue Tagesübersicht und die Warnliste sind dann nicht mehr sichtbar und die neuen Regeltypen werden nicht mehr geprüft.
Deine Konfiguration bleibt aber gespeichert und steht dir beim erneuten Aktivieren sofort wieder zur Verfügung.
Dein bestehender Betreuungsschlüssel funktioniert wie gewohnt weiter.
Kann ich Qualifikationsregeln für Altersgruppen und eigene Gruppierungen getrennt festlegen?
Kann ich Qualifikationsregeln für Altersgruppen und eigene Gruppierungen getrennt festlegen?
Ja. Du kannst Qualifikations- und Gruppengrößenregeln für jede Altersgruppe und jede eigene Gruppierung individuell hinterlegen. So kannst du unterschiedliche Anforderungen zwischen deinen Gruppen flexibel abbilden.
Beachte, dass die Regeln in Gruppierungen die Altersgruppenregeln überschreiben. Ist eine Gruppe in keiner Gruppierung erhalten, greift für diese Gruppe die Altersgruppenregel.
Bei uns gelten landesspezifische Vorgaben. Kann ich die in Famly abbilden?
Bei uns gelten landesspezifische Vorgaben. Kann ich die in Famly abbilden?
Die Betreuungsanforderungen in Famly sind frei konfigurierbar.
Du kannst die Werte (Betreuungsschlüssel, Mindestanforderungen für Qualifikationen, max. Kinderanzahl) genau so hinterlegen, wie es die Vorgaben deines Bundeslands oder deines Trägers verlangen.
Die Verantwortung für die Richtigkeit der hinterlegten Werte liegt bei dir. Famly hilft dir dabei, die von dir definierten Regeln zu überwachen.
Ist die Funktion auch ohne das Zusatzmodul Dienstplanung verfügbar?
Ist die Funktion auch ohne das Zusatzmodul Dienstplanung verfügbar?
Nein. Die erweiterten Betreuungsanforderungen mit Qualifikations- und Gruppengrößenregeln sind nur für das Plus- und Premium-Abo mit aktivem Dienstplan-Zusatzmodul verfügbar.
Wenn du die Dienstplanung dazubuchen möchtest, um deine Mitarbeiter:innen gemäß eurer Vorgaben zu planen, wende dich gerne an unseren Support über den Chat in der App oder per E-Mail an support@famly.de.