Je nachdem, welches Famly-Abo du verwendest, unterscheidet sich der Funktionsumfang der Personalqualifikationen.
🔒 Mit dem Plus- oder Premium-Abo in Kombination mit dem Zusatzmodul Dienstplanung kannst du sowohl Nachweise als auch Qualifikationen (z. B. Leitung, Fachkraft) hinterlegen. Bei den Qualifikationen kannst du zudem festlegen, ob sie in den Betreuungsschlüssel einfließen sollen.
Verwendest du hingegen nur das Plus- oder Premium-Abo ohne Dienstplanung, kannst du ausschließlich Nachweise hinterlegen. Bei Fragen zu deinem Abo, wende dich gerne an support@famly.de.
1) Qualifikationen in Famly verwalten, wenn ihr die Dienstplanung nutzt
Berechtigungen für die Mitarbeiter:innenqualifikationen
Um Qualifikationen und Nachweise in den Einstellungen ansehen, bearbeiten und erstellen zu können, benötigen Mitarbeitende die Berechtigung Aktivierung/Deaktivierung von Funktionen verwalten unter dem Bereich „Verwaltung“
Um Qualifikationsnachweise mehreren Mitarbeitende gesammelt zuzuweisen, benötigen Mitarbeitende die Berechtigung Vertragsdaten der Mitarbeiter:innen - Bearbeiten
Um Qualifikationen (auch die eigenen) einsehen zu können, benötigen Mitarbeitende die Berechtigung Profilinformationen der Mitarbeiter:innen - Einsehen
1.1) Qualifikationen
Qualifikationen erstellen
Hinterlege Qualifikationen, wie bspw. „Assistenzkraft“, „Fachkraft“ oder „Leitung“, in Famly, damit diese in deinem Dienstplan und in der Gruppenübersicht erscheinen.
Bevor du Qualifikationen in den Personalprofilen hinterlegen kannst, musst du diese zunächst als Vorlage in deinen Einstellungen anlegen. So geht’s:
Klicke auf Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Qualifikationen
💡 Wenn du zum ersten Mal eine Qualifikation erstellst, hast du die Möglichkeit unserer Vorlage mit 5 Qualifikationen zu nutzen. Diese kannst du später jederzeit nach Belieben anpassen.
Um eine neue Qualifikation hinzuzufügen, klicke im Bereich „Qualifikationen“ auf + Hinzufügen
Gib im nächsten Fenster Name, Beschreibung, Kürzel und Farbe für die Qualifikation ein
Du kannst außerdem festlegen, ob Mitarbeiter:innen mit dieser Qualifikation im Betreuungsschlüssel des Dienstplans berücksichtigt werden sollen
Aktuell beeinflusst dies nur den Betreuungsschlüssel im Dienstplan. Im Jahr 2026 möchten wir dies auf weitere Übersichten ausweiten.
Beim Erstellen der Qualifikationen, kannst du diese auch direkt bestimmten Mitarbeiter:innen zuweisen
Klicke auf Bestätigen
Qualifikationen zu Personalprofilen hinzufügen
Eine Qualifikation zum Personalprofil hinzufügen
Die Qualifikationen und Nachweise deiner Mitarbeiter:innen kannst du direkt in deren Personalprofilen hinterlegen. So funktioniert es:
Öffne das Personalprofil und klicke auf Über mich → Qualifikationen
Klicke auf Qualifikation hinzufügen
Wähle die Qualifikation aus und trage ein, ab wann sie gültig ist
Klicke auf Speichern
Wenn du bereits weißt, wann sich die Qualifikation von bestimmten Mitarbeiter:innen verändern wird, kannst du diese Änderung bereits im Voraus in Famly hinterlegen.
Hinterlege dafür einfach eine weitere Qualifikation mit einem Startdatum in der Zukunft.
Frühere Qualifikationen werden weiterhin gespeichert und zur Übersicht unter „Archiviert“ angezeigt.
Wo sehe ich die Personalqualifikationen?
Die Personalqualifikationen werden im Personalprofil hinterlegt und können zudem direkt im Dienstplan und in der Gruppenüberischt eingesehen werden. Dadurch kannst du leichter Betreuungsschlüssel und gesetzliche Vorgaben im Blick behalten.
Ansicht in der Dienstplanung:
💡 Fahre mit der Maus über das Kürzel der Qualifikation um den ausgeschriebenen Titel zu sehen und zu erfahren, ob diese Qualifikation in den Betreuungsschlüssel mit einfließt.
Ansicht in der Gruppenübersicht:
Künftig wirst du außerdem auch Regeln basierend auf den Qualifikationen hinzufügen können, um sicherzustellen, dass in jeder Gruppe das richtige Personal eingesetzt ist.
Einstellungen für Qualifikationen verwalten
Eine Übersicht über deine Qualifikations- und Nachweisvorlagen
Um eine Übersicht über deine bereits angelegten Qualifikationsvorlagen zu erhalten:
Klicke auf Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Qualifikationen
Über den Button Sortieren kannst du die Qualifikationen nach belieben anordnen.
Außerdem kannst du an dieser Stelle auch neue Qualifikationen erstellen oder bereits vorhandene bearbeiten oder löschen.
Eine Qualifikation aus den Einstellungen löschen
Um eine Qualifikationsvorlage zu löschen:
Klicke auf Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Qualifikationen
Klicke auf die relevante Qualifikation
Klicke auf Löschen
Die Qualifikation wird durch das Löschen automatisch aus allen Personalprofilen entfernt.
💡 Wenn du nur die Qualifikation eines/einer einzelnen Mitarbeitenden ändern möchtest, gehe auf das Personalprofil und lösche die Qualifikation über Über mich → Qualifikationen → Klicke das Bleistiftsymbol neben der Qualifikation → Löschen.
1.2) Nachweise
Nachweisvorlage erstellen
Um Nachweise, wie bspw. Zertifikate oder einen Erste-Hilfe-Kurs in Personalprofilen hinterlegen zu können, musst du zunächst eine Nachweisvorlage in den Einstellungen erstellen. So geht’s:
Klicke auf Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Qualifikationen
Klicke auf im Bereich „Nachweise“ auf + Hinzufügen
Fülle den Nachweistitel aus
Setze bei Bedarf einen Haken bei Beinhaltet ein Ablaufdatum
Dadurch kannst du ein Ablaufdatum eintragen, wenn du den Nachweis im Personalprofil hinterlegst
📝 Wichtig: Das Ablaufdatum dient ausschließlich deiner eigenen Übersicht. Mitarbeiter:innen erhalten keine automatische Benachrichtigung, wenn eine Qualifikation abläuft.
Klicke Beinhaltet eine Zertifikatsnummer, wenn du beim späteren Hinzufügen der Nachweise eine Zertifikatsnummer eintragen möchtest
Du kannst auch eine Anzahl an Stufen angeben
Beim späteren Hinzufügen des Nachweises kann dann das Niveau ausgewählt werden
Nachweise zu Personalprofilen hinzufügen
Wenn du in den Einstellungen bereits eine Nachweisvorlage erstellt hast, kannst du Nachweise wie bspw. Zertifikate direkt in den Profilen der Mitarbeitenden hinterlegen. So geht's:
Öffne das Personalprofil und klicke auf Über mich → Qualifikationen
Klicke auf Nachweis hinzufügen
Nachweisvorlage aus den Einstellungen löschen
Wenn du eine Nachweisart nicht mehr benötigst und vollständig aus deinen Einstellungen löschen magst, gehe wie folgt vor:
Klicke auf Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Qualifikationen
Klicke auf das Bleistiftsymbol neben dem relevanten Nachweis
Klicke auf das Papierkorb-Symbol
Beachte: Ein Nachweis, der aktuell mit einem Personalprofil (aktiv oder archiviert) verknüpft ist, kann nicht gelöscht werden
2) Qualifikationen in Famly verwalten, wenn ihr nicht die Dienstplanung nutzt
Um bestimmte Schulungen oder Qualifikationsnachweise in den Personalprofilen hinterlegen zu können, musst du diese zunächst in deinen Einstellungen erstellen. Zum Erstellen der Nachweise (wenn eure Einrichtung nicht die Dienstplanung nutzt) benötigt man die Berechtigung Mitarbeiter:innen-Logins verwalten.
Melde dich in Famly an und klicke auf Einstellungen
Klicke auf Mitarbeiter:innen → Personalqualifikationen
Hier siehst du eine Übersicht aller bereits vorhandenen Nachweise, die zu Personalprofilen hinzugefügt werden können
Um einen neuen Nachweis hinzuzufügen, fülle den Titel des Nachweises aus und klicke auf Neuen Nachweis speichern
Setze bei Bedarf einen Haken bei Beinhaltet ein Ablaufdatum. Das Datum kann dadurch später ausgewählt werden, wenn der Nachweis/das Zertifikat einem Personalprofil hinzugefügt wird.
Wähle Beinhaltet eine Zertifikatsnummer, wenn du beim späteren Hinzufügen des Nachweises eine Zertifikatsnummer eintragen möchtest
Du kannst auch eine Anzahl an Stufen angeben. Beim späteren Hinzufügen des Nachweises kann dann das Niveau ausgewählt werden.
Möchtest du einen Nachweis löschen, klicke auf das Bleistiftsymbol neben dem Nachweis und nutze das Papierkorb-Symbol unten links
Beachte: Ein Nachweis, der aktuell mit einem Personalprofil (aktiv oder archiviert) verknüpft ist, kann nicht gelöscht werden
📝 Wichtig: Das Ablaufdatum dient ausschließlich deiner eigenen Übersicht. Mitarbeiter:innen erhalten keine automatische Benachrichtigung, wenn eine Qualifikation abläuft.
Nachweise zu Personalprofilen hinzufügen
Die Nachweise deiner Mitarbeiter:innen kannst du direkt in deren Profilen hinterlegen. Diese werden im Bereich Über mich → Qualifikationen & Nachweise gespeichert. Dort kannst du bereits erfasste Nachweise einsehen oder neue hinzufügen. So funktioniert es:
Öffne das Personalprofil und klicke auf Über mich → Qualifikationen & Nachweise
Klicke auf Nachweis hinzufügen
Trage den Nachweis ein und lade, falls gewünscht, eine Datei hoch (z. B. ein Zertifikat)
Klicke auf Erstellen, um den Nachweis zu speichern