Mit Betreuungsanforderungen legst du Regeln fest, die die Einhaltung des Personalschlüssels zwischen Kindern und Mitarbeitenden in deiner Einrichtung definieren und steuern.
Du kannst Regeln für bestimmte Altersgruppen einrichten, was besonders praktisch für Gruppen mit gemischtem Alter ist. So passt sich der Personalschlüssel automatisch an die Zusammensetzung der Kinder an. Außerdem kannst du eigene Gruppierungen einrichten, die Regeln auf eine oder mehrere Gruppen anwenden, unabhängig vom Alter der anwesenden Kinder.
Anstatt die Regeln in jeder Gruppe einzeln festzulegen, kannst du sie zentral konfigurieren und auf alle Gruppen anwenden – mit einem Überblick darüber, welche Betreuungsanforderungen wo gelten.
Wie funktionieren Betreuungsanforderungen in Famly?
Alle Betreuungsschlüssel werden über die Seite Betreuungsanforderungen in deinen Einstellungen verwaltet. Von hier aus kannst du zwei Arten von Gruppierungen erstellen und verwalten: Altersgruppen und Eigene Gruppierungen.
Altersgruppen
Altersgruppen definieren die Altersspannen deiner Kinder sowie die dazugehörigen Betreuungsregeln, wie z. B. den Betreuungsschlüssel.
Die Berechnung des Betreuungsschlüssels passt sich automatisch an die Anzahl der erwarteten oder anwesenden Kinder in einer Gruppe an – wobei die Anforderungen der jüngsten Kinder immer zuerst erfüllt werden.
Eigene Gruppierungen
Eigene Gruppierungen ermöglichen es dir, spezifische Betreuungsregeln auf eine oder mehrere Gruppen anzuwenden und dabei die Altersgruppen-Regeln für die Kinder in diesen Gruppen zu überschreiben.
Du kannst auch Betreuungsschlüssel für jede Gruppe festlegen oder eine Gruppe ganz ohne Schlüssel einrichten.
Wenn eine Gruppe keiner eigenen Gruppierung zugewiesen wurde, wendet Famly die Altersgruppen-Regeln basierend auf den erwarteten oder anwesenden Kindern an.
Flexible Einrichtungsoptionen
Je nach Arbeitsweise deiner Einrichtung kannst du deine Betreuungsregeln auf verschiedene Arten strukturieren:
Nutze Altersgruppen für eine genaue, automatische Berechnung des Betreuungsschlüssels in Gruppen mit gemischtem Alter
Nutze Eigene Gruppierungen für eine jahrgangsbasierte Gruppenstruktur (z. B. alle Kinder eines bestimmten Jahrgangs, unabhängig von ihrem genauen Alter) oder für Gruppen mit gleichbleibenden, festen Betreuungsregeln
Kombiniere beide Optionen, um verschiedene Gruppen und Szenarien abzudecken – einschließlich reiner Personalgruppen (z.B. Büro) ohne Betreuungsschlüssel
Diese Flexibilität ermöglicht es dir, eine Vielzahl von betrieblichen und regulatorischen Anforderungen zu unterstützen.
Altersgruppen und Fallback-Regeln
Altersgruppen definieren Standard-Betreuungsschlüssel basierend auf dem Alter der Kinder. Sie werden verwendet, wenn:
du möchtest, dass die Schlüssel ausschließlich auf dem Alter der Kinder basieren, berechnet auf den Tag genau
das System den Personalbedarf automatisch anhand der konkreten Alterskombination in einer Gruppe neu berechnen soll, wobei immer zuerst die jüngste Altersgruppe berücksichtigt wird
einer Gruppe keine eigene Gruppierung zugewiesen wurde
Dieser Fallback stellt sicher, dass Betreuungsschlüssel immer angewendet werden, auch wenn keine benutzerdefinierte Einstellung vorhanden ist.
Um eine Altersgruppe hinzuzufügen:
Klicke auf + Hinzufügen im Bereich „Altersgruppen"
Wenn du bereits Altersgruppen hinzugefügt hast, klicke auf Bearbeiten, um Änderungen vorzunehmen
Definiere für jede Altersgruppe die Altersspanne in Monaten (von und bis einschließlich, z. B. 0 bis 23 Monate)
Gib die maximale Anzahl von Kindern pro Mitarbeiter:in für jede Altersgruppe an (Pflichtfeld)
Gib die maximale Kapazität pro Altersgruppe für die Einrichtung an (optional)
Um eine zukünftige Aktualisierung einer Altersgruppe zu planen, klicke auf Änderung planen, wähle das Startdatum der neuen Version und nimm die gewünschten Änderungen vor.
Eigene Gruppierungen
Eigene Gruppierungen ermöglichen es dir, spezifische Betreuungsregeln auf mehrere Gruppen anzuwenden und dabei die Altersgruppen-Regeln zu überschreiben. Mit eigenen Gruppierungen kannst du:
Betreuungsregeln für mehrere Gruppen gemeinsam konfigurieren
Gruppenspezifische Betreuungsschlüssel festlegen, die die Altersgruppen-Standards überschreiben
Änderungen vorausplanen oder nachträglich zu einem Stichtag vornehmen
So behältst du den Überblick über die Betreuungsschlüssel in deiner Einrichtung - ohne jede Gruppe einzeln aktualisieren zu müssen.
So fügst du eine eigene Gruppierung hinzu:
Klicke auf + Hinzufügen im Bereich Eigene Gruppierung
Gib deiner Gruppierung einen Namen und weise die entsprechenden Gruppen zu
Wähle ein „Gültig ab“-Datum
Füge einen Betreuungsschlüssel für die Gruppe hinzu (optional)
Wichtige Hinweise
Es gibt einige Dinge zu beachten, wenn deine Einrichtung ihre Betreuungsschlüssel zuvor auf Gruppenebene eingerichtet hatte:
Gruppen, für die Schlüssel individuell festgelegt waren, wurden in den Bereich eigene Gruppierungen migriert
Wenn mehrere Gruppen denselben Betreuungsschlüssel hatten, wurden sie zu einer Gruppierung zusammengefasst
Ein Betreuungsschlüssel in einer Gruppierung überschreibt Schlüssel nach Altersgruppen - genau wie es bei Schlüsseln auf Gruppenebene zuvor der Fall war
Falls eine Gruppierung nicht benötigt wird, kannst du sie löschen, indem du auf Bearbeiten klickst, dann das ...-Menü auswählst und Löschen wählst