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Der Start in einer neuen Einrichtung ist für Familien aufregend – und für euch oft mit viel Papierkram verbunden. Mit den To-do-Listen für Eltern führt ihr neue Familien ganz entspannt durch alle wichtigen Schritte, noch bevor das Kind den ersten Tag in der Einrichtung hat.
Ihr könnt praktische Vorlagen für To-do-Listen erstellen, die Eltern automatisch zugewiesen werden. Dabei lässt sich genau festlegen, wer welche Aufgaben erhält, zum Beispiel passend zum Alter des Kindes oder basierend auf der Zeit bis zum ersten Tag in der Einrichtung.
Das reduziert den manuellen Aufwand für lästige Rückfragen und sorgt dafür, dass Formulare sowie Einverständniserklärungen deutlich zuverlässiger bei euch ankommen. Gleichzeitig behaltet ihr jederzeit den vollen Überblick über den aktuellen Fortschritt jeder Familie.
☝️ To-do-Listen für Eltern gelten derzeit nur für Kinder mit einem Startdatum in der Zukunft. Wir prüfen bereits weitere Einsatzmöglichkeiten für die Zukunft und halten euch über Updates auf dem Laufenden.
To-do-Listen finden: für Träger
Träger-Admins können die Verwaltung der To-do-Listen für Eltern in den Organisations-Einstellungen aufrufen.
Wähle auf der Startseite die Organisation im Dropdown-Menü aus und klicke auf Einstellungen
Klicke auf Anzeigen neben „To-do-Listen für Eltern“
Von hier aus kannst du neue To-do-Listen erstellen, bestehende Listen bearbeiten und Listen veröffentlichen, um sie zu aktivieren.
To-do-Listen finden: für Einrichtungen
Falls eure Einrichtung keiner Organisation zugeordnet ist, findest du die To-do-Listen für Eltern wie folgt:
Gehe auf Anwesenheit → Registrierung → Neuzugänge
Klicke auf Eltern-To-do-Listen einrichten
Erstellen einer To-do-Liste für Eltern
Um eine To-do-Liste für Eltern zu erstellen:
Für Träger:
Wähle auf der Startseite die Organisation im Dropdown-Menü aus und klicke auf Einstellungen
Klicke auf Anzeigen neben „To-do-Listen für Eltern“
Klicke auf Neue To-do-Liste
Für Einrichtungen, die keinem Träger zugeordnet sind:
Gehe auf Anwesenheit → Registrierung → Neuzugänge
Klicke auf Eltern-To-do-Listen verwalten
Gib der Liste einen Namen (z. B. Eingewöhnung der Krippenkinder)
Wähle die Einrichtungen aus, für die die Liste gelten soll
Die Liste kann für alle oder nur für ausgewählte Einrichtungen gelten
Klicke auf Erstellen
Füge nun konkrete Aufgaben hinzu, die Eltern erledigen sollen
Klicke auf Aufgabe hinzufügen, wähle den Typ „Formular“, „Profil vervollständigen“ oder „Nachricht“ (mehr dazu weiter unten im Artikel)
Lege den Zeitpunkt fest, wann die Aufgabe gesendet werden soll
Klicke auf Hinzufügen
Prüfe die Liste und klicke auf Veröffentlichen
Sobald die Liste aktiv ist, erhalten Eltern Benachrichtigungen über neue Aufgaben.
Regeln für die Aufgabenzuweisung
Sobald du eine Liste veröffentlichst, wird sie automatisch Eltern zugewiesen, wenn deine Kriterien erfüllt sind. Du kannst Regeln basierend auf folgenden Punkten definieren:
Alter des Kindes: Weise Aufgaben basierend auf Altersspannen zu
z. B. unter 2 Jahre oder 3-4 Jahre
Zeit bis zum Startdatum: Weise Aufgaben zu bestimmten Zeitpunkten vor dem Start des Kindes zu
z. B. 8 Wochen vor Start; 2 Wochen vor Start
💡 Kombination: Regeln arbeiten zusammen. Ein Kinderprofil muss alle festgelegten Kriterien erfüllen, damit Eltern die To-do-Liste zu erhalten.
Arten von Aufgaben
Du kannst drei Arten von Aufgaben zu deinen Listen hinzufügen:
Formular-Aufgaben: Weise ein bestehendes Formular zum Ausfüllen zu
Das Formular muss bereits erstellt, veröffentlicht und für alle betreffenden Einrichtungen freigegeben sein.
Beispiele: „Alles über mich“-Formular, Verpflegungswünsche, Medizinische Informationen
Profil-Aufgaben: Fordere Eltern auf, bestimmte Bereiche des Kinderprofils zu vervollständigen
Beispiele: Notfallkontakte hinzufügen, Einverständniserklärungen prüfen
Nachrichten-Aufgaben: Fordere Eltern auf, eine Nachricht an die Einrichtung zu senden (z. B. zur Terminabstimmung).
Beispiel: „Schreiben Sie uns, um die Eingewöhnungstermine zu vereinbaren.“
Dies bucht nichts automatisch, sondern dient als Erinnerung zur Kontaktaufnahme
Empfohlene To-do-Liste für die Eingewöhnung
Wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst, findest du hier eine einfache To-do-Liste mit den wichtigsten Schritten für die meisten Einrichtungen.
Aufgabe | Aufgabentyp | Zeitpunkt |
„Alles über mich“ Formular | Formular | 5 Wochen vor Start |
Eingewöhnungstermin vereinbaren | Nachricht | 4 Wochen vor Start |
Notfallkontakte hinzufügen | Profil vervollständigen | 3 Wochen vor Start |
Elterliche Genehmigungen festlegen | Profil vervollständigen | 2 Wochen vor Start |
Indem die Aufgaben über die Wochen vor dem Startdatum verteilt werden, erhalten Eltern sie nach und nach. So fühlt sich jede Familie gut informiert und vorbereitet, ohne überfordert zu werden.
💡 Wenn deine Einrichtung für verschiedene Altersgruppen unterschiedliche Formulare verwendet (bspw. ein eigenes „Alles über mich"-Formular für Kinder unter 2 Jahren), füge deiner Formularaufgabe eine Altersbedingung hinzu, damit nur die entsprechenden Familien das Formular erhalten.
Das Festlegen der elterlichen Genehmigungen ist ein wichtiger Schritt, den Familien vor dem ersten Tag ihres Kindes abschließen sollten. Einen vollständigen Überblick darüber, was Genehmigungen umfassen, findest du in unserem Artikel zu elterlichen Genehmigung.
👉 Mehr dazu: Elterliche Genehmigung
Was Eltern sehen
Eltern sehen die Aufgaben an mehreren Stellen in der Famly-App:
To-do-Widget auf dem Startbildschirm
Zeigt die Anzahl der offenen Aufgaben
Jede Aufgabe enthält eine Beschreibung und einen direkten Link zur Aktion
Benachrichtigungen
Eltern erhalten:
In-App-Benachrichtigungen und E-Mails bei neuen Aufgaben
Wöchentliche Erinnerungen für offene Punkte (sofern ein Passwort erstellt wurde und kein Austrittsdatum vorliegt).
Sobald eine Aufgabe erledigt wurde, verschwindet sie aus der To-do-Liste der Eltern.
💡 Jede für das Kind hinterlegte Kontaktperson (Elternteil) kann die Aufgaben erledigen. Pro Aufgabe ist nur eine Erledigung erforderlich.
Fortschritt verfolgen
Du kannst den Status unter Anwesenheit → Registrierung → Neuzugänge verfolgen.
Dort siehst du:
Den Gesamtfortschritt der Aufgaben für alle zukünftigen Kinder
Welche Familien ihre Aufgaben abgeschlossen haben
Wo eventuell noch einmal nachgefasst werden muss
Verwaltung und Bearbeitung von To-do-Listen für Eltern
Vor dem Veröffentlichen testen
Wenn du eine Vorlage für eine To-do-Listen für Eltern erstellst, beginnst du zunächst mit einem Entwurf. Du kannst die Vorlage zunächst mit einer kleinen Gruppe testen, bevor du sie für alle aktivierst.
Nachdem eine Aufgabenliste aktiviert wurde, kannst du weiterhin:
Die To-do-Liste für weitere Einrichtungen aktivieren
Eltern in dieser Einrichtung sehen die Aufgaben innerhalb weniger Stunden nach Aktivierung, sofern sie den Kriterien entsprechen
Die To-do-Liste für einige Einrichtungen wieder deaktivieren
Die Aufgaben sind dann sofort nicht mehr sichtbar für Eltern
Aufgaben hinzufügen oder entfernen
☝️ Du kannst jedoch keine bestehenden Aufgaben bearbeiten
Standorte ändern: Du kannst Standorte jederzeit hinzufügen (Zuweisung erfolgt nach wenigen Stunden) oder entfernen (Aufgaben verschwinden sofort bei den Familien).
Aufgaben bearbeiten: Bestehende Aufgaben in einer veröffentlichten Liste können nicht bearbeitet werden. Um etwas zu ändern, lösche die Aufgabe und erstelle sie neu.
Archivieren: Das Archivieren stoppt die Zuweisung an neue Familien. Bestehende Zuweisungen bleiben unverändert.
Formulare löschen: Ein Formular, das mit einer aktiven Aufgabe verknüpft ist, kann nicht gelöscht werden. Entferne zuerst die Aufgabe.
Tipps zur Nutzung von Eltern To-do-Listen
Frühzeitig starten: Richte Listen ein, bevor Familien angemeldet werden.
Eltern nicht überfordern: Verteile Aufgaben über die Wochen vor dem Start, statt alle auf einmal zu senden.
Erwartungen kommunizieren: Informiere Familien bereits bei der Anmeldung, dass sie Onboarding-Aufgaben in Famly erhalten werden.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Können einzelne Einrichtungen eigene Listen erstellen?
Können einzelne Einrichtungen eigene Listen erstellen?
Ja. Bitte beachte: Wenn eine Einrichtung einem Träger in Famly zugeordnet ist, können nur Träger-Rollen To-do-Listen erstellen.
Ist die Einrichtung keiner Organisation zugeordnet, können Mitarbeitende mit entsprechender Berechtigung (To-do-Listen verwalten) Listen erstellen.
Kann ich Aufgaben manuell an einzelne Kinder zuweisen?
Kann ich Aufgaben manuell an einzelne Kinder zuweisen?
Nein. Die Zuweisung erfolgt ausschließlich automatisch über die festgelegten Regeln.
Sehen Eltern die Aufgaben auch nach dem Start des Kindes?
Sehen Eltern die Aufgaben auch nach dem Start des Kindes?
Nein. Sobald das Kind den Status „Aktiv“ erreicht (Startdatum erreicht), wird die To-do-Liste nicht mehr angezeigt.