Wenn du über Funktionen zur Buchhaltung in Kitabuli lernen möchtest, wie bspw. die Ansicht von Kontobewegungen, das Buchen oder splitten von Beträgen, schaue dir folgenden Artikel an: Kitabuli - Buchhaltung.
Um zu erfahren, wo du Berichte und Auswertungen findest oder erstellst, schaue dir folgenden Artikel an: Kitabuli - Berichte und Auswertungen
In diesem Artikel findest du eine die Übersicht über die dort noch nicht beschriebenen Funktionen. Sie helfen dir, die Software an deine Bedürfnisse anzupassen und bieten weitere Auswertungsmöglichkeiten.
Anpassen der Ansicht
Die Listenansichten für Kontobewegungen im Bankkonto, die Kinder und das Personal sind standardmäßig auf 10 Einträge eingestellt, genauso wie die für SEPA-Dateien und Plan/Ist-Analysen.
Wenn du mehr Einträge sehen möchtest, kannst du das leicht ändern. Auch die Daten für Kinder und Personal kannst du nach deinen Wünschen anpassen. Der Filter beeinflusst, was angezeigt wird – zum Beispiel siehst du im Bankkonto standardmäßig nur die Kontobewegungen des aktuellen Monats.
Listenansicht anpassen
So passt du die Listenansicht an:
Wenn du mehr als 10 Einträge sehen möchtest, klicke unter der Liste auf 10 Reihen
Ein Menü öffnet sich, in dem du die Anzahl der Einträge von 5 bis 100 auswählen kannst. Nach einer Sekunde wird die Ansicht aktualisiert
Wichtige Hinweise:
Wenn du Einträge bearbeitest und die Ansicht beibehalten willst, klicke mit der rechten Maustaste auf den Eintrag und wähle Link in neuem Tab öffnen. So bleibt die Ansicht auch beim Bearbeiten erhalten. Nach dem Speichern kannst du das neue Tab schließen und zur Liste zurückkehren.
Du kannst auch direkt zu einer bestimmten Seite springen, indem du auf die Seitenzahl unter der Liste klickst und die gewünschte Zahl eingibst.
Eigene Listenansicht erstellen
Außerdem kannst du deine Listenansicht nach deinen eigenen Wünschen erstellen.
Möchtest du für Kinder oder Personal eine andere Liste als die voreingestellte, zum Beispiel eine Geburtstagsliste, dann gehe wie folgt vor:
Klicke über der Liste auf Stammliste
Ein Menü öffnet sich, in dem du unten auf + neue Liste erstellen klickst
Benenne deine neue Liste und lege fest, ob sie die Stammliste (also die Standardansicht) sein soll
Wähle die Daten aus, die du in der Liste sehen möchtest, und klicke auf Änderungen speichern
Falls du die Liste nicht speichern möchtest, drücke die ESC-Taste auf deiner Tastatur oder klicke ins inaktive Fenster.
Um eine Liste zu löschen:
Klicke oben rechts auf die Stammliste und gehe zur Übersicht aller Listen
Klicke hinter dem Listennamen, den du löschen möchtest, auf Bearbeiten
In der nächsten Ansicht klicke oben rechts auf Löschen
Du wirst automatisch zurück zur Listenansicht geleitet
Filter
Der Filter ist in den Listenansichten der Kontobewegungen, Kinder und Personal immer in der rechten Spalte zu finden und ermöglicht dir, die Daten auf verschiedene Weisen zu filtern.
Die Parameter innerhalb eines Filters können beliebig miteinander kombiniert werden
Die gefilterten Ergebnisse können über die Schaltfläche Excel Export oberhalb der Liste in eine Excel-Datei exportiert werden
Bei allen Filtern muss ein Zeitraum angegeben werden, in dem gefiltert werden soll.
Alle Filter verfügen über eine Suchfunktion: In Kinder und Personal kannst du nach Namen suchen, in den Kontobewegungen gibt es eine freie Textsuche
Um den Filter zu aktivieren und die gewünschte Ansicht zu erhalten, musst du nach der Eingabe der Suchparameter unten im Filter auf die blaue Schaltfläche Suche klicken
Filter in Buchhaltung
Du hast bereits einen ersten Kontakt mit dem Filter in der Bank gehabt. Er ist standardmäßig auf den aktuellen Monat voreingestellt, muss aber oft auf einen längeren Zeitraum erweitert werden, um eine umfassendere Ansicht zu erhalten.
Du kannst konkrete Buchungen durch Eingabe von Text im Freitextfeld suchen
Es ist möglich, die Bewegungen aller Konten in verschiedenen Kategorien einer Einrichtung anzuzeigen – auch innerhalb einer bestimmten Betragsspanne
Der Status der gesuchten Kontobewegung, wie „gebucht“ oder „ungebucht“, kann ebenfalls im Filter eingegeben werden
Mit diesen Filtern kannst du deine Konten auf vielfältige Weise durchsuchen und alle gewünschten Informationen daraus gewinnen.
Filter in „Kinder“
Die Filter in Kinder ermöglichen es dir, Kinder auf verschiedene Weisen zu finden:
Name: Du kannst nach dem Namen eines Kindes suchen
Alter: Filtere nach einer bestimmten Altersgruppe
Geschlecht: Wähle das Geschlecht aus
Gruppe: Du kannst nach der Gruppe filtern, in der sich das Kind befindet
Betreuungsmodell: Es besteht auch die Möglichkeit, nach dem Betreuungsmodell zu filtern (z. B. Ganztagsbetreuung)
Beispiel:
Wenn du alle Kinder sehen möchtest, die in der „Beispielgruppe“ und dort in Ganztagsbetreuung sind, wähle im Filter die Beispielgruppe bei „derzeitige Gruppe“ und das entsprechende Betreuungsmodell aus. Klicke anschließend auf Suche, um die Ergebnisse anzuzeigen.
💡 Es können auch mehrere Gruppen und mehrere Betreuungsmodelle gleichzeitig im Filter eingestellt sein.
Filter in „Personal“
Der Filter in Personal bietet verschiedene Möglichkeiten, um Mitarbeitende zu finden:
Name: Suche nach dem Namen eines Mitarbeitenden
Funktion: Filtere nach der Funktion der Mitarbeitenden
Abschluss: Du kannst nach dem Status der Anerkennung des Abschlusses oder dessen Beantragung filtern
Regelgruppe: Wenn du schnell sehen möchtest, welche Mitarbeitenden einer bestimmten Gruppe zugewiesen sind, kannst du die Regelgruppe auswählen und danach filtern
Exportieren der Daten
Grundsätzlich können alle Daten, die in Kitabuli verarbeitet werden, exportiert und in ein
Fremdbuchhaltungssystem importiert werden. Das ist in aller Regel spätestens für die
Erstellung des Jahresabschlusses erforderlich.
Damit dein Steuerberater oder deine externe Buchhaltung (sofern vorhanden) alle Daten
bekommen, sei es für den Jahresabschluss oder die monatliche Buchhaltung, ist der Export aller drei Exportdateien - DATEV, FiBu und Stammdaten erforderlich.
Die Stammdaten enthalten die Daten der Debitor:innen. Hier sind neben den Daten des
Kindes auch die Daten der Rechnungsempfänger:innen hinterlegt, sodass eine Zuordnung möglich wird.
Der FiBu-Export enthält ausschließlich die debitorische Sollbuchhaltung, also das „Soll“. Diese Datei wird zur Gegenüberstellung von „Soll“ und „Haben“ benötigt.
Die DATEV-Datei enthält die Buchungen und damit das „Haben“.
In der DATEV-Exportdatei sind alle Kontoauszüge mit den gebuchten Kontobewegungen in Bank(en) und Kasse(n) zu finden.
💡 Wenn du nachsehen möchtest, wie du diese Dateien generierst, schaue dir den Artikel über Berichte und Auswertungen an.
Die heruntergeladenen Dateien findest du in deinem Download-Ordner. Sie sind bereits fertig und können direkt an die gewünschte Adresse gesendet oder hochgeladen werden, ohne dass eine weitere Bearbeitung nötig ist.
Interner Kita Wechsel
Wechselt ein Kind intern von einer deiner Einrichtungen zu einer anderen, musst du die Daten des Kindes nicht neu erfassen. Gehe stattdessen wie folgt vor:
Gehe in die Liste der Kinder und klicke hinter dem Namen des entsprechenden Kindes auf Bearbeiten
Klicke oben rechts neben der Schaltfläche Stammblatt die kleine Schaltfläche mit drei übereinanderliegenden Punkten
Wähle Kita wechseln im Dropdown-Menü
Fülle die Daten im nächsten Fenster aus:
Das Enddatum der aktuellen Kita ein
Wähle die neue Kita aus der Liste deiner Einrichtungen aus und gib das Startdatum in der neuen Kita ein
Falls schon bekannt, kannst du auch das Enddatum der neuen Kita hinterlegen
Klicke unten rechts im Fenster auf Kind verschieben
Ab diesem Zeitpunkt wird das Kind nicht mehr in der bisherigen, sondern in der neuen Einrichtung angezeigt.
💡 Hinweis: Vergiss nicht, die Gruppe des Kindes beim Wechsel der Einrichtung entsprechend anzupassen.