Grundsätzlich ist es so, dass in Kitabuli alle Beträge gebucht werden können, für deren Buchung kein Fachmann erforderlich ist. Buchungen zu Abschreibungen und Monats- oder Jahresabschlüsse gehören zu den Dingen, die ein Fachmann erstellen und buchen muss.
Wenn du die Buchungsfunktionen von Kitabuli nutzt, benötigst du keine weitere
Buchhaltung neben deinem Steuerberater mehr oder kannst deren Einsatz zumindest
drastisch reduzieren.
In der Buchhaltung gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, Beträge zu buchen, abhängig davon, ob der Betrag im Bankkonto erscheint oder nicht. Beträge, die in Bank zu finden sind, können direkt dort gebucht werden. Beträge, die nicht in der Bank zu finden sind, können in der Kasse gebucht werden.
Dazu können alle Buchungsdaten des Bankkontos beziehungsweise der Bankkonten sowie diejenigen etwaiger Kassen via DATEV exportiert werden. Die Debitorenkonten kannst du mittels FiBu-Export exportieren.
Bank
Zu deiner Bank gelangst du, wenn du in der Spalte links, oben im Trägermenü
Buchhaltung anklickst → eine Bank auswählst → Bank besuchen klickst.
Du gelangst nun zur Listenansicht der Kontobewegungen auf dem gewählten Konto.
Ansicht Kontobewegungen
Oben im Fenster siehst du deinen Kontostand, die Möglichkeit deine Kontobewegungen in Excel zu exportieren und die Schaltfläche Sync, die erlaubt, die Daten zu aktualisieren und die Ansicht mit dem aktuellen Stand bei deiner Bank zu synchronisieren.
In der zweiten Reihe oben hast du die Möglichkeit, die Listenansicht nicht Versteckt oder Versteckt zu wählen. Manche Banken buchen vom Konto 0,00€ ab, um den Hinweis zu liefern, dass beispielsweise Kontoauszüge verfügbar sind. Diese Transaktionen können dann einfach versteckt werden, da man diese nicht buchen kann.
Um die Ansicht zu aktualisieren, klicke oben rechts im Fenster Sync.
Alle neuen, noch nicht angezeigten Bewegungen auf diesem Konto im aktuellen Monat
werden dann angezeigt.
Unten im Fenster kannst du auswählen, wie viele Zeilen der Kontobewegungen du dir
anzeigen lassen möchtest. Bis 100 Zeilen ist möglich.
Zur nächsten Seite der Ansicht gelangst du, wenn du unter der Liste rechts auf
Nächste klickst.
Rechts im Bild ist die Spalte Filter. Dort ist immer der aktuelle Monat voreingestellt.
💡 Siehst du weniger Bewegungen als erwartet? Das liegt wahrscheinlich am Zeitfilter. Stelle den Filter Datum von weiter in die Vergangenheit ein, ab dem Datum ab dem du die Bewegungen sehen möchtest, und klicke auf Suchen.
Ist eine Kontobewegung gebucht, erscheint am Ende der Zeile ein weißes Häkchen auf
grünem Kreis und die rote Schaltfläche Reset mit weißer Schrift. Ist eine Kontobewegung noch nicht gebucht, werden am Ende der Zeile die Möglichkeiten Buchen und das durchgestrichene Auge, das ausblenden bedeutet, oder Split, Buchen und das durchgestrichene Auge angezeigt.
Betrag buchen
Um einen Betrag zu buchen, klicke hinter dem Betrag auf die Schaltfläche Buchen.
Es öffnet sich die Ansicht, die erlaubt alle zur Buchung relevanten Angaben zu machen und wo auch ein etwaiger Beleg zur Buchung hochgeladen werden kann.
Datum, Leistungsjahr und der Gegenkontoinhaber sind voreingetragen. Du wählst in der ersten Zeile links, außen nur die betreffende Einrichtung aus.
In der zweiten Zeile kannst du die Rechnung benennen, zum Beispiel „Handyrechnung 09-2022“, und einen Buchungstext hinzufügen, sofern sie einen anderen als den originalen, der vorausgefüllt ist, benötigen.
Der Betrag am Ende der Zeile ist aus dem Konto übernommen.
In der dritten Zeile kannst du zunächst angeben, ob es sich bei der Buchung um eines unserer SEPA-Lastschriftmandate handelt. Ist es eines unserer SEPA-Lastschriftmandate aus Kitabuli, das du buchen möchtest, wähle es dort aus der Liste aus. Ist es kein SEPA-Lastschriftmandat aus Kitabuli, gebe dort nichts an.
In „Kategorie“ wähle zunächst die Kategorie, in welche die Buchung fällt, aus, um dann in „Konto“ das genaue Buchungskonto auszuwählen.
Hast du alle Eingaben gemacht, klicke unten, rechts auf Beleg buchen/bearbeiten.
Du siehst diesen Posten nun als gebucht in der Liste. Die „Reset“-Schaltfläche erlaubt
dir Buchungen rückgängig machen, zum Beispiel, wenn du irrtümlicherweise das falsche
Buchungskonto gewählt hast. Hast du die Buchung rückgängig gemacht, bekommst du diesen Posten in deiner Kontoübersicht wieder zum Buchen angeboten und kannst ihn
erneut buchen.
Betrag splitten
Sind in der Liste der Beträge solche dabei, die sich aus mehreren Teilbeträgen
zusammensetzen, so können diese Beträge zur korrekten Buchung der einzelnen
Teilbeträge gesplittet werden. Hast du bspw. Papier für das Büro und Bastelkleber für die Kinder zusammen bestellt und bezahlt, klickst du hinter dem Betrag, den du zur
korrekten Buchung aufteilen möchten, auf Split.
In den dann zu sehenden beiden Spalten siehst du links die Originalbuchung und rechts
hast du die Möglichkeit, diese in zwei oder mehr Teilbeträge aufzuteilen. Benötigst du
mehr als zwei Teilbeträge, klicke unten links in der rechten Spalte auf + weitere
hinzufügen und füge die benötigte Anzahl hinzu.
Wichtig: Bei der Eingabe der Teilbeträge ist wichtig, dass bei einem zu splittenden
Zahlungsausgang, die Teilbeträge mit einem Minus-Zeichen davor eingegeben werden, bei einem zu splittenden Zahlungseingang ohne Minus-Zeichen davor.
Sind die Teilbeträge korrekt eingegeben, klicke auf Buchung splitten.
Du siehst jetzt den Gesamtbetrag in deinem Konto als gebucht. Die Teilbeträge sind
darunter zu sehen und können dort normal gebucht werden, wie im letzten Abschnitt
beschrieben.
Hast du alle Teilbeträge gebucht, hast du sowohl für jeden Teilbetrag als auch für den
Gesamtbetrag insgesamt die Möglichkeit, die Buchung rückgängig zu machen. Klicke dazu auf Reset hinter dem Posten, dessen Buchung du rückgängig machen möchtest.
Wenn du die Buchung des Gesamtbetrags rückgängig machst, sind auch alle Buchungen der Teilbeträge bis dahin gelöscht.
Kasse
Üblicherweise gibt es in jeder Einrichtung eine Bargeldkasse. Damit auch diese sauber
gebucht werden kann, lege dir für jede deiner Einrichtungen, in denen es eine
Bargeldkasse gibt, eine Kasse an. Dazu klickst du in der Übersicht deiner Einrichtungen
zunächst auf Einrichtung öffnen bei der Einrichtung, für die du eine Kasse einrichten
möchtest.
Klicke im Einrichtungsmenü in der linken Spalte unten auf Kasse.
Noch ist die Ansicht der Kassenbewegungen leer, weil noch keine Kasse angelegt ist.
Zum Anlagen deiner Kasse(n) klicke oben, rechts auf + neue Kasse hinzufügen
Im Folgenden benenne die Kasse, z.B.: „Gruppenkasse Abenteurer“
Klicke Änderungen speichern
Nun siehst du diese Kasse in der Übersicht deiner Kassen. Die Möglichkeit, die Kasse zu
bearbeiten, bezieht sich auf die Namensgebung. Wenn du eine Buchung in einer Kasse
vornehmen möchtest, klicke auf Kasse öffnen.
Ansicht Kasse
Hier siehst du deine Buchungen, sobald du welche vorgenommen hast, wie in der
Ansicht der Bank und mit dem Unterschied, dass du hier deine Buchung bearbeiten oder
löschen kannst. Die Möglichkeit zu splitten braucht es an dieser Stelle nicht.
Oben, links siehst du deinen Kassenbestand auf dem ersten Blick.
Rechts neben der Mitte findest du die Schaltfläche Excel-Export, die erlaubt, deine Kassendaten in Excel zu exportieren
Rechts, oben findest du zudem die Schaltfläche + neue Buchung
Beträge buchen
In der obersten Zeile ist die Eingabe des Datums und der Belegnummer gefordert
Die Belegnummer kannst du frei vergeben
Wähle unter Zuordnung die entsprechende Kategorie aus, abhängig davon, ob es eine Einnahme oder eine Ausgabe ist
Wähle in Konto das gewünschte Buchungskonto aus
In der zweiten Zeile definiere zunächst, ob der zu buchende Betrag eine Einnahme oder eine Ausgabe ist, und geben den Betrag im Feld daneben ein
Den Buchungstext kannst du frei eingeben oder, falls nicht nötig, weglassen
Das Leistungsjahr ist bereits ausgefüllt
In der dritten Zeile hast du die Möglichkeit, einen Beleg zur Buchung zu hinterlegen
Wenn du diesen hochladen möchtest, klicke auf Upload, wähle die Datei des Beleges aus und lade sie hoch
Nachdem du fleißig gebucht hast, kannst du nun die eingegebenen Daten für deine
Berichte und Auswertungen nutzen.