Auf Trägerebene unter Berichte und auf Einrichtungsebene unter Auswertungen kannst du dir deine Daten in jede gewünschte Richtung aufbereiten lassen:
Du benötigst Kontenblätter einzelner Konten oder die Übersicht über ein Debitor:innenkonto.
Du möchtest deine Daten mittels Datev-Export für deine:n Steuerberater:in exportieren.
Du möchtest mit nur wenigen Klicks die IDEV-Meldung ans Statistische Bundesamt erstellen.
Du möchtest mit einem Klick alle Steuerbescheinigungen für alle Rechnungsempfänger:innen erhalten.
Hier findest du alles, was dir die Arbeit erleichtert. Auch ist die Erstellung einer Zukunftsplanung für jede Einrichtung in Verbindung mit einer Plan/Ist-Analyse möglich.
Du gelangst zu den Berichten, wenn du den untersten Punkt Berichte im Trägermenü in der Spalte links anklickst.
Berichte
Beim Klick auf Berichte öffnet sich ein Dropdown-Menü, das dir erlaubt, direkt
die gewünschte Art des Berichts auszuwählen.
SEPA – Erstellen einer SEPA-Datei
Voraussetzung für das Erstellen einer SEPA-Datei ist die in den Trägerdaten hinterlegte
Gläubiger ID-Nummer. Fehlt diese, kann keine SEPA-Datei erstellt werden.
Wenn du eine SEPA-Datei erstellen möchtest, um Beiträge etc. per Lastschrift einzuziehen und mit einem Klick zu buchen, folge diesen Schritten:
Klicke unter Berichte → SEPA
In der folgenden Ansicht siehst du alle von dir erstellten SEPA-Dateien. Um eine neue zu erstellen, klicke oben rechts auf + SEPA erstellen
Wähle die Einrichtung aus, für die du die Datei erstellen möchtest
Trage das Datum und die Bank für den Einzug ein
In der Liste der Zahlungspflichtigen dieser Einrichtung siehst du alle Personen, die dem Lastschrifteinzug der Beiträge zugestimmt haben. Diese Personen und deren Zahlungsverpflichtungen werden in der SEPA-Datei erfasst
Klicke unten rechts auf SEPA erstellen, um die neue SEPA-Datei zu erstellen
Die neue SEPA-Datei erscheint jetzt in der Übersicht der SEPA-Dateien. Von dort kannst du sie exportieren:
Als .xml zum Upload bei der Bank
Als .pdf für deine Unterlagen
Beim Upload der Datei bei der Bank musst du „Sammellastschrift“ angeben. Nur so erscheint der Gesamtbetrag in der Übersicht und erlaubt dir, mithilfe der SEPA-Datei alles mit einem Klick zu buchen.
In der Listenansicht kannst du SEPA-Dateien auch löschen. Das sollte jedoch nur geschehen, wenn die Datei fehlerhaft ist. Sind alle Daten einer SEPA-Datei korrekt gebucht, könnte sie theoretisch gelöscht werden. Wir empfehlen, diese Dateien erst zu löschen, wenn die Jahresbuchhaltung definitiv abgeschlossen ist.
DATEV- und Stammdaten Export
Der nächste Punkt unter Berichte ist der DATEV-Export von Daten.
Klicke auf DATEV-Export, um in der nächsten Ansicht den Zeitraum auszuwählen, von welchem Startdatum bis zu welchem Enddatum du die Daten für deinen Steuerberater exportieren möchtest
Die Datei enthält die gebuchten Kontoauszüge deiner Bank(en) und Kasse(n)
Mit einem Klick auf Export wird die gewünschte Datei direkt in deinem Download-Ordner gespeichert
Du kannst die Datei so, wie sie ist, direkt an deinen Steuerberater senden
Ein Klick auf Stammdaten Export erlaubt dir, die Daten deiner Debitor:innen herunterzuladen:
Wähle die Debitorenkontonummer(n) aus, die du exportieren möchtest
Klicke darunter auf Export
Die Kontonummern der Debitor:innen findest du im Kontenplan unter den Konten.
Kontenblätter und Debitoren
Du hast die Möglichkeit, dir von jedem deiner Konten aus dem Kontenplan und von jedem deiner Debitor:innen ein Kontenblatt zu exportieren.
Klicke im Trägermenü unter Berichte → Kontenblätter
In der nächsten Ansicht wähle zunächst die Kategorie des Kontos, das du ansehen möchtest
Wähle dann das konkrete Konto aus und zuletzt das Jahr und die Einrichtung
Sobald du das gewünschte Kontenblatt siehst, klicke oben rechts auf Export PDF, um es direkt zum Drucken oder Speichern herunterzuladen
Auf diese Weise kannst du jedes gewünschte Kontenblatt zu jedem deiner Konten erhalten.
Du kannst auch direkt und ohne weitere Angaben eine Übersicht über ein Debitor:innenkonto erhalten:
Klicke im Trägermenü unter Berichte → Debitoren
In der folgenden Ansicht wähle das gewünschte Debitor:innenkonto und das Jahr aus
Das Kontenblatt wird direkt sichtbar und kann mit einem Klick auf Export PDF oben rechts in der Anzeige heruntergeladen werden
Auswertungen
Auf Trägerebene findest du Berichte, auf Einrichtungsebene Auswertungen. Diese liefern dir das Wesentliche deiner Daten auf einen Klick. Was dort nicht abgedeckt ist, kannst du mithilfe der Filterfunktion analysieren (siehe unten). Du findest die Auswertungen im Einrichtungsmenü jeder Einrichtung.
Der Klick auf die Überschrift der zuvor unter Auswertungen gewählten Kategorie oder der „Zurück“-Button des Browsers bringt dich zurück.
Kinder
Ein Klick auf Kinder im Einrichtungsmenü unter Auswertungen bietet dir drei Optionen:
Jahresübersicht
Wähle ein Kind oder alle Kinder und das gewünschte Jahr aus
Klicke darunter auf Anzeigen, um die Jahresübersicht anzuzeigen
Oben rechts kannst du mit Excel Export die angezeigte Übersicht als Excel-Datei herunterladen
Steuerbescheinigungen
Wähle ein Kind oder alle Kinder und das Jahr aus
Klicke auf Anzeigen, um die Steuerbescheinigungen zu erhalten
Diese stehen dann bereit zum Ausdrucken oder Speichern
FiBu-Export
Lade das Soll deiner Debitor:innen monatsweise als Excel-Datei im .csv-Format herunter
Personal
Unter Personal findest du in den Auswertungen zwei Optionen:
Jahresübersicht Gehalt
Zeige die Gehaltsübersicht für alle oder einzelne Mitarbeitende an, inklusive weiterer Gehaltsbestandteile
Oben rechts kannst du mit Excel Export die Übersicht als Excel-Datei herunterladen
Urlaubsübersicht
Sieh auf einen Blick, wie viele Urlaubstage ein:e einzelne:r Mitarbeiter:in oder alle Mitarbeitende gemeinsam in einem Jahr noch haben
Wähle die Urlaubsübersicht für eine:n Mitarbeiter:in oder für alle und öffne sie in einem neuen Reiter
Von dort kannst du die Datei speichern oder das Druckmenü nutzen oder sie als PDF speichern
Plan/Ist-Analyse
Der dritte Punkt von oben in den Auswertungen ist die Plan/Ist-Analyse.
Klicke darauf, um zur Übersicht deiner Plan/Ist-Analysen zu gelangen. Du kannst für jedes Jahr eine Analyse erstellen. Weitere Analysen sind nicht nötig, da du alle gewünschten Daten in einer Analyse herausfiltern kannst.
Zur Erstellung einer Analyse:
Klicke oben rechts auf + neue Auswertung erstellen
Gib alle Planzahlen ein (eine genaue Eingabe wird empfohlen)
Fehlen dir Zahlen, kannst du die Analyse später bearbeiten und die Daten ergänzen
Klicke unten rechts auf Änderungen speichern, um die Analyse zu speichern
Die erstellte Analyse erscheint in der Liste der Plan/Ist-Analysen. Dort stehen dir drei Optionen zur Verfügung:
Auswertung anzeigen: Zeigt dir die Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Zahlen.
Auswertung bearbeiten: Ermöglicht dir, die Analyse zu ändern.
Auswertung löschen: Entfernt die Analyse aus der Liste.
Datenanpassung:
In der rechten Spalte kannst du auswählen, welche Daten du sehen möchtest
Passe die Reihenfolge der Daten an, indem du einen Posten anklickst, die Maustaste gedrückt hältst und den Posten an die gewünschte Stelle ziehst
So kannst du alle gewünschten Plan/Ist-Vergleiche vornehmen und die Daten in der für dich passenden Reihenfolge anzeigen. Eine Funktion, um deine bevorzugte Ansicht zu speichern, wird in einem zukünftigen Update verfügbar sein.
Destatis
Ein Klick auf Destatis führt dich zu einem echten Highlight von Kitabuli: der Möglichkeit, die jährlich fällige IDEV-Meldung für das Statistische Bundesamt in wenigen Sekunden zu erstellen.
So erstellst du eine neue IDEV-Meldung:
Klicke auf Destatis und dann oben rechts auf Erstellen
Fülle die sechs Pflichtfelder aus:
Einrichtung öffnet (Uhrzeit)
Einrichtung schließt (Uhrzeit)
Mittagsschließung (Ja/Nein)
Schließtage (Anzahl)
Betriebskita (Ja/Nein)
Elterninitiative (Ja/Nein)
Die Art und Rechtsform des Trägers sind bereits vorausgefüllt
Klicke oben rechts auf Speichern
Klicke auf Excel Export, um die Datei der IDEV-Meldung herunterzuladen
Diese Datei kannst du direkt beim Statistischen Bundesamt hochladen
Im nächsten Jahr geht es noch schneller, da die fehlenden Daten bereits hinterlegt sein werden.