I denne artikkelen: |
Alle funksjoner for detaljer om ansatte jobber sammen for å gi en nøyaktig registrering av ansattes arbeidstider - herunder planlagte timer, oppmøte, betalt fravær, fratrekning av pauser, timer i henhold til kontrakten, periodeforskjell og saldo. Dette er til for å informere lønnsadministrasjonen.
Ansattes oppmøte
Som en del av systemet vil siden for Ansattes oppmøte bli oppdatert løpende. Du finner denne siden ved å trykke på Deltakelse → Ansatte → Ansattes oppmøte.
Denne siden viser en ukentlig oversikt over samlet antall planlagte og oppmøtte timer (etter man har trukket pausen fra), og fremhever forskjellen mellom disse på daglig og ukentlig basis. Du kan filtrere oversikten etter ansatte eller avdeling, samt vise bakover i tid eller fremover ved å velge hvilke datoer som skal vises.
De planlagte timene (
) bestemmes av de vaktene som er publisert via vaktplanleggeren. De oppmøtte timene (
) bestemmes av dataen fra Sjekk inn/ut-funksjonen via Sjekk inn/ut-skjermen eller i appen.
Ansattes fravær har også en egen fane under Ansatte, hvor du kan se spesifikke antall timer når Nøyaktig fraværsregistrering er aktivert under Innstillinger → Ansatte → Ansattes fravær.
Dersom en ansatt har glemt å sjekke ut når de går hjem, vil et rødt
advarselsikon (
) automatisk dukke opp. Det er derfor viktig å oppdatere tidene slik at du kan være sikker på at det er de korrekte timene som er registrert.
De ukentlige timene i henhold til kontrakten er vist under den ansattes navn, og kan oppdateres under Medarbeider profil → Om → Kontrakt
Ukentlig detaljert oppmøteregistrering
Når du klikker på en celle på siden for Ansattes oppmøte, åpnes et detaljert overblikk over den aktuelle medarbeiderens oppmøte (Ansattregistre). Hvis du har de nødvendige tillatelsene aktivert på din profil, kan du se og redigere timene og fraværet for gjeldende uke. I denne oversikten vil alle individuelle vakter og Sjekk inn tider vises. Eventuelle Avdelingsbytter som er registrert i løpet av dagen, vil også vises her.
Forskjellen mellom totalt planlagte timer og oppmøtte timer er fremhevet per dag og uke med et positivt eller negativt tall. Dette kan brukes som en veiledning for å gjøre justeringer i uken for å unngå overtid, og for å være sikker på at planlagte timer er fylt ut.
Under oversikten kan du se et ukentlig overblikk for følgende kategorier:
Planlagt: Samlede timer fra alle vakter per uke, minus eventuelle pauser.
Deltatt: Samlede timer fra Sjekk inn/ut funksjonen per uke, minus eventuelle pauser.
Betalt Fravær: Samlede timer fra alt fravær per uke som er indikert som 'Betalt'. Dette krever at Nøyaktig fraværsregistrering funksjonen er aktivert.
Pause: Samlede timer registrert som pause i vaktplanen per uke.
Arbeidstid: De ukentlige antall timene den aktuelle uken (tatt fra medarbeiderens profil under fanen Om → Kontrakt).
Forskjell: Det samlede totalet antall timer minus de ukentlige timene fra den aktuelle uken.
Timesaldo: De aktuelle timene som kan oppdateres manuelt av en styrer, basert på overarbeid eller feriedager.
Det er to eksporteringsmuligheter:
Daglig sum som inkluderer:
Datoen
Medarbeiderens navn, Ansatt ID, stillingstittel, barnehagens navn og tildelt avdeling
Deres planlagte vakter og pauser, samt totale planlagte timer kombinert med disse
Deres samlede Sjekk inn/ut timer, fratrukne pauser og totale oppmøtte timer
Deres samlede antall fraværstimer (ferie, sykdom, fravær eller sykt barn)
Detaljert overblikk som inkluderer:
Dato
Medarbeiderens navn, Ansatt ID, stillingstittel, barnehagens navn og tildelt avdeling
Time type (planlagt eller oppmøtte timer)
Start og sluttider, samt de samlede antall oppmøtte timer
Fraværstype (ferie, sykdom, fravær, sykt barn), start og sluttdato for fravær, årsak til fravær, fraværstype og om det er betalt fravær eller ikke betalt fravær. Fraværstype-kode (dersom det er gjeldende).
Ansattes arbeidstider
Ansattes arbeidstider gir et overblikk over de totale timene per ansatt over en gitt periode. Siden kan utfylles per ansatt, avdeling, eller vise de samme samlede timene som den ukentlige detaljerte oppmøteoversikten, men for en ønsket periode (ukentlig eller selvvalgt periode).
I oversikten kan du se et ukentlig overblikk for hver ansatt i følgende kategorier:
Planlagt: Samlede timer fra alle vakter per uke, minus eventuelle pauser.
Deltatt: Samlede timer fra Sjekk inn/ut funksjonen per uke, minus eventuelle pauser.
Betalt Fravær: Samlede timer fra alt fravær per uke som er indikert som 'Betalt'. Dette krever at Nøyaktig fraværsregistrering funksjonen er aktivert.
Pause: Samlede timer registrert som pause i vaktplanen per uke.
Arbeidstid: De ukentlige antall timene den aktuelle uken (tatt fra medarbeiderens profil under fanen Om → Kontrakt).
Forskjell: Det samlede totalet antall timer minus de ukentlige timene fra den aktuelle uken.
Timesaldo: De aktuelle timene som kan oppdateres manuelt av en styrer, basert på overarbeid eller feriedager.
Ved å klikke på en ansatt, åpnes den ukentlige Ansattregistre for ytterligere innsikt eller nødvendig redigering på samme måte som fra fanen om Ansattes oppmøte.
Alle disse verdiene kan eksporteres innenfor den valgte perioden, og brukes til å laste opp til et HR- eller regnskapsverktøy for å informere lønnsadminitrasjonen.
