🔒 Fraværshåndtering (Beta) er tilgjengelig i våre Professional- og Premium-pakker. For mer informasjon om priser, klikk her!
Fraværshåndtering (Beta) er utviklet for å hjelpe deg med å administrere ansattes fravær og ferierettigheter. Denne valgfrie nye funksjonen erstatter det gamle fraværssystemet, samtidig som alle eksisterende fraværsoppføringer bevares. Det nye systemet gir forbedret funksjonalitet og fleksibilitet, noe som gjør fraværshåndteringen mer effektiv og gir bedre oversikt over ansattes fravær.
Hva kan du gjøre med Fraværshåndtering (Beta)?
Tydeligere oversikt over ferierettigheter
Se enkelt den totale ferie for hver ansatt, hvor mye som er brukt, og hvor mye som gjenstår. Denne funksjonen gir en tydelig og oppdatert oversikt over ferie- og fraværsbalansen.
Tilpassbar fraværsvarighet
Med Fraværshåndtering (Beta) kan du registrere fravær for hele dager, halve dager eller til og med tilpassede tidsperioder ned til minuttet. Dette sikrer nøyaktig sporing av fravær, enten det er noen timer eller en hel dag.
Automatisk fjerning av skift
Når et fravær er bekreftet, blir skift som overlapper med fraværet automatisk fjernet. Dette gjør det enklere å identifisere bemanningshull og sørger for at vaktplanen alltid er oppdatert.
Enkle redigeringer og justeringer
Eksisterende fraværsoppføringer kan raskt og enkelt redigeres, noe som sparer tid og sikrer nøyaktige registreringer.
Tilpass fraværstyper
Du kan tilpasse fraværstyper fullt ut, for eksempel ved å definere dem som betalt eller ubetalt, legge til undertyper og konfigurere godkjenningsflyten.
Slik aktiverer du Fraværshåndtering (Beta)
Fraværshåndtering (Beta) er en valgfri funksjon som kan aktiveres fra Innstillinger-siden. Følg disse trinnene for å komme i gang:
Gå til Innstillinger i sidemenyen → Lekeplass
Slå på bryteren
Når funksjonen er aktivert, vil alt fravær vises i timer og minutter basert på systeminnstillingene, og du kan redigere etter behov.
💡 Etter aktivering vil alt fravær vises i timer og minutter basert på systeminnstillingene, og du vil ha mulighet til å gjøre endringer etter behov.
Viktige ting å merke seg:
Alle eksisterende innstillinger for ansattes fravær (som godkjenning av fravær og datointervaller) vil gjelde for Fraværshåndtering (Beta).
Du kan når som helst deaktivere Fraværshåndtering (Beta) fra Innstillinger.
Endringer gjort i Beta-perioden vil fortsatt gjelde i det opprinnelige systemet hvis funksjonen deaktiveres.
Fraværskategorier satt som "Betalt" i innstillingene støttes ikke i det gamle systemet og vil bli behandlet som "Ubetalt". Sørg for å bruke undertyper med "Betalt"-status hvis nødvendig.
💜 Vi setter pris på din tilbakemelding! Hvis du har forslag eller innspill, kan du gi dem via fraværssiden.
Innstillinger og konfigurasjoner for Fraværshåndtering
Fraværshåndtering (Beta) tilbyr flere nye innstillinger for å tilpasse systemet etter dine behov:
1. Heldagsfravær (Standard)
Sett en standardverdi for heldagsfravær for barnehagen din. Denne verdien brukes som utgangspunkt for beregning av totalt fravær i timer.
Verdien kan også justeres individuelt for hver ansatt via deres profil.
For å justere per ansatt:
Gå til ansattes profil.
Bla ned til Om-seksjonen.
Klikk deretter på Kontrakt og endre verdien for heldags fravær.
🔒 Tillatelsen "Administrasjon for ansatte – Rediger" kreves for å gjøre endringer her.
2. Ferierettigheter (Standard)
Sett en årlig standard for ferie per ansatt. Denne verdien brukes automatisk ved beregning av feriesaldo. Akkurat som for full dags fravær, kan denne opptjeningen justeres på ansattnivå ved å gå til fanen Kontrakt i ansattes profiler.
Systemet multipliserer antall dager med verdien for full dags fravær for å beregne totalt antall ferietimer per år.
Total ferie, samt gjenværende og brukt tid, vises i fraværsoversikten og på ansattes profiler.
Årsperioden for ferien bestemmes av fraværsdatointervallet som er satt i innstillingene for fraværshåndtering.
💡 Årsintervallet for ferieopptjening bestemmes av fraværsdatoperioden som er angitt i innstillingene for fraværshåndtering.
3. Godkjenning av fravær
Du kan velge hvilke fraværstyper som krever godkjenning fra en leder før de registreres. Hvis godkjenning ikke er nødvendig, blir fraværet registrert automatisk.
Gå til Innstillinger i sidemenyen
Klikk på Fraværshåndtering (Beta)
Rull ned til Fraværsgodkjenning
☝️ I Fraværshåndtering (Beta) får ledere bedre oversikt når de behandler forespørsler. Ledere vil få en oversikt over ansatte som allerede er fraværende på samme tidspunkt, samt eventuelle overlappende skift, som automatisk fristilles når fraværet bekreftes.
4. Fraværstyper
Fraværstyper som Ferie, Sykdom og Sykt barn kan klassifiseres som betalt eller ubetalt. Du kan også legge til tilpassede undertyper og angi betalt/ubetalt-status for hver av dem.
Betalte fraværstyper vil inngå i den totale ferien.
Kun betalt fravær vil vises i den ukentlige oppsummeringen av totale arbeidstimer på ansattes timelister.
💡 «Ubetalt» ferie spores fortsatt i systemet for oversikt og tilgjengelighet.
5. Valgfrie innstillinger
Krev underkategori for fravær: Sikrer at en underkategori må velges før et fravær kan godkjennes eller avvises.
Begrens valg av underkategori: Kun brukere med "Ansattes fravær - rediger"-tillatelse kan legge til eller endre undertyper.
Slik legger du til fravær for ansatte
Fraværshåndtering (Beta) gjør det enklere å legge til fravær for ansatte. Hvert fravær inkluderer nå en tidsverdi (timer/minutter) for nøyaktig registrering.
Fravær kan legges til fra:
Ansattprofiler
Ansattes Fravær
Direkte i Vaktplanleggeren eller i Ansattes oppmøte og Ansattes arbeidstider
Slik fungerer det:
Velg ansatt: Informasjon om ansattes ferierettigheter hentes automatisk fra profilen.
Velg fraværstype: Velg ferie, sykdom eller en tilpasset undertype.
Velg dato(er): Fravær kan registreres for én dag eller et datointervall.
Angi varighet:
Heldag: Beregnes automatisk basert på ansattes heldagsverdi.
Halvdag: Beregnes som halvparten av ansattes heldagsverdi.
Tilpasset: Angi spesifikke timer/minutter for fraværet.
Legg til et notat: Eventuelle detaljer om fraværet kan noteres.
Utvidet fraværsvisning for administratorer
For brukere med "Ansattes fravær - rediger"-tillatelse viser fraværsmodulen mer informasjon:
Andre ansatte som er fraværende samtidig: Se hvilke andre ansatte som har fravær på samme dato, slik at du kan ta informerte beslutninger.
Overlappende skift, som automatisk blir ledige skift: Hvis den ansatte har overlappende skift, vil disse automatisk bli fristilt når fraværet lagres eller godkjennes. Skiftene forblir åpne og kan tildeles en annen ansatt.
Hvor kan du få en oversikt over ansattes fravær?
Fraværssiden 'Ansattes fravær' er det sentrale stedet for å administrere fravær. Her kan du se, redigere og godkjenne/avvise forespørsler.
Oversikt: Se en liste over alle fravær og filtrer etter behov. Data kan eksporteres som en CSV-fil.
Avventer: Alle forespørsler som venter på godkjenning, vises her.
Totalt fravær: Viser en samlet oversikt over betalt og ubetalt fravær på tvers av barnehagen.
Slik ser du en oppsummering av fravær på ansattprofiler
Hver ansattprofil inkluderer nå en fullstendig fraværsoversikt. Total ferie vises i både timer og dager, basert på heldagsverdien.
🔒Ansatte kan se sin egen fraværshistorikk, men kun brukere med "Ansattes fravær - rediger"-tillatelse kan gjøre endringer.
Del din tilbakemelding
Takk for at du tester Fraværshåndtering (Beta)! Gi oss gjerne dine tanker og forslag via tilbakemeldingsskjemaet på fraværssiden.
Når Beta-perioden er over, vil Fraværshåndtering bli standard, og vi vil holde deg oppdatert om eventuelle endringer.
Vi setter pris på din støtte!