Famlys funksjon for Ansattes arbeidstider gir deg en tydelig og omfattende oversikt over hvor mange timer hver ansatt har jobbet i en valgt periode. Enten du håndterer turnuser, beregner lønn eller følger med på fravær, samler dette verktøyet all nødvendig informasjon på ett sted.
En oversikt over Ansattes Arbeidstider
Siden for Ansattes Arbeidstider gir en oversikt over totalt antall timer jobbet av hver ansatt, som kan vises per kalenderuke eller for et egendefinert tidsrom. Du kan filtrere dataene etter ansatt eller avdeling for en mer målrettet oversikt.
Kolonnene som vises er de samme som du finner i timelistene, og avhenger av pakken din. Disse kan inkludere:
Planlagt (avhengig av pakken)
Deltatt
Betalt fravær
Pause (avhengig av pakken)
Periode totalt
Arbeidstid (Kontraktfestede timer)
Forskjell
Timesaldo
Nøkkelfunksjoner i denne visningen inkluderer:
Ved å klikke på en ansatts navn åpnes deres detaljerte timeliste for gjennomgang eller redigering.
Eventuelle manglende utsjekkinger markeres under kolonnen for Oppmøte.
Timesaldo kan justeres manuelt for å gjenspeile opptjent overtid eller avspasering som er tatt.
En endringslogg sporer alle oppdateringer av nøkkeldata (arbeidstid, tilgjengelighet, timesaldo) som påvirker totalt antall arbeidede timer.
Alle disse totalene kan eksporteres for et hvilket som helst valgt tidsrom og brukes til opplasting i et HR- eller regnskapsverktøy for lønnskjøring. Du kan eksportere all denne informasjonen i to formater:
Eksport – totaler: En overordnet oppsummering av totalt antall timer per ansatt, per kategori, for den valgte tidsperioden.
Detaljert oversikt: En spesifisert eksport av alle tidsregistreringer per ansatt, med mulighet for å filtrere etter kategori.
Godkjenning av ansattes timer (tidlig tilgang)
Funksjonen for godkjenning av ansattes timer (tidlig tilgang) gir ledere bedre kontroll og mer konsistens når de gjennomgår timer og håndterer overtid. Ledere kan gå gjennom alle ansattes timer per uke, sammenligne dem med kontraktfestede timer og fordele forskjellen mellom overtidsbetaling og avspasering. Når timene godkjennes, kan lederen “låse” dem for videre redigering, slik at timene i systemet samsvarer med lønnskjøringen.
Med godkjenninger på plass kan du:
Låse ukentlige timer for å hindre videre endringer etter at de er godkjent.
Fordele forskjellen mellom arbeidede timer og kontraktfestede timer til enten overtidsbetaling eller avspasering.
Få tilgang til en sentral godkjenningstabell for å gjennomgå og bekrefte totaler per ansatt.
Sett Opp Godkjenning Av Ansattes Timer
Systeminnstillingene dine lar deg kontrollere hvordan standardberegninger gjøres. For å administrere godkjenning i din barnehage, gå til Innstillinger → Ansatte → Ansattes arbeidtider → Godkjenning, og konfigurer følgende:
Grunnlønn – standardinnstilling
Velg om systemet som standard skal beregne grunnlønn ut fra den ansattes kontraktfestede timer eller ut fra faktisk oppmøte og betalt fravær i godkjenningsperioden. Selv om denne innstillingen definerer hva systemet bruker som standard, kan det fortsatt gjøres individuelle justeringer når man gjennomgår og godkjenner timer uke for uke.
Kontraktfestede timer: Bruker den ansattes kontrakt som utgangspunkt. Eventuelle ekstra timer blir merket som overtid/avspasering.
Oppmøte og betalt fravær: Beregner lønn basert på faktisk oppmøte og betalte fraværstimer. Hvis dette er lavere enn kontraktens timer, beregnes ikke overtid med mindre terskelverdier overskrides.
Overtid – standardinnstilling
Velg om systemet som standard skal tildele ekstra timer utover ukentlig kontraktede timer til overtidsbetaling eller avspasering.
Overtidsbetaling: Timer utover kontrakten legges til den ansattes lønn.
Valgfritt: legg til overtidssubtyper for ulike lønnskoder.
Avspasering: Ekstra timer samles opp på den ansattes avspaseringssaldo.
Når dette kombineres med oppmøtebasert grunnlønn, kan eventuelt underskudd i timer redusere avspaseringssaldoen.
Her er oversettelsen til norsk:
Godkjenning av arbeidstimer – fane
🔒 Fanen for godkjenning av arbeidstimer er tilgjengelig for ansatte med tillatelsen «Kan godkjenne og låse ansattes timer».
Fanen for godkjenning av arbeidstimer viser ukesummen av timer som kan godkjennes per ansatt. Systemet gir automatiske standardberegninger basert på systeminnstillinger, men disse kan oppdateres før godkjenning. Her er hva du vil se:
Kolonne | Beskrivelse |
Betalt total | Oppmøte + betalt fravær (minus pauser). Manglende utsjekkinger blir merket. |
Kontrakt | Kontraktfestede timer for uken |
Forskjell | Viser over-/undertid i forhold til kontrakten. Eventuelle avvik mellom dette og fordelingen blir merket. |
Grunnlønn | Beregnet basert på standardmetoden (kontrakt eller oppmøte). |
Overtidsbetaling | Utbetales for ekstra timer. Beregnes basert på dine innstillinger. |
Timesaldo | Timer tildelt avspaseringssaldo. |
Status | Angir om timene er: ikke godkjent, under behandling, godkjent eller godkjent (redigert). |
Du kan filtrere etter ansattnavn, avdeling, godkjenningsstatus, eller sortere kolonner for raskt å finne det du trenger.
Godkjenne arbeidstimer
Klikk på en ansattlinje for å åpne en detaljert visning i et sidepanel. Her kan du:
Gå gjennom betalte timer totalt, kontraktede timer og alle justeringer
Åpne hele timelisten for redigering
Justere timene for grunnlønn, avspasering og overtidsbetaling etter behov (f.eks. legge ekstra timer til overtidsbetaling i stedet for avspasering)
Lagre endringer (som endrer status til «under behandling») eller lagre og godkjenne
Merk:
Timer kan kun godkjennes for uker som allerede har startet.
Når timene er godkjent, blir de låst. Dette inkluderer at ytterligere oppmøteregistrering for denne perioden via sjekk-inn-appen blir blokkert.
Beste praksis er å godkjenne timene for uken som nettopp er avsluttet.
Slik godkjenner du arbeidstimer i bulk
Hvis du trenger å godkjenne flere ansattes timer samtidig:
Bruk avkrysningsboksene for å velge enkeltpersoner eller alle ansatte
I godkjenningsvinduet klikker du på «Godkjenn valgte» for å låse timene samlet (enten med lagrede justeringer eller basert på standardberegninger)
☝️ Husk at godkjenninger er endelige. For å gjøre endringer etter godkjenning må timene låses opp igjen.
Låse opp godkjente timer
Kun ansatte med tillatelsen «Kan låse opp godkjente ansatt-timer» kan låse opp timer. Dette gir deg mulighet til å ha stram kontroll på justeringer etter godkjenning, og ulike roller for forskjellige deler av prosessen. For eksempel kan du ha roller for:
Registrering av timer
Redigering av timelister
Godkjenning av timer
Opplåsing av timer (hvis endringer etter godkjenning er nødvendig)
Denne inndelingen gir teamet ditt en tydelig og kontrollert arbeidsflyt.
Eksportere arbeidstimer
Selv om godkjenninger skjer ukentlig, kan eksporten dekke hvilken som helst tidsperiode (opptil ett år). Tilgjengelige filtre for eksport inkluderer:
Datoperiode: Velg en hvilken som helst periode innenfor de siste 12 månedene
Status: Filtrer etter godkjenningsstatus. Hvis en ansatts timer har flere ulike statuser, blir disse brutt ned i eksporten
Ansatte: Eksporter for alle eller utvalgte ansatte
Ikke godkjente timer: Eksportvinduet varsler om eventuelle ikke godkjente timer i det valgte tidsrommet
💡 Hvis du ønsker å integrere disse dataene direkte med HR- eller lønnssystemer, kan du bruke Famly API-et.