På ansattes profiler finnes det en del som heter Kontrakt. Du finner den ved å gå til den ansattes profil → Om → Kontrakt. I denne delen finner du nyttig informasjon om de ansatte, blant annet:

For å se eller redigere kontrakt informasjon trenger de ansatte følgende tillatelser:

Ansatt-ID-feltet er valgfritt, men kan være nyttig informasjon for å matche ID-en som brukes i andre systemer (f.eks. lønns- og HR systemer). Ansatt-ID-feltet er inkludert i CSV-nedlastinger og i API-et, noe som gjør det enklere å matche registreringer ved overføring av data.

"Registreringsdato" er datoen fra når ansattprofilen er aktiv, den ansatte vises i appen og har tilgang til portalen med innlogging.

"Siste dag" brukes for den ansattes siste dag i barnehagen. Fra og med denne datoen vil den ansatte ikke lenger vises blant de aktive ansatte, og vil heller ikke ha tilgang til portalen.

De ansattes "ukentlige avtalte kontrakttimer" kan angis som et mål for hvor mange timer de ansatte er forpliktet til å jobbe, eller som et maksimalt antall timer per uke. Denne informasjonen er valgfri, men kan være et nyttig referansepunkt basert på den ansattes avtale eller kontrakt. Som du vil se nedenfor, har avtalte timer ekstra verdi når funksjonen "Ansattes timeplan og ansattes timer (beta)" er aktivert.

De ukentlige timene og minuttene kan lagres og redigeres etter behov, og oppdateringene er tilgjengelige umiddelbart. Det er mulig å planlegge en oppdatering av de ukentlige avtalte timene for en dato i fremtiden. Dette alternativet kan være nyttig når de ansatte endrer arbeidstid (f.eks. går over til heltid, deltid osv.), slik at det tas hensyn til disse endringene når timeplanene for fremtidige uker planlegges.

Alle endringer i de avtalte timene spores via endringsloggen, slik at det alltid finnes et referansepunkt for hva som ble oppdatert når og av hvem.

For hver medarbeider kan du også angi hvilke dager og tidsrom de ansatte er tilgjengelig for arbeid. Dette er et nyttig referansepunkt, og når du bruker det nye verktøyet Ansattes timeplan og ansattes timer (Beta), gir det nyttige retningslinjer for hvem som er tilgjengelig for å ta en vakt og når.

Standarddagene og -tidene er barnehagens åpningstider, men kan redigeres slik at de gjenspeiler den enkelte ansattes arbeidstidsordning. Du kan f.eks. velge bort fredager hvis de ansatte vanligvis jobber mandag til torsdag, eller redusere sluttidspunktet per dag hvis de bare jobber om morgenen.

Det er også viktig å angi nøyaktige dager for arbeidstilgjengelighet per ansatt for at systemet skal kunne beregne riktig antall avtalte timer innenfor en periode (f.eks. uke, måned eller lønnsperiode). Hvis en medarbeider for eksempel er tilgjengelig fire dager i uken fra mandag til torsdag og den avtalte arbeidstiden er satt til 40 timer per uke, vil systemet beregne 10 avtalte timer per dag.

Endringer i arbeidstilgjengeligheten spores via endringsloggen, slik at det alltid finnes et referansepunkt for hva som ble oppdatert når og av hvem.

Timebanksaldoen er tilgjengelig for å se og redigere i kontrakt-delen på ansattes profiler, men er bare tilgjengelig når funksjonen Ansattes timeplan og ansattes timer (Beta) er aktivert.

Timebanksaldoen er ment som et felt for å spore eventuell overtid eller fradrag - enten ved avspasering eller utbetaling. Tallet kan være positivt eller negativt og redigeres manuelt basert på barnehagens retningslinjer. Ved å bruke sidene Ansattes oppmøte og Ansattes arbeidstider til å se forskjellen mellom totalt antall timer og avtalte timer, kan timebanksaldoen justeres tilsvarende.

I tillegg kan timebanksaldoen oppdateres fra siden Ansattes arbeidstider og er synlig på siden Ansattes oppmøte (Beta) som referanse. Endringer i timebanksaldoen spores via endringsloggen, slik at det alltid finnes et referansepunkt for hva som ble oppdatert når og av hvem.

Det er flere fordeler ved å angi avtalte timer og arbeidstilgjengelighet når Ansattes timeplan og ansattes timer (Beta) er aktivert (via Innstillinger → Lekeplass):