Ansattes timeplan er et vaktplanleggingsverktøy som tilbyr følgende funksjoner:

Ansattes timeplan-funksjon er et brukervennlig og effektivt verktøy for å lage vakt- og timeplaner som møter bemanningskravene. Den gir samtidig en oversiktlig og enkel fremstilling av hva som er planlagt for de kommende dagene, ukene og månedene, basert på de ansattes tilgjengelighet og ressurser.

Det er to alternativer for tillatelser til Ansattes timeplan.

Standard visning av ansattes timeplan er en ukentlig kalender der du får full oversikt over ansattes vakter for uken, hvilken avdeling de tilhører og hvilke vakter som er ledig. Du kan flytte frem og tilbake mellom datoer ved å klikke på datovelgeren øverst på siden.

Det er to tilgjengelige standardvisninger som kan velges øverst på siden:

For å legge til en vakt kan du klikke på +Ny vakt øverst til høyre på siden og trykke på en celle i skjemaet. Hvis cellen er tom (ingen vakt er lagt til ennå), vil en blå markering og et plusssymbol vises. Hvis en vakt allerede er tildelt, klikker du på den blå markeringen rundt vaktkortet.

Hvis du oppretter en vakt ved å klikke på en celle, vil den nye informasjonen bli lagt til, inkludert dato og tildelt ansatt. For å opprette flere vakter med lignende informasjon (f.eks. start- og sluttid, pause, avdeling, ansatt), kan du velge Opprett en ny vakt og den samme informasjonen vil bli kopiert slik at du kan gjøre endringer (f.eks. endre dato) før du lagrer.

Hvis vaktplanen din gjentar seg uke for uke, kan du kopiere vakter fra en uke til andre uker. For å gjøre dette, legg til en uke med vakter, klikk på Kopier vakter øverst på siden og velg hvilke avdelinger og uker du vil kopiere inn i andre uker.

En sentral funksjon i Ansattes timeplan er konseptet med tilgjengelige vakter.

Dette er vakter som ennå ikke har blitt tildelt en ansatt. Dette vil hjelpe når du sjekker vaktene som trengs i en avdeling før du tildeler det til en ansatt basert på tilgjengelighet. – Likeså hvis det skjer en endring og en ansatt ikke lenger kan ta sin tildelte vakt. For styrerne kan de tilgjengelige vaktene vise hvor det mangler ansatte.

Tilgjengelige vakter kan enkelt tildeles en ansatt ved å klikke på vaktkortet og velge den ansatte fra rullegardinmenyen (vises i alfabetisk rekkefølge). På samme måte kan vakter som skal tildeles en annen ansatt enkelt endres ved å velge en ansatt fra rullegardinmenyen under ansatte innenfor vakter. Når den er lagret, vil vakten bli tildelt den nye ansatte.

Alle eksisterende avdelinger kan få tildelt vakter. Akkurat som du kan tildele og fjerne ansatte, kan også avdelingen endres ved å trykke på vaktkortet og velge ny avdeling (sted) og deretter lagre endringene.

Ved å opprette arbeidsgrupper kan du kategorisere de ulike typene av vakter. Denne informasjonen inkluderes i eksport- og API-data. Det kan for eksempel være lurt å kommunisere til de ansatte at bestemte tidsperioder er "klasseromstid", "forberedelsestid" og "opplæring" - og legge dette til i oppmøtetiden etter behov.

For å sette opp arbeidsgrupper kan brukere av ansattes timeplan med 'administrer funksjoner'-tillatelsen gå til Innstillinger → Ansatte → Ansattes arbeidstimer og legge til en arbeidsgruppe.

For hver vakt velger du et start- og sluttid for dagen. Det kan opprettes flere vakter for en ansatt på samme dag. Dette kan brukes til å indikere bytte mellom avdelinger til bestemte tider. Vakt tider kan overlappe hverandre, så husk dette når du planlegger timeplanen.

Å legge til pauser er valgfritt og kan velges fra vaktmodulen. Antall minutter kan velges her. Dette beløpet trekkes fra den totale arbeidstiden som er lagt inn og vises som minus timer i CSV-filen som kan lastes ned fra Ansattes timeplan oversikt-siden.

For barnehager som bruker aldersgrupper, vises en indikasjon på at bemanningsnormen ikke er opprettholdt (rød linje/firkant) for dagen/tidspunktet per avdeling. Hvis du er ute av ratio, kan du alltid gjøre justeringer basert på bemanningsnormen og ansattes tilgjengelighet for å få den røde linjen/firkanten til å forsvinne. Den grønne linjen viser at dere er på bemanningsnormen og den blå viser at dere er over. Mer informasjon om det kan du få ved å holde pilen over fargen.
​

Når en bruker med tillatelsen til å redigere Ansattes timeplan er fornøyd med vaktene og timeplanene som er lagt til, kan timeplanen publiseres - noe som betyr at vaktene kan sees av alle ansatte. Du kan publisere vakter for gjeldene uke eller alle fremtidige uker.

Varsler i appen sendes etter at vakter er publisert til ansatte som er tildelt de lagte, redigerte eller slettede vaktene. Disse varslene kan slås av eller på fra Min konto → Varsler og meldinger → Oppdateringer av ansattes timeplaner.

Varsler i appen om ny vakt vil se omtrent slik ut:

Har du gjort en feil? Ingen problem. Du kan slette flere vakter ved å velge de vaktene du vil fjerne, og slette alle på én gang. Du kan velge vakter for hele uken, for flere avdelinger, for en hel dag eller for en enkelt ansatt.

Bare klikk på knappen Slett vakter, velg avdelingen og datoperioden du vil fjerne vakter for, og bekreft.

De tildelte vaktene vises i disse nevnte delene av appen:

​